Thiết kế không gian làm việc nhóm hiệu quả tại công ty

Trong một bài viết gần đây của D+ Studio, chúng tôi đã chia sẻ về việc thiết kế và tối ưu không gian làm việc cá nhân tại công ty. Bài viết này sẽ là một phần tiếp theo nhưng chia sẻ về không gian làm việc nhóm và thảo luận công việc theo nhóm.

Hiểu về làm việc nhóm tại công ty

Hợp tác và cùng làm việc với những người lạ vốn luôn là một điều khó và là một trong những yếu tố quyết định chất lượng đầu ra công việc. Đây là thách thức mà tất cả các công ty đều phải đối mặt trong quá trình vận hành của mình, đặc biệt với các công ty đa quốc gia hoặc có quy mô nhân sự lớn và đa dạng.

Một bài báo của tạp chí Harvard Business Review về hoạt động làm việc nhóm, Anat Lechner – Giáo sư chuyên ngành QTKD tại đại học New York, chia sẻ rằng thiết kế văn phòng là một trong những trở ngại lớn nhất đối với nhân viên khi làm việc nhóm. Hoạt động làm việc nhóm có thể được chia thành 2 dạng:

Làm việc nhóm theo bộ phận/phòng ban cố định: Sales, Dự án, Marketing, etc.
Làm việc, thảo luận nhóm linh hoạt: dạng hoạt động này sẽ linh hoạt tùy theo tính chất công việc, không cố định

Dưới đây, D+ Studio sẽ chia sẻ cụ thể về 2 dạng thức làm việc nhóm này cùng với hai mẫu thiết kế không gian làm việc nhóm phù hợp với từng dạng.

1. Không gian làm việc nhóm cố định

Với dạng thức làm việc cố định theo phòng ban/bộ phận, không gian làm việc nhóm cần được thiết kế cố định với tính chất công việc của cả nhóm, mức độ linh hoạt sẽ không được ưu tiên nhiều.

Đặc điểm cơ bản của không gian làm việc nhóm theo bộ phận/phòng ban:

Số lượng: tập trung nhiều người, 3-10 người (trung bình của một team)
Đặc thù: là một nhóm/bộ phận có chức danh cố định trong công ty, có chức năng làm việc cố định
Tính chất công việc: giải quyết công việc của bộ phận hằng ngày, bao gồm cả daily task và các công việc phát sinh
Sở thích: tùy thuộc và từng nhóm, cá tính và sở thích khác nhau

Với những đặc điểm cơ bản trên, rõ ràng thiết kế không gian làm việc nhóm không thể theo công thức ‘1 size fits all’. Mỗi nhóm có đặc thù riêng về công việc, số lượng người khác nhau.

Tuy nhiên, luôn có một template ngoại lệ có thể phù hợp với hầu hết các không gian làm việc nhóm tại các công ty khác nhau. Và tên của mô hình đó là ‘Clubhouse’

Clubhouse

Đây là mô hình không gian làm việc nhóm theo dạng cộng đồng nhỏ trong công ty với tính chất làm việc cố định trong một thời gian dài (VD: bộ phận nhân sự). Trong Club House sẽ bao gồm không gian làm việc cá nhân và khu vực nhỏ thảo luận nội bộ team, thậm chí cả một góc nhỏ thư giãn (sách, cây, bàn cafe). Với mỗi một Club House cho một bộ phận, thứ có thể thay đổi để tối ưu không gian chính là thiết kế nội thất bên trong để phù hợp với sở thích, cá tính và tạo điều kiện tốt nhất cho đối tượng sử dụng.

Tại các công ty nước ngoài, mô hình không gian làm việc nhóm này được thiết kế khá phổ biến, nhưng tại Việt Nam, đây có thể được coi là không gian đặc cách cho một bộ phận nhất định. Tuy nhiên, chúng tôi đưa ra các giải pháp khi các doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí hơn nữa khi đưa mô hình Clubhouse vào sử dụng

Phương án 1: Lược bỏ không gian thư giãn nhỏ trong để tối ưu chi phí

Phương án 2: Thu nhỏ khu vực thảo luận nội bộ hoặc kết hợp làm góc thư giãn luôn với giá/kệ trang trí đơn giản kèm theo
Phương án 3: tạo một không trang trống trong clubhouse, ‘blank space’ – đây sẽ là điểm tối ưu để tận dụng cho giải trí, thảo luận hoặc trang trí theo từng dịp lễ, linh hoạt theo nhu cầu của team

NOTE: có thể nhóm các bộ phận có sở thích và tính chất công việc gần tương đương nhau để dùng chung một style và mô hình Club House nhằm tiết kiệm chi phí.

2. Không gian làm việc nhóm linh hoạt

Cũng là một dạng làm việc nhóm, nhưng đang là dạng thức linh hoạt, hợp tác giữa các phòng ban hoặc giữa các thành viên, chúng tôi xin gọi đây là dạng thức làm việc nhóm linh hoạt.

Đặc điểm làm việc của nhóm linh hoạt:

Số lượng: thay đổi linh hoạt, thường chỉ 1-3 người cùng thảo luận nhóm 1 lúc(tùy dự án lớn với số lượng người lớn hơn sẽ sử dụng phòng họp)
Đặc thù: linh hoạt, không cố định
Tính chất công việc: thảo luận về các phương án, ý tưởng, update tình hình
Sở thích: không thể có một style cố định theo đằng thù người làm việc, vì là nhóm linh hoạt, làm việc không cố định.

Khác với làm việc nhóm cố định, không gian làm việc của nhóm linh hoạt sẽ chủ yếu được thiết kế dựa trên tính chất công việc. Vì tại không gian này, mọi người không thường xuyên làm việc, thời gian tương tác ngắn, nhưng đòi hỏi một không gian thoải mái, sáng tạo,…. để phù hợp với những cuộc thảo luận căng thẳng, những buổi trao đổi về ý tưởng, etc. Với tính chất làm việc như trên, một phòng họp nghiêm túc với không khí căng thẳng thường không phải một lựa chọn tối ưu. Không gian tối ưu cho hoạt động làm việc nhóm linh hoạt này, chúng tôi muốn gợi ý tới bạn mô hình ‘Workshop’.

Workshop

Đây là các bố trí không gian lý tưởng cho việc sáng tạo ý tưởng, thảo luận về các phương án trong một bầu không khí thoải mái, thư giãn, mang tính đóng góp.

Đặc điểm:

Gồm 2 khu vực chính:
- Khu bàn ghế linh hoạt, di chuyển được, thay đổi được về số lượng bàn hoặc ghế
- Khu vực ghế sofa hoặc bục ngồi có đệm, có bàn cafe
Có vách ngăn bằng tủ hồ sơ hoặc cây để tạo không gian riêng tư nhưng vẫn kết nối được với phần không gian còn lại trong văn phòng
Không gian tạo cảm giác thoải mái, chia sẻ, không quá nghiêm túc tạo cảm giác căng thẳng.
Phong cách: tươi mới, tạo cảm giác sáng tạo, màu sắc sáng, nhẹ nhàng và thư giãn cùng với các vật liệu nhẹ, mềm để không gian không bị gò bó

Tổng quan về ‘workshop’ đây sẽ là một khu vực hoàn toàn linh hoạt, mang đặc trưng của một không gian văn phòng mở nhưng có sự riêng tư nhất định, nơi mọi người có thể vừa cầm cốc cà phê vừa ngồi thảo luận ý tưởng.

TỔNG KẾT

Bài hơi nhưng thực chất chúng tôi chia sẻ về hai mô hình không gian làm việc cho hai dạng thức làm việc nhóm sẽ được tổng kết dưới đây

Làm việc nhóm cố định: sử dụng mô hình Club House – mô hình cộng đồng làm việc, tối ưu cho từng bộ phận
Làm việc nhóm linh hoạt: sử dụng mô hình Workshop – mô hình linh hoạt, tập trung và tối ưu tính chất và cảm giác mang lại cho người sử dụng

Cả hai mô hình trên đều nên được áp dụng trong việc thiết kế không gian làm việc tại văn phòng của công ty bạn, nhưng để tối ưu triệt để cả hai mô hình, chúng tôi khuyên bạn nên tìm đến sự tư vấn của chuyên gia để có một thiết kế về mặt bằng và công năng một cách hiệu quả nhất.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc!