Đánh giá ưu nhược điểm của văn phòng truyền thống là điều mỗi doanh nghiệp cần phải biết trước khi muốn sử dụng loại văn phòng này. Hãy cùng D+ Studio tìm hiểu các ưu điểm và nhược điểm của mô hình văn phòng này qua bài viết sau đây.

1. Văn phòng truyền thống là gì?

1.1. Khái niệm văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống (tiếng Anh: Traditional Office) là kiểu văn phòng được thiết kế theo phong cách truyền thống, ít các yếu tố hiện đại. Nó thuộc sở hữu, quản lý riêng của 1 doanh nghiệp, 1 công ty và không chia sẻ với bất kỳ doanh nghiệp nào khác.

mẫu văn phòng truyền thống
Một mẫu văn phòng truyền thống thông thường

Một số điểm đặc trưng của mô hình văn phòng truyền thống bao gồm:

  • Trụ sở, địa chỉ và vị trí cụ thể, rõ ràng.
  • Nhân viên làm việc theo giờ đã được quy định, thường theo giờ hành chính.
  • Vị trí và không gian làm việc của từng nhân viên được cố định, phân chia theo từng hình khối.
  • Thiết kế truyền thống, ít sử dụng đồ nội thất hay ứng dụng công nghệ mang tính hiện đại.

1.2. Văn phòng truyền thống khác gì với văn phòng đóng, văn phòng mở, văn phòng hiện đại?

Thông thường, khi tìm hiểu các loại hình văn phòng phổ biến, bạn sẽ dễ nhầm lẫn giữa một số khái niệm như: văn phòng truyền thống, văn phòng đóng, văn phòng mở hay văn phòng hiện đại.

Nếu như văn phòng đóng và văn phòng mở là 2 loại hình văn phòng được chia theo bố trí không gian thì văn phòng truyền thống và văn phòng hiện đại lại là sự phân định về tính chất, đặc trưng của từng mô hình.

Định nghĩa ngắn gọn của mỗi loại văn phòng sau đây sẽ giúp bạn có thể hiểu cụ thể hơn:

  • Văn phòng đóng: Không gian văn phòng có sự phân chia không gian riêng, đóng kín bằng các bức tường, vách ngăn, cánh cửa. Mỗi bộ phận, tổ chức, cá nhân sẽ có một không gian làm việc riêng.
  • Văn phòng mở: Không gian văn phòng ít có sự phân chia không gian riêng biệt, tối đa không gian chung bằng cách giảm tối đa các bức tường, vách ngăn, phòng kín. Kiểu văn phòng này đề cao tính tương tác, hợp tác, làm việc nhóm và tính sáng tạo.
  • Văn phòng hiện đại: Không gian văn phòng được thiết kế dành cho các doanh nghiệp trong thời kỳ hiện đại. Có thiết kế nội thất hiện đại và ứng dụng những công nghệ mới để tăng hiệu quả và năng suất lao động.

Như vậy, văn phòng truyền thống có thể được thiết kế theo không gian văn phòng mở hoặc văn phòng đóng, hoặc có thể kết hợp cả hai.

văn phòng làm việc hiện đại của google
Bên trong một địa điểm văn phòng làm việc hiện đại của Google.
không gian văn phòng mở của shopee
Không gian họp mở được thiết kế đa dạng, tinh tế của Shopee. (Nguồn ảnh: www.workersresort.com)

>>Xem thêm: Các ưu điểm và nhược điểm của văn phòng đóng

2. 6 ưu điểm nổi bật của văn phòng truyền thống

2.1. Ổn định về mặt pháp lý

Văn phòng truyền thống có địa chỉ, trụ sở, thông tin liên hệ rõ ràng với diện tích cố định nên có tính ổn định về mặt pháp lý, được thể hiện trong hồ sơ doanh nghiệp hay bất cứ giấy tờ liên quan nào.

Hơn nữa, nó cũng đảm bảo không gian riêng tư, độc lập của doanh nghiệp, không chia sẻ với ai. Điều này giúp cho doanh nghiệp có tính tự chủ cao, thông tin, bí mật riêng tư được bảo mật tốt trong phạm vi văn phòng.

