Văn phòng truyền thống là gì? Những điều doanh nghiệp cần biết về mô hình này

Văn phòng truyền thống đã trở nên khá quen thuộc với các công ty, doanh nghiệp nhưng khái niệm hay định nghĩa văn phòng truyền thống là gì thì không phải ai cũng biết. Hãy cùng D+ Studio tìm hiểu về kiểu văn phòng này để có thể lựa chọn, bài trí không gian văn phòng làm việc phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

1. Văn phòng truyền thống là gì?

1.1. Khái niệm văn phòng truyền thống

Chúng tôi xin trích dẫn một số định nghĩa tiếng Anh để giúp bạn có thể hiểu tổng thể hơn về mô hình văn phòng này:

Theo workclockwise.co.uk: “The traditional office is one where you pay a monthly rental agreement, usually charged according to how much square footage you require. This form of office space is dropping in popularity. Although it is ideal for large and established businesses who want to create a unique and branded office environment, it can also be very costly.”

Tạm dịch: “Văn phòng truyền thống là nơi bạn trả tiền thuê hàng tháng, thường được tính theo diện tích hình vuông bạn yêu cầu. Hình thức này không gian văn phòng này đang giảm phổ biến. Mặc dù đó là lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn và thành lập, những người muốn tạo ra một môi trường văn phòng độc đáo và có thương hiệu, nó cũng có thể rất tốn kém.”

Khái niệm văn phòng truyền thống

Theo geteverwise.com: “The traditional office: a place where employees congregate Monday through Friday for 40+ hours per week to produce work for a company.”

Tạm dịch: “Văn phòng truyền thống: nơi nhân viên làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu trong hơn 40 giờ mỗi tuần để sản xuất công việc cho một công ty.”

Theo D+ Studio: “Văn phòng truyền thống hay còn gọi là văn phòng làm việc riêng là hình thức văn phòng được thiết kế theo phong cách truyền thống, ít có yếu tố hiện đại. Nó được sở hữu và quản lý chỉ bởi một doanh nghiệp.”

định nghĩa văn phòng truyền thống là gì — *Nội thất văn phòng truyền thống thường tương đồng, khá nhàm chán.*

1.2. Đặc điểm của văn phòng truyền thống

Trên cơ sở định nghĩa, văn phòng truyền thống có 1 số đặc điểm sau:

Thuộc sở hữu hoặc quản lý của 1 doanh nghiệp độc lập, không chia sẻ với doanh nghiệp khác.
Có trụ sở, địa chỉ, thông tin liên hệ cụ thể, rõ ràng.
Không gian được phân chia bằng bức tường, vách ngăn, phòng kín trên cùng 1 diện tích mặt bằng cố định.
Nhân viên làm việc theo giờ giấc quy định, thường là giờ hành chính.
Yếu tố hiện đại: trang thiết bị, nội thất, công nghệ… ít được sử dụng.

đặc điểm của văn phòng truyền thống

2. Lợi ích và hạn chế của văn phòng truyền thống đối với doanh nghiệp

2.1. Lợi ích của văn phòng truyền thống

Mô hình văn phòng truyền thống đem lại những lợi ích sau:

Ổn định pháp lý: Nhờ có trụ sở riêng với địa chỉ và thông tin liên lạc cụ thể nên các thủ tục đăng ký kinh doanh, các hợp đồng của doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn về mặt pháp lý.
Tăng sự tin tưởng của khách hàng, đối tác: Các hoạt động như hợp tác, bàn giao công việc… đều được thực hiện tại trụ sở văn phòng, khiến khách hàng cảm thấy an tâm hơn. Việc hợp tác cùng một doanh nghiệp có trụ sở riêng khiến khách hàng, đối tác cảm nhận được sự chuyên nghiệp, thêm tin tưởng. Từ đó, giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh, tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh.
Tạo văn hóa riêng, thương hiệu riêng: Văn phòng truyền thống chỉ thuộc quản lý của một doanh nghiệp, do đó có thể bài trí, sắp xếp trang thiết bị theo sở thích cũng như nhu cầu sử dụng. Văn phòng sẽ mang dấu ấn riêng của doanh nghiệp, khó lẫn lộn với các đơn vị khác. Thông qua cách nhân viên hoạt động, sử dụng trang thiết bị trong văn phòng làm việc, có thể thấy được đặc thù công việc, cũng như văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp.
Không gian riêng tư, bảo mật: Văn phòng thuộc sở hữu của doanh nghiệp 1 cách độc lập, không phải chia sẻ với bất kỳ đơn vị nào khác nên có thể bảo mật tốt thông tin nội bộ.
Phân cấp nhân viên rõ ràng: Giữa nhân viên và quản lý có sự phân chia rõ ràng về phòng làm việc. Quản lý và nhân viên thường không ngồi chung khu vực với nhau. Nhân viên sử dụng chung phòng làm việc cũng có sự ngăn cách với nhau bởi các vách ngăn. Các nhân viên cấp cao thường có chỗ ngồi rộng hơn hoặc tách riêng so với các nhân viên khác.
Chi phí về lâu dài thấp hơn: Văn phòng truyền thống chỉ phải đầu tư số vốn lớn ban đầu cho mặt bằng, nội thất, trang thiết bị mà không phải đầu tư nhỏ lẻ trong suốt quá trình.
Dễ thay đổi theo ý muốn: Văn phòng thuộc quyền sở hữu của riêng doanh nghiệp nên doanh nghiệp có thể thoải mái thay đổi thiết kế theo ý muốn. Việc bố trí các phân khu làm việc của nhân viên cũng như phân chia các phòng ban tùy ý doanh nghiệp cân đối dựa trên điều kiện của mình.

văn phòng truyền thông tăng sự tin tưởng của khách hàng, đối tác

2.2. Hạn chế của văn phòng truyền thống

Tuy mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nhưng kiểu văn phòng truyền thống vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:

Chi phí có thể cao khi bắt đầu xây dựng: Chỉ một doanh nghiệp sở hữu một văn phòng truyền thống, do đó chi phí xây dựng, thiết kế văn phòng xây dựng, nội thất, dịch vụ,… không thể chia nhỏ. Bên cạnh đó, văn phòng truyền thống đòi hỏi trang thiết bị, máy móc có phần nhiều hơn, do đó, khoản phí lúc đầu doanh nghiệp bỏ ra sẽ cao hơn so với các mô hình văn phòng khác.
Hạn chế mở rộng mối quan hệ: Do sự phân chia rõ ràng về chỗ ngồi nên nhân viên thường ít có cơ hội trò chuyện, giao lưu cùng nhau. Không những vậy, văn phòng truyền thống chỉ sở hữu bởi một doanh nghiệp nên nhân viên cũng không có điều kiện giao lưu với các nhân viên thuộc doanh nghiệp khác.
Thiếu linh hoạt khi nâng cấp, mở rộng: Văn phòng truyền thống cho phép doanh nghiệp lựa chọn cách bố trí khi mới xây dựng nhưng lại gây khó khăn khi nâng cấp mở rộng. Do các phòng ban được ngăn cách rõ ràng nên khí muốn cơi nới sẽ khó khăn hơn so với một không gian thông thoáng.
Nhân viên dễ thấy gò bó, thiếu linh hoạt: Không gian làm việc kín, hạn hẹp, xung quanh là bức tường, vách ngăn, nhân viên dễ cảm thấy ngột ngạt. Văn phòng đóng cũng hạn chế việc nhân viên di chuyển, đi lại linh hoạt giữa các bộ phận, phòng ban do thiết kế đóng kín đặc trưng.

văn phòng truyền thống không linh hoạt trong di chuyển

Để hiểu rõ hơn về những lợi ích và hạn chế, bạn có thể tham khảo phân tích ưu điểm và nhược điểm của văn phòng truyền thống.

3. Phân biệt văn phòng truyền thống với các kiểu văn phòng khác

3.1. So sánh văn phòng truyền thống khác gì với văn phòng hiện đại?

Văn phòng hiện đại là kiểu văn phòng được thiết kế sao cho phù hợp với các doanh nghiệp hiện đại để vừa là nơi làm việc, vừa thể hiện phong cách, hướng đi của doanh nghiệp.

Bảng so sánh sau list ra 1 số tiêu chí khác biệt giữa văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại:

Tiêu chí	Văn phòng truyền thống	Văn phòng hiện đại
Trang thiết bị, nội thất	Mang tính chất cổ điển, phục vụ những nhu cầu cơ bản.	Hiện đại, thông minh, có tính thẩm mỹ cao.
Công nghệ	Ít cập nhật theo xu hướng công nghệ mới nhất.	Ứng dụng công nghệ hiện đại, tiên tiến.
Không gian	Bài trí theo phong cách truyền thống. Không gian đóng kín, có sự phân chia, ngăn cách không gian bởi những bức tường, vách ngăn cố định, phòng kín.	Không gian thông thoáng, rộng mở.. Bố trí nội thất sáng tạo, độc đáo.

>> Tham khảo: 7 điểm khác biệt giữa văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại

3.2. So sánh văn phòng truyền thống và văn phòng ảo

Văn phòng ảo (Virtual Office) là loại hình văn phòng hiện đại khá thịnh hành trên thế giới, tuy nhiên tại Việt Nam vẫn đang còn mới mẻ. Đây là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế.

văn phòng hiện đại

Dưới đây là bảng so sánh 1 số tiêu chí giữa văn phòng truyền thống và văn phòng ảo:

Tiêu chí	Văn phòng truyền thống	Văn phòng ảo
Địa chỉ, vị trí	Địa chỉ liên hệ là trụ sở, chỗ làm việc của công ty.	Địa chỉ liên hệ chỉ là địa chỉ để giao dịch, đăng ký kinh doanh.
Không gian làm việc	Không gian cố định, quản lý hoặc sở hữu của riêng doanh nghiệp. Không gian làm việc được chia nhỏ thành các phòng ban nhưng đều tập trung trên 1 đơn vị diện tích.	Không gian làm việc thay đổi linh hoạt. Nhân viên làm việc phân tán, có thể làm việc chung không gian với nhiều doanh nghiệp khác hoặc làm ở một không gian được thuê ngắn hạn.
Chi phí	Chi phí xây dựng ban đầu có thể cao, về lâu dài sẽ giảm đi.	Chi phí thấp do chỉ thuê không gian làm việc, nhân viên có thể không đến làm việc.

3.3. Văn phòng truyền thống khác gì với văn phòng chia sẻ?

Văn phòng chia sẻ hay co-working space là không gian làm việc chung mà mỗi thành viên trong văn phòng có thể đến từ một doanh nghiệp thuộc những lĩnh vực khác nhau. Nhân viên làm việc một cách độc lập với công việc riêng nhưng lại chia sẻ không gian làm việc chung.

văn phòng chia sẻ coworking space — Mô hình văn phòng chia sẻ Co-working space đang thịnh hành hiện nay.

Sự khác biệt của văn phòng truyền thống và văn phòng co-working space được thể hiện ở bảng dưới đây:

Tiêu chí	Văn phòng truyền thống	Văn phòng chia sẻ
Không gian làm việc	Cố định, tách biệt, có tính độc lập, riêng tư, có thể thiết kế theo cách riêng.	Linh hoạt, rộng rãi, sử dụng chung không gian làm việc với người khác, không thể thiết kế theo cách riêng, không phải sắp xếp, bố trí văn phòng.
Chi phí	Chi phí lớn cho việc xây/thuê mặt bằng dài hạn, mua sắm nội thất, dịch vụ.	Chi phí linh hoạt, có thể sử dụng gói thanh toán tùy theo khả năng của bạn. Đã bao gồm tất cả các chi phí dịch vụ khác.
Giao tiếp	Hạn chế, hầu như chỉ giao tiếp với đồng nghiệp cùng công ty.	Rộng mở, có cơ hội gặp gỡ, hợp tác với nhiều công ty đối tác cùng sử dụng văn phòng. Có cơ hội tham dự sự kiện, giao lưu, kết nối với nhiều startups khác.

3.4. So sánh văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói (Serviced Office) cũng là mô hình văn phòng hiện đại phổ biến hiện nay.

Đây là kiểu văn phòng tiện lợi, một loại hình dịch vụ cung cấp diện tích văn phòng cho thuê đi kèm các dịch vụ khác sử dụng chung phục vụ cho nhu cầu hoạt động của một văn phòng.

Văn phòng truyền thống khác văn phòng trọn gói chủ yếu ở không gian làm việc và chi phí.

Tiêu chí	Văn phòng truyền thống	Văn phòng trọn gói
Không gian làm việc	Có thể tự do sử dụng không gian; sắp xếp, trang trí không gian làm việc phù hợp với văn hóa công ty.	Dùng chung phòng họp, tiện nghi, không gian; không thể tự sắp xếp, trang trí không gian làm việc để thể hiện thương hiệu riêng.
Chi phí	Chi phí ban đầu (xây dựng, nội thất, thiết bị) cao.	Chi phí ban đầu thấp.

4. Có nên lựa chọn bố trí văn phòng truyền thống không?

Việc lựa chọn loại mô hình văn phòng truyền thống hay các giải pháp văn phòng hiện đại khác yêu cầu doanh nghiệp cần chú trọng ở cả khâu thiết kế và thi công.

Chúng tôi xin đưa ra một số kinh nghiệm giúp bạn có thể quyết định chọn lựa không gian văn phòng truyền thống hay không:

Lựa chọn theo mục đích & định hướng phát triển doanh nghiệp: Nếu công ty bạn đề cao tính ổn định, lâu dài thì có thể sử dụng kiểu văn phòng truyền thống. Ngược lại, môi trường làm việc cần sự linh hoạt và sáng tạo thì có thể chọn các kiểu văn phòng khác.
Quy mô doanh nghiệp: Văn phòng truyền thống có chi phí ban đầu cao nên phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, các doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc kỹ.

Dù cho doanh nghiệp của bạn có chọn kiểu văn phòng truyền thống hay không, thì xu hướng văn phòng làm việc hiện nay đều hướng tới:

Ưu tiên sự linh hoạt và tiện nghi.
Tạo sự cân đối giữa không gian làm việc và nội thất.
Tuân thủ theo mục đích sử dụng.

>> Tham khảo: Dự đoán 7 xu hướng văn phòng trong tương lai tất yếu

Điều quan trọng cuối cùng trong kinh nghiệm thiết kế văn phòng chính là bạn cần lựa chọn đơn vị, công ty thiết kế văn phòng đẹp và uy tín cho doanh nghiệp của mình.

Trên đây là những kiến thức giúp bạn hiểu rõ văn phòng truyền thống là gì, cũng như biết được những ưu nhược điểm của loại hình văn phòng này. Bạn hãy tham khảo để có thể setup không gian làm việc cho doanh nghiệp của mình một cách chuyên nghiệp nhất.

D+ STUDIO - ĐƠN VỊ TƯ VẤN & THIẾT KẾ VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP

Tại D+ Studio, chúng tôi hiểu rằng văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là ngôi nhà thứ hai của mỗi người.

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế – thi công văn phòng, D+ Studio luôn cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng với những mẫu văn phòng tuyệt vời, phục vụ công việc tốt nhất mà chi phí tiết kiệm nhất. Không đơn giản là không gian làm việc, chúng tôi hướng đến giá trị bền vững, quan tâm đến cảm xúc khách hàng để đem đến một thiết kế văn phòng hiện đại ĐẸP – SÁNG TẠO thích hợp với doanh nghiệp.

Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được những thông tin hữu ích từ đội ngũ kiến trúc sư giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, có sức sáng tạo cao và luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trên thế giới.

Công ty cổ phần đầu tư kiến trúc D+ Việt Nam

Địa chỉ: Tầng 4, sảnh B, tòa nhà AZ Sky Tower, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
Hotline: 0988.166.199 / 0246.650.6633
Website: https://dplusvn.com/

[:en]Văn phòng truyền thống đã trở nên khá quen thuộc với các công ty, doanh nghiệp nhưng khái niệm hay định nghĩa văn phòng truyền thống là gì thì không phải ai cũng biết. Hãy cùng D+ Studio tìm hiểu về kiểu văn phòng này để có thể lựa chọn, bài trí không gian văn phòng làm việc phù hợp cho doanh nghiệp của mình.