Văn phòng Virtual đang trở thành xu hướng cho các doanh nghiệp trong thời điểm bị ảnh hưởng bởi Covid -19 bởi tính tối ưu mà văn phòng mang lại. Vậy văn phòng Virtual là gì? Tại sao nó lại trở thành xu hướng cho các doanh nghiệp trong thời gian gần đây? Và những doanh nghiệp nào phù hợp với mô hình này? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây để trả lời các câu hỏi đó.
1. Văn phòng Virtual là gì?
Văn phòng Virtual (Virtual Office) hay còn gọi là văn phòng ảo là văn phòng cung cấp cho doanh nghiệp địa chỉ giao dịch thực và các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không cần phải thuê nhân viên hành chính hay phải thuê một địa điểm trong dài hạn.
Như vậy, văn phòng ảo là văn phòng chỉ cần nơi để đại diện đăng ký kinh doanh, nơi giao dịch với khách hàng mà không cần đến diện tích thực tế. Toàn bộ nhân viên có thể làm việc tại bất kỳ đâu thông qua những vật dụng công nghệ thông minh như máy tính, điện thoại, nhưng vẫn có địa chỉ email, dịch vụ trả lời khách hàng cố định, có phòng họp và thực hiện họp trực tuyến. Hoạt động như một tổ chức để phục vụ khách hàng nhưng không tồn tại ở một địa chỉ cố định, Virtual office phù hợp với công ty mới khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ muốn giảm thiểu chi phí hoạt động.
2. Đặc điểm của văn phòng Virtual
– Địa chỉ văn phòng: Địa chỉ của văn phòng được công nhận tại một văn phòng thực, doanh nghiệp sử dụng địa chỉ làm địa chỉ để gửi thư, tiếp thị và cho các mục đích hành chính như đăng ký và cấp giấy phép kinh doanh.
– Dịch vụ lễ tân từ xa: Dịch vụ lễ tân trực tiếp trả lời các cuộc gọi từ xa, nhận tin nhắn và cung cấp các dịch vụ cơ bản cho khách hàng. Các cuộc gọi được trả lời bằng tên công ty, được chọn lọc và chuyển tiếp hay gửi đến các bộ phận xử lý.
– Hệ thống điện thoại và thư kỹ thuật số: Hệ thống đám mây với nhiều tính năng như tự động trả lời, lời chào tùy chỉnh, tiện ích mở rộng hay danh sách người dùng…
3. Lợi ích
Văn phòng Virtual cho phép các doanh nghiệp tạo hiện diện thương mại ở một địa điểm cụ thể, tại một tòa nhà văn phòng thực, nhưng không tốn chi phí hoặc cam kết duy trì nơi làm việc. Cùng với sự xuất hiện của các phần mềm và dịch vụ văn phòng như web, phòng họp trực tuyến, công cụ quản lý online,… đã giúp thúc đẩy sự phát triển của các văn phòng ảo. Những lợi ích mà Virtual Office mang lại:
Tăng năng suất:
Trong quá trình làm việc nhân viên được tối giản các nhiệm vụ hành chính, cũng như không tốn thời gian di chuyển, nhân viên có thể làm việc tại nhà hoặc địa điểm thuận tiện nhất do đó năng suất làm việc được tăng lên. Cùng đó doanh nghiệp có thể thuê những nhân viên ở những khu vực xa, địa phương khác mà không lo về vấn đề di chuyển.
Tạo dựng tính chuyên nghiệp và uy tín
Các văn phòng tại nhà và không gian làm việc độc đáo ngày càng được chấp nhận rộng rãi hơn, nhưng đối với những người muốn thu hút nhiều khách hàng doanh nghiệp có tư tưởng truyền thống, hay tạo niềm tin một khách hàng mới thì một văn phòng có địa chỉ văn phòng tạo được độ tin cậy hơn một công ty có địa chỉ cư trú.
Tạo ra môi trường làm việc linh hoạt
Tại đây, nhân viên không cần phải đến văn phòng để làm việc mà có thể lựa chọn bất kỳ đâu để giải quyết công việc, đó có thể ở nhà, ở quán cafe hay thậm chí ở nước ngoài. Đây là một lợi ích nổi bật của Virtual office tuy nhiên cần phải lên timeline, kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo công việc được thực hiện suôn sẻ.
Tiết kiệm chi phí xây dựng, vận hành văn phòng
Giải pháp văn phòng ảo tiết kiệm chi phí đầu tư vì không cần thuê không gian vật lý, mua thiết bị và đồ nội thất hoặc thuê lễ tân.
4. Ưu nhược điểm của văn phòng Virtual
Văn phòng ảo với những đặc điểm và lợi ích kể trên thì sẽ mang lại những lợi ích gì cho những doanh nghiệp sở hữu nó. Dưới đây là một vài ưu nhược điểm chúng tôi đề cập đến.
Ưu điểm
Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp
Các văn phòng ảo thường đặt tại trung tâm thành phố, ở vị trí đắc địa, ở trong các tòa nhà văn phòng hay tọa lạc trên mặt đường chính. Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ văn phòng ảo làm địa chỉ đăng kí kinh doanh chính thức, thuận tiện kí hợp đồng, gặp gỡ đối tác,…Điều này tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí duy trì văn phòng
So với các mô hình văn phòng khác, chi phí để duy trì văn phòng, chi phí đầu tư mua các trang thiết bị hay chi phí vệ sinh và bảo trì là ít hơn đáng kể.
Thay vì hàng tháng doanh nghiệp phải chi trả các khoản phí dịch vụ, cải thiện các trang thiết bị thì với văn phòng ảo, doanh nghiệp có nhiều thời gian và trí tuệ để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.
Mang lại sự linh hoạt cho nhân viên
Nhân viên không phải trực tiếp đến văn phòng làm việc mà có thể lựa chọn những môi trường phù hợp nhất để thực hiện công việc.
Trong tình hình hiện nay, dịch bệnh Covid 19 đang ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp khi các biện pháp giãn cách xã hội được thực hiện thì văn phòng Virtual là một mô hình không bị ảnh hưởng quá nhiều, điều này không gây thay đổi gì về cách thức tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, do đó không tác động hay làm giảm năng suất, hiệu quả công việc của nhân viên.
Nhược điểm
Cần đặt lịch hẹn và kế hoạch trước
Do tại địa chỉ văn phòng ảo không có lễ tân hay nhân viên làm việc tại đây, nên các khách hàng cần hẹn lịch trước để có thể gặp gỡ, trao đổi nội dung hiệu quả, đạt được mục đích hai bên. Điều này là một rào cản cho doanh nghiệp khi tiếp cận khách hàng.
Khả năng kiểm soát kém và làm giảm tương tác nhóm giữa nhân viên
Khả năng kiểm soát của văn phòng ảo không cao khi nhân viên làm việc tại nhà và làm hạn chế việc làm việc nhóm giữa các nhân viên với nhau. Dẫn đến một số người không thể làm việc độc lập và mang lại hiệu quả cao trong môi trường văn phòng ảo.
5. Các doanh nghiệp nào phù hợp với mô hình văn phòng Ảo và tại sao phải thiết kế văn phòng Virtual.
Với những ưu nhược điểm mà văn phòng ảo có thể mang lại cho doanh nghiệp thì mô hình này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp có quy trình làm việc rõ ràng và vững chắc. Tuy văn phòng giúp tối giản chi phí phù hợp với các doanh nghiệp startup nhưng với các startup chưa xây dựng được quy trình làm việc và văn hoá thì chưa nên xây dựng mô hình này. Bên cạnh đó, do tính kiểm soát của văn phòng không cao nên những ngành nghề có tính chất bảo mật cao như tài chính, ngân hàng… không nên sử dụng mô hình này.
Tại sao cần thiết kế cho văn phòng Virtual?
Một trong những lợi ích nổi bật của văn phòng Virtual là xây dựng sự chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp dùng văn phòng làm nơi gặp gỡ khách hàng và đối tác vậy nên việc tạo một văn phòng vẫn có đầy đủ tiện nghi để đón tiếp, trang trí bắt mắt, thể hiện tinh thần, văn hoá doanh nghiệp sẽ là một điểm ấn tượng về doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng.
Thiết kế văn phòng Virtual không phức tạp như các mô hình khác, nhưng cần phải chú ý để vừa tối giản được các chi phí, vừa sắp xếp, tạo bố cục, trang trí sao cho đáp ứng được nhu cầu sử dụng, vừa tiện nghi.
Với những lợi ích của mình văn phòng Virtual là một xu hướng được ưu thích trong tương lai, đặc biệt trong thời gian chịu ảnh hưởng dịch Covid và hậu Covid. Nếu doanh nghiệp bạn băn khoăn chưa biết thiết kế văn phòng Virtual như thế nào cho hợp lý và tối ưu nhất hãy liên hệ với chúng tôi để có được những tư vấn tận tâm nhất.
