Thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp có ảnh hưởng như thế nào đối với nhân viên và khách hàng – 2 đối tượng quan trọng cần hướng đến của một doanh nghiệp.
Đối với khách hàng, thiết kế nội thất văn phòng tạo nên giai điệu cho một doanh nghiệp và kể một câu chuyện về thương hiệu, sự chuyên nghiệp và thành công. Cùng DPLUS tìm hiểu chi tiết nội dung này tại bài viết dưới đây.
Đối với những nhân viên dành phần lớn thời gian trong ngày trong văn phòng, điều quan trọng là tạo ra một không gian đủ chức năng, hấp dẫn trực quan, thoải mái và hấp dẫn — tất cả đều thúc đẩy năng suất và hiệu quả.
1. Thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp giúp gây ấn tượng với khách hàng
Có thể nói văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, đây là nơi đầu tiên khách hàng sẽ cảm nhận được khi đến doanh nghiệp. Vậy nên, một không gian văn phòng chuyên nghiệp sẽ có tác động mạnh mẽ đến ấn tượng và góp phần ảnh hưởng đến chất lượng mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Khách hàng hình thành ấn tượng ban đầu của họ về doanh nghiệp của bạn khi lần đầu tiên bước chân vào văn phòng của bạn. Chỉ có một cơ hội, thiết kế văn phòng chuyên nghiệp có thể giúp đảm bảo khách hàng có ấn tượng đầu tốt. Một trong 5 lý do tại sao ấn tượng đầu tiên lại quan trọng là chúng sẽ kéo dài thời gian trải nghiệm cùng doanh nghiệp sau thời điểm đó. Điều này dựa trên hiệu ứng Serial-position, nghĩa là khi ai đó trải nghiệm điều gì đó trước những thứ khác theo trình tự họ sẽ nhớ đến ấn tượng đầu tiên nhiều hơn.
Khi bước vào văn phòng, điều đầu tiên mà doanh nghiệp muốn mọi người cảm nhận được là gì? Có phải một nơi phản ánh hình ảnh, kể câu chuyện của thương hiệu doanh nghiệp không?
Aura và Topic Architecture – những công ty thiết kế có nhiều năm kinh nghiệm với các dự án khắp thế giới cho rằng thiết kế văn phòng có tác động lớn đến việc xây dựng mối quan hệ khách hàng. Cùng quan điểm đó chúng tôi cho rằng thiết kế văn phòng có thể là yếu tố then chốt trong việc xây dựng mối quan hệ khách hàng lâu dài và cuối cùng là sự thành công của doanh nghiệp bạn.
Chúng ta có thể gây ấn tượng đầu tiên tốt và tạo dựng mối quan hệ bằng cách đặt logo lớn, bắt mắt tại quầy lễ tân, sảnh công ty. Tuy nhiên điều đó là chưa đủ, cần có sự kết hợp giữa logo, không gian, màu sắc, … để tạo một ấn tượng đầy đủ và trọn vẹn. Dưới đây là một 04 gợi ý để tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong khách hàng:
01. Thiết kế phản ánh hình ảnh doanh nghiệp
Thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp nên phản chiếu hình ảnh doanh nghiệp của bạn. Nếu doanh nghiệp có tính chất trang trọng, chẳng hạn như một công ty luật hoặc kế toán, bạn sẽ muốn gắn bó với một thiết kế truyền thống và vượt thời gian. Mặt khác, nếu doanh nghiệp của bạn có một văn hóa thoải mái hoặc sáng tạo hơn, như một công ty thiết kế hoặc công nghệ, thiết kế văn phòng sẽ theo phong cách hiện đại, cập nhật xu hướng hơn.
Tuy nhiên, khi thiết kế, chúng ta nên áp dụng hợp lý phong cách thiết kế để thể hiện hình ảnh doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp hơn. Một văn phòng trang trọng không nên quá kín đáo và ngột ngạt đến mức khiến khách hàng khó chịu. Nếu thiết kế văn phòng phóng khoáng, tuỳ tiện tạo ra một bầu không khí quá bình thường và thoải mái, khách hàng có thể sẽ cảm thấy mình không được tôn trọng và sẽ tự hỏi liệu họ có coi trọng việc kinh doanh hay không.
02. Thiết kế mang đến thông điệp của doanh nghiệp
Khách hàng cũng nhận được thông điệp của doanh nghiệp từ thiết kế văn phòng. Nếu một văn phòng lộn xộn, lỗi thời và thiết kế kém, khách hàng và khách hàng có thể nghĩ như vậy về công ty. Mặt khác, thiết kế có tổ chức, đẹp mắt và được tư duy tốt sẽ cho mọi người biết về thương hiệu, đại diện của thương hiệu, sự thành công của thương hiệu và thúc đẩy niềm tin vào doanh nghiệp.
Ở Showroom của AquaHandy, thông điệp của doanh nghiệp được truyền đi rõ ràng và ấn tượng thông qua thiết kế nội thất văn phòng. Câu chuyện về sự phân bố của nước nước trên thế giới không chỉ giới thiệu về mặt hàng kinh doanh chính của doanh nghiệp mà còn mang đến thông điệp hãy sử dụng hợp lý và bảo vệ nguồn nước sạch.
03. Thiết kế truyền tải loại hình kinh doanh
Thiết kế văn phòng cũng truyền tải loại hình kinh doanh của nó. Ví dụ: văn phòng luật sư có thể trông tinh tế và chuyên nghiệp hơn với màu tối và đường thẳng, trong khi văn phòng thiết kế đồ họa có thể vui nhộn và sáng tạo hơn với màu sắc và thiết kế tươi sáng. Đây là một yếu tố quan trọng cần xem xét vì nó thể hiện chức năng và mục đích của doanh nghiệp.
04. Thiết kế mang lại sự hài hoà, thoải mái, tiện nghi cho khách hàng
Và cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng trong việc tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng là sự thoải mái mà doanh nghiệp mang lại qua nội thất văn phòng. Không gian dành cho khách hàng cần sự thoải mái, sạch sẽ, trang trọng để khách hàng cảm thấy họ được chào đón và tôn trọng tại đây.
Màu sắc nên để những gam trung tính hoặc cùng với màu của tổng thể văn phòng để khách hàng không bị rối và cảm nhận được chất của doanh nghiệp. Đặc biệt những đồ dùng ở đây hãy đặt có mục đích, ví dụ như hướng của phòng khách đặt ở vị trí sao cho tầm nhìn khách hàng hướng về những điểm nổi bật của công ty, tránh những góc tù, hay vị trí tế nhị. Hay trên bàn hoặc kệ hãy đặt những thông tin, điểm mạnh của công ty để họ có cái nhìn tổng thể trong quá trình chờ.
2. Không gian làm việc chuyên nghiệp giúp nhân viên tập trung và tăng năng suất
Thiết kế văn phòng chuyên nghiệp có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân viên. Cùng đó, Việc thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp cần làm cho quy trình làm việc được liền mạch, cung cấp các khu vực làm việc được trang bị đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho các công việc sẽ được thực hiện thuận lợi từ đó dẫn đến tăng năng suất làm việc. Đồng thời tạo ra môi trường kích thích sức khoẻ và năng lượng tích cực cho nhân viên.
Nhân viên thường dành phần nhiều thời gian trong ngày ở văn phòng. Với đặc điểm này, thiết kế như thế nào để nâng cao tinh thần của nhân viên, năng suất, hiệu quả và thái độ, làm cho văn phòng trở thành nơi họ muốn đến, không phải nơi họ phải đến. Ngoài các yếu tố phản chiếu hình ảnh, truyền tải thông điệp đã nêu ở mục 1 dưới đây là các yếu tố giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp trong mắt nhân viên:
01. Ánh sáng
Ánh sáng là yếu tố quan trọng tác động đến cả năng suất làm việc và tâm trạng, sức khỏe của nhân viên. Đặc biệt là sử dụng ánh sáng tự nhiên không chỉ giúp văn phòng đẹp và sáng hơn mà còn có mối liên hệ chặt chẽ với sức khỏe, chất lượng giấc ngủ và năng lượng của nhân viên. Các nhà nghiên cứu thần kinh học tại đại học Northwestern phát hiện ra rằng những người làm việc trong văn phòng có cửa sổ hay cửa kính nhận được nhiều hơn 173% ánh sáng trắng (ánh sáng trực tiếp từ Mặt trời) trong giờ làm việc và có giấc ngủ chất lượng với giấc ngủ sâu và ngủ thêm 46’ mỗi đêm. Việc có được thời gian nghỉ ngơi tốt hơn sẽ mang lại một tinh thần tốt và nguồn năng lượng dồi dào bắt đầu ngày mới.
Bên cạnh đó kết hợp ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để đảm bảo các tiêu chuẩn về thiết kế ánh sáng: sự phân bố độ chói, độ rọi, độ chói và màu sắc của ánh sáng để đem lại môi trường làm việc lý tưởng nhất.
02. Màu sắc
Màu sắc trong toàn thể không gian cần có sự đồng bộ, tránh sử dụng nhiều những màu sắc nổi bật gây rối mắt, tuy nhiên cũng cần tránh không gian “một màu” gây nhàm chán.
Có một quy tắc tạo sự hoà hợp mà vẫn có điểm nhấn trong không gian nói chung và không gian làm việc nói riêng đó là quy tắc 60-30-10. Nó quy định 60% căn phòng nên có màu chủ đạo, 30% nên là màu phụ hoặc hoạ tiết và 10% cuối cùng nên là điểm nhấn. Theo đó, các thành phần màu có thể là những gam màu trung tính như trắng, xám, xanh… hoặc sử dụng ngay màu sắc trong bộ nhận diện thương hiệu để tạo ấn tượng và gây điểm nhấn về thương hiệu.
Với HighCommerce, khi phân tích màu sắc theo quy tắc 60-30-10 có thể nhận thấy rằng 60% không gian gam màu trung tính (trắng, xám, vàng), 30% là màu đỏ đậm nằm trong bộ nhận diện thương hiệu và 10% là điểm nhấn bằng hoạ tiết cổ điển rồng mây tại ngay sảnh văn phòng.
03. Công năng sử dụng
Việc thiết kế nội thất văn phòng tối ưu công năng sử dụng sẽ là một điểm gây ấn tượng với nhân viên cả khi mới làm việc lần đầu hay đã làm việc một thời gian. Các khu vực làm việc chung, làm việc nhóm, thảo luận và đặc biệt là khu vực pantry nghỉ ngơi giải trí được thiết kế tỉ mỉ, chi tiết phù hợp với tính chất nghề nghiệp sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc cho nhân viên.
Magezon là một doanh nghiệp thành công khi thể hiện sự chuyên nghiệp qua thiết kế nội thất văn phòng. Với không gian không quá lớn (178 m2), Magezon xây dựng concept “công viên chức năng mini”, nơi mọi thứ được tối ưu và có không gian riêng. Các khu vực được phân chia thành khu vực làm việc, khu vực đa chức năng. Khu đa chức năng được thiết kế sáng tạo với hệ thống bục/bậc và hệ trần cao với đèn rọi, trong khi đó Magezon tiết kiệm không gian bằng cách tận dụng khoảng trống ở các bục làm nơi chứa đồ. Đặc biệt khu đa chức năng này cũng là nơi các nhân viên nghỉ ngơi, ăn trưa và trò chuyện với nhau.
Trên đây là các yếu tố đem lại sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp qua thiết kế nội thất văn phòng dựa trên 2 đối tượng chính của doanh nghiệp là khách hàng và nhân viên. Chúng tôi tin rằng việc thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp là điều mà các doanh nghiệp luôn hướng đến để gây ấn tượng tốt với khách hàng đồng thời mang lại hiệu quả làm việc tốt với nhân viên và còn hơn thế nữa.
