Cùng với sự phát triển, tiến bộ của lực lượng lao động cũng như khoa học kỹ thuật ngày nay, các văn phòng – nơi nhân viên dành lượng lớn thời gian trong ngày tại đây – cũng cần có những cải tiến để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Trong bài viết này chúng tôi sẽ đưa ra những lý do và cách lên ý tưởng cải tiến văn phòng hiệu quả.
1. Vì sao phải cải tiến văn phòng
Việc cải tiến văn phòng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
– Giúp thích nghi với sự thay đổi của thời đại, con người và sự phát triển của doanh nghiệp: Cùng với sự phát triển của lực lượng lao động, khoa học công nghệ, các doanh nghiệp cũng cần có những cách làm khác nhau để tạo ra không gian làm việc phù hợp với yêu cầu đó.
– Cải thiện năng suất làm việc: Với một không gian làm việc phù hợp, vui vẻ và thoải mái sẽ giúp năng suất làm việc của nhân viên cải thiện rõ rệt. Trên thực tế, không gian làm việc thân thiện sẽ giúp họ cải thiện vấn đề tâm lý và sức khoẻ, theo trang thông tin News.Gallup của Mỹ, nhân viên không thích đến làm việc khiến các doanh nghiệp Mỹ tiêu tốn 300 tỷ đô la mỗi năm cho thời gian đau ốm, ngày nghỉ và những sai lầm trong công việc.
– Đáp ứng nhu cầu, mong muốn của nhân viên về một môi trường làm việc hiện đại, đẹp và đầy đủ tiện ích: Nhân viên có xu hướng bị hút bởi những văn phòng có thiết kế đẹp, hiện đại nhất là với lực lượng lao động gen Z – lực lượng lao động chủ đạo trong tương lai.
– Thân thiện với môi trường: Vấn đề bảo vệ môi trường ngay trong không gian văn phòng với mô hình Biophilic đã và đang là xu hướng được các doanh nghiệp ưa chuộng bởi lợi ích của nó mang lại với thiên nhiên và con người đặc biệt là nhân viên trong không gian làm việc.
2. 05 ý tưởng cải tiến văn phòng
Lợi ích của việc cải tiến văn phòng là điều không thể phủ nhận nhưng làm thế nào để cải tiến văn phòng một cách hiệu quả nhất. Dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra 05 ý tưởng cải tiến để các doanh nghiệp có thể bắt tay vào thực hiện ngay
#1. Cải tiến ánh sáng tự nhiên trong văn phòng làm việc
Sử dụng ánh sáng tự nhiên không chỉ giúp văn phòng đẹp và sáng hơn mà còn có mối liên hệ chặt chẽ với sức khỏe, chất lượng giấc ngủ và năng lượng của nhân viên. Các nhà nghiên cứu thần kinh học tại đại học Northwestern phát hiện ra rằng những người làm việc trong văn phòng có cửa sổ hay cửa kính nhận được nhiều hơn 173% ánh sáng trắng (ánh sáng trực tiếp từ Mặt trời) trong giờ làm việc và có giấc ngủ chất lượng với giấc ngủ sâu và ngủ thêm 46’ mỗi đêm. Việc có được thời gian nghỉ ngơi tốt hơn sẽ mang lại một tinh thần tốt và nguồn năng lượng dồi dào bắt đầu ngày mới.
Hãy tận dụng nguồn ánh sáng tự nhiên càng nhiều càng tốt, mở cửa sổ, di chuyển bàn làm việc để nhận ánh sáng tốt hơn mà không tạo những vệt chói trên màn hình máy tính. Ngoài ra hãy bố trí ánh sáng thật đồng đều trong cả căn phòng. Hạn chế sử dụng ánh sáng quá mờ, điều này khiến mọi người buồn ngủ và giảm động lực làm việc.
#2. Cải thiện nhiệt độ văn phòng – ý tưởng cải tiến văn phòng giúp tối ưu hiệu suất làm việc
Nhiệt độ văn phòng cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến khả năng làm việc và tâm trạng của mọi người. Thời tiết quá nắng nóng sẽ gây ra cảm giác mệt mỏi và có xu hướng muốn được nghỉ ngơi nhiều hơn. Còn với thời tiết quá lạnh sẽ gây ra tình trạng trì trệ khi làm việc. Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Đại học Công nghệ Helsinki, nhiệt độ để đạt được hiệu suất làm việc tối đa là 72 độ F (22 độ C).
#3. Cải thiện không gian văn phòng sạch sẽ thoải mái
Điều này không chỉ ứng dụng đối với không gian văn phòng mà nó đúng với cả môi trường gia đình và môi trường công cộng, một không gian sạch sẽ gọn gàng giúp tâm trạng được cải thiện rất nhiều khi không phải khó chịu trong việc tìm kiếm đồ đạc hay dọn dẹp chúng. Hãy đảm bảo các thiết bị, vật dụng đặt đúng chỗ và được sắp xếp khoa học, sửa chữa hoặc thay thế các vật dụng hỏng hóc…
#4. Cải tiến văn phòng bằng cách cung cấp những không gian yên tĩnh và những phòng pantry cho nhân viên
Không gian mở, linh hoạt là mô hình các doanh nghiệp đang hướng đến ngày nay, tuy nhiên việc thiết kế một không gian yên tĩnh riêng tư là điều cần thiết trong không gian làm việc mở và luôn tấp nập như thế. Nó sẽ là nơi nhân viên tìm đến khi gặp dự án khó, công việc cần sự tập trung tuyệt đối, hay để nghỉ trưa hoặc đơn giản tìm một chỗ riêng tư không văn phòng. Điều này giúp giảm bớt áp lực và góp phần giúp tăng năng suất làm việc.
Những phòng pantry có thể thiết kế với không gian quán cafe, phòng chơi game hoặc một không gian cho nhân viên tăng kết nối, giải toả căng thẳng, lấy lại năng lượng.
#5. Thay đổi trong thiết kế văn phòng giúp nhân viên hiểu văn hoá và thương hiệu doanh nghiệp
Qua thiết kế văn phòng hãy để nhân viên hiểu lý do tại sao họ lại muốn làm việc và gắn bó với công ty. Trong quá trình phỏng vấn các nhà tuyển dụng hay hỏi tại sao họ lại muốn làm việc tại công ty? Nếu chúng ta không thể hiện được điều mà nhân viên mong muốn hoặc họ không thể cảm nhận được thì tỉ lệ giữ chân họ sẽ rất thấp. Qua việc sử dụng màu sắc, nội thất, trang trí văn phòng hãy để họ cảm nhận được văn hoá và phong cách làm việc. Từ đó nhân viên không chỉ là việc làm việc với mục tiêu hoàn thành việc được giao mà họ còn đầu tư nhiều hơn vào công ty, mang lại chất lượng công việc cao hơn và đảm bảo sự thành công lâu dài của công ty.
Trên đây là 05 ý tưởng giúp cải tiến văn phòng của bạn, từ đó mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người sử dụng, khiến nhân viên cảm thấy vui vẻ, thoải mái, tràn đầy năng lượng khi tới văn phòng làm việc.
