Thiết kế không gian làm việc cá nhân hiệu quả tại văn phòng
Thực tế về không gian làm việc tại Việt Nam
Nếu một nhân viên thức dậy từ 6h sáng và đi ngủ lúc 12h đêm, thời gian làm việc trung bình 8-10 tiếng một ngày, vậy người đó sẽ dành 40%-50% tổng thời gian thức của mình tại văn phòng làm việc. Rõ ràng, chúng ta đã và đang dành thời gian cho công việc nhiều hơn cho bất kỳ hoạt động nào khác dù cho gia đình, người yêu, bạn bè hay chính bản thân mình.
Vậy không gian làm việc có nên được chú trọng? Hiệu quả và năng suất làm việc của mỗi cá nhân liệu có bị ảnh hưởng bởi không gian làm việc đó?
Trên thực tế, cách làm việc và văn hóa làm việc tại các công ty đã thay đổi nhiều qua thời gian, đặc biệt đối với các công ty công nghệ hoặc những tập đoàn đa quốc gia. Nhưng phần lớn những công ty Việt vẫn chưa thực sự quan tâm tới không gian làm việc và tác động của nó tới năng suất làm việc của từng cá nhân tại văn phòng.
Tuy nhiên, cải tiến và tối ưu trong thiết kế không gian làm việc không có nghĩa chúng ta sẽ đập đi hết để xây lại. Mọi thay đổi đều nên bắt đầu với những hoạt động nhỏ nhằm tối ưu cho từng hoạt động làm việc tại văn phòng. Một trong những điều quan trọng nhất trong thiết kế văn phòng đó là việc cân bằng giữa những khu vực làm việc cá nhân và những khu vực cho phép tương tác giữa nhân viên-nhân viên, nhân viên-sếp.
Được tổng hợp bởi khảo sát Living Office tại Mỹ, có 4 nhóm không gian làm việc chính được chia theo các hoạt động phổ biến tại một công ty
- Không gian làm việc cá nhân
- Không gian làm việc theo nhóm, bộ phận
- Không gian thảo luận và thuyết trình về ý tưởng
- Không gian để tranh luận và các cuộc họp nghiêm túc
Trong bài viết này, D+ Studio sẽ chia sẻ tới bạn đọc cách sắp xếp không gian làm việc cho nhóm đầu tiên: ‘cá nhân’.
1. Haven – Hầm trú ẩn
Hầm trú ẩn được hiểu là phong cách văn phòng đóng, có dạng phòng riêng hoặc không gian làm việc được ngăn bởi các vách ngăn hoặc các bức tường. Đây là không gian giúp tập trung và không bị phân tâm khi làm việc, và cũng là góc thuận tiện để thư giãn.
Điểm mạnh:
- Không gian làm việc gần như riêng tư tuyệt đối, giúp tập trung hơn đồng thời dễ thư giãn mà không ảnh hưởng tới đồng nghiệp
- Thông tin được bảo mật hơn trong quá trình làm việc
Điểm yếu:
- Thường sẽ trông bí bách, ảnh hưởng tới cảm giác trong quá trình làm việc của nhân viên
- Tính tương tác thấp
-
Với những không gian thuộc phong cách hầm trú ẩn, một trong những điều quan trọng đó là cân bằng cảm giác cho người sử dụng giữa sự riêng tư và cảm giác thoải mái, không bị bí bách. Tận dụng màu sắc và ánh sáng hợp lý cùng với nội thất có chất liệu nhẹ, đơn giản sẽ giúp tạo cảm giác thoải mái, không có cảm giác gò bó và bí bách trong một không gian đóng. Một số màu sắc nên dùng như trắng tông màu neutral, màu gỗ sáng tự nhiên etc, kết hợp với việc sử dụng vách ngăn hở, không che kín toàn phần.
Mẫu không gian làm việc đóng như hầm trú ẩn hiện tại không còn quá phổ biến và được các doanh nghiệp lựa chọn cho khu vực làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, đây vẫn là mẫu không gian làm việc khuyên dùng cho các công việc đặc thù như telesales, tư vấn viên…tại các công ty có tần suất làm việc trực tiếp với khách hàng cao.
2. Hive – Tổ ong
Cái tên đã miêu tả chính xác hình thức và cách tổ chức của không gian làm việc này. Không gian tổ ong được hiểu là các dãy/khu vực làm việc quây quần theo nhóm/bộ phận. Đây là dạng văn phòng không gian mở cho phép các nhân viên ngồi theo nhóm chức năng (VD: team sales, team marketing, team dự án, etc.). Tổ ong tận dụng những khoảng riêng trong không gian chung để thúc đẩy công việc riêng theo từng nhóm nhưng vẫn giữ được sự kết nối giữa các bộ phận trong công ty.
Điểm mạnh:
- Tận dụng tối đa không gian, kết hợp hài hòa giữa tính riêng và chung trong không gian làm việc
- Phân chia được không gian theo nhóm chức năng nhưng vẫn giữ được tính tương tác
- Giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vách ngăn, tường, etc. trong thiết kế và thi công văn phòng
- Tính linh hoạt cao, phù hợp với nhu cầu phát triển nhân sự trong tương lai
- Tối ưu được không khí và luồng ánh sáng trong văn phòng
Điểm yếu:
- Dễ gây mất tập trung vì tiếng ồn và các hoạt động của các nhân viên khác trong cùng khu vực
- Tính riêng tư và bảo mật kém, nhân viên lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng vì bị giám sát
Đây là mẫu không gian phù hợp với những công ty có quy mô từ trung bình tới lớn, bao gồm nhiều phòng ban khác nhau và số lượng nhân viên từng phòng ban lớn hơn 3-4 người. Sự đa dạng về các bộ phận cùng với việc không hạn giới hạn, khiến cho việc thiết kế không gian làm việc trở nên càng chiến lược hơn, và ‘tổ ong’ là một trong những chiến lược phù hợp nhất cho mô hình công ty này.
3. Jump Space – Khu cá biệt
Khu cá biệt là cách D+ Studio chúng tôi đặt tên cho Jump Space. Đây không phải là mô hình không gian làm việc phổ biến tại các công ty tại Việt Nam, tuy nhiên nó đã được biết đến nhiều tại các công ty, tập đoàn nước ngoài. Jump Space là một không gian đặc biệt để nhân viên có thể ‘nhảy vào’ ngồi làm việc trong một khoảng thời gian ngắn trong ngày.
Nếu ‘hầm trú ẩn’ quá riêng tư, ‘tổ ong’ quá mở thì ‘khu cá biệt’ là sự kết hợp hoàn hảo của cả 2. Jump Space là điểm kết nối ngắn hạn của các nhân viên ở các phòng ban khác nhau đề thảo luận về một công việc chung. Bên cạnh đó, nó cũng là điểm làm việc cá nhân để nhân viên thay đổi không khí, tập trung hơn và tìm ra những ý tưởng mới.
Đặc điểm của một Jump Space:
- Là tập hợp những phòng nhỏ hoặc khu vực nhỏ, vừa đủ cho 2-3 người
- Yên tĩnh
- Thường đặt ở nơi có nhiều người qua lại hoặc cái điểm trung tâm để tất cả các nhân viên đều thuận tiện sử dụng
Đây là một không gian làm việc chung để bất kỳ ai cũng có thể sử dụng cho các hoạt động nhanh: trao đổi ngắn, thay đổi không gian làm việc trong ngày, nghiên cứu, etc.
Ngoài ra, jump space cũng là sự lựa chọn phù hợp dành cho team sales của những công ty có đặc thù phải đi công tác hoăc đi gặp khách hàng nhiều. Chỗ ngồi của các thành viên team sales sẽ linh động, không cố định, phụ thuộc vào lịch làm việc/công tác/họp của mỗi người.
Điểm mạnh:
- Là một không gian rất linh động, tiện ích cho mọi thành viên của công ty
- Tăng sự gắn kết trong công việc cho các thành viên thuộc các bộ phận khác nhau trong công ty
Điểm yếu
- Tăng chi phí thiết kế không gian làm việc của công ty
- Tốn một khoảng diện tích riêng cho khu vực này
- Khó khăn trong việc quản lý tài sản tại khu vực vì mọi người được tự do sử dụng với thời gian linh hoạt
Có thể nói Jump Space là một không gian đặc biệt, tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với những công ty có có tiềm lực tài chính dư dả, diện tích thoải mái. Đây là một không gian làm việc cá nhân phụ trợ, để thay đổi trải nghiệm và gia tăng năng suất của nhân viên trong công ty. Vì vậy, nếu không có khu vực này cũng sẽ không ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả công việc của từng cá nhân.
Tổng Kết
Với không gian làm việc cho cá nhân, có ba dạng thiết kế và sắp xếp gồm có:
- Haven – Hầm trú ẩn: phòng riêng hoặc khu vực sử dụng vách ngăn, tường ngăn
- Hive – Tổ ong: chia nhóm/bộ phận theo nhóm chức năng làm việc trong một không gian chung
- Jump Space – Khu cá biệt: nơi phụ trở để nhân viên có thể thay đổi không gian làm việc cá nhân linh động, phù hợp với những vị trí linh hoạt thời gian và cần không gian sáng tạo
Mỗi kiểu sẽ có điểm mạnh và điểm yếu riêng, phù hợp với từng mô hình doanh nghiệp. Chính vì vậy, để có được sự lựa chọn hợp lý với công ty của bạn, chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu kỹ lưỡng từng lựa chọn, tìm đến sự tư vấn của chuyên gia để có được một bản thiết kế không gian làm việc tại văn phòng tối ưu nhất.
Kết thúc phần một trong series tối ưu không gian làm việc tại văn phòng, D+ Studio hy vọng bạn đọc tìm được câu trả lời cho những thắc mắc, băn khoăn của bạn về không gian làm việc cá nhân. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào, bạn có thể bình luận ở dưới hoặc nhắn tin/email cho chúng tôi theo thông tin trên website.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc!
(to be continued)
