Tăng năng suất làm việc giúp tăng hiệu quả và chất lượng công việc. Đây là vấn đề các công ty, doanh nghiệp rất quan tâm và luôn mong muốn tìm ra giải pháp để cải thiện.
Hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp chú trọng vào đầu tư cho không gian làm việc bởi nó có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và năng suất làm việc của con người.
1. Các yếu tố ảnh hướng tới trải nghiệm và năng suất làm việc tại văn phòng
Việc tăng năng suất làm việc và trải nghiệm của con người được ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như tiếng ồn, sức khỏe, mức độ tập trung… Trong số đó, môi trường xung quanh là một yếu tố khách quan có tác động lớn đến năng suất làm việc.
Môi trường làm việc hay văn phòng tồn tại nhiều yếu tố có ảnh hướng đến trải nghiệm và hiệu quả công việc của nhân viên văn phòng, có thể kể đến như:
# Ánh sáng
Ánh sáng là yếu tố đầu tiên cần chú ý đến trong thiết kế không gian, đặc biệt là không gian làm việc bởi ánh sáng có tác động trực tiếp đến sự tập trung và hiệu quả công việc, từ đó ảnh hưởng đến khả năng tăng năng suất làm việc
Không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe thị giác mà ánh sáng văn phòng còn tác động đến mức độ tập trung thông qua một vài tiêu chí như độ rọi, nhiệt độ màu của ánh sáng… Ngoài ra, ánh sáng trong thiết kế nội thất văn phòng còn là yếu tố trang trí, giúp phân chia không gian ước lệ…
Tại nơi làm việc, ánh sáng nên được kết hợp để cân bằng giữa ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để đảm bảo tiêu chuẩn thiết kế ánh sáng.
#Màu sắc
Màu sắc là yếu tố tác động nhiều đến trải nghiệm sử dụng không gian của người dùng. Mỗi màu sắc mang một ý nghĩa, thông điệp riêng, qua đó tác động, điều chỉnh cảm xúc của con người.
Ví dụ:
- Màu đỏ gợi về sự mãnh liệt, nhiệt huyết, đam mê thường trở thành điểm nhấn táo bạo và nổi bật trong không gian.
- Màu vàng thường mang lại cảm giác lạc quan, tích cực… Màu sắc này thường được sử dụng cho những khu vực teamwork để tạo cảm giác năng động, sôi nổi.
- Màu đen tạo cảm giác sang trọng, quyền lực. Đen thường được kết hợp cùng màu trắng để tạo sự tương phản, điểm nhấn cho không gian.
Nên cần cân nhắc, lựa chọn màu sắc phù hợp cho từng không gian để chúng phát huy được công năng của mình.
#Tiếng ồn
Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, năng suất làm việc có thể giảm tới 66% nếu không gian làm việc quá ồn ào. Một không gian làm việc mở là cần thiết và đang trở thành xu hướng hiện nay nhưng vẫn cần có những không gian riêng tư, hạn chế sự ồn ào.
Văn phòng Agile là một mô hình văn phòng khá thú vị và phù hợp cho yêu cầu này. Agile là một giang văn phòng mở nhưng vẫn có những không gian yên tĩnh riêng tư, bạn có thể lựa chọn vị trí làm việc tùy ý để phù hợp với bản thân nhất
#Chất lượng không khí
Các nhà khoa học đã chỉ ra rằng, chất lượng không khí không tốt, hoặc không đạt tiêu chuẩn có thể làm giảm năng suất lao động từ 6 – 9% so với bình thường. Chất lượng không khí tại văn phòng có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều nguyên nhân, đồng nghiệp hút thuốc, ô nhiễm môi trường… Điều này cần được cải thiện bằng cách thiết kế những khu dành riêng cho việc hút thuốc, bổ sung cây xanh vào văn phòng, một loại “máy lọc không khí tự nhiên” để nâng cao chất lượng không khí.
#Bố cục không gian
Bố cục của không gian cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm và năng suất làm việc của nhân viên. Trong những thiết kế hiện nay, chúng ta nên phân tách riêng biệt khu làm việc cá nhân với những không gian chức năng, khu sinh hoạt chung (pantry, khu giải trí) để tiếng ồn ở đây làm ảnh hưởng đến sự tập trung của những người đang làm việc.
Bố trí, sắp xếp không gian không đơn thuần là đặt để, phân chia từng không gian chức năng mà cần thỏa mãn nhiều yếu tố: nhu cầu sử dụng, trải nghiệm của người dùng và còn cần phù hợp với thực trạng của không gian ban đầu.
# Kết cấu không gian
Các yếu tố thuộc về kết cấu của không gian như tường, trần, sàn tưởng chừng như không tác động đến con người nhưng thực tế lại có những ảnh hưởng nhất định đến trải nghiệm không gian của chúng ta.
- Tường: Tận dụng những mảng tường, vách, kính lớn và trống, các kiến trúc sư đã biến chúng thành những điểm sáng tạo cho không gian bằng cách sử dụng màu sắc, thêm vào đó những chi tiết thiết kế đồ họa.
- Trần: Với các thiết kế mở thường để lộ trần (hệ thống đường ống, dầm…) để mở rộng không gian, tạo ra những hình ảnh không đồng nhất, mang lại cảm giác mới mẻ, thú vị.
- Sàn: Trong những thiết kế của DPLUS, chúng tôi thường sử dụng thảm cho phần sàn văn phòng. Sử dụng thảm thay thế cho gạch men, gạch hoa… vừa chống trơn trượt, vừa hỗ trợ tiêu âm, giảm ồn.
Có thể khẳng định, môi trường hay không gian làm việc có ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm không gian và năng suất làm việc của con người. Khi vận dụng thiết kế nội thất và thiết kế đồ họa vào thiết kế không gian làm việc chúng ta có được những không gian đẹp, tối ưu trải nghiệm hơn.
Để có được những không gian làm việc lý tưởng (tối ưu công năng và trải nghiệm người dùng) chúng tôi hướng tới sự kết hợp giữa ID (thiết kế nội thất), GD (thiết kế đồ họa) và ED (thiết kế môi trường). Vậy đối với năng suất làm việc, sự kết hợp này có mang lại hiệu quả hay không?
2. Những tác động của không gian đến trải nghiệm và năng suất làm việc của người dùng khi kết hợp thiết kế nội thất, thiết kế đồ họa và thiết kế môi trường.
- Thiết kế môi trường + thiết kế nội thất ta có được một tổng thể toàn diện, đáp ứng đa dạng nhu cầu.
- Thiết kế môi trường + thiết kế đồ họa, không gian làm việc trở nên sinh động, có tính tương tác và mang lại những trải nghiệm mới mẻ.
- Thiết kế nội thất + thiết kế đồ họa, chúng ta tạo nên một không gian vừa có tính thẩm mỹ, vừa có khả năng truyền cảm hứng.
Mỗi sự kết hợp đều mang lại những điểm thay đổi tích cực của không gian, vậy tại sao không kết hợp ưu điểm của cả ba để lợi ích và hiệu quả thiết kế đạt mức tối đa? Người dùng sẽ có được những trải nghiệm trong không gian mà ở đó họ được cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi, nơi họ được quan tâm đến sức khỏe, cảm xúc qua từng chi tiết trong không gian.
# Về sức khỏe
Chúng ta đã và đang thấy không ít những thông tin về những ảnh hưởng của không gian làm việc đến sức khỏe của con người. Một số vấn đề phổ biến, thường gặp ở dân văn phòng như các bệnh lý về mắt, đau cột sống… Có nhiều yếu tố trong không gian làm việc có thể ảnh hưởng đến sức khỏe của chúng ta và chúng cần được cải thiện.
- Kết hợp giữa ánh sáng nhân tạo và tự nhiên để tạo ra nguồn sáng ổn định giúp đảm bảo công việc, tránh ảnh hưởng đến sức khỏe thị lực của người lao động.
- Đặc điểm chung của người làm việc tại văn phòng là ngồi nhiều trong thời gian dài nên thường gặp các vấn đề về xương khớp. Ngày nay có nhiều loại bàn, ghế ngồi được thiết kế để tạo cảm giác thoải mái nhất khi ngồi làm việc.
- Những thiết kế xanh luôn mang lại những lợi ích đáng kể để sức khỏe của con người. Cây xanh giúp điều hòa không khí, tiêu âm, giảm tiếng ồn và cải thiện tâm trạng của con người. Thiết kế xanh không chỉ có mang cây xanh vào văn phòng mà còn là sử dụng những vật liệu thân thiện môi trường và sức khỏe của con người. Ví dụ, chúng ta có thể sử dụng tấm veneer và sơn dầu thay vì sử dụng sơn để sơn lên các bề mặt gỗ. Việc này vừa đảm bảo tính thẩm mỹ, vừa tránh gây độc hại cho sức khỏe của con người.
# Về tinh thần
Trước nay chúng ta thường “bỏ quên” cảm xúc của nhân viên, không chú ý đến những cảm nhận của họ trong quá trình làm việc. Trong khi đó, cảm xúc, tâm trạng cũng như sức khỏe, chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ tập trung và hiệu quả công việc.
Khi thiết kế nội thất không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp không gian mà hơn thế là thiết kế môi trường và ứng dụng thiết kế đồ họa thì không gian làm việc đang dần trở thành nơi nuôi dưỡng cho những cảm xúc đó.
- Không gian giúp tăng trải nghiệm. Không chỉ là nơi làm việc, văn phòng hiện nay được thiết kế đa chức năng, không gian được phân chia với những nhiệm vụ cụ thể, phục vụ cho những mục đích cụ thể.
- Thiết kế đồ họa có vai trò quan trọng trong thiết kế nội thất không gian làm việc. Graphic mang đến những hình ảnh, những điểm tương tác thú vị, giúp truyền cảm hứng cho người sử dụng.
Kết hợp ID, EGD và ED trong cùng một thiết kế giúp tạo ra những không gian làm việc lý tưởng, giúp tăng đồng thời cả trải nghiệm và năng suất làm việc cho người sử dụng.
