Phát triển mạnh ở châu Âu và Châu Mỹ khoảng 10 năm trước. Theo wikipedia, thì mãi đến năm 2012, coworking space mới chính thức du nhập và phát triển tại Việt nam như một cuộc cách mạng về không gian làm việc. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đẩy mạnh đầu tư vào coworking space, kéo theo hàng loạt mẫu thiết kế văn phòng cho thuê ấn tượng gia nhập thị trường. Tuy nhiên, để có thể thiết kế văn phòng coworking space hợp lý, đầy đủ công năng tiện ích là điều không hề dễ dàng. Bài viết dưới đây chúng tôi chia sẻ tới bạn một số lưu ý khi thiết kế coworking space cần biết.
1. Đặc điểm của coworking space
Coworking space mang đến trải nghiệm không gian làm việc đầy đủ tiện ích và cảm hứng sáng tạo, nơi người thuê có thể sử dụng chung các khu văn phòng và trang thiết bị để tối ưu hóa công năng, nhưng vẫn mang lại không gian hoạt động độc lập.
# Dễ dàng chia sẻ tài nguyên & linh hoạt khi sử dụng
Một trong những ưu việt của coworking space là cung cấp đầy đủ các tiện ích như một văn phòng làm việc, như:
- Cung cấp đa dạng các thể loại văn phòng như phòng họp riêng, khu vực chung, bàn làm việc cá nhân
- Sở hữu tất cả các thiết bị văn phòng: Máy in, máy fax, máy photocopy,…
- Miễn phí chi phí điện nước, wifi, nước uống,..
- Dịch vụ an ninh 24/7
- Sảnh chờ trang trọng, lễ tân đại diện chuyên nghiệp
- Hỗ trợ các thủ tục liên quan như đăng ký kinh doanh, kế toán thuế
Mô hình coworking space cung cấp giờ giấc và gói sử dụng vô cùng linh hoạt. Là thành viên của coworking đồng nghĩa với việc có thể truy cập tất cả không gian tại đây: Từ không gian chung với bầu không khi bận rộn, đến phòng làm việc cá nhân, phòng họp trao đổi với team nhóm hay thư giãn tại khu pantry, giải trí bất kể thời gian nào trong ngày.
# Môi trường làm việc mang tính cộng đồng
Khác với mô hình văn phòng truyền thống, coworking space là mô hình đề cao tính cộng đồng. Đây là nơi mà các cá nhân, các nhóm nhỏ từ 2-5 người, hoặc các công ty vừa và nhỏ đề có thể làm việc độc lập, đồng thời vừa có thể hỗ trợ lẫn nhau.
Người thuê coworking space được tham gia vào cộng đồng coworker rộng lớn. Tính hội đồng được bộc lộ qua việc liên kết những nhóm trên mạng xã hội, tổ chức triển khai họp mặt, tham dự workshop. Từ đây những cá nhân riêng biệt, hay các công ty vừa & nhỏ đều có cơ hội trao đổi kinh nghiệm, học hỏi từ chuyên gia trong ngành. Đối với cả freelancer và các công ty làm việc tại đây cần chú ý bảo quản đồ đạc, thông tin bí mật tránh ảnh hưởng đến lợi ích kinh doanh. Mô hình coworking space có sự sắp xếp bàn ghế chung tại các bàn, các khu vực để người thuê có thể lựa chọn nhiều vị trí. Bàn ghế không có vách ngăn nên dễ rò rỉ thông tin cá nhân, không có sự riêng tư cho bản thân.
Với các không gian làm việc mở, ta còn có thể dễ dàng bị làm phiền bởi nhiều tiếng ồn từ bên ngoài, từ phía người thuê chung,… gây mất tập trung và cũng phần nào ảnh hưởng đến công việc của bạn.
# Thiết kế không gian coworking space thông minh, thân thiện
Với các doanh nghiệp startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ hay những freelancer thuê coworking space, họ luôn cần những ý tưởng mới. Bộ não có thể nhanh chóng cạn kiệt ý tưởng nếu chỉ ở trong căn nhà quen thuộc. Nhưng nếu làm việc tại một không gian coworking hiện đại với ánh sáng chan hòa và cảm giác thoải mái sẽ thúc đẩy tư duy sáng tạo lên cao hơn bao giờ hết.
