10 bí quyết thiết kế quầy lễ tân văn phòng đẹp & sang trọng

Để thể hiện được trọn vẹn hình ảnh thương hiệu của công ty, khâu thiết kế quầy lễ tân văn phòng đòi hỏi đáp ứng những nguyên tắc quan trọng từ phong cách, kiểu dáng cho đến cách bài trí. Tham khảo ngay bài đọc bên dưới để có thể nắm rõ hơn về những tiêu chí cần thiết khi thiết kế quầy lễ tân văn phòng nhé!

1. Tổng quan về quầy lễ tân văn phòng

1.1. Quầy lễ tân văn phòng là gì?

Quầy lễ tân văn phòng (quầy tiếp tân) là bộ mặt thương hiệu của công ty – khu vực nằm trong không gian văn phòng làm việc của 1 công ty, doanh nghiệp.

Đây là nơi diễn ra các hoạt động đón tiếp khách, là nơi đầu tiên khách hàng, đối tác tiếp xúc khi đến văn phòng công ty, doanh nghiệp, tập đoàn.

Đây cũng là nơi trực tiếp tiếp nhận và hướng dẫn xử lý các vấn đề công việc hành chính, giải đáp thắc mắc giữa khách hàng với doanh nghiệp.

Vị trí của quầy lễ tân, quầy tiếp tân, phòng lễ tân hay bàn tiếp tân thường được đặt ở bên ngoài không gian làm việc, nằm ở khu vực tiền sảnh, sảnh chờ của văn phòng.

>> Xem thêm: Tư vấn thiết kế sảnh văn phòng đẹp và chuyên nghiệp

1.2. Vai trò của quầy lễ tân trong văn phòng hiện đại

Khu vực quầy lễ tân trong các văn phòng hiện đại ngày nay chính là bộ mặt của 1 công ty, doanh nghiệp. Đây là nơi tạo ấn tượng đầu tiên cho khách hàng, đối tác khi đến thăm và làm việc.

Vai trò của quầy lễ tân trong thiết kế nội thất văn phòng hiện đại là vô cùng quan trọng.

Mặc dù quầy lễ tân chỉ là không gian phụ trợ, có diện tích nhỏ hơn so với không gian làm việc, nhưng lại có những vai trò nhất định không thể bỏ qua.

Có thể nhận thấy tầm quan trọng của quầy lễ tân trong văn phòng qua một số ưu điểm sau:

• Tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng: Quầy lễ tân là không gian đầu tiên của văn phòng nếu đi từ ngoài vào. Là một doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ tầm quan trọng của việc tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng, cộng sự và nhân viên. Một ấn tượng xấu có thể ảnh hưởng đến danh tiếng cũng như hình ảnh của doanh nghiệp. Một khu vực quầy lễ tân đẹp, hiện đại, chuyên nghiệp sẽ tạo cái nhìn thiện cảm và gây dựng được niềm tin cho đối tác trong quá trình làm việc sau này.
• Nâng cao mức độ chuyên nghiệp: Quầy lễ tân gọn gàng, thẩm mỹ và sang trọng phản ánh một mức độ chuyên nghiệp của một doanh nghiệp. Đây thường là nơi tiếp nhận những văn kiện, đơn từ của khách hàng, sau đó xử lý và đưa đến các bộ phận khác. Nhờ có sự phân công, điều phối công việc rõ ràng, quy trình làm việc diễn ra thuận lợi, suôn sẻ hơn. Thiết kế quầy lễ tân ấn tượng, trang nhã lịch sự cũng thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp.
• Quảng bá thương hiệu và hình ảnh doanh nghiệp, thu hút khách hàng: Logo, thiết kế quầy lễ tân sẽ góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp. Mỗi khách hàng đến văn phòng sẽ dễ dàng ghi nhớ được thương hiệu cũng như tên doanh nghiệp. Việc bài trí quầy lễ tân độc đáo góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh và quảng bá thương hiệu dễ dàng nhất. Hơn nữa, một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững hiệu quả thì việc đầu tư vào đội ngũ con người tiếp tân chuyên nghiệp là một trong những ưu tiên hàng đầu.
• Cải thiện mối quan hệ trong kinh doanh: Khu vực lễ tân văn phòng có ảnh hưởng lớn đến mối quan hệ của bạn với khách hàng, đối tác kinh doanh hay nhân viên ứng tuyển tiềm năng. Đây chính là cầu nối giữa công ty với đối tác, khách hàng. Vì phòng lễ tân chính là nơi tiếp đón, thu nhận thông tin từ phía khách hàng, mang lại nhiều điều kiện thuận lợi trong việc kết nối thành công các hợp đồng giao dịch, làm ăn, mua bán. Nhờ đó, quầy lễ tân có đóng góp quan trọng trong việc phát triển, sự thành công của doanh nghiệp.

Rõ ràng, mặc dù quầy lễ tân chỉ là không gian phụ trợ, có diện tích nhỏ hơn so với không gian làm việc, nhưng lại có những vai trò nhất định không thể bỏ qua mà bạn cần chú trọng khi thiết kế.

Ngoài tác phong làm việc của nhân viên lễ tân, sở hữu không gian lễ tân độc đáo, đẹp mắt sẽ tạo được thiện cảm của khách hàng về sự chuyên nghiệp của công ty ngay từ cái nhìn đầu tiên.

>> Xem thêm: Cách bố trí không gian lễ tân, sảnh chờ hiện đại, khoa học

1.3. Thiết kế quầy lễ tân công ty đẹp, sang trọng, hiện đại đảm bảo tiêu chí nào?

Xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại hiện nay rất chú trọng việc đầu tư thiết kế cho khu vực này.

Một quầy lễ tân văn phòng đẹp cần đáp ứng các tiêu chí cơ bản về không gian, điểm nhấn, thẩm mỹ cũng như kích thước hợp lý.

2. Nguyên tắc và tiêu chuẩn thiết kế quầy lễ tân văn phòng đẹp, sang trọng, hiện đại

Hiện nay, thiết kế mẫu quầy lễ tân đẹp được các doanh nghiệp, công ty tại Việt Nam hết sức quan tâm.

Hãy cùng tham khảo 10 nguyên tắc và tiêu chuẩn thiết kế quầy lễ tân văn phòng đẹp, phù hợp với công ty sau đây:

2.1. Kiểu dáng quầy lễ tân

Yếu tố đầu tiên khi thiết kế quầy lễ tân công ty là kiểu dáng của quầy cần được thiết kế sao cho phù hợp hài hòa với không gian tổng thể chung của văn phòng.

Đồng thời cần đảm bảo tiện nghi, tối ưu diện tích, chiếm ít không gian, tạo cảm giác rộng rãi cho cả không gian.

• Đối với không gian có diện tích lớn: Doanh nghiệp có thể sử dụng quầy lễ tân hình chữ I hoặc chữ L, chữ U phù hợp với sảnh lễ tân rộng lớn. Đây là 2 dáng chữ có chiều dài nhưng không bị to về chiều ngang, nên giúp thiết kế trải rộng được ở một khu vực diện tích mà không bị chênh phô về kiểu dáng.
• Đối với không gian có diện tích nhỏ hạn chế: Doanh nghiệp nên thiết kế quầy lễ tân có hình dạng vòng cong hoặc oval sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo nhất giúp tiết kiệm không gian một cách tối đa. Hai khối hình này đem đến ảo giác về độ lớn cũng như độ sâu của quầy lễ tân, tạo cảm giác uyển chuyển, sáng tạo, giúp tối ưu được diện tích sử dụng mà vẫn đảm bảo vẻ đẹp thẩm mỹ cho khu vực này.

2.2. Màu sắc quầy lễ tân

Màu sắc sử dụng cho quầy lễ tân không có quy tắc nhất định, nhưng nên lựa chọn màu sắc phù hợp với gam màu tổng thể của văn phòng để tạo được sự hài hòa nhất định, tạo ấn tượng với khách hàng.

Bạn có thể lựa chọn màu sắc tone màu trắng sáng nổi bật cho đến các gam màu trầm, nhẹ nhàng, tinh tế, trầm lạnh hoặc sang trọng tùy vào không gian nội thất văn phòng cũng như sở thích, nhu cầu của doanh nghiệp:

• Văn phòng hiện đại, trẻ trung: Những văn phòng trẻ, làm trong lĩnh vực sáng tạo, thiết kế, marketing, khởi nghiệp,… nên sử dụng các gam màu đối nghịch, tươi sáng như đỏ – trắng, đỏ – vàng, xanh lá cây – da cam,… để tạo được ấn tượng độc đáo cho khách hàng ngay khi bước chân vào văn phòng.
• Văn phòng truyền thống: Dễ dàng bài trí quầy lễ tân theo phong cách cổ điển với những gam màu như nâu nhạt, nâu sẫm, vàng sẫm,… hay những gam màu trung tính như đen – trắng, xám – trắng. Những tông màu trầm sẽ giúp quầy lễ tân trở nên sang trọng, nền nã và tinh tế hơn.
• Bộ nhận diện logo thương hiệu: Ngoài ra, bạn có thể lấy ý tưởng sáng tạo từ màu sắc của logo thương hiệu doanh nghiệp để đem đến sự hài hòa về tổng thể không gian văn phòng, phương tiện truyền thông và nhận diện thương hiệu tốt nhất. Những màu sắc này sẽ giúp doanh nghiệp nói lên cá tính, sự khác biệt của mình; mạnh mẽ nói lên tuyên ngôn về văn hóa doanh nghiệp giúp ghi dấu trong lòng khách hàng, đối tác.

Hãy chú ý rằng màu sắc của quầy lễ tân, backdrop và các thiết bị nội thất khác cần được phối hợp một cách hợp lý, hài hòa nhất theo tone màu chủ đạo của doanh nghiệp.

Ngoài ra, một xu hướng mới mẻ hiện nay khi thiết kế kế sảnh chờ và quầy lễ tân, các kiến trúc sư thường sử dụng cách phối màu tương phản kết hợp với cây xanh, hoặc các mảng tường xanh trang trí. Điều này nhằm tạo ra một không gian lễ tân trong văn phòng tươi mới, đem đến cảm giác thân thiện, trang nhã mang đậm hơi thở thời đại.

2.3. Chất liệu quầy lễ tân

Bạn nên tính toán chọn lựa chất liệu phù hợp nhất, đảm bảo chất lượng, độ bền cao dựa trên mục đích sử dụng, điều kiện kinh tế cũng như lĩnh vực kinh doanh.

Doanh nghiệp nên lựa chọn vật liệu đa dạng, có thể là các loại gỗ quý, đá quý để thể hiện sự sang trọng.

Công ty cũng có thể sử dụng vật liệu tái chế, tái sử dụng để đem đến “diện mạo” ấn tượng, kể được câu chuyện thương hiệu cho khách hàng mà lại góp phần bảo vệ môi trường.

Một số loại chất liệu làm quầy lễ tân phổ biến có thể kể đến như: gỗ MFC, MDF, gỗ công nghiệp sơn PU, veneer, đá cẩm thạch, nhựa cứng, gỗ tự nhiên,…

Ngoài ra, có thể kết hợp với các vật liệu khác như: inox, kính,… để tạo nên quầy lễ tân đẹp, sang trọng, là trung tâm thu hút sự chú ý tại không gian tiền sảnh văn phòng.

2.4. Phong cách thiết kế của quầy lễ tân

Phong cách thiết kế quầy lễ tân văn phòng giúp quầy lễ tân của doanh nghiệp bạn khác với những doanh nghiệp khác, nổi bật và thu hút hơn.

Để làm nên yếu tố này, bạn cần chú ý khi thiết kế quầy lễ tân đáp ứng những yêu cầu sau:

• Hài hòa với nội thất không gian tiền sảnh chung: Quầy lễ tân được đặt tại tiền sảnh chung cùng với bàn tiếp khách. Do đó, nội thất cần có sự hài hòa nhất định với không gian. Những chi tiết như màu sắc nội thất, chất liệu nội thất,… cần được chú ý lựa chọn cùng loại để tạo sự đồng bộ.
• Hài hòa với phong cách thiết kế văn phòng: Phong cách thiết kế quầy lễ tân cần hợp lý, phù hợp với tổng thể chung. Ví dụ: văn phòng được thiết kế theo phong cách hiện đại, cổ điển, phong cách xanh hay tối giản, khu vực lễ tân cũng cần được thiết kế dựa theo đó.

✅✅✅ Xem thêm: 25 phong cách thiết kế văn phòng thịnh hành nhất hiện nay

2.5. Tạo điểm nhấn trong thiết kế

Thiết kế quầy lễ tân văn phòng cần tạo được điểm nhấn hút mắt, gây được ấn tượng mạnh và ngay lập tức khi khách hàng, đối tác bước vào cửa. Thông thường, điểm nhấn chính là logo trên bức tường phía sau nhân viên lễ tân (backdrop).

Bạn nên bố trí logo ở vị trí dễ thấy như treo trên tường hoặc bố trí gắn nổi kèm theo đèn led tại khu vực quầy ngồi. Nhờ vậy, khách hàng dễ dàng thấy được logo và ghi nhớ được thương hiệu của doanh nghiệp.

Tránh thiết kế quầy lễ tân quá đơn điệu, không tạo được sự khác biệt cũng như ấn tượng cho người nhìn.

2.6. Thiết kế Backdrop quầy lễ tân

Đây chính là nơi tạo ra điểm nhấn thu hút mọi ánh nhìn từ khách hàng, đối tác và nhân viên. Thiết kế quầy lễ tân công ty phải làm nổi bật được khu vực backdrop này.

Khi thiết kế backdrop khu vực quầy lễ tân cần quan tâm tới ba yếu tố:

• Nền backdrop quầy lễ tân: Thường tận dụng bức tường trắng sau vị trí lễ tân. Có thể sử dụng kính, nhựa, nhôm để tạo độ sáng, độ bóng.
• Nội dung nền backdrop: Có thể sáng tạo bằng cách trang trí những tác phẩm nghệ thuật ấn tượng, hình ảnh logo, câu slogan, địa chỉ văn phòng,… và đảm bảo nổi bật, rõ ràng, sáng, đẹp, sang trọng.
• Ánh sáng backdrop: Hiệu ứng ánh sáng góp phần khiến cho logo, slogan của doanh nghiệp trở nên đẹp hơn, sang trọng hơn.

>> Xem ngay: 10 mẫu văn phòng công nghệ ấn tượng trên thế giới

2.7. Kích thước quầy lễ tân

Kích thước quầy lễ tân cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Phù hợp với diện tích sảnh lễ tân: Không nên chiếm quá nhiều không gian để tạo được không gian sảnh đón tiếp rộng rãi, thoải mái. Không nên chọn quầy lễ tân quá nhỏ trong khi sảnh diện tích lớn và ngược lại, khiến không gian lễ tân mất cân đối, thiếu chuyên nghiệp
• Phù hợp với vóc dáng nhân viên lễ tân: Chú ý xem nhân viên có chiều cao bao nhiêu, vóc dáng người như thế nào để thiết kế hợp lý.
• Kích thước phù hợp với nội thất ở sảnh: Kích thước bàn tiếp tân cần cân đối với các đồ vật kê trong sảnh như: phòng chờ, bàn trà, ghế sofa, kệ sách,…
• Phù hợp với lượng khách hàng tới làm việc: Doanh nghiệp cần ước chừng số lượng khách hàng đến làm việc mỗi ngày để có thể chọn mẫu quầy có kích thước phù hợp. Nếu số lượng khách nhiều thì kích thước quầy lễ tân lớn, ngược lại nếu lượng khách ít thì kích thước quầy chỉ cần tương đối và nhỏ.

Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý chọn kích thước quầy lễ tân theo đặc thù công việc:

• Doanh nghiệp làm trong lĩnh vực viễn thông, tài chính – ngân hàng, bất động sản,… cần tiếp nhiều khách hàng, quầy lễ tân cần đảm bảo chiều dài hoặc chiều rộng hơn.
• Doanh nghiệp thiên về sản xuất, ít phải đón tiếp khách hàng, đối tác có thể lựa chọn quầy lễ tân có diện tích nhỏ hơn, nhường không gian lớn cho khu vực sản xuất.

Bạn có thể tham khảo bảng kích thước đạt tiêu chuẩn của quầy lễ tân dựa theo thông số diện tích sảnh sau:

Chú ý: Kích thước chiều dài và chiều cao tiêu chuẩn quầy lễ tân này sẽ linh động thay đổi tùy thuộc vào mục đích sử dụng cũng như không gian của văn phòng và ý tưởng thiết kế văn phòng.

2.8. Vị trí quầy lễ tân

Vị trí quầy lễ tân trong văn phòng phải được bố trí một cách khoa học, hỗ trợ quá trình làm việc được nhanh gọn và đảm bảo các yếu tố phong thủy như sau:

• Bố trí theo thứ tự: Quy trình làm việc thông thường là khách hàng sẽ trao đổi công việc tại quầy lễ tân, sau đó ngồi đợi ở khu vực sảnh để bộ phận lễ tân phản ánh đến các bộ phận khác sau đó mới trực tiếp vào làm việc với doanh nghiệp. Do đó, nên bố trí quầy lễ tân theo thứ tự sau: Hệ thống cửa ra vào – quầy lễ tân – bàn ghế nơi tiếp khách/không gian chờ.
• Vị trí đặt: Quầy lễ tân nên đặt tại không gian thoáng và có đầy đủ đánh sáng, phía sau là khoảng tường làm chỗ dựa. Chú ý thiết kế khoảng cách từ quầy lễ tân văn phòng đến cửa ra vào không quá dài và không quá ngắn, tránh gây bất lợi trong quá trình di chuyển. Nhưng cũng tránh không nên quá gần cửa, đập ngay vào mắt người ra vào.

2.9. Trang trí quầy lễ tân văn phòng

Để đảm bảo tính thẩm mỹ cho quầy lễ tân, ngoài việc lựa chọn hình dáng và màu sắc cho quầy đứng, bạn nên bố trí thêm các thiết bị văn phòng phụ trợ phù hợp với không gian.

• Cây xanh: Xu hướng văn phòng xanh gần gũi thiên nhiên hiện nay đang rất được yêu thích. Bạn có thể sử dụng chậu cây xanh, cây cảnh đặt cạnh bàn lễ tân hay hệ thống cây dây leo treo phía trên trần nhà. Thiết kế bức tường xanh đằng sau quầy lễ tân cũng là một ý tưởng không tồi nhằm tạo nên ấn tượng cho khu vực này.
• Thiết bị văn phòng: Trên quầy lễ tân được đặt đầy đủ điện thoại bàn, máy tính và các thiết bị văn phòng khác nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân viên trong công việc. Nên đặt tủ đựng hồ sơ sau quầy lễ tân nhằm lưu trữ tài liệu cẩn thận, tránh tình trạng xếp dàn trải hồ sơ trên bàn.
• Yếu tố giải trí, thư giãn: Doanh nghiệp nên sắp đặt kệ sách, báo, các tủ tài liệu chứa profile giới thiệu quảng bá về công ty,… để giúp khách hàng giải trí, hiểu thêm về văn hóa doanh nghiệp trong thời gian ngồi chờ.
• Logo, tên công ty: Đây là yếu tố không thể thiếu ở bất kỳ quầy lễ tân nào. Logo, tên công ty hay khẩu hiệu được bố trí ở phía trên cao sau quầy lễ tân (vị trí backdrop). Nhờ vậy, khách hàng dễ dàng hơn trong việc nhận biết và ghi nhớ tên thương hiệu của doanh nghiệp bạn.
• Điều hòa, quạt trần: Đảm bảo sự thông thoáng, thông gió cho khu vực lễ tân.
• Tranh ảnh trang trí.
• Đồ vật phong thủy.

>> Xem thêm: 12 mẫu thiết kế văn phòng xanh đẹp tràn đầy năng lượng năm 2020

2.10. Thiết kế ánh sáng quầy lễ tân

Đối với khu vực cần nhiều sự chú ý như lễ tân, việc bố trí đầy đủ ánh sáng là bài toán không hề đơn giản.

Ánh sáng tại quầy lễ tân cần đảm bảo những yêu cầu như sau:

• Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên: Quầy lễ tân nên được đặt tại khu vực có nhiều ánh sáng nhất trong tòa nhà. Thông thường, doanh nghiệp sẽ chọn vị trí có mặt thoáng rộng lớn hoặc có cửa sổ lớn để đặt quầy lễ tân. Nhờ vậy, quầy lễ tân tối ưu được lượng ánh sáng tự nhiên, giúp tiết kiệm điện năng cho doanh nghiệp.
• Sắp xếp đồ đạc khoa học, gọn gàng, theo cách tối đa hóa ánh sáng tự nhiên. Hệ thống bóng đèn có thể sử dụng ngay trong kết cấu của quầy qua các vật liệu như mica, tấm panel trong. Nhờ độ trong suốt của vật liệu, ánh đèn dễ dàng phản chiếu và tạo ra ánh sáng tối ưu cho nhân viên sử dụng.
• Thời điểm buổi chiều tối tương đối khó trong việc thu được ánh sáng tự nhiên. Do đó, quầy lễ tân cần sử dụng hệ thống bóng đèn để bắt chước ánh sáng ban ngày.

3. Tham khảo 15 mẫu quầy lễ tân văn phòng công ty đẹp và ấn tượng do DPLUS thiết kế

Sau đây là một số gợi ý về khu vực lễ tân văn phòng được lấy từ các dự án thiết kế văn phòng do DPLUS thực hiện.

Mẫu 1: Thiết kế quầy lễ tân văn phòng CMC Telecom

Mẫu 2: Thiết kế lễ tân văn phòng G-Group Nguyễn Trãi

Mẫu 3: Thiết kế quầy lễ tân công ty SEONGON

Mẫu 4: Thiết kế lễ tân văn phòng Yotel

Mẫu 5: Thiết kế quầy lễ tân văn phòng Boydens Engineering

Mẫu 6: Thiết kế quầy lễ tân văn phòng Sammishop

Mẫu 7: Thiết kế quầy lễ tân công ty Golden Asia

Mẫu 8: Thiết kế lễ tân văn phòng TAJ

Mẫu 9: Thiết kế lễ tân văn phòng G-Group

Mẫu 10: Thiết kế quầy lễ tân văn phòng Cinnamon

Mẫu 11: Quầy lễ tân văn phòng Yoko

Mẫu 12: Thiết kế quầy lễ tân Zusso

Mẫu 13: Thiết kế quầy lễ tân Sunhouse

Mẫu 14: Thiết kế lễ tân văn phòng F88

Mẫu 15: Ý tưởng thiết kế văn phòng không có quầy lễ tân

Ý tưởng lược bỏ sảnh và quầy lễ tân tạo ra hướng tiếp cận trực tiếp khi bước vào văn phòng, thể hiện tính sáng tạo và “transparent” trong văn hóa của doanh nghiệp. Việc sử dụng khối hustle thay cho quầy lễ tân truyền thống chính là “wow factor” trong thiết kế, đồng thời cùng là vách ngăn giúp phân tách không gian hiệu quả mà không làm mất đi tính kết nối. Ở thời điểm hiện tại, đây đang là là một trong những xu hướng táo bạo nhất được đánh giá phù hợp với phong cách hoạt động của các doanh nghiệp trẻ trung, năng động.

Bài viết trên đây đã đề cập các thông tin liên quan đến thiết kế quầy lễ tân văn phòng cũng như chia sẻ một số gợi ý ấn tượng với đa dạng phong cách khác nhau. Hy vọng, thông qua đó bạn đọc sẽ có thêm cơ sở cân nhắc, tham khảo để lựa chọn được ý tưởng thiết kế hoàn hảo nhất cho công ty. Trong trường hợp cần được hỗ trợ tư vấn thêm, xin vui lòng liên hệ tổng đài DPLUS theo: 024 6650 6633.

>>> Để có thêm những gợi ý cho thiết kế quầy lễ tân văn phòng, bạn đọc có thể tham khảo thêm tại: 30 ý tưởng thiết kế quầy lễ tân văn phòng đẹp và hiện đại nhất.

– Nguồn ảnh: D+ Studio & Officesnapshots.com –

Please follow and like us: