[Phân tích] Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng đóng là gì?

Một trong những cách thiết kế văn phòng phổ biến hiện nay là kiểu văn phòng đóng kín. Tuy nhiên, không phải chủ doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ các ưu nhược điểm của văn phòng đóng, để quyết định xem có nên lựa chọn thiết kế văn phòng này cho doanh nghiệp của mình hay không.

Hãy cùng D+ Studio giải đáp thắc mắc này qua bài viết sau đây.

1. Khái niệm văn phòng đóng là gì?

Văn phòng đóng còn gọi là văn phòng kín, văn phòng riêng hay văn phòng truyền thống. Đây là kiểu bố trí văn phòng theo hình khối và sử dụng tường, cửa, vách ngăn để phân chia không gian, tạo ra các không gian riêng cho mỗi bộ phận, tổ chức, cá nhân trong môi trường làm việc.

>> Để hiểu rõ hơn khái niệm cũng như đặc điểm, bạn hãy tham khảo bài viết chi tiết về mô hình văn phòng đóng.

2. 6 ưu điểm của văn phòng đóng so với văn phòng mở

Nhiều người cho rằng, thiết kế văn phòng đóng ra đời trước nên dễ bị lỗi thời so với các kiểu thiết kế văn phòng khác. Thực chất, văn phòng đóng vẫn có những ưu điểm nổi bật của riêng nó, đem đến giá trị sử dụng cho doanh nghiệp.

Đối lập với mô hình văn phòng đóng chính là văn phòng mở, vì vậy nên chúng tôi sẽ phân tích các ưu điểm của văn phòng đóng trực tiếp với văn phòng mở.

Dưới đây là các ưu điểm của văn phòng không gian đóng:

2.1. Đề cao tính chuyên biệt của các bộ phận khác nhau

Mỗi một bộ phận hoặc nhân viên sẽ được sắp xếp ở một không gian riêng là các phòng nhỏ, đóng kín hoặc được ngăn cách. Bộ phận này sẽ không ảnh hưởng đến bộ phận khác, giúp cho không gian làm việc riêng tư hơn, làm tăng hiệu quả làm việc hơn.

Nhân viên cảm thấy được đảm bảo quyền riêng tư, tự do làm việc trong không gian cá nhân mà không sợ bị làm phiền.

2.2. Tính bảo mật cao

Văn phòng đóng tạo không gian riêng cho các cuộc họp, cuộc gọi điện. Vì thế, các thông tin khó bị rò rỉ ra ngoài, đảm bảo sự an toàn và bảo mật, chỉ những người trong cuộc họp, gọi điện mới biết.

Điều đó làm nên tính bảo mật thông tin và giữ vai trò lớn trong những cuộc họp, cuộc gọi quan trọng với đối tác và khách hàng.

2.3. An toàn cho sức khỏe nhân viên

Mỗi nhân viên có không gian làm việc riêng, không tiếp xúc, ảnh hưởng đến không gian của người khác. Điều này giúp hạn chế các bệnh lây lan qua đường không khí như: các vi khuẩn lây bệnh hô hấp, truyền nhiễm (cúm, thủy đậu, sởi, lao…).

Từ đó sẽ giảm thiểu tình trạng nhân viên gặp vấn đề về sức khỏe, giảm tình trạng nhân viên hay nghỉ bệnh ảnh hưởng tới công việc.

2.4. Tạo ra môi trường làm việc tập trung

Văn phòng đóng còn đóng vai trò lớn trong việc tạo lập một môi trường làm việc tập trung, hiệu quả bằng cách:

• Giảm thiểu tiếng ồn, phiền nhiễu: Âm thanh của nhân viên gây ra chỉ lưu động trong không gian của bản thân, bộ phận mà không ảnh hưởng tới không gian khác.
• Giảm thiểu các gián đoạn, xáo trộn từ bên ngoài: Nhân viên sẽ có được sự riêng tư nhất định, không bị ảnh hưởng hoặc các tác động xen ngang từ môi trường bên ngoài. Tại không gian của mình, nhân viên có thể thoải mái thực hiện những cuộc gọi quan trọng, tập trung suy nghĩ đưa ra những quyết định sáng suốt.

2.5. Phân cấp và phân chia phòng ban rõ ràng

Ưu điểm tiếp theo của văn phòng đóng chính là sự minh bạch, rạch ròi về việc phân chia các phòng ban, tổ chức trong công ty:

• Phân cấp vị trí làm việc của nhân viên, quản lý rõ ràng: Thông thường, người vị trí cấp bậc cao, quan trọng sẽ ngồi ở vị trí có không gian tách biệt hơn người có vị trí thấp. Ví dụ: giám đốc, phó giám đốc, quản lý cấp cao thường có phòng riêng. Nhân viên có thể sử dụng văn phòng chung với những nhân viên khác.
• Phân chia phòng ban, bộ phận rõ ràng: Mỗi phòng ban, bộ phận sẽ được bố trí một không gian làm việc riêng đảm bảo sự tách biệt và thống nhất. Ví dụ: Công ty sẽ có những phòng, khu vực  khác nhau dành cho các bộ phận như lễ tân, marketing, nội dung, kĩ thuật, hành chính,… để bộ phận này không ảnh hưởng đến bộ phận khác. Các nhân viên trong cùng bộ phận thường bố trí gần nhau để dễ dàng trao đổi công việc với nhau.

2.6. Tăng hiệu suất của công ty

Nhân viên làm trong văn phòng đóng kín sẽ có khả năng tập trung tốt hơn, không bị xao nhãng bởi những thứ bên ngoài, kích thích sự sáng tạo tốt hơn.

Họ có thể làm việc nhiều hơn, hoàn thành công việc đúng thời hạn mà không gặp phải khó khăn, trở ngại từ những thứ xung quanh.

Năng suất lao động của nhân viên tăng lên kéo theo hiệu suất của công ty tăng. Đồng thời, thu nhập của nhân viên và công ty có thể tăng theo. Điều đó vừa có lợi cho nhân viên, vừa có lợi cho công ty.

>> Tham khảo: 15+ điểm khác biệt giữa mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở

3. Nhược điểm của văn phòng đóng kín

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật của văn phòng đóng, D+ Studio nhận thấy việc bố trí văn phòng theo không gian đóng cũng có những hạn chế nhất định.

3.1. Tăng chi phí xây dựng

Nhược điểm đầu tiên đến từ chi phí xây dựng, cụ thể như sau:

• Chi phí xây dựng bức tường, vách ngăn, cửa: Khi xây dựng văn phòng đóng, để phân chia một không gian lớn