Coworking space đại diện cho tinh thần tự do và hiện đại của những người trẻ nói riêng và những người làm việc liên quan đến văn phòng nói chung. Hiện nay, phần lớn coworking space bố trí không gian vô cùng “mở”, phá vỡ những quy tắc về một văn phòng làm việc chỉ có “4 bức tường”. Xu hướng xã hội thay đổi, chuyển biến theo hướng mở hơn: Cởi mở trong công việc, cởi mở trong cách nhìn. Chính vì thế, nếu được chọn giữa coworking space và văn phòng truyền thống, chắc rằng không ít người yêu sự cởi mở, thoải mái và tự do trong công việc của coworking hơn là sự “khô khan” của văn phòng truyền thống.
2. Lưu ý khi thiết kế coworking space cần biết
2.1. Thiết kế không gian tiện ích linh hoạt
# Không gian làm việc thoáng đãng
Với đúng tên gọi là coworking space, nghĩa là nhiều người sẽ cùng làm việc trong một không gian lớn mà không hề có những bức tường hay vách ngăn truyền thống nào.
Không gian phải được mở rộng và thông thoáng. Không còn kiểu thiết kế mỗi phòng riêng biệt và cấu trúc nhàm chán. Điều này đòi hỏi thiết kế phải bao gồm nhiều phong cách làm việc khác nhau, trong cùng một không gian để phù hợp với nhiều đối tượng, song vẫn cần giữ được sự hài hòa.
# Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên
Không gian làm việc là nơi cần nhiều nguồn năng lượng nhất, hơn nữa còn phải là nguồn năng lượng tích cực để nhân viên có thể luôn có tinh thần làm việc tốt nhất suốt cả ngày. Ánh sáng tự nhiên có thể tận dụng từ hệ cửa kính, chúng sẽ tạo ra nguồn năng lượng dồi dào từ bên ngoài vào giúp tạo sự hưng phấn tại nơi làm việc.
Ngoài ra, hệ thống đèn sáng trong nhà cũng rất quan trọng, chọn loại đèn ánh sáng phù hợp sẽ không gây nhức mỏi mắt trong thời gian dài. Đối với mỗi khu vực làm việc khác nhau sẽ lựa chọn các loại đèn chiếu sáng khác nhau.
Các loại đèn led cho khu làm việc chung phải có công suất, quang thông đèn, nhiệt độ màu đảm bảo phù hợp với môi trường làm việc. Nên lựa chọn đèn trắng cho khu làm việc, công suất cao giúp dễ dàng chiếu sáng cho những khu vực có không gian rộng lớn.
Các loại đèn văn phòng có thể tham khảo như:
- Đèn led panel 600×600 hay đèn led âm trần 600×600
- Đèn led âm trần cao cấp chip led COB:
- Đèn led tuýp 1m2
- Đèn led thả trần văn phòng
Ánh sáng vàng là ánh sáng tốt nhất cho cơ thể thư giãn. Đó là lý do trước kia, bóng đèn sợi đốt thường được dùng. Từ khi sản phẩm bóng đèn LED ra đời nó đã dần thay thế hoàn toàn các bóng đèn sợi đốt vì các tính năng an toàn và tiết kiệm điện. Ngoài ra, màu sắc trung tính sẽ là lựa chọn tốt nhất cho khu đọc sách, giúp tốt cho mắt và tăng sự tập trung.
2.2. Cách âm cho không gian khi thiết kế coworking space
Âm thanh từ bên ngoài sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp hiệu suất công việc, tạo nên sự khó chịu khi tham gia cuộc họp cá nhân. Vậy nên không gian phòng họp cần được xử lý cách âm để ngăn chặn sự tác động của tiếng ồn từ bên ngoài, đảm bảo tính bảo mật cho những cuộc họp quan trọng bên trong.