2.2. Tăng sự tin tưởng của khách hàng, đối tác

Văn phòng truyền thống giúp gia tăng sự tin tưởng của khách hàng nhờ 2 yếu tố:

  • Trụ sở, vị trí kinh doanh thực tế, cụ thể, rõ ràng: Văn phòng là “bộ mặt” của công ty. Với tính pháp lý rõ ràng, khách hàng sẽ tin tưởng và có cảm tình hơn, không lo sợ là công ty “ảo”, doanh nghiệp “ma“.
  • Dễ dàng mời đối tác, khách hàng tham quan văn phòng: Doanh nghiệp có thể mời khách hàng tới tham quan nơi làm việc của nhân viên với không gian thiết kế mang hình ảnh thương hiệu đặc trưng của công ty để họ thêm tin tưởng, yên tâm.

Nhờ các yếu tố trên mà khách hàng, đối tác có thể dễ dàng đưa ra quyết định hợp tác, sẵn sàng sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

văn phòng truyền thống tăng sự tin tưởng của khách hàng đối tác
Văn phòng truyền thống tăng sự tin tưởng của khách hàng đối tác với doanh nghiệp.

2.3. Xây dựng văn hóa riêng của doanh nghiệp

Sử dụng văn phòng truyền thống giúp doanh nghiệp sở hữu không gian độc lập, không bị bó buộc bởi khuôn khổ, quy định nào như khi sử dụng chung văn phòng hoặc các văn phòng dạng chia sẻ.

Lợi ích này giúp họ có thể xây dựng được văn hóa riêng cho công ty của mình, có thể tự đưa ra các quy định ứng xử, nề nếp phù hợp với văn hóa riêng của doanh nghiệp.

2.4. Tạo dựng được thương hiệu riêng

Với không gian văn phòng truyền thống, doanh nghiệp có thể gia tăng được:

  • Thương hiệu riêng trong mắt đối tác, khách hàng: Văn phòng truyền thống mang tính ổn định, đem lại cảm giác uy tín, tin cậy. Khi nghĩ đến thương hiệu của doanh nghiệp, khách hàng sẽ nhớ ngay đến những điều ấn tượng nhất như: hình ảnh, văn hóa, địa chỉ của công ty,… Điều này cũng có nhiều thuận lợi khi doanh nghiệp muốn quảng bá thương hiệu trên các phương tiện offiline hay online như Google Business.
  • Thương hiệu riêng hỗ trợ tuyển dụng: Tâm lý ai cũng muốn được làm việc ở công ty uy tín, không gian làm việc chuyên nghiệp, được nhiều người biết đến. Sử dụng văn phòng truyền thống, bạn có thể đầu tư vào thiết kế nội thất để tạo ra không gian làm việc hiện đại, chuyên nghiệp. Điều đó giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin, hình ảnh nhà tuyển dụng uy tín với các ứng viên, giúp họ dễ dàng tuyển chọn được nhiều ứng viên giỏi tiềm năng.

ưu điểm văn phòng truyền thống giúp gia tăng sự tin tưởng của khách hàng

2.5. Dễ dàng thay đổi theo ý muốn

Sở hữu không gian văn phòng độc lập, doanh nghiệp có thể tự thiết kế, trang trí, thay đổi phù hợp với phong thủy, thẩm mỹ, định hướng công ty mà không lo gây ảnh hưởng đến không gian của công ty khác.

Doanh nghiệp có thể căn cứ vào đặc thù hoạt động của công ty, các bộ phận để thiết kế văn phòng kiểu đóng, kiểu mở hay kết hợp cả hai, cần kích thích sáng tạo hay không, có cần giảm tiếng ồn không…

2.6. Cấu trúc và kỷ luật rõ ràng

Đối với thiết kế văn phòng truyền thống, sự thống nhất về cấu trúc và kỷ luật của công ty được duy trì ở mức cao hơn so với các mô hình văn phòng hiện đại khác:

  • Phân chia phòng ban, bộ phận, vị trí làm việc rõ ràng: Các phòng ban được chia theo đặc thù công việc của từng bộ phận, từng nhân viên cũng như theo vị trí, cấp bậc của nhân viên trong công ty.
  • Giờ giấc làm việc theo quy định: Chủ doanh nghiệp quy định ra giờ giấc làm việc của nhân viên, giờ mở cửa, đóng cửa mà không cần phụ thuộc vào giờ giấc chung của tòa nhà khi sử dụng không gian làm việc chung với công ty khác. Tuy nhiên, đa số mô hình văn phòng truyền thống tuân theo giờ làm việc hành chính.
  • Môi trường làm việc ổn định cho nhân viên: Nhân viên có văn phòng riêng, yên tĩnh, thoải mái, làm việc tập trung hơn, không lo về lịch trình của người khác có thể ảnh hưởng tới chỗ làm việc. Ngoài ra, tính ổn định của doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên yên tâm làm việc hơn.

3. Nhược điểm của văn phòng truyền thống

3.1. Hạn chế cơ hội mở rộng mối quan hệ

Mô hình văn phòng truyền thống với những không gian đóng kín, riêng biệt thường sẽ cản trở việc bạn mở rộng mối quan hệ, giảm tương tác với đồng nghiệp.

Làm việc trong văn phòng truyền thống, bạn hầu như chỉ được gặp gỡ những người trong cùng công ty, cùng bộ phận mà không được gặp gỡ người của các công ty khác thường xuyên. Điều đó làm cho mối quan hệ xã hội của bạn bị hạn chế.

Ngoài ra, văn phòng truyền thống có tính cố định về không gian, ít có sự thay đổi, năng động, sáng tạo. Vì thế, khi làm việc lâu, nhân viên dễ cảm thấy gò bó, ngột ngạt, nhàm chán,…

nhược điểm văn phòng truyền thống hạn chế mở rộng mối quan hệ

3.2. Chi phí thuê mặt bằng dài hạn, xây dựng mới cao

Khi thuê hoặc xây dựng văn phòng truyền thống, doanh nghiệp cần có đầu tư khoản chi cố định lớn, ngay từ đầu, chi phí bỏ ra không hề nhỏ. Đó có thể là khoản tiền đặt cọc thuê chỗ hoặc tiền chi chí xây dựng cho toàn bộ diện tích mặt bằng lớn.

Thời gian thuê các văn phòng truyền thống thường được thuê trong thời gian dài hạn, thường từ 3 – 10 năm. Hàng năm, chủ sở hữu văn phòng thường tăng tiền thuê và yêu cầu gửi tiền bảo đảm trước tối thiểu là một tháng tiền thuê.

3.3. Chi phí nội thất văn phòng, dịch vụ

Ngoài chi phí thuê hay xây dựng, khi sử dụng văn phòng truyền thống, doanh nghiệp cũng cần tính toán tới khoản mua sắm thiết bị nội thất, máy móc, văn phòng phẩm,… cho toàn bộ văn phòng.

Đồng thời, họ cũng phải tính tới việc chi trả mọi thứ chi phí về dịch vụ trong văn phòng như: vệ sinh, lễ tân, phòng nghỉ, nước uống, internet, sửa chữa,…

3.4. Thiếu linh hoạt khi nâng cấp, mở rộng

Sử dụng văn phòng trong thời gian dài, văn phòng có thể bị hỏng hóc, xuống cấp, không thể giữ mãi nó như lúc ban đầu.

Đối với không gian truyền thống có nhiều phòng ban cố định chức năng, nhiều bức tường xây cố định, khi công ty có sự thay đổi về cơ cấu nhân sự, mô hình hoạt động thì việc nâng cấp, mở rộng, tái cấu trúc văn phòng trở nên khó khăn hơn.

4. Có nên lựa chọn văn phòng truyền thống?

4.1. Lựa chọn theo mục đích, định hướng phát triển của mỗi doanh nghiệp

Nếu mục đích, định hướng phát triển của doanh nghiệp bạn thiên về tính ổn định, bền vững, lâu dài và muốn xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín riêng thì bạn nên chọn kiểu văn phòng truyền thống.

Nếu doanh nghiệp đề cao tính năng động, sáng tạo, xu hướng trẻ trung hiện đại thì có thể tham khảo các kiểu văn phòng làm việc khác.

lựa chọn văn phòng truyền thống theo định hướng của doanh nghiệp

4.2. Lựa chọn theo quy mô doanh nghiệp

Bạn hãy xem xét đến quy mô doanh nghiệp để lựa chọn kiểu văn phòng truyền thống hay không?

  • Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn: Đồng thời, có khả năng đầu tư cao, muốn xây dựng môi trường làm việc đặc thù nên chọn kiểu văn phòng truyền thống này. Mức chi phí của văn phòng truyền thống so với doanh nghiệp là không đáng kể, các nhược điểm của loại văn phòng này hoàn toàn có thể khắc phục được.
  • Doanh nghiệp nhỏ, mới khởi nghiệp: Cần cân nhắc việc sử dụng kiểu vặn phòng này vì nó chưa thực sự cần thiết, các khoản chi phí tương đối cao mà kinh phí doanh nghiệp còn hạn chế.

4.3. Giải pháp văn phòng khác ngoài văn phòng truyền thống

Bên cạnh văn phòng truyền thống, D+ Studio xin gửi đến bạn một số giải pháp văn phòng hiện đại khác cũng đang được rất nhiều công ty, doanh nghiệp áp dụng:

  • Văn phòng ảo: Kiểu văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế. Doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo chỉ cần đặt logo, biển hiệu tại văn phòng mà không cần có nhân viên thường trực, đồ đạc, trang thiết bị. Doanh nghiệp sẽ vẫn có các thông tin cần thiết như địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax và các tiện ích đi kèm như bộ phận lễ tân, kế toán báo cáo thuế, phòng tiếp khách, phòng hội thảo,..mà bên cho thuê cung cấp.
  • Văn phòng chia sẻ: Co-working space là kiểu văn phòng làm việc mà ở đó, mọi người cùng nhau làm việc và chia sẻ một không gian làm việc chung. Nhưng họ có thể thuộc các doanh nghiệp, công ty khác nhau, không liên quan gì tới nhau. Khi làm việc trong văn phòng chia sẻ, mọi người có thể tự do sử dụng và chia sẻ các tiện nghi được trang bị trong không gian đó.
  • Văn phòng xanh: Kiểu văn phòng bố trí cây xanh, hoa cỏ và tối ưu các yếu tố thiên nhiên như: ánh sáng tự nhiên, gió, nước,…

văn phòng xanh

văn phòng không gian mở

văn phòng hiện đại

D+ STUDIO - ĐƠN VỊ TƯ VẤN & THIẾT KẾ VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP

Tại D+ Studio, chúng tôi hiểu rằng văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là ngôi nhà thứ hai của mỗi người.

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế – thi công văn phòng, D+ Studio luôn cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng với những mẫu văn phòng tuyệt vời, phục vụ công việc tốt nhất mà chi phí tiết kiệm nhất. Không đơn giản là không gian làm việc, chúng tôi hướng đến giá trị bền vững, quan tâm đến cảm xúc khách hàng để đem đến một thiết kế văn phòng ĐẸP – SÁNG TẠO thích hợp với doanh nghiệp.

Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được những thông tin hữu ích từ đội ngũ kiến trúc sư giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, có sức sáng tạo cao và luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trên thế giới.

Công ty cổ phần đầu tư kiến trúc D+ Việt Nam

Trên đây là các ưu nhược điểm của văn phòng truyền thống – loại hình văn phòng đã có lịch sử khá lâu đời trên thế giới. Hy vọng bạn đã có thêm những tư vấn cần thiết nhất trước khi lựa chọn loại văn phòng làm việc cho doanh nghiệp của mình.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *