Văn phòng mở là gì? (Khái niệm, đặc điểm, lợi ích & hạn chế)

Văn phòng mở là một xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại được yêu thích, song không phải ai cũng thực sự hiểu văn phòng mở là gì.

D+ Studio sẽ giúp bạn hiểu rõ một cách tường tận về khái niệm, đặc điểm cũng như những lợi ích và hạn chế của không gian văn phòng mở.

1. Khái niệm văn phòng mở là gì?

Định nghĩa về văn phòng mở xuất hiện nhiều trên Internet, tuy nhiên, các khái niệm này không thực sự diễn tả, làm rõ nghĩa của cụm từ này.

Dưới đây, chúng tôi xin trích dẫn 1 số cách giải thích cho khái niệm văn phòng mở:

1.1. Định nghĩa văn phòng không gian mở là gì?

Trong các tài liệu chuyên ngành thiết kế hoặc từ 1 số chuyên trang uy tín trong lĩnh vực này, văn phòng mở được hiểu như sau:

+) Định nghĩa tiếng Anh

Theo accountlearning.com: “Open office is a place where the staff and equipment of all the departments are accommodated in a single room. Each department or section or division of the office is allotted a specific space under the same roof.”

Tạm dịch: “Văn phòng mở là nơi các nhân viên và thiết bị của tất cả các phòng ban được bố trí trong một phòng. Mỗi bộ phận, phòng ban được phân bổ một không gian cụ thể dưới cùng một mái nhà.”

Theo smallbusiness.chron.com:

“An open-plan office space is an office floor plan that eliminates most private offices and meeting spaces. There may be a private conference room or two to facilitate private meetings, but most day-to-day business operates with everyone working in the same room.”

Tạm dịch: “Một không gian văn phòng có không gian mở là một sơ đồ văn phòng loại bỏ hầu hết các văn phòng riêng và không gian họp. Có thể có 1 – 2 phòng hội nghị riêng để tạo điều kiện cho các cuộc họp riêng tư, nhưng hầu hết các hoạt động kinh doanh hàng ngày đều diễn ra trong cùng một phòng.”

+) Định nghĩa tiếng Việt

Theo D+ Studio: “Văn phòng mở là kiểu văn phòng mà trong đó mọi người sử dụng không gian làm việc chung, không có phòng riêng biệt, không có phòng kín.”

Hiểu đơn giản, văn phòng mở là văn phòng ít có sự phân chia giữa các phòng ban riêng biệt, loại bỏ các bức tường ngăn cách, các phòng kín để tạo ra không gian làm việc chung rộng lớn.

1.2. Giải thích một số thuật ngữ

Khi nhắc đến văn phòng mở, bạn sẽ bắt gặp một số thuật ngữ, từ ngữ khó hiểu như:

• Không gian mở: Không gian trống, không có sự ngăn cách, mọi người có thể dễ dàng di chuyển linh hoạt. Đây là khái niệm đặc trưng được sử dụng phổ biến trong thiết kế nội thất hiện đại. Văn phòng mở thực ra là văn phòng được thiết kế theo không gian mở.
• Không gian làm việc chung: Khoảng không gian mà nhiều người có thể cùng làm việc và sử dụng. Nó không thuộc về một ai.
• Phòng kín: Không gian được bao quanh bởi bức tường, vách ngăn giống như một chiếc hộp. Nó chỉ được thông ra bên ngoài qua hệ thống cửa chính.

2. Đặc điểm của văn phòng không gian mở

Một không gian văn phòng làm việc mở thường sẽ có các đặc điểm cơ bản sau:

• Loại bỏ, giảm tối đa bức tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào: Nhằm tạo ra không gian rộng lớn, thông thoáng hơn, văn phòng mở sẽ loại bỏ tối đa các yếu tố ngăn cách như: tường, vách ngăn, tường bao, cửa ra vào,...
• Giảm tối đa số lượng phòng làm việc riêng, phòng kín: Phòng làm việc riêng, phòng kín chỉ được sử dụng cho những bộ phận cần sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ, tập trung hoặc bảo mật cao như: kế toán, nội dung, nhân sự, chăm sóc khách hàng, bán hàng, phòng họp,…
• Sử dụng tấm panel, vách ngăn lửng, vách kính: Mặc dù cách thiết kế văn phòng mở khuyến khích sự thông thoáng, tuy nhiên, bạn vẫn cần ngăn cách không gian của một số phòng ban hoặc vị trí ngồi của nhân viên. Lúc này, panel, vách ngăn lửng, vách kính,… nên được đưa vào để thay thế các bức tường cao ngột ngạt.
• Nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau: Hình thức ngăn cách của văn phòng mở đến từ các vách ngăn, panel, vách kính,… nên các nhân viên có thể nhìn thấy nhau, biết đồng nghiệp đang làm gì và tiện trao đổi công việc với nhau dễ dàng hơn.
• Khoảng không gian chung chiếm diện tích lớn: Vì ít có không gian riêng tư nên trong văn phòng mở, hầu như toàn bộ là không gian chung. Ở đó, các nhân viên có thể cùng nhau làm việc và trao đổi thông tin khi cần thiết.

3. Lịch sử và mục đích ra đời của văn phòng mở

Văn phòng mở đang là xu hướng thiết kế văn phòng mới năm 2019 và trong tương lai, tuy nhiên lịch sử ra đời cũng như mục đích của nó thì không phải ai cũng nắm được.

3.1. Lịch sử ra đời của văn phòng mở

Ý tưởng ra đời của mô hình văn phòng mở được hình thành từ nửa đầu thế kỷ 20.

Giới kiến trúc sư, tiêu biểu là Frank Lloyd cho rằng các văn phòng riêng, văn phòng đóng khá cực đoan và bó buộc. Không gian mở linh hoạt sẽ giúp cho nhân viên không phải chịu đựng giới hạn chật hẹp của các căn phòng kín.

Một số mốc thời gian giúp bạn hiểu rõ sự ra đời của mô hình văn phòng này:

• Năm 1900: Frederick Taylor đã sử dụng các kỹ thuật từ nhà máy, đặt các máy trạm chuyên dụng trong văn phòng mở.
• Năm 1939: Frank Lloyd Wright đã bố trí trụ sở Johnson Wax theo kiểu mở với những cột trắng mỏng, bàn làm việc hình bầu dục và tủ hồ sơ màu đỏ đậm.
• Năm 1950: Văn phòng mở chính thức xuất hiện, bắt đầu với nhóm thiết kế người Đức tên Quickborner. Sau đó được Herman Miller chỉnh sửa và khiến nó trở nên phổ biến hơn vào những năm 1960.
• Năm 1964: Robert Propst (làm việc cho Herman Miller) đã tạo ra văn phòng đầu tiên, gọi là văn phòng hành động. Văn phòng này linh hoạt và đem lại sự riêng tư cho nhân viên. Tuy nhiên mô hình này bị thất bại do giá thành cao và thị trường hạn chế. Năm 1968 văn phòng hành động 2 ra đời với chi phí thấp hơn và có tính mô đun hơn. Các công ty áp dụng mô hình văn phòng này còn được giảm thuế.
• Thập niên 1970, 1980: Văn phòng mở đã thay đổi nhiều, dùng các vách ngăn màu xám để phân chia không gian lớn thành các không gian nhỏ hơn cho nhiều người làm việc.
• Thập niên 1990: Các công ty khởi nghiệp công nghệ phát triển văn phòng mở hoàn toàn. Không gian làm việc mở đã trở thành một chuẩn mực mới.
• Ngày nay: Văn phòng mở đã có nhiều đổi mới và linh hoạt theo nhu cầu hiện đại. Tính tới năm 2017, 70% nhân lực tại Mỹ đang làm việc trong không gian mở hoặc không có phân vùng không gian riêng biệt.

3.2. Mục đích

Từ khi ra đời tới nay, văn phòng mở chủ yếu hướng tới các mục đích sau:

• Cho phép nhân viên giao tiếp hiệu quả hơn: Các bức tường ngăn cách bị phá bỏ, nhân viên dễ dàng giao tiếp, tương tác với nhau hơn. Từ đó, nâng cao được sự thấu hiểu, thân mật giữa đồng nghiệp trong công ty.
• Nâng hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí doanh nghiệp: Làm việc trong không gian mở, nhân viên sẽ có thêm cảm hứng làm việc, tăng tính sáng tạo và khả năng đổi mới. Họ có thể trò chuyện, trao đổi, hợp tác, dễ nảy sinh ý tưởng mới và nâng cao hiệu suất làm việc. Không gian mở giúp tiết kiệm diện tích, không mất chi phí xây dựng cho bức tường, vách ngăn và giảm số lượng trang thiết bị nên cũng tiết kiệm hơn cho công ty.
• Giảm thiểu làm việc riêng trong giờ làm: Vì không hoặc ít có bức tường, vách ngăn nên quản lý có thể dễ dàng giám sát, quản lý nhân viên làm việc. Các nhân viên cũng có ý thức tự giác làm việc hơn, không làm việc riêng, vi phạm kỷ luật công ty.

4. Lợi ích và hạn chế của văn phòng bố trí theo không gian mở

Xuất phát từ đặc điểm thiết kế, văn phòng mở vừa mang lại lợi ích lại vừa đem đến những hạn chế cần phải khắc phục cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

4.1. Lợi ích của văn phòng mở

Văn phòng bố trí theo không gian mở mang đến khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và nhân viên.

Dưới đây là những lợi ích cơ bản nhất của cách thiết kế không gian làm việc mở:

+) Đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí, thời gian xây dựng: Do loại bỏ hoặc giảm tối đa số lượng tường, vách ngăn, phòng riêng.
• Tiết kiệm chi phí nội thất, trang thiết bị: Do giảm bớt các phòng ban riêng biệt, sử dụng không gian chung nên sẽ giảm số lượng thiết bị văn phòng.
• Tiết kiệm chi phí bảo dưỡng, vệ sinh: Điều này cũng do giảm bớt số lượng thiết bị, nội thất.
• Dễ dàng tái cấu trúc: Văn phòng mở dễ điều chỉnh, dịch chuyển, nâng cấp, mở rộng, tái cấu trúc, bố trí lại tùy theo mục đích của doanh nghiệp. Vì thế nên linh hoạt, phù hợp với nhu cầu phát triển số lượng nhân sự.
• Dễ giám sát, quản lý nhân viên: Người lãnh đạo, quản lý có thể theo dõi nhân viên về giờ giấc làm việc, thái độ làm việc, nghỉ, vắng mặt,…
• Tối ưu ánh sáng tự nhiên, không khí tự nhiên: Văn phòng mở giảm tối đa không gian riêng, các góc chết, góc tối.

+) Đối với nhân viên

• Dễ dàng tương tác: Các nhân viên dễ tương tác, trao đổi thông tin, nhận lời khuyên và tư vấn cho nhau, nâng cao tình cảm đồng nghiệp.
• Linh hoạt: Rút ngắn được thời gian, công sức di chuyển giữa các nhân viên, các bộ phận khi cần trao đổi công việc. Giảm bớt sự phân cấp vì sử dụng chung một không gian, nhân viên có thể dễ dàng trao đổi với quản lý.
• Thúc đẩy sự phát triển và sáng tạo.
• Cải thiện sức khỏe: Nhân viên được tiếp xúc nhiều với ánh sáng tự nhiên, không khí tự nhiên nên tốt cho sức khỏe, tinh thần làm việc thoải mái.

>> Tham khảo các ưu điểm của văn phòng mở để hiểu rõ hơn về các lợi ích nổi bật của loại văn phòng này.

4.2. Hạn chế của văn phòng mở

Bên cạnh những lợi ích ở trên, văn phòng bố trí theo không gian mở còn tồn tại một số nhược điểm nhất định:

+) Đối với doanh nghiệp

• Dễ phát sinh các vấn đề đạo đức, pháp lý: Điều này do văn phòng mở thiếu đi không gian riêng tư, việc thảo luận các thông tin mật liên quan đến khách hàng và đồng nghiệp bị tiết lộ.

+) Đối với nhân viên

• Dễ mắc một số bệnh: Vì không gian làm việc chung, ít yếu tố ngăn cách nên dễ phát sinh các bệnh liên quan đến đường hô hấp.
• Dễ mất tập trung: Nhân viên dễ mất tập trung do có nhiều tiếng ồn từ xung quanh (tiếng nói chuyện, họp hành, gọi điện,…) làm giảm hiệu quả làm việc. Đặc biệt là các bộ phận cần không gian yên tĩnh sẽ bị ảnh hưởng nhiều.
• Ít có sự riêng tư cá nhân: Nhân viên lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng vì cảm giác bị giám sát. Màn hình máy tính dễ bị người khác quan sát và thực sự không ai thích cả.

>> Tham khảo: Có nên chọn thiết kế mô hình văn phòng mở hiện nay không?

5. Một số mẫu bố trí văn phòng mở đẹp nhất tại D+ Studio

Xu hướng bố trí văn phòng mở theo hướng hiện đại ngày càng trở nên phổ biến, được nhiều công ty yêu thích lựa chọn. Sau đây, D+ Studio sẽ gửi đến bạn một vài mẫu bố trí văn phòng mở đẹp, tinh tế nhất do chúng tôi thực hiện:

>> Khu vực lễ tân theo mô hình mở tại dự án Zusso Kids

>> Mẫu văn phòng mở tại dự án Cinnamon

>> Mẫu văn phòng mở tại dự án Goo

>> Khu vực lễ tân của dự án TAJ Media thiết kế theo mô hình không gian mở

>> Văn phòng mở tại dự án Toong

Hy vọng rằng qua bài viết này bạn đã hiểu rõ hơn khái niệm văn phòng mở là gì cũng như nắm được một lượng thông tin về mô hình văn phòng này.

---

Với D+ Studio, thiết kế văn phòng không chỉ đơn giản là đẹp, sang trọng. Chúng tôi đề cao giá trị văn hóa của doanh nghiệp, đưa tinh thần này vào thiết kế văn phòng làm việc.

Từ đó, giúp truyền cảm hứng sáng tạo tới nhân viên, đem đến cho họ một không gian làm việc như mong muốn, giúp họ phát huy tài năng của mình.

Hãy đến với D+ Studio để được trải nghiệm sự khác biệt trong từng mẫu thiết kế văn phòng mở. Bởi vì chúng tôi hiểu và trân trọng giá trị doanh nghiệp của bạn. Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ dưới đây:

Công ty cổ phần đầu tư kiến trúc D+ Việt Nam

• Địa chỉ: Tầng 4, sảnh B, tòa nhà AZ Sky Tower, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội.
• Hotline: 0246.650.6633
• Email: info@dplusvn.com
• Website: https://dplusvn.com/