Quy trình thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp D+ Studio

Quy trình thiết kế nội thất văn phòng được thực hiện như thế nào? Đây là điều mà bất kỳ đơn vị tư vấn thiết kế văn phòng uy tín nào cũng phải có, giúp doanh nghiệp, khách hàng nắm rõ được tiến độ thiết kế công trình, đảm bảo công trình chất lượng.

Với cương vị là một trong những doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế văn phòng, D+ Studio đã xây dựng quy trình thiết kế chặt chẽ và cụ thể ở từng khâu để khách hàng dễ dàng tham khảo.

1. Tổng quan về quy trình thiết kế nội thất văn phòng

1.1. Quy trình thiết kế nội thất văn phòng là gì?

Quy trình thiết kế nội thất văn phòng là quy trình gồm các bước thiết kế nội thất cụ thể và chi tiết về kế hoạch triển khai, sắp xếp công việc, từ giai đoạn lên ý tưởng đến giai đoạn nghiệm thu, bàn giao công trình nội thất văn phòng cho chủ đầu tư.

Đơn vị thiết kế và chủ đầu tư sẽ dựa vào quy trình thiết kế này để nắm bắt và đánh giá các vấn đề trong quá trình thiết kế xây dựng, và tìm hướng giải quyết nhanh chóng.

Trước khi lựa chọn một công ty thiết kế nội thất, đứng trên góc độ khách hàng, bạn nên tìm hiểu kỹ quy trình thiết kế nội thất văn phòng để đưa ra quyết định thiết kế như thế nào cho phù hợp.

1.2. Vì sao cần nắm rõ quy trình thiết kế nội thất văn phòng?

Thiết kế không gian văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp.

Tuy nhiên setup 1 không gian làm việc đẹp, chất lượng như thế nào cho đúng quy trình và chuyên nghiệp nhất thì không phải ai cũng làm được.

Thực tế thì văn phòng làm việc là không gian khá phức tạp, nên giải pháp được chủ đầu tư lựa chọn là làm việc với các đơn vị tư vấn  – thiết kế – thi công văn phòng uy tín, có quy trình thiết kế văn phòng chuyên nghiệp để có được không gian như ý.

Quy trình thiết kế nội thất văn phòng thường được các công ty tư vấn thiết kế gửi đến khách hàng sau khi tiếp nhận yêu cầu thiết kế và thống nhất ý tưởng.

Việc nắm rõ quy trình thiết kế sẽ đem lại những lợi ích cho cả nhà thầu, chủ đầu tư cũng như nhà cung cấp vật liệu cho công trình.

• Dễ dàng nắm bắt tiến độ công trình: Chủ đầu tư có thể theo dõi quy trình để nắm bắt được tiến độ công trình, thông tin từ A-Z trong quá trình hợp tác với đơn vị nhà thầu. Nhờ vậy, những vấn đề phát sinh sẽ được kịp thời phát hiện và xử lý trước khi tiến hành bước theo.
• Hạch toán chi phí – suất đầu tư chính xác nhất: Chủ đầu tư có thể xác định được phong cách thiết kế, vật liệu sử dụng và thiết bị nội thất trước khi đưa vào xây dựng thông qua bản quy trình. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng cân nhắc được thiết kế đó có phù hợp với nguồn tài chính và nhu cầu sử dụng để đưa ra quyết định hoặc chỉnh sửa hợp lý.
• Đem lại hiệu quả hợp tác: Quy trình thiết kế nội thất văn phòng khoa học, hợp lý sẽ giúp quá trình hợp tác giữa nhà thầu và chủ đầu tư diễn ra thuận lợi hơn. Mọi kế hoạch, các bước thực hiện cũng như tiến độ được công khai nên 2 bên dễ dàng trao đổi và đóng góp ý kiến để bản thiết kế trở nên hoàn hảo nhất có thể.

Dựa trên quy trình thiết kế nội thất văn phòng, bạn quyết định có ký kết hợp đồng thiết kế – thi công với đơn vị đó hay không.

2. Quy trình 5 bước thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp tại D+ Studio

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế văn phòng, D+ Studio – đơn vị thiết kế nội thất văn phòng hàng đầu tại Việt Nam, đã xây dựng một quy trình thiết kế nội thất văn phòng khoa học và chuyên nghiệp, chuẩn xác, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp với các bước như sau:

Bước 1: Concept Design – Thiết kế ý tưởng

Việc lên ý tưởng đầu tiên rất quan trọng, đòi hỏi đơn vị thiết kế phải nắm bắt nhanh chóng mong muốn của khách hàng để đưa ra những đề xuất hợp lý.

1. Tiếp nhận thông tin và gặp gỡ khách hàng

Bộ phận kinh doanh của D+ Studio sẽ tiếp nhận yêu cầu của chủ đầu tư, sau đó hẹn lịch gặp khách hàng để trao đổi rõ về ý tưởng.

Trong lần gặp khách hàng đầu tiên, kiến trúc sư phụ trách công trình sẽ tiếp nhận những mong muốn, của khách hàng cũng như trực tiếp tư vấn, gợi ý cho khách hàng, nhằm phục vụ cho các giai đoạn thiết kế nội thất sau.

2. Khảo sát hiện trạng

Bước khảo sát hiện trạng được thực hiện một cách cẩn thận và chính xác để thiết kế phù hợp và đúng nhất trong thực tế. Khi khảo sát hiện trạng, đội ngũ kiến trúc sư D+ Studio sẽ làm rõ những thông tin sau:

• Diện tích mặt bằng công trình.
• Các kích thước ngang, dọc và chiều cao của không gian.
• Xem xét hiện trạng phần thô để tính độ tương thích với không gian thiết kế. Từ đó, đưa ra phương án phá vỡ hoặc làm thêm tùy vào hiện trạng của công trình.

3. Xây dựng nhiệm vụ thiết kế

Sau khi có được những thông tin chi tiết về hiện trạng không gian cũng như mong muốn của khách hàng, D+ Studio tiến hành xây dựng nhiệm vụ thiết kế.

Ở giai đoạn này, các công việc cơ bản được phân chia rõ ràng, với các mục công việc và tên người phụ trách.

4. Lập bản đề xuất thiết kế (Proposal)

Sau khi tiếp nhận ý tưởng và phác thảo được những việc cần phải làm, D+ Studio sẽ gửi đến khách hàng bản đề xuất thiết kế.

Nếu có bất kỳ vấn đề nào doanh nghiệp cảm thấy chưa hợp lý hoặc không ưng ý đều có thể phản hồi với D+ Studio. Đội ngũ kiến trúc sư sẽ tiếp nhận phản hồi và chỉnh sửa theo ý kiến của khách hàng.

Bản đề xuất thiết kế D+ Studio gửi đến khách hàng bao gồm:

• Tổng quan dự án.
• Định hướng thiết kế.
• Hình ảnh cảm hứng.
• Hình ảnh định hướng.
• Định hướng vật liệu, thiết bị.
• Mặt bằng bố trí sơ bộ.
• Tiến độ triển khai cơ bản.

Bước 2: Schematic Design – Thiết kế cơ sở

Khi đã có đầy đủ những thông tin thiết kế, đội ngũ kiến trúc sư D+ Studio sẽ tiến hành thiết kế cơ sở để đem đến cho khách hàng cái nhìn khái quát nhất về công trình.

1. Lập thiết kế sơ bộ theo bản đề xuất thiết kế được phê duyệt.

Đội ngũ kiến trúc sư của D+ Studio dựa vào bản đề xuất thiết kế đã phê duyệt để lập thiết kế sơ bộ theo bản để xuất.

Thiết kế sơ bộ sẽ giải quyết 2 nhiệm vụ sau:

• Thiết kế cơ bản – Basic Design: Chúng tôi sẽ bố trí mặt bằng layout cho không gian văn phòng với việc phân chia không gian. Đồng thời, thiết kế cơ bản phải thể hiện được vị trí của các không gian cũng như phân bổ không gian văn phòng cơ bản, hợp lý hóa với cơ cấu của doanh nghiệp.
• Chỉ dẫn kỹ thuật – SPEC: Thiết kế cơ bản phải chỉ ra được các loại vật liệu sử dụng trong các hạng mục của văn phòng. Điều này giúp chủ đầu tư nắm bắt được và xem xét độ phù hợp, có phương án thay đổi kịp thời nếu cần sửa chữa.

Một bản thiết kế sơ bộ bao gồm:

• Mặt bằng bố trí đồ nội thất.
• Mặt bằng chiếu sáng nội thất.
• Spec đề xuất về vật liệu hoàn thiện, đồ nội thất, thiết bị sử dụng.
• Phân tích khu vực chức năng và mặt bằng cảnh quan tổng thể.
• Phối cảnh minh họa không gian cảnh quan.

2. Điều chỉnh thiết kế sơ bộ theo phản hồi chủ đầu tư và sự phối hợp với các bộ môn

Thiết kế sơ bộ sau khi hoàn thành được gửi cho chủ đầu tư xét duyệt và phản hồi.

Chủ đầu tư có quyền điều chỉnh mật độ nội thất, kích thước, cũng như các loại vật liệu sử dụng để phù hợp với nhu cầu sử dụng và khả năng tài chính cơ bản.

Sau đó, D+ Studio điều chỉnh theo phản hồi của chủ đầu tư để thống nhất được thiết kế sơ bộ và triển khai thiết kế nhanh chóng.

Bước 3: Design Development – Thiết kế chi tiết

Thiết kế chi tiết là phần bản vẽ sát với thực tế nhất, giúp chủ đầu tư hình dung dễ dàng công trình của mình sau khi hoàn thiện.

1. Nghiên cứu triển khai thiết kế chi tiết dựa trên thiết kế sơ bộ được phê duyệt

Sau khi bản thiết kế sơ bộ được phê duyệt, kiến trúc sư D+ Studio sẽ dựa vào đó để triển khai thiết kế chi tiết.

Lúc này, bản vẽ chi tiết phải thể hiện được các kích thước của không gian và thiết bị nội thất một cách tỉ mỉ để có thể chuyển định dạng 3D một cách nhanh, chính xác nhất.

2. Lên thiết kế 3D chi tiết

Bản vẽ 3D nghiêng về phối cảnh nội thất, đảm bảo đúng các kích thước, thể hiện được chiều sâu cũng như màu sắc trong không gian văn phòng.

D+ Studio sẽ lên nhiều view ở các góc trong không gian, để khách hàng có thể quan sát toàn bộ không gian văn phòng.

3. Điều chỉnh thiết kế 3D theo yêu cầu chủ đầu tư

Thiết kế 3D chi tiết sẽ được gửi cho khách hàng xét duyệt và nhận phản hồi.

Thông thường, độ tương thích giữa thực tế và hình ảnh 3D là 80%, do đó, khách hàng nên xem bản vẽ kỹ lưỡng để có những phản hồi mang tính đóng góp tích cực cho công trình.

4. Phối hợp cùng các bộ môn để thiết kế chi tiết đảm bảo tính khả thi

Trước khi bước vào giai đoạn thiết kế, D+ Studio phối hợp cùng các bộ môn để thiết kế chi tiết đảm bảo tính khả thi.

Nếu khách hàng có yêu cầu đặc biệt, nhưng không khả thi, hoặc không tìm được loại vật liệu phù hợp, D+ Studio sẽ bàn bạc và thống nhất lại với khách hàng một lần nữa để tìm ra được giải pháp tối ưu nhất.

>> Xem thêm: 50+ mẫu bố trí nội thất văn phòng hiện đại đẹp ấn tượng

Bước 4: Construction Document

Bản hồ sơ kỹ thuật là phần triển khai chi tiết, cụ thể từng thông số nhằm đem đến sự thuận lợi cho nhà thầu thi công.

Bước xây dựng hồ sơ kỹ thuật xây dựng phải được tiến hành theo quy trình sau:

1. Triển khai hồ sơ kỹ thuật thi công dựa trên thiết kế 3D chi tiết được phê duyệt

Bộ hồ sơ kỹ thuật thi công được triển khai dựa trên thiết kế 3D chi tiết được phê duyệt phải thể hiện được những yếu tố như:

• Thiết kế kiến trúc.
• Thiết kế kết cấu.
• Thiết kế nội ngoại thất:
  • Phối cảnh từng phòng, thể hiện rõ cơ cấu không gian.
  • Các bản vẽ chi tiết đồ đạc, thiết bị nội thất trong từng phòng.

2. Phối hợp cùng các bộ môn để đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất của bộ hồ sơ thiết kế thi công

Nhiệm vụ triển khai hồ sơ kỹ thuật được giao cho một hoặc nhiều nhóm nhân viên kỹ thuật.

Vì vậy, sau khi triển khai hồ sơ kỹ thuật thi công, cần phối hợp các bộ môn để đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất, nhằm tiến hành xây dựng bộ hồ sơ kỹ thuật thi công cho công trình hoàn chỉnh.

3. Bộ hồ sơ kỹ thuật thi công

Bộ hồ sơ kỹ thuật thi công thể hiện đầy đủ các thông số kỹ thuật, vật liệu sử dụng và chi tiết cấu tạo phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật được áp dụng, đảm bảo đủ điều kiện để triển khai thi công xây dựng công trình.

Hồ sơ kỹ thuật thi công của D+ Studio bao gồm:

• Các mặt bằng, phân khu chức năng, bố trí chi tiết sơ đồ công năng.
• Mặt bằng cải tạo, xây mới trần, sàn…
• Mặt đứng diện tường chi tiết.
• Các bản vẽ chi tiết đặc trưng, chỉ định vật liệu.
• Mặt bằng bố trí đèn, thiết bị điện, điện nhẹ, nước… không bao gồm sơ đồ nguyên lý.
• Mặt bằng mã đồ và chỉ định đồ nội thất.
• Các bản vẽ chi tiết đồ nội thất.
• Các bản vẽ chi tiết decor, trang trí, graphic.
• Mặt đứng, mặt cắt, mặt bên… với dự án kiến trúc.

>> Xem thêm: 7 bước cải tạo văn phòng làm việc chuyên nghiệp tối ưu chi phí

Bước 5: Handover – Hoàn thiện và bàn giao cho khách hàng

Sau khi hoàn thành giai đoạn thiết kế và các hồ sơ kỹ thuật cần thiết, D+ Studio hoàn thiện bàn giao cho khách hàng và tiến hành thi công.

1. Bàn giao bộ hồ sơ thiết kế hoàn chỉnh

Bộ hồ sơ thiết kế hoàn chỉnh bàn giao cho khách hàng phải bao gồm đầy đủ các yếu tố sau:

• SPEC: Bản chỉ dẫn kỹ thuật về quy định vật liệu, màu sắc, hình thức của các thiết bị nội thất và trang trí trong không gian.
• Thiết kế 3D.
• Hồ sơ kỹ thuật thi công hoàn chỉnh.
• Khái toán công trình: Bóc tách khối lượng từng hạng mục với kích thước và đơn giá nhất định để đưa ra được tổng dự toán chi phí hợp lý nhất.

2. Giám sát tác giả

Trong quá trình chủ đầu tư thi công, D+ Studio giám sát tác giả trong quá trình thi công công trình để xử lý các vấn đề phát sinh về thiết kế, giúp chủ đầu tư thi công công trình đúng với thiết kế.

3. Một số lưu ý khi chuẩn bị thiết kế nội thất văn phòng

3.1. Định hướng phong cách, ý tưởng cụ thể

Doanh nghiệp nên định hướng rõ ràng phong cách và ý tưởng thiết kế nội thất văn phòng dựa vào cơ cấu doanh nghiệp, nhu cầu sử dụng và lĩnh vực làm việc của doanh nghiệp.

Hiện nay, có nhiều mô hình văn phòng như văn phòng xanh, văn phòng mở, văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ,… nhằm đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp.

Việc định hướng phong cách trước giúp quá trình làm việc với đơn vị thiết kế được nhanh chóng hơn do xác định được phương hướng, mục tiêu ban đầu.

Đồng thời, nhà thầu cũng từ đó nắm bắt và thấu hiểu được mong muốn của khách hàng để đề xuất phương án thiết kế phù hợp.

>> Xem thêm: 20 phong cách thiết kế nội thất văn phòng được yêu thích hiện nay

3.2. Lựa chọn đơn vị thiết kế nội thất văn phòng uy tín và chuyên nghiệp

Một quy trình tư vấn thiết kế nội thất văn phòng khoa học và đầy đủ là sự khẳng định chắc chắn nhất về độ chuyên nghiệp của đơn vị thiết kế.

Một đơn vị thiết kế văn phòng uy tín, chuyên nghiệp sẽ đáp ứng được:

• Truyền tải được mong muốn của khách hàng.
• Tư vấn cụ thể cho doanh nghiệp về các phong cách, xu hướng thiết kế hiện đại, khoa học.
• Xây dựng không gian văn phòng lý tưởng theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp.
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt, quản lý và xử lý các vấn đề phát sinh trong từng giai đoạn.
• Khách hàng sẽ được tư vấn cụ thể về các bước triển khai dự án.
• Những khó khăn trong quá trình thiết kế cũng được nhà thầu đảm bảo hỗ trợ xử lý, nhằm đem đến công trình hoàn hảo nhất khi bàn giao cho khách hàng.

>> Xem thêm: 10 xu hướng thiết kế nội thất văn phòng nổi bật năm 2020

3.3. Đảm bảo không gian văn phòng chuyên nghiệp, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Một không gian văn phòng lý tưởng, chuyên nghiệp phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

• Tính thẩm mỹ: Thể hiện qua phong cách thiết kế nội thất, sự pha trộn màu sắc, trang trí trong không gian. Các không gian làm việc trong văn phòng cần được đảm bảo sự hài hòa về phong cách thiết kế cũng như truyền tải được văn hóa doanh nghiệp vào các chi tiết decor.
• Tính khoa học: Thể hiện qua việc phân chia không gian theo cơ cấu doanh nghiệp, phù hợp với tính chất công việc. Đồng thời, các thiết bị nội thất cũng được phân bố một cách hợp lý, đảm bảo nhu cầu sử dụng và thuận tiện trong quá trình làm việc của doanh nghiệp.
• Yếu tố công năng: Ngoài các không gian làm việc chính như phòng họp, khu vực làm việc chung, phòng làm việc riêng, phòng lãnh đạo… doanh nghiệp nên kết hợp linh hoạt với các không gian phụ trợ khác như quầy lễ tân, pantry, phòng giải trí… đảm bảo nhu cầu sử dụng của nhân viên.

Thiết kế nội thất văn phòng làm việc là vấn đề mà tất cả các doanh nghiệp đều quan tâm, chú trọng đầu tư bởi đây là vấn đề cốt lõi và mang tầm chiến lược ảnh hưởng tới sự thành công của mỗi doanh nghiệp.

Trên đây là quy trình thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp của D+ Studio được áp dụng cho tất cả các dự án thiết kế và đã mang lại sự hài lòng từ các quý khách hàng.

Không chỉ đem lại một công trình hoàn thiện đến tay khách hàng, chúng tôi mong muốn được đồng hành cùng khách hàng trên chặng đường thành công của doanh nghiệp.