Không gian văn phòng là gì? (Khái niệm, đặc điểm và vai trò)

Hai khái niệm không gian văn phòng là gì và văn phòng là gì về cơ bản giống nhau, tuy nhiên, không gian văn phòng có ý nghĩa bao hàm rộng hơn trong thiết kế, thi công.

Bài viết dưới đây, D+ Studio sẽ giúp bạn tìm hiểu các kiến thức về không gian văn phòng và những kiểu không gian phổ biến trong văn phòng hiện nay.

1. Không gian văn phòng là gì?

Không gian văn phòng (Office space) hay văn phòng là một phòng hay nhiều phòng, một phần hay toàn bộ phần không gian và diện tích trong 1 tòa nhà.

Chúng bao gồm không gian trên cao, không gian dưới mặt đất, có sự liên kết với nhau, nhằm cung cấp môi trường làm việc phù hợp cho sự hoạt động của doanh nghiệp và thuộc sự quản lý của doanh nghiệp, công ty.

Dựa theo đó, không gian văn phòng có một số đặc điểm chung gồm có:

• Nhân viên văn phòng
• Thiết bị nội thất văn phòng

Theo Wikipedia thì văn phòng được định nghĩa như sau:

“Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việc khác trong đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng (liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….). Không gian văn phòng là sự bố trí không gian làm việc và các không gian phụ trợ một cách phù hợp. Từ đó, giúp tối ưu các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó.”

Không gian văn phòng hiện nay có đủ các hình dạng, kích cỡ, diện tích nhỏ hay lớn và các loại hình tòa nhà, phổ biến gồm có:

• Văn phòng cho thuê
• Tòa văn phòng, cao ốc văn phòng

2. Tầm quan trọng của không gian văn phòng hiện đại trong doanh nghiệp

Việc thiết kế không gian văn phòng hiện đại luôn được nhiều doanh nghiệp, công ty quan tâm nhằm đem đến sự thoải mái, tiện nghi nhất.

Một văn phòng làm việc lý tưởng sẽ đem đến cho chủ doanh nghiệp cũng như nhân viên nhiều lợi ích thiết thực, gồm có:

• Là nơi diễn ra các hoạt động làm việc chính của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức: Nhận định được vai trò quan trọng của văn phòng làm việc chính là bước đầu cho sự thành công trong quá trình phát triển của doanh nghiệp
• Tác động tới năng suất và hiệu suất công việc: Không gian văn phòng thoải mái, dễ chịu, phù hợp với tính chất công việc, giúp nhân viên hạn chế được các bệnh văn phòng, giảm tỷ lệ nghỉ ốm, tăng hiệu quả công việc.
• Đóng góp vào sự phát triển thành công của doanh nghiệp: Nhờ vào việc sắp đặt không gian hợp lý, doanh nghiệp sẽ đem đến sự kết nối giữa các bộ phận của công ty, hướng đến tập thể đoàn kết hơn. Sự đồng lòng, đồng sức đem đến tiếng nói chung, lý tưởng chung, cùng giúp doanh nghiệp trở thành một đơn vị vững mạnh.
• Thể hiện vị thế, tầm vóc và giá trị thương hiệu của doanh nghiệp: Khách hàng, đối tác sẽ đánh giá sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp một phần dựa vào cách bố trí văn phòng. Nhiều không gian văn phòng độc đáo, sáng tạo còn có thể tăng khả năng nhận diện thương hiệu, giúp doanh nghiệp được biết đến nhiều hơn.
• Thể hiện được phong cách và cá tính của doanh nghiệp: Văn phòng làm việc góp phần nâng cao phong cách, cá tính doanh nghiệp, thể hiện rõ rệt văn hóa đặc sắc mang đậm bản chất của doanh nghiệp.
• Thu hút nhân tài: Tờ Management Today công bố kết quả khảo sát: “97% nhân viên coi điều kiện văn phòng là một trong những biểu tượng để đo đoán giá trí của họ với chủ doanh nghiệp”. Văn phòng làm việc đẹp ngoài việc giúp nhân viên cảm thấy thoải mái tinh thần, còn là cách thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp đối với người lao động.

>> Xem thêm: 10+ kiểu văn phòng làm việc hiện đại, đẹp hiện nay

3. Các không gian chính trong một văn phòng

3.1. Không gian văn phòng làm việc

Không gian văn phòng làm việc (workplace) là không gian chính diễn ra các hoạt động công việc trực tiếp của một doanh nghiệp.

Vì vậy, khu vực này thường được bố trí các thiết bị văn phòng, đồ nội thất như bàn ghế, máy tính, hệ thống chiếu sáng đầy đủ công năng, nhằm hỗ trợ công việc của nhân viên, lãnh đạo một cách tốt nhất.

Không gian làm việc có thể kể đến những không gian sau:

• Phòng làm việc riêng, các phòng ban: Phòng làm việc của từng phòng ban, bộ phận được bố trí phù hợp nhất với tính chất công việc của bộ phận đó như phòng hành chính, phòng kinh doanh,… Do vậy, cách bố trí thường mang tính đặc thù, hướng đến phục vụ một nhóm nhỏ nhân viên.
• Phòng họp: Phòng họp có thể sử dụng cho các cuộc họp nội bộ hoặc làm việc với đối tác, khách hàng. Vì vậy, không gian phòng họp thường được thiết kế hiện đại và sang trọng, thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
• Phòng làm việc của giám đốc, lãnh đạo: Do tính chất công việc áp lực, người lãnh đạo cần một không gian giúp họ thoải mái. Đồng thời, cần dựa vào tính cách của giám đốc để bài trí không gian, nhằm thể hiện được vị thế, cá tính của người đứng đầu công ty.
• Khu vực làm việc chung: Không gian làm việc chung hay không gian mở là xu hướng văn phòng hiện đại, được bố trí một cách hợp lý, hài hòa với các không gian còn lại. Khi bài trí không gian hướng đến sự thuận tiện trong việc trao đổi thông tin và xử lý công việc của toàn bộ nhân viên. Do vậy, đồ dùng văn phòng, các thiết bị, nội thất,… xuất hiện đầy đủ tại không gian này.

✅✅✅ Xem thêm: 14 xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại thịnh hành năm 2020

3.2. Không gian phụ trợ

Không gian phụ trợ (extra space) là những nơi mà không diễn ra hoạt động làm việc hay trao đổi công việc trực tiếp, nhưng vẫn rất quan trọng trong tổng thể kiến trúc văn phòng.

Đây là những không gian mà chúng ta có thể tận dụng để truyền cảm hứng và khuyến khích nhân viên làm việc một cách tốt nhất.

• Khu vực tiền sảnh, lễ tân: Không gian lễ tân là nơi tiếp đón khách hàng, đối tác đầu tiên khi đến văn phòng. Do vậy, khu vực này cần được bố trí để gây ấn tượng với mọi người, đồng thời thể hiện được văn hóa doanh nghiệp.
• Khu pantry văn phòng: Phòng pantry ở văn phòng làm việc thường được bố trí như khu bếp nhỏ hoặc quầy bar. Ở đây có đầy đủ các dụng cụ pha chế hoặc nấu ăn cơ bản theo mô hình tự phục vụ, nhằm đáp ứng nhu cầu cầu về bữa ăn hàng ngày cho nhân viên.
• Khu hành lang, cầu thang, ban công: Hầu hết các khu sảnh, hành lang, cầu thang, ban công đều không có công năng làm việc. Tuy nhiên các không gian phụ trợ này nên được thiết kế cẩn thận hoặc nên tận dụng trong thiết kế để có thể hài hòa, đẹp mắt với các không gian còn lại của văn phòng.
• Phòng tiếp đón khách: Không gian tiếp khách của văn phòng giúp doanh nghiệp thể hiện được sự tận tình, chu đáo và chuyên nghiệp trong công việc. Vì vậy, phòng tiếp khách thường lựa chọn các thiết kế sang trọng, hiện đại mà vẫn không kém phần gần gũi, thân thiện.
• Phòng giải trí, thư giãn: Không gian giải trí như: chơi game, tập gym, đọc sách,… có thể kết hợp cùng với không gian pantry hoặc tách riêng tùy vào diện tích văn phòng và nhu cầu của doanh nghiệp. Phòng thư giãn hướng đến xây dựng không gian mới mẻ, kích thích sự sáng tạo và đem lại sự thoải mái, giải tỏa áp lực cho nhân viên.

4. Một số loại không gian văn phòng phổ biến hiện nay

4.1. Không gian văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống rất dễ nhận dạng, với những đặc điểm nổi bật là không gian được phân chia rõ ràng bằng các bức tường, cánh cửa khóa kín. Không gian thường được phân chia thành nhiều bộ phận, mỗi bộ phận có thiết kế nội thất không gian văn phòng riêng.

Điều này cung cấp cho nhân viên sự yên tĩnh, văn phòng riêng, giúp nhân viên tăng khả năng tập trung, nâng cao hiệu quả xử lý công việc.

Đây là dạng văn phòng phù hợp với các công ty về ngân hàng, tài chính, luật, cơ quan nhà nước,…

4.2. Không gian văn phòng mở

Không gian văn phòng mở được bố trí linh hoạt và sáng tạo, hướng đến việc tạo ra khu vực làm việc chung rộng lớn.

Sự ngăn cách không gian được hạn chế đến mức tối đa, hoặc sử dụng những vách ngăn, màu sắc thảm để phân biệt các bộ phận trong văn phòng.

Không gian làm việc chung rộng lớn giúp tối ưu chỗ ngồi cho nhân viên, tăng sự liên kết giữa các bộ phận.

4.3. Không gian văn phòng chung Co-working

Co-working space hay văn phòng chung, văn phòng chia sẻ đặc biệt chú trọng đến các không gian sử dụng chung nhằm tối ưu diện tích và chi phí sử dụng để làm việc.

Văn phòng co-working thường sử dụng thiết bị văn phòng, đồ nội thất khá đơn giản nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu sử dụng cơ bản của nhân viên.

Không gian văn phòng co-working có tính kết nối cộng đồng và chia sẻ cao, phù hợp với doanh nghiệp có cơ cấu vừa và nhỏ nên rất được ưa chuộng hiện nay.

4.4. Không gian văn phòng sáng tạo

Kiểu không gian này rất phù hợp với các công ty mới thành lập, công ty khởi nghiệp hay hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, media, quảng cáo,…

4.5. Không gian văn phòng xanh

Một xu hướng thiết kế phổ biến được yêu thích hiện nay là hướng tới việc thiết kế không gian văn phòng xanh gần gũi với thiên nhiên, môi trường.

Bằng cách đưa các yếu tố thiên nhiên vào môi trường làm việc như sử dụng hệ thống cây xanh, nguồn gió, ánh sáng tự nhiên, vật liệu tự nhiên đá gạch, gỗ, … kết nối với không gian mở.

Điều này tạo ra một không gian làm việc thoải mái, tràn đầy năng lượng, đồng thời tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: 12 mẫu thiết kế văn phòng xanh tuyệt đẹp cho doanh nghiệp

5. Một số lưu ý thiết kế không gian văn phòng hiện đại

Thiết kế không gian văn phòng hiện đại đóng vai trò rất quan trọng nhằm tạo ra 1 không gian làm việc lý tưởng nhất, đảm bảo sự thoải mái, tiện nghi đồng thời truyền tải được văn hóa doanh nghiệp.

Vì vậy, khách hàng nên tìm đến các đơn vị thiết kế văn phòng uy tín để được tư vấn cũng như dịch vụ chuyên nghiệp.

Dưới đây là một số lời khuyên của chúng tôi khi tính toán đến một không gian văn phòng phù hợp nhất cho doanh nghiệp, cần đảm bảo một số tiêu chí:

• Tạo ra môi trường làm việc thoải mái, dễ chịu: Không gian văn phòng là nơi nhân viên gắn bó 8 tiếng mỗi ngày, do đó, việc đem đến sự thoải mái, dễ chịu là điều cần thiết.
• Phù hợp với đặc thù công việc: Khi bố trí không gian, cần tìm hiểu về tính chất công việc của từng bộ phận hoặc đặc thù công việc của nhân viên công ty. Từ đó, có sự điều chỉnh cách bài trí sao cho phù hợp, hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả.
• Phù hợp với phong cách thiết kế: Mỗi một phong cách thiết kế văn phòng đều có cách bài trí không gian khác nhau. Bạn nên xác định rõ phong cách thiết kế sẽ là gì để bố trí nội thất văn phòng, màu sắc phù hợp.
• Đảm bảo lưu thông thuận tiện và khoa học: Không gian nên bố trí, sắp xếp linh hoạt, khoa học để đảm bảo sự lưu thông, di chuyển thuận tiện. Đảm bảo bố trí các phòng họp, phòng lãnh đạo, phòng kế toán, phòng pantry, phòng làm việc chung,… tại các vị trí tiện lợi, đúng công năng sử dụng.
• Phân chia không gian chung, không gian riêng hợp lý: Việc phân chia không gian giúp những nhân viên cần sự yên tĩnh hay những bộ phận quá ồn ào như telesales không bị làm phiền. Sự phân chia này có thể dùng vách ngăn, tận dụng đồ nội thất (kệ, tủ hồ sơ, giá sách…) hoặc dùng thảm nhiều màu để thực hiện. Các thiết bị văn phòng có tính chất sử dụng chung như: máy photocopy, máy in, tủ tài liệu … nên đặt tại 1 vị trí trung tâm, được sắp đặt để việc sử dụng không làm ảnh hưởng đến cá nhân nào.
• Tối ưu về mặt bằng, diện tích: Cần có sự tính toán dựa trên quy mô nhân sự, tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng, đặc thù công việc cũng như chi phí tài chính.
• Tối ưu ánh sáng, gió và kiểm soát tiếng ồn: Không gian nên bố trí nhiều cửa sổ để tận dụng được ánh sáng và gió trời, giúp doanh nghiệp tiết kiệm điện năng tiêu thụ. Bạn nên đưa cây xanh vào văn phòng nhằm đem đến không khí trong lành, đồng thời giúp kiểm soát tiếng ồn hiệu quả.

>> Xem thêm: 25 phong cách thiết kế văn phòng được ưa chuộng hiện nay

Trên đây chỉ là một số các nguyên tắc cơ bản trong việc thiết lập một không gian văn phòng, từ những gợi ý trên, bạn có thể tạo ra cho công ty một không gian văn phòng đem lại hiệu quả làm việc cao nhất.

Hiểu rõ không gian văn phòng là gì để có cách bố trí không gian văn phòng đẹp, độc đáo, hợp lý là việc quan trọng cần làm của mỗi doanh nghiệp.

Hy vọng bạn đã có những thông tin quan trọng về không gian văn phòng nhằm đem đến sự tham khảo tốt nhất trước khi xây dựng văn phòng.

– Nguồn ảnh: D+ Studio và Officesnapshots.com –