Rất nhiều người chưa rõ điểm giống nhau và khác nhau giữa 2 mô hình văn phòng phổ biến hiện nay: văn phòng đóng và văn phòng mở là gì? Hãy cùng D+ Studio so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở để tìm ra câu trả lời qua bài viết sau đây.
1. Phân biệt mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở
Hai mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở đã xuất hiện từ lâu, song mọi người, nhất là các chủ doanh nghiệp, công ty không phải ai cũng thực sự hiểu và phân biệt chúng một cách rõ ràng.
1.1. Bảng so sánh khái niệm và đặc điểm
| Loại văn phòng | Khái niệm | Đặc điểm |
|---|---|---|
| Văn phòng đóng | Là văn phòng kín, văn phòng truyền thống với các phòng làm việc sẽ được bố trí thành từng phòng riêng biệt, được ngăn cách bằng những bức tường, vách ngăn. | - Tách biệt từng bộ phận bằng những bức tường gạch, giữa các phòng có cửa ra vào đóng kín, tạo không gian làm việc yên tĩnh, tách biệt. - Giúp nhân viên làm việc tập trung, không bị tác động bởi âm thanh bên ngoài, làm tăng khả năng sự sáng tạo, nâng cao hiệu quả làm việc. - Mang đến không gian riêng tư, an toàn, thoải mái, loại bỏ cảm giác bị người khác giám sát. |
| Văn phòng mở | Là loại văn phòng sử dụng không gian chung, giảm tối đa các không gian riêng, các bức tường, vách ngăn. | - Các vị trí làm việc hoàn toàn không có sự cản trở, không còn các phòng riêng biệt, không gian kín mà thay vào đó là các bàn làm việc lớn hoặc các bàn làm việc riêng được bố trí cạnh nhau. - Sử dụng những tấm panel nhựa, tấm chắn kính trong suốt để ngăn cách các bàn làm việc, giữ một chút không gian riêng tư cho nhân viên. |
1.2. Điểm giống nhau giữa văn phòng đóng và văn phòng mở
Một số điểm giống nhau giữa kiểu văn phòng đóng và văn phòng mở:
- Đều là các loại hình văn phòng khá phổ biến trên thế giới và có lịch sử cũng lâu đời. Các doanh nghiệp đều đã chứng minh sự thành công của những loại văn phòng này nếu biết cách sử dụng, thiết kế khoa học, hợp lý.
- Đều hướng tới mục đích mang đến không gian làm việc thoải mái nhất cho nhân viên và nâng cao hiệu quả công việc. Tuy vậy, việc lựa chọn văn phòng cần phù hợp với lĩnh vực hoạt động và quy mô của công ty để đạt năng suất cao nhất.
1.3. Ngoài văn phòng đóng, văn phòng mở, còn các loại hình văn phòng nào?
Bên cạnh 2 mô hình văn phòng này, hiện nay trên thế giới có rất nhiều loại hình văn phòng được sử dụng rộng rãi như:
- Văn phòng ảo (Virtual Office)
- Văn phòng thông minh (Smart Office)
- Văn phòng chia sẻ (Co-working Office/ Space)
- Văn phòng trọn gói (Serviced Office)
- Văn phòng xanh (Green Office)
- Văn phòng thiên nhiên (Biophilic Office)
>> Xem thêm: 9 mô hình văn phòng hiện đại phổ biến nhất hiện nay
2. So sánh văn phòng đóng và văn phòng mở
Văn phòng đóng và văn phòng mở có sự khác biệt như thế nào?
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết các yếu tố khác biệt giữa 2 kiểu phòng làm việc riêng và phòng làm việc mở.
+) Dành cho doanh nghiệp
| Tiêu chí so sánh | Văn phòng đóng | Văn phòng mở |
|---|---|---|
| 1. Chi phí xây dựng | Lớn | Tiết kiệm |
| 2. Chi phí nội thất, thiết bị | Lớn | Tiết kiệm |
| 3. Chi phí bảo dưỡng, duy tu | Lớn | Tiết kiệm |
| 4. Khả năng nâng cấp, mở rộng, tái cấu trúc | Khó | Dễ dàng |
| 5. Số chức năng của không gian | Cố định | Đa chức năng |
| 6. Môi trường tự nhiên | Không tối ưu | Tối ưu |
| 7. Tối ưu số nhân viên/ diện tích mặt bằng | Không tối ưu | Tối đa hóa |
| 8. Quản lý hoạt động nhân viên | Khó | Dễ dàng |
| 9. Xử lý công việc | Thiếu linh hoạt | Linh hoạt |
+) Dành cho nhân viên
| Tiêu chí so sánh | Văn phòng đóng | Văn phòng mở |
|---|---|---|
| 10. Tương tác giữa nhân viên | Hạn chế | Dễ dàng |
| 11. Hiệu quả hoạt động nhóm | Thấp | Cao |
| 12. Sức khỏe | Tồn tại cả mặt tốt và mặt hạn chế | Tồn tại cả mặt tốt và mặt hạn chế |
| 13. Tiếng ồn, phiền nhiễu | Ngăn chặn tốt | Khó ngăn chặn |
| 14. Riêng tư, bảo mật | Cao | Thấp |
| 15. Thời gian, chi phí di chuyển | Nhiều | Ít |
Nhằm giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về sự khác biệt của từng yếu tố giữa văn phòng đóng và văn phòng mở, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết hơn sau đây:
2.1. Dành cho doanh nghiệp
Mỗi loại văn phòng có những tác động khác biệt như thế nào đối với doanh nghiệp. Hãy cùng tham khảo phần so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở chi tiết sau đây.
2.1.1. Chi phí xây dựng
Lựa chọn văn phòng đóng hay văn phòng mở sẽ mang đến những khác biết về chi phí xây dựng, chúng ta có thể thấy với:
- Văn phòng đóng: Khi xây dựng văn phòng đóng, cần phải tính toán tới việc phân chia không gian văn phòng thành những phòng riêng biệt với vách ngăn, tường gạch, cửa ra vào,… để tách từng phòng, từng bộ phận. Vì vậy, chi phí xây dựng văn phòng sẽ tương đối lớn.
- Văn phòng mở: Khi lựa chọn thiết kế văn phòng mở, số lượng các tường bao, vách ngăn, cửa ra vào đã được giảm xuống mức thấp nhất. Hoặc vách ngăn chỉ sử dụng chất liệu nhôm, kính, vật liệu nhẹ nên chi phí xây dựng cần bỏ ra sẽ giảm xuống thấp hơn so với khi xây dựng văn phòng đóng.
2.1.2. Chi phí nội thất, thiết bị
Chi phí đầu tư cho nội thất, trang thiết bị của 2 loại văn phòng này cũng có sự chênh lệch:
- Văn phòng đóng: Vì không gian kín và tách biệt nên phải trang bị cho mỗi phòng một bộ trang thiết bị cần thiết như điều hòa, máy in, bàn làm việc và vật dụng trang trí,… nên chi phí nội thất, thiết bị phải bỏ ra tương đối cao.
- Văn phòng mở: Không gian làm việc chung nên mọi người có thể sử dụng chung các thiết bị như điều hòa, máy in, máy photocopy,… Bên cạnh đó, các thiết bị dành cho thông gió, thông khí, ánh sáng, tăng giảm nhiệt độ cũng được dùng chung nên cắt giảm khá nhiều chi phí.
2.1.3. Chi phí bảo dưỡng, duy tu
Khi nói đến chi phí bảo dưỡng, duy tu, có thể thấy rằng:
- Văn phòng đóng: Chi phí dành cho duy tu, bảo dưỡng vệ sinh định kỳ thường cao do số lượng đồ nội thất, trang thiết bị nhiều.
- Văn phòng mở: Chi phí duy tu của văn phòng mở thường không cao do các thiết bị nội thất ít hơn văn phòng đóng. Các phòng ban tập trung lại, nhân viên sử dụng chung bàn, thiết bị điện nên hạn chế tình trạng hỏng hóc, thường xuyên phải sửa chữa.
2.1.4. Khả năng nâng cấp, mở rộng, tái cấu trúc
Sử dụng văn phòng một thời gian dài, doanh nghiệp sẽ có nhu cầu mở rộng, nâng cấp, tái cấu trúc. Khi ấy, mô hình thiết kế văn phòng đóng và văn phòng mở sẽ có những lợi ích hạn chế sau:
- Văn phòng đóng: Khi muốn tái cấu trúc, nâng cấp hoặc mở rộng quy mô sẽ gặp phải khó khăn do phải loại bỏ nhiều vật ngăn cách không gian. Các phòng ban, bộ phận được đóng kín, đã được cố định theo từng chức năng sẵn nên dẫn đến khó điều chỉnh thiết kế. Vì vậy, chi phí dành cho việc tái cấu trúc văn phòng đóng cũng cao hơn so với văn phòng mở.
- Văn phòng mở: Văn phòng mở có không gian chung rộng rãi, đa số các không gian đều mở do đó thuận tiện trong việc điều chỉnh, dịch chuyển cũng như bố trí lại không gian. Từ đó, có thể thấy rằng chi phí nâng cấp, tái cấu trúc của văn phòng mở cũng được giảm thiểu đáng kể.
2.1.5. Số chức năng của không gian
Sẽ có sự khác biệt về sự đa dạng chức năng của không gian đóng và không gian mở:
- Văn phòng đóng: Toàn bộ văn phòng được chia ra thành các căn phòng nhỏ, hoặc ô làm việc nhỏ, mỗi phòng sẽ được xây dựng cố định theo đặc thù của các chức năng định sẵn. Ví dụ: bộ phận marketing, bộ phận kỹ thuật, phòng hành chính, phòng họp, phòng ban bộ phận riêng,…
- Văn phòng mở: Không gian rộng lớn xu hướng không gian chung dành cho tất cả mọi người nên tất cả mọi thứ trong không gian này hầu như không cố định, có thể dễ dàng bố trí lại tùy theo mục đích sử dụng của căn phòng 1 cách linh động. Ví dụ: khu vực làm việc hoàn toàn có thể trở thành khu vực họp nhóm ngay khi cần.
2.1.6. Môi trường tự nhiên
Trên thực tế, văn phòng mở sẽ mang đến một môi trường thông thoáng, tự nhiên hơn cho nhân viên công ty.
- Văn phòng đóng: Không gian văn phòng bị ngăn cách và bó hẹp bởi cửa, những bức tường, vách ngăn kín nên ánh sáng không được tối ưu, không khí lưu thông kém, sẽ có nhiều góc tối và không gian chết không thể sử dụng.
- Văn phòng mở: Không gian văn phòng rộng, không bị ngăn cách bởi các bức tường nên mọi người có thể dễ dàng tiếp nhận trực tiếp ánh sáng và không khí tự nhiên bên ngoài, tạo ra một môi trường làm việc thông thoáng, dễ chịu hơn. Các không gian chết sẽ được tối ưu sử dụng như hành lang, lối đi lại,…
2.1.7. Tối đa nhân viên trên diện tích mặt bằng
Mỗi loại văn phòng sẽ thích hợp với một số lượng nhân viên khác nhau, thông thường:
- Văn phòng đóng: Vì tốn diện tích ngăn cách từng phòng, tạo ra nhiều không gian chết nên khả năng chỉ chứa được số lượng nhân viên ít trong 1 diện tích mặt bằng cố định.
- Văn phòng mở: Số nhân viên trên diện tích mặt bằng này sẽ được tối đa hóa bởi đã giảm được lượng lớn diện tích của tường ngăn và không gian chết.
2.1.8. Quản lý nhân viên
Đây cũng là yếu tố mà bất cứ người lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp nào cần chú ý tới:
- Văn phòng đóng: Mỗi nhân viên, mỗi bộ phận sẽ ở trong những căn phòng riêng hoặc không gian riêng. Thông thường, lãnh đạo và ban quản lý sẽ ở khác phòng với nhân viên nên sẽ rất khó xác định được các hoạt động thực tế của nhân viên.
- Văn phòng mở: Mọi người đều ở chung trong một không gian, có thể dễ dàng nhìn thấy nhau. Vì vậy lãnh đạo, quản lý có thể dễ dàng giám sát hoạt động của nhân viên để xác định nhân viên có đến đúng giờ không, có vắng mặt hay không, có đang làm việc riêng hay không.
>> Xem thêm: Cách thiết kế phòng làm việc của giám đốc khoa học, hợp phong thủy
2.1.9. Xử lý công việc
Kiểu văn phòng được lựa chọn cũng phần nào ảnh hưởng tới tốc độ xử lý công việc.
- Văn phòng đóng: Thiếu linh hoạt trong cuộc họp ngắn, cần họp gấp hoặc trao đổi nhanh giữa phòng ban, bộ phận so với văn phòng mở.
- Văn phòng mở: Công việc được xử lý nhanh chóng và thuận tiện hơn bởi đặc thù không gian mở giúp việc trao đổi giữa các bộ phận, phòng ban khi có việc gấp cần xử lý sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
2.2. Dành cho nhân viên
Bên cạnh tác động tới doanh nghiệp, chúng ta hãy cùng xem văn phòng đóng và văn phòng mở tác động đến nhân viên như thế nào.
2.2.1. Sự tương tác
Mỗi mô hình văn phòng sẽ có tác động nhất định đến sự trao đổi, tương tác của nhân viên cùng công ty.
- Văn phòng đóng: Nhân viên giữa các phòng ban ít khi giao tiếp, trao đổi công việc. Mối quan hệ giữa các phòng ban không được chặt chẽ, gần gũi.
- Văn phòng mở: Nhân viên dễ dàng tương tác, trao đổi thông tin với nhau đồng thời giúp tăng thêm sự gần gũi, thân thiện giữa các nhân viên, bộ phận trong công ty.
2.2.2. Hoạt động nhóm
Đối với các hoạt động nhóm, cần trao đổi thường xuyên giữa mọi người:
- Văn phòng đóng: Nhân viên mất nhiều thời gian để tập hợp nhau lại để làm việc nhóm. Không gian phòng ban nhỏ, hẹp khiến buổi hoạt động diễn ra ngột ngạt, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
- Văn phòng mở: Nhân viên dễ dàng di chuyển đến bộ phận của nhau để hoạt động nhóm. Từ đó, giúp buổi trao đổi diễn ra thuận lợi hơn, có tính tương tác cao hơn.
2.2.3. Sức khỏe
Thiết kế văn phòng đóng và văn phòng mở cũng có những ảnh hưởng nhất định đến sức khỏe của nhân viên:
- Văn phòng đóng: Số lượng người trong các phòng ban ít, sinh hoạt trong cùng một không gian nên có thể hạn chế khả năng lây nhiễm bệnh dịch qua đường hô hấp.
- Văn phòng mở: Văn phòng mở giúp nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên khi họ được tiếp xúc nhiều với ánh sáng, không khí tự nhiên. Tuy nhiên, việc có quá nhiều người làm việc chung trong một không gian sẽ khiến bệnh dịch dễ dàng phát tán và lây lan hơn.
2.2.4. Tiếng ồn, phiền nhiễu
Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc là tiếng ồn, phiền nhiễu. Đối với 2 thiết kế văn phòng này, bạn có thể thấy được sự ảnh hưởng như sau:
- Văn phòng đóng: Không gian nhỏ, hẹp, có sự riêng tư nên ít tiếng ồn từ bên ngoài, nhân viên có thể tập trung làm việc.
- Văn phòng mở: Mọi người cùng làm chung trong một không gian không có ngăn cách, cản trở. Vì vậy nên khó có thể ngăn cản tiếng ồn từ các cuộc tranh luận, gọi điện, nói chuyện…nên khi ở một khu vực nào đó có tiếng ồn, cả văn phòng sẽ trở lên ồn ào, mất trật tự.
2.2.5. Riêng tư, bảo mật
Mô hình thiết kế văn phòng sẽ ảnh hưởng đến tính chất riêng tư, bảo mật trong công việc của mỗi cá nhân.
- Văn phòng đóng: Không gian làm việc riêng tư, có phòng ngăn cách, có khóa cửa ra vào, không bị tác động bởi người khác. Tính bảo mật thông tin cho các cuộc họp, cuộc gọi điện cao hơn.
- Văn phòng mở: Không có không gian riêng tư, dễ bị quan sát màn hình máy tính khi làm việc, các cuộc gọi điện sẽ bị nghe thấy.
2.2.6. Thời gian, chi phí di chuyển
Thời gian di chuyển, qua lại nhiều hay ít cũng sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm việc và chất lượng công việc.
- Văn phòng đóng: Ở đây, hầu như các bộ phận khác nhau sẽ được ngăn cách biệt lập hoàn toàn nên thời gian di chuyển giữa các bộ phận để trao đổi công việc nhiều hơn.
- Văn phòng mở: Không gian làm việc chung, không bị ngăn cách nên có thể rút ngắn thời gian di chuyển từ bộ phận này đến bộ phận khác, từ vị trí của nhân viên này đến vị trí của nhân viên khác.
3. Lựa chọn giải pháp văn phòng đóng hay mở tốt hơn cho doanh nghiệp hiện nay?
Để giúp bạn có thể lựa chọn cho mình mô hình văn phòng phù hợp nhất, D+ Studio xin đưa ra một vài đề xuất lựa chọn văn phòng và gợi ý cách khắc phục khuyết điểm, tận dụng các điểm mạnh của hai loại văn phòng này.
3.1. Văn phòng đóng, văn phòng mở phù hợp với doanh nghiệp nào?
Qua những phân tích, so sánh ở phía trên, chúng ta có thể nhận thấy rằng:
- Mô hình văn phòng mở: Phù hợp với những văn phòng có diện tích vừa và nhỏ, những công ty nhỏ muốn tiết kiệm chi phí cho mặt bằng. Mô hình này thường được các công ty sáng tạo, công ty startup, công ty về lĩnh vực công nghệ hay agency lựa chọn. Ngoài ra, những công ty làm các lĩnh vực đặc thù cần các bộ phận khá “động” như bộ phận kinh doanh, bộ phận marketing, hay bộ phận sáng tạo,… nên lựa chọn mô hình văn phòng này.
- Mô hình văn phòng đóng: Phù hợp với những doanh nghiệp lớn có tài chính ổn định hoặc đặc thù công việc cần riêng tư. Các bộ phận cần bảo mật, tập trung: HR, kế toán, telesale cũng nên lựa chọn mô hình văn phòng này.
Ngoài ra, bạn nên lựa chọn mô hình văn phòng dựa vào các yếu tố như: văn hóa doanh nghiệp, tính chất công việc, mô hình tổ chức công ty, yêu cầu trao đổi thông tin nhiều hay ít giữa nhân viên,…
>> Xem thêm: Tư vấn có nên chọn thiết kế theo mô hình văn phòng mở không?
3.2. Giải pháp thiết kế kết hợp 2 kiểu văn phòng đóng và mở
Việc so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở nhằm giúp bạn có thể có góc nhìn rõ hơn về từng loại hình không gian làm việc.
Vì thế nên lựa chọn văn phòng mở hay văn phòng đóng sẽ đều gặp phải những nhược điểm không mong muốn.
Để có thể khắc phục những hạn chế của 2 phong cách thiết kế văn phòng này, bạn có thể lựa chọn cách thiết kế văn phòng hỗn hợp – cân bằng yếu tố đóng và mở trong cùng 1 không gian.
Xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại này mang lại sự kết hợp linh hoạt giải pháp “đóng trong không gian mở“. Với mô hình này bạn sẽ có một không gian được bố trí kín xen lẫn không gian được bố trí mở để đảm bảo cân bằng không gian chung và không gian cá nhân.
Bạn hãy tham khảo một số mẫu thiết kế văn phòng hỗn hợp do D+ Studio thực hiện:
>>Tham khảo danh sách 18+ dự án thiết kế văn phòng do D+ Studio thực hiện
Bài viết so sánh văn phòng đóng văn phòng mở trên đây đã đưa ra 15 điểm khác biệt giữa hai mô hình văn phòng và những thông tin cần thiết nhất về từng loại văn phòng. Hi vọng bạn có thể lựa chọn cho doanh nghiệp của mình một mô hình văn phòng phù hợp nhất.
D+ Studio luôn lắng nghe những mong muốn, yêu cầu của khách hàng. Đối với chúng tôi, thiết kế không chỉ đơn giản làm đảm bảo yếu tố đẹp.
Chúng tôi mong muốn đem đến sự khác biệt cho từng công trình, cố gắng hiểu văn hóa doanh nghiệp của bạn để đưa ra tư vấn thiết kế mô hình văn phòng phù hợp nhất.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua các hình thức sau:
Công ty cổ phần đầu tư kiến trúc D+ Việt Nam
- Địa chỉ: Tầng 4, sảnh B, tòa nhà AZ Sky Tower, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội.
- Hotline: 0246.650.6633
- Website: https://dplusvn.com/
