Cùng với sự phát triển của ngành du học, thiết kế văn phòng tư vấn du học là chủ đề được quan tâm nhiều năm nay. Làm thế nào để thiết kế văn phòng tạo dựng niềm tin với khách hàng? Nằm trong series các bài tư vấn thiết kế văn phòng với các ngành cụ thể, trong bài viết này chúng tôi sẽ đưa ra những lưu ý quan trọng trong thiết kế văn phòng tư vấn du học.
1. Điều gì đem lại sự khác biệt cho thiết kế văn phòng tư vấn du học
Những năm gần đây, du học trở thành xu hướng được các bạn trẻ yêu thích bởi nhiều ưu điểm mà nó mang lại, tính đến cuối năm 2020, theo số liệu thống kê của Cục Hợp tác Quốc tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Việt Nam có khoảng 190.000 du học sinh đang học tập, nghiên cứu tại nước ngoài, nhiều nhất tại các nước Mỹ, Canada, Úc, Anh, Hàn Quốc, Nhật Bản, Phần Lan, Trung Quốc…
Điều này dẫn đến sự ra đời và thành lập các công ty tư vấn du học. Tính riêng địa bàn Hà Nội, đến đầu năm 2021 có 974 công ty tư vấn du học có giấy phép hoạt động hợp pháp trên địa bàn.
Như vậy, có thể thấy sự cạnh tranh giữa các công ty tư vấn du học rất cao, làm thế nào để doanh nghiệp mình tạo chỗ đứng và sức ảnh hưởng trên thị trường tư vấn du học này? Ngoài chất lượng tư vấn, một văn phòng được thiết kế chuyên nghiệp và ấn tượng sẽ là một yếu tố mang lại hiệu quả rõ rệt.
Có thể nhận thấy, đối tượng đến văn phòng đa số là các bạn trẻ và gia đình họ, những bạn trẻ này mang suy nghĩ mở, năng động và hiện đại. Chính vì vậy việc thiết kế không gian năng động, cá tính sẽ thu hút và tạo ấn tượng với họ nhiều hơn.
Lựa chọn phong cách thiết kế phù hợp.
Với tính chất là một môi trường năng động và hiện đại, chuyên nghiệp thì phong cách thiết kế hiện đại, phong cách thiết kế đa sắc màu hay các phong cách thiết kế cụ thể như phong cách thiết kế Hàn Quốc, Nhật Bản, châu Âu sẽ là những lựa chọn đáng cân nhắc cho doanh nghiệp.
Tuỳ vào mục đích, văn hoá hoặc chủ đề doanh nghiệp hướng đến mà nhà thiết kế có thể lựa chọn phong cách phù hợp nhất.
2. 04 lưu ý khi thiết kế từng khu vực trong văn phòng tư vấn du học
Văn phòng tư vấn du học gồm 04 khu vực chính, bao gồm khu vực lễ tân, khu vực tư vấn, khu vực đào tạo và khu vực làm việc cho nhân viên.
Khu vực lễ tân
Là nơi tiếp xúc đầu tiên khi khách hàng đến với văn phòng, khu vực này rất quan trọng trong việc tạo thiện cảm và thể hiện sự chuyên nghiệp, tăng sự tin tưởng của doanh nghiệp đối với khách hàng. Chính vì vậy thiết kế khu vực lễ tân cũng cần đặc biệt chú ý sao cho thể hiện sự chuyên nghiệp, tính chất, cá tính doanh nghiệp mà vẫn đem lại sự thân thiện và ấn tượng cho người trải nghiệm.
Đối với khu vực lễ tân, thiết kế nên sử dụng màu sắc nằm trong bộ nhận diện thương hiệu để tạo sự đồng nhất trong thiết kế và thương hiệu doanh nghiệp. Từ đó ghi dấu ấn về sự chuyên nghiệp và tính thống nhất về hình ảnh trong tâm trí khách hàng.
Bàn lễ tân, tuỳ thuộc phong cách doanh nghiệp lựa chọn mà thiết kế với các đường nét khác nhau. Nếu phong cách hiện đại ưa chuộng sự góc cạnh, các đường thẳng và khối hình trong thiết kế, đối với doanh nghiệp lựa chọn phong cách cụ thể như phong cách Hàn Quốc, Nhật Bản hay Châu Âu thì tận dụng hình ảnh đặc trưng của khu vực đó vào thiết kế.
Không gian chờ dành cho khách, nhằm mang lại sự thoải mái và cung cấp những thông tin ban đầu dành cho các bạn du học sinh, khu vực này được trang bị những những bộ bàn ghế thoải mái, kết hợp cùng cây xanh và có thể để những tờ thông tin về vấn đề du học tại đây để mọi người có thể nghiên cứu trong khoảng thời gian chờ. Đặc biệt trong khoảng thời gian ở khu vực này, những bạn du học sinh và gia đình sẽ có xu hướng quan sát không gian xung quanh, chính vì vậy, không gian tại đây cần sắp xếp sạch sẽ, khoa học cùng những view bắt mắt, thu hút.
Khu vực tư vấn
Là nơi doanh nghiệp trao đổi trực tiếp với khách hàng và là khâu quyết định khách hàng có sử dụng dịch vụ du học mà doanh nghiệp cung cấp hay không. Vì vậy, để mang lại hiệu quả tốt nhất thì thiết kế khu vực này cần sự nghiên cứu và đầu tư tỉ mỉ từ màu sắc, ánh sáng đến nội thất và cách sắp xếp nội thất.
Ví dụ, doanh nghiệp định hướng thị trường tiềm năng là Nhật Bản, thiết kế văn phòng có thể sử dụng những hình ảnh đặc trưng, phong cách thiết kế văn phòng mang nét đặc trưng của Nhật Bản như:
- Sử dụng các nguồn nguyên liệu từ tre, nứa, tuyết tùng (những loại cây phổ biến tại Nhật)
- Sử dụng chiếu Tatami truyền thống
- Hoặc đơn giản trang trí bức tường bằng những vật dụng truyền thống như trang phục truyền thống, hoa anh đào hoặc núi Phú Sĩ …
Cùng với kết hợp bài trí phù hợp sẽ mang lại cảm giác rất ấn tượng khi bước chân vào văn phòng.
Bên cạnh đó, khu vực tư vấn là nơi cần sự riêng tư và yên tĩnh bởi là mỗi bạn du học sinh hoặc bố mẹ khi đến đây đều có nguyện vọng riêng muốn được chia sẻ và tư vấn. Vậy nên việc thiết kế thành những khu tư vấn 1-1 riêng tư, có sự ngăn cách là điều cần thiết. Cùng với tâm lý hoang mang, mới lạ và chưa biết nhiều về du học của các bạn khi đến thì không gian được thiết kế mở, thoáng đãng không bị bí và gò ép sẽ mang đến cho họ tâm lý thoải mái nhất.
Khu vực dành cho nhân viên
Với những văn phòng tư vấn du học, lượng nhân viên, tư vấn viên thường rất đông, vì thế, thay vì bố trí các bộ bàn ghế làm việc dài, chiếm nhiều diện tích, các nhà thiết kế nên lựa chọn các bộ bàn làm việc có kích thước nhỏ, đủ không gian làm việc cho từng cá nhân riêng biệt. Nên tận dụng ánh sáng thiên nhiên, mang cây xanh vào văn phòng để tăng năng suất làm việc cho nhân viên vừa tăng cường sức khoẻ vừa tạo tâm lý làm việc thoải mái.
Khu vực đào tạo.
Được tổ chức như một dạng lớp học bổ trợ các kiến thức cũng như kỹ năng cho các bạn để sẵn sàng đến học tập và rèn luyện tại môi trường học tập mới. Thiết kế tại khu vực này cần đảm bảo sự tiện nghi, thoải mái trao đổi và mang lại sự kích thích học tập.
Ánh sáng: Tận dụng ánh sáng tự nhiên kết hợp với ánh sáng nhân tạo để cung cấp đủ ánh sáng cũng như thúc đẩy tinh thân cho người sử dụng.
Bố trí không gian: Không gian dành cho khu vực này không quá lớn nên việc sắp xếp khoa học là cần thiết, kết hợp với những nội thất thông minh như bảng nhiều tầng, hệ thống âm thanh và chiếu hình ảnh nhỏ gọn … sẽ mang lại trải nghiệm tốt cho người sử dụng.
Trên đây là những chú ý quan trọng về thiết kế văn phòng tư vấn du học. Là mô hình có sức cạnh tranh lớn trong thị trường ngành du học, các doanh nghiệp hãy lựa chọn phong cách thiết kế phù hợp để thu hút được khách hàng.