# Sử dụng vật liệu cách âm
Giải pháp cách âm cho phòng họp bao gồm 2 giải pháp chính: Cách âm trần và cách âm tường. Đối với phần vách, có thể sử dụng các vật liệu cách âm như cao su non, xốp mút cách âm, thạch cao, bông thủy tinh. Đối với trần, các vật liệu phổ biến và giá rẻ có thể tham khảo bao gồm: Túi khí cách âm, tấm xốp PE mặt bạc, thạch cao hoặc bông khoáng.
# Thiết kế các vùng breakout khi thiết kế coworking space
Một trong những điểm mạnh của thiết kế coworking space là việc gia tăng sự tương tác giữa người thuê với nhau. Tuy nhiên, tính mở của không gian đôi khi lại tạo ra sự khó chịu cho những người xung quanh, đặc biệt là những người cần tập trung để làm việc. Và để giảm thiểu tối đa tiếng ồn cho không gian này, chúng ta cần phải tạo ra các vùng breakout cho không gian. Những phòng làm việc riêng rẽ được phân tách với nhau bằng những vách ngăn kính. Đây chính là cách hiệu quả nhất để tạo sự yên tĩnh cho không gian làm việc.
Để xử lý cách âm hiệu quả cho những căn phòng họp sử dụng vách kính thì cần chọn những loại kính cách âm chuyên dụng; hoặc sử dụng các tấm kính đôi để lắp song song lại với nhau để tối ưu hiệu quả cách âm.
# Sử dụng linh hoạt các vật liệu vừa có tác dụng trang trí, vừa có tác dụng hấp thụ âm thanh
Sử dụng những vật liệu mềm vừa có tác dụng làm giảm tiếng ồn, vừa để tăng tính thẩm mỹ cho không gian. Một cách thông minh để giảm tiếng ồn là sử dụng rèm cho những khung cửa kính. Rèm cửa vừa có thể ngăn chặn tiếng ồn lại không ngăn cản ánh sáng vào trong văn phòng. Bên cạnh đó, có thể sử dụng thảm dày để tiêu âm, chống trơn trượt và giúp xác định các khu vực khác nhau trong phòng.
2.3. Trang bị nội thất văn phòng tiện ích và đa năng
Thiết kế nội thất bàn ghế cần phù hợp với không gian vừa mở vừa mang lại sự hài hòa với môi trường xung quanh. Đặc biệt trong không gian làm việc chung coworking space, cần thiết kế đồ nội thất bàn ghế, góc làm việc phù hợp cho công việc cá nhân của mỗi người mà vẫn đáp ứng được sự tương tác với mọi người xung quanh.
Tại khu vực phòng chờ cần những chiếc chiếc ghế dài cho phép nhiều người ngồi và nói chuyện. Những khu vực làm việc thì nên thiết kế bàn ghế văn phòng 4 ghế hoặc 3 ghế cho các cuộc họp riêng tư giữa hai hoặc ba người. Tiêu chuẩn chiều cao tại bàn làm việc là 0,75m tính từ mặt đất lên đến mặt bàn. Chiều rộng bàn làm việc lý tưởng là 1,2m. Chiều rộng này là vừa chuẩn để mỗi người ngồi một bàn liền kề nhau mà không làm mất đi không gian riêng tư của từng người.
Khác với các văn phòng truyền thống, coworking space cho phép người thuê ở qua đêm. Để tiết kiệm diện tích, nên sử dụng hệ thống giường thông minh có thể gấp gọn khi không sử dụng. Có thể kể đến như giường gấp thông minh cố định tường, giường gấp kết hợp tủ hay giường tầng có ngăn kéo.
Với 3 lưu ý khi thiết kế coworking space cần lưu ý được cung cấp phía trên, chúng tôi hy vọng rằng thông tin này sẽ giúp ích cho bạn. Bạn có thể tham khảo thêm 5 tiêu chí cần biết khi thiết kế văn phòng cho thuê, cập nhập xu hướng thiết kế coworking space để tìm hiểu sâu hơn về chủ đề này.
