[Đánh giá] Các ưu điểm và nhược điểm của văn phòng mở chi tiết

Tại sao văn phòng mở lại được ưa chuộng hơn so với các loại hình văn phòng khác? Hãy cùng D+ Studio tìm hiểu về những ưu điểm văn phòng mở để giải thích được xu hướng chọn lựa này.

1. Văn phòng mở là gì?

Văn phòng mở hay văn phòng không gian mở là kiểu văn phòng được bố trí theo không gian chung và tối thiểu diện tích không gian riêng.

Điều này có nghĩa là mọi người gồm tất cả các phòng ban, bộ phận, nhân viên sẽ làm việc trong một không gian hoàn toàn không có sự tách biệt, không có phòng riêng biệt, không có phòng kín.

Với khái niệm trên, văn phòng mở mang 1 số đặc điểm dễ nhận thấy như: ít số lượng các phòng kín, các bức tường, vách ngăn nên tạo cho không gian văn phòng cảm giác thông thoáng, rộng rãi.

Đây cũng là mô hình văn phòng có lịch sử ra đời khá sớm trên thế giới, và hiện tại vẫn đang được nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn kiểu thiết kế này.

• Tại Mỹ, có đến 70% văn phòng đang theo kiểu thiết kế không gian mở.

Mô hình văn phòng mở ngày nay được áp dụng một cách linh hoạt, kết hợp với nhiều hình thức bố trí văn phòng khác và được nhiều công ty lĩnh vực công nghệ, truyền thông, IT, sáng tạo,… ưa thích.

2. Ưu điểm của văn phòng mở

So sánh với kiểu văn phòng truyền thống, văn phòng đóng thì không gian văn phòng mở có khá nhiều ưu điểm nổi bật đối với nhân viên và công ty.

2.1. Đối với nhân viên

Văn phòng mở đã đem lại cho nhân viên của doanh nghiệp lựa chọn mô hình này những lợi ích như sau:

• Tăng tính tương tác: Vì những bức tường, rào chắn, phòng kín đã bị loại bỏ hoặc giảm bớt, các nhân viên có thể trực tiếp giao tiếp, trao đổi thông tin, góp ý với nhau để tăng hiệu quả làm việc.
• Tăng sự thân thiết: Nhờ đạt được hiệu quả giao tiếp, các nhân viên dễ dàng thân thiết, trò chuyện nhiều hơn, gần gũi nhau hơn. Từ đó, cải thiện mối quan hệ giữa đồng nghiệp, cấp trên cấp dưới, giúp các mối quan hệ này luôn bền vững, mọi người trong công ty đoàn kết hơn.
• Tăng hiệu quả làm việc nhóm: Các nhân viên có thể họp nhóm tức thời bằng cách quay sang trao đổi với nhau, đưa ra lời khuyên, tư vấn, hỗ trợ nhau mà không cần báo cho từng người và tổ chức một cuộc họp chính thức.
• Di chuyển linh hoạt: Các rào chắn, bức tường đã được giảm bớt, không gian trở nên thông thoáng hơn. Nhờ đó, nhân viên có thể đi lại thuận tiện khi cần di chuyển từ bộ phận này đến bộ phận khác.
• Phong cách cá nhân: Văn phòng mở thường được thiết kế tối ưu để đáp ứng phong cách làm việc khác nhau của từng nhân viên. Mỗi nhân viên có thể tự lựa chọn vị trí, không gian và làm việc theo cách của mình sao cho phát huy được năng lực, làm việc hiệu quả nhất.
• Cải thiện một số bệnh văn phòng: Nhân viên sẽ được tiếp xúc với nguồn ánh sáng tự nhiên, giúp mắt không bị mỏi, nhức, ngăn ngừa mắc các bệnh liên quan đến mắt khi làm việc lâu với máy tính.

2.2. Đối với công ty

Đối với công ty, văn phòng mở đã đem lại những lợi ích như sau:

• Tối đa không gian và diện tích văn phòng: Do không mất diện tích cho việc phân chia các phòng ban, bức tường, vách ngăn nên doanh nghiệp có thể tối ưu phần diện tích đó để tăng không gian sử dụng. Số lượng nhân viên trên 1 diện tích mặt bằng cũng nhiều hơn so với văn phòng đóng.
• Giảm chi phí xây dựng và đầu tư thiết bị: Số lượng không gian riêng cắt giảm trong khi mọi người làm việc trong 1 không gian chung. Nên sẽ cắt giảm được chi phí bức tường, vách ngăn, cửa, khóa,… và chi phí mua sắm các loại thiết bị văn phòng như: máy in, máy photo, bàn, vật dụng trang trí, văn phòng phẩm, đèn chiếu sáng,…
• Tối ưu không khí, ánh sáng tự nhiên: Công ty giảm thiểu được lượng điện năng tiêu thụ trong chiếu sáng, điều hòa do tận dụng được ánh sáng mặt trời, luồng không khí thoáng đãng.
• Quản lý nhân viên dễ hơn: Quản lý có thể quan sát, nắm bắt tình hình công việc của nhân viên và chấn chỉnh kịp thời nếu nhân viên mắc lỗi. Nhân viên cũng sẽ có ý thức tự giác, làm việc nghiêm túc hơn.
• Giảm thiểu các rào cản trong xử lý công việc: Thông thường, khi có các cuộc họp hành, phổ biến thông tin hay sự cố, thông tin phải truyền lần lượt tới các phòng ban thì hiện nay quy trình rườm rà đó đã bị loại bỏ. Không còn việc di chuyển tốn thời gian tới nhiều phòng ban khác nhau. Các quy trình xử lý công việc linh hoạt hơn đảm bảo tối ưu hiệu quả làm việc.
• Tận dụng không gian: Các không gian được tận dụng tối đa, sáng tạo chức năng của không gian mở tốt hơn. Ví dụ bạn có thể sử dụng khu làm việc thành khu họp nhóm để giải quyết các vấn đề chung.
• Dễ dàng thay đổi bố trí, tái cấu trúc: Khi muốn tái cấu trúc văn phòng hoặc nâng cấp, mở rộng thay vì phải phá bỏ các bức tường thì với không gian mở, bạn chỉ cần setup lại đồ đạc, trang thiết bị là đã có ngay một không gian mới. Không gian làm việc cũng có thể thay đổi linh hoạt để phù hợp với nhu cầu phát triển nhân sự.

3. Nhược điểm của văn phòng mở

Bên cạnh các ưu điểm của văn phòng theo không gian mở, văn phòng mở cũng có những nhược điểm nhất định.

3.1. Đối với nhân viên

Văn phòng mở có thể đem lại một số rắc rối cho nhân viên nếu không được thiết kế khéo léo.

• Giảm sự tập trung: Không gian mở có nhiều tiếng ồn từ các cuộc gọi điện, tranh luận, nói chuyện…sẽ khiến nhân viên dễ mất tập trung, giảm hiệu quả làm việc.
• Thiếu sự thoải mái: Màn hình làm việc, các cuộc gọi điện, các thông tin khác của nhân viên đều bị mọi người thấy, nghe được. Điều đó có thể khiến cho nhân viên cảm thấy gò bó, không thoải mái.
• Dễ mắc một số bệnh: Mọi người sinh hoạt chung trong 1 môi trường không có sự ngăn cách nên rất dễ mắc các bệnh hô hấp lây qua đường không khí như: cảm cúm, ho khan, viêm họng, virus, thủy đậu,…

3.2. Đối với công ty

Những ảnh hưởng tiêu cực của văn phòng mở đến công ty có thể kể đến:

• Ảnh hưởng hiệu suất công ty: Từ hiệu suất làm việc giảm của nhân viên có thể dẫn đến doanh số của cả công ty xuống thấp.
• Phát sinh một số vấn đề: Các vấn đề liên quan đạo đức, pháp lý bắt nguồn từ việc thỏa thuận các thông tin mật liên quan đến khách hàng, đồng nghiệp.

Để hiểu rõ hơn các yếu tố khác nhau của từng loại văn phòng, bạn hãy tham khảo bài so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở.

4. Doanh nghiệp nên lựa chọn văn phòng mở hay văn phòng đóng?

Mặc dù văn phòng mở có rất nhiều ưu điểm tốt nhưng việc lựa chọn loại mô hình không gian kín hay mở vẫn khiến nhiều doanh nghiệp phải đau đầu.

Dưới đây là một số kinh nghiệm mà bạn có thể tham khảo trước khi quyết định thiết kế theo mô hình văn phòng nào:

4.1. Văn phòng mở phù hợp với mô hình doanh nghiệp nào?

Theo chúng tôi nhận thấy, nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô vừa và nhỏ, có vốn đầu tư thấp thì có thể lựa chọn kiểu văn phòng mở vì nó giúp tiết kiệm tối đa các chi phí xây dựng, sửa chữa và phát sinh.

Bên cạnh đó, bạn hãy cần nhắc xem nó có thực sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hoặc đặc thù công việc của công ty mình hay không.

Ví dụ: Những công ty có văn hóa làm việc truyền thống, quy củ như: ngân hàng, công ty luật, công ty dịch thuật – công chứng, công ty nhà nước,… nên lựa chọn kiểu văn phòng đóng. Các công ty năng động, đề cao tính sáng tạo, sự thoải mái  như: công ty công nghệ, start-up, truyền thông,… lại phù hợp với mô hình văn phòng mở.

4.2. Xu hướng văn phòng đóng trong không gian mở

Văn phòng đóng hay văn phòng mở đều có các ưu điểm và nhược điểm riêng của nó.

Mặc dù văn phòng mở đang là xu hướng thịnh hành trong thiết kế văn phòng hiện đại ngày nay, các nhà thiết kế xây dựng, kiến trúc sư luôn cố gắng để đưa ra các giải pháp có thể kết hợp 2 kiểu văn phòng này với nhau.

Một giải pháp hữu hiệu là xây dựng văn phòng đóng lồng trong không gian mở bằng cách sử dụng các vách ngăn kính, vừa tạo được không gian riêng tư mà vẫn đảm bảo không gian chung.

Điều này sẽ giúp cân bằng yếu tố mở và không gian riêng cho phù hợp với đặc thù hoạt động, văn hóa của từng doanh nghiệp.

5. Một số mẫu thiết kế văn phòng không gian mở đẹp năm 2020

Hiện nay, văn phòng mở được thiết kế khá linh hoạt tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, công ty. Tuy nhiên về cơ bản, có 1 số kiểu văn phòng mở phổ biến sau:

• Văn phòng mở hoàn toàn: Tất cả mọi người đều chung một không gian làm việc, không có bất cứ sự ngăn cách, tách biệt nào. Nội thất thường đơn giản, đồng bộ, thống nhất.
• Văn phòng mở sử dụng vách ngăn kính: Vách kính được sử dụng để ngăn cách các bàn làm việc của nhân viên, các bộ phận khác nhau của công ty. Điều đó vừa tạo thêm không gian riêng tư mà vẫn giữ được độ thông thoáng, rộng mở của văn phòng.
• Văn phòng mở kết hợp một số không gian đóng: Nhìn chung mô hình này vẫn là không gian mở, tuy nhiên tại 1 số khu vực hoặc đặc thù công việc cần sự riêng tư, yên tĩnh, tập trung sẽ bố trí không gian đóng. Ví dụ: phòng họp, phòng telesales, phòng HR, phòng hành chính,…
• Văn phòng mở kết hợp với cây xanh: Cây xanh được bố trí khắp phòng vừa để trang trí, vừa giúp nhân viên cảm thấy thư thái hơn. Đồng thời, sử dụng cây xanh cũng dễ tạo cảm giác không gian rộng hơn, thoáng đãng hơn.
• Văn phòng mở kết hợp với ghế lười: Xung quanh văn phòng bố trí thêm các ghế lười để nhân viên có thể nghỉ ngơi, nạp năng lượng tức thời khi thấy mệt mỏi.

Mời bạn tham khảo một số mẫu thiết kế văn phòng theo không gian mở dưới đây:Mô hình văn phòng mở với vách ngăn kính. (Dự án CINNAMON)
Mô hình văn phòng mở hoàn toàn. (Dự án SEONGON)
Mô hình văn phòng mở. (Dự án Toong)

>>>> Xem thêm các dự án thiết kế văn phòng mở do D+ Studio thực hiện

Ưu điểm văn phòng mở khá nhiều, nhưng cũng tồn tại không ít các nhược điểm. Việc tìm hiểu kỹ các ưu nhược điểm của văn phòng mở sẽ giúp doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn những lợi ích, hạn chế của nó trước khi quyết định lựa chọn.

Các nhược điểm hoàn toàn có thể khắc phục được nếu bạn biết cách linh động và đưa văn hóa doanh nghiệp vào trong bản thiết kế.

D+ Studio luôn quan tâm đến việc tạo dựng ra một môi trường làm việc phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Với nền tảng chuyên môn vững chắc cũng như kinh nghiệm thực tế trong quá trình thiết kế văn phòng, chúng tôi có thể đưa ra những tư vấn phù hợp dành cho việc tạo dựng không gian làm việc mở hợp lý.

Chúng tôi, các kiến trúc sư giàu kinh nghiệm luôn cố gắng đặt mình vào vị trí của khách hàng để tư duy về không gian tốt nhất. Chúng tôi hiểu và đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình xây dựng, setup không gian làm việc hoàn hảo cho doanh nghiệp.

Mọi thắc mắc cần được giải đáp, bạn có thể liên hệ với chúng tôi theo cách thức dưới đây!

Công ty cổ phần đầu tư kiến trúc D+ Việt Nam

• Địa chỉ: Tầng 4, sảnh B, tòa nhà AZ Sky Tower, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội.
• Hotline: 0246.650.6633
• Email: info@dplusvn.com
• Website: https://dplusvn.com/

Please follow and like us: