Với thời đại công nghệ ngày càng phát triển, việc ứng dụng các văn phòng thông minh đang trở thành xu hướng trên thế giới và cả Việt Nam. Với sự hỗ trợ của công nghệ thông minh đây là giải pháp tối ưu không gian làm việc, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và phát triển một cách thuận lợi, bền vững.
Vậy văn phòng thông minh là gì? Và để thiết kế và sở hữu một văn phòng như vậy có khó không? Tại Bài viết này chúng tôi sẽ trả lời cho các bạn câu trả lời này.
1. Văn phòng thông minh là gì?
Văn phòng thông minh (Smart Office) là tên gọi các văn phòng làm việc kỹ thuật số ưu tiên sử dụng công nghệ hiện đại để giúp nhân viên làm việc thông minh hơn, tốt hơn và nhanh hơn. Văn phòng được thiết kế đẹp, hiện đại với trang thiết bị máy móc tân tiến nhất.
Hiện nay văn phòng thông minh đang trở thành giải pháp tối ưu cho mọi doanh nghiệp, giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm được nhiều chi phí vận hành. Tiêu chuẩn của một Smart office bao gồm:
- Trang thiết bị kỹ thuật hiện đại
- Hệ thống an ninh, bảo mật cao
- Tính ứng dụng linh hoạt của từng không gian
- Cấu trúc và vị trí sắp xếp trong văn phòng.
2. Văn phòng thông minh gồm gì
Các thành phần chính của Smart office là phòng họp thông minh và không gian làm việc thông minh. Đây là khu vực nhân viên làm việc thường xuyên nhất và có thể sử dụng công nghệ thông minh để cải thiện hiệu suất làm việc.
Phòng họp thông minh
Phòng họp thông minh được cung cấp bởi công nghệ thông minh được tích hợp các thiết bị công nghệ và phần mềm vào không gian họp tạo ra trải nghiệm họp hiệu quả cao cho những người tham dự trực tiếp và tham gia trực tuyến.
Không gian họp được trang bị các công cụ và công nghệ giúp cuộc họp dễ dàng được thiết lập, lên lịch và quản lý. Chúng được tích hợp với các công cụ như phần mềm quản lý, tổ chức, phân tích và những văn phòng truyền thống với các công cụ văn phòng và các công cụ phân tích.
Không gian làm việc thông minh
Không gian làm việc thông minh là khu vực mà nhân viên có thể làm việc cá nhân hoặc theo team. Đó là những khu vực khác nhau của văn phòng cho phép nhân viên lựa chọn môi trường nào phù hợp nhất với các nhiệm vụ hoặc dự án của mình. Khác với văn phòng Agile, tại văn phòng Smart mọi người có thể thông qua phần mềm “đặt chỗ” trước để tránh tình trạng chồng chéo và giúp tối ưu hoá không gian văn phòng.
Để thiết kế văn phòng thông minh không chỉ đơn giản là đặt các thiết bị thông minh vào không gian làm việc mà cần phải sắp xếp hợp lý để việc sử dụng đạt được hiệu quả nhất.
3. 05 lợi ích mà thiết kế văn phòng thông minh mang lại
Tăng năng suất
Smart office sử dụng nhiều công cụ thông minh để xử lý, giám sát và quản lý dữ liệu cả văn phòng, các dữ liệu này có thể đưa ra những mô hình và kế hoạch chiến lược nhằm thúc đẩy sự tương tác và kết nối trong văn phòng giúp công việc được thực hiện thông minh hơn, nhanh hơn.
Đối với các công việc thường xuyên như tìm và đặt phòng họp, văn phòng giúp giải quyết nhanh, hiệu quả, từ đó nhân có thể tập trung vào những việc cần thiết hơn.
Mang lại một môi trường làm việc hiện đại, thoải mái, liên kết mọi người
Văn phòng thông minh hiện bao gồm các hệ thống kiểm soát môi trường văn phòng tổng thể. Bằng cách kiểm soát những thứ như hệ thống sưởi, ánh sáng, thông gió, nước và không khí trong tòa nhà, nhân viên có thể thoải mái thực hiện nhiệm vụ của mình.
Thu hút và giữ chân nhân viên
Môi trường làm việc tốt sẽ giúp một công ty thu hút được những nhân viên tài năng và cũng có thể giữ chân họ về lâu dài. Và nhờ thiết kế thông minh, văn phòng cung cấp một văn môi trường làm việc dễ chịu, nhanh chóng và văn minh hơn.
Tối ưu hoá không gian văn phòng
Các giải pháp như Senion at Work (là một trợ lý ảo) giúp nhân viên dễ dàng gặp gỡ và tìm không gian cho các cuộc họp ngẫu hứng. Điều này dẫn đến không bị chồng chéo, trùng lặp trong không gian của khu vực họp là làm việc từ đó có thể sắp xếp tối ưu không gian sử dụng.
Phát triển thương hiệu thông minh
Với sự hỗ trợ từ cách nền tảng công nghệ thông minh, Smart office mang đến một thương hiệu thông minh cho doanh nghiệp. Một thương hiệu thông minh giúp tăng cường giao tiếp giữa thương hiệu và khách hàng qua các công cụ công nghệ phù hợp. Ví dụ: khách hàng sẽ không phải trực tiếp đến quầy lễ tân để đăng ký gặp mặt, mà thông qua email hoặc các kênh truyền thông trực tuyến để hẹn gặp trước hoặc có thể gặp mặt online.
4. 03 cách để tạo nên một thiết kế văn phòng thông minh
#1. Sử dụng bàn làm việc và xây dựng không gian thông minh
Bàn làm việc thông minh và đồ nội thất tiện dụng là những cách đơn giản nhưng hiệu quả để thúc đẩy sự kết nối ở nơi làm việc. Thay vì cung cấp một giải pháp chỗ ngồi cho tất cả, họ cho phép mọi người chọn cách họ muốn làm việc hiệu quả.
Sử dụng nội thất linh hoạt cho nhiều mục đích sử dụng và có thể di chuyển: Những món nội thất đa chức năng, có khả năng gập và xoay là sự lựa chọn tuyệt vời để thiết lập một văn phòng năng động. Mọi người có thể di chuyển từ bàn đứng sang bàn ngồi, hoặc chuyển sang bàn làm việc đa góc, hay nối ghép thành bàn dài cho buổi họp. Những sự kết hợp này cho phép người lao động lựa chọn thời gian làm việc riêng tư đòi hỏi sự tập trung cao, hoặc thời gian làm việc nhóm để cập nhật thường xuyên quy trình và dự án của doanh nghiệp.
#2. Kết hợp màu sắc vừa kích thích sự sáng tạo, tăng năng suất cho nhân viên vừa thể hiện văn hoá, thương hiệu doanh nghiệp
Màu sắc có ý nghĩa quan trọng trong việc tác động đến hành vi và tâm lý con người. Kapelonis, một kỹ sư phần mềm cho biết: Chúng tôi bị ảnh hưởng rất nhiều bởi màu sắc, vì vậy việc có được màu sắc phù hợp trong văn phòng của bạn là một yếu tố quan trọng tạo nên một ngày tốt lành. Màu vàng và cam kích thích sự sáng tạo, trong khi màu xanh lam và xanh lá cây có tác dụng làm dịu. Nếu không thể sơn tường, trưng bày tác phẩm nghệ thuật có chứa những màu này là một cách nhanh chóng và dễ dàng để khai thác sức mạnh của màu sắc.
Vì vậy việc sử dụng những màu sắc kết hợp với nhau một cách khéo léo sẽ mang lại sự độc đáo, ấn tượng cho văn phòng, không chỉ vậy còn mang lại hiệu quả tốt nhất cho nhân viên và định vị thương hiệu của doanh nghiệp
#3. Tích hợp công nghệ vào các hoạt động trong văn phòng
Có lẽ đây là các mang lại đúng tính chất “thông minh” cho văn phòng. Bằng ứng dụng khoa học, kỹ thuật tiên tiến vào để mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất cũng như tăng trải nghiệm tại nơi làm việc cho người dùng.
Sony đã đưa giải pháp văn phòng thông minh Nimway của mình ra thị trường như một lựa chọn cho những người muốn có tổ chức hơn và kiểm soát được trải nghiệm tại nơi làm việc của họ. Hoạt động như trợ lý cá nhân của bạn suốt cả ngày, nó tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều công việc tốn thời gian khác – như tìm đường đến phòng họp, xác định vị trí đồng nghiệp hoặc xác định không gian bàn làm việc trống.
Văn phòng thông minh mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, và nó sẽ trở thành xu hướng thiết kế văn phòng tương lai nơi mà công nghệ tối tân ngày càng phát triển và có tính ứng dụng cao. Trên đây là những lợi ích mà mô hình văn phòng này mang lại, cùng đó là 03 cách để thiết kế văn phòng thông minh, dựa vào đây chúng tôi hi vọng các doanh nghiệp có thể lựa chọn một mô hình phù hợp với công việc và yêu cầu của mình.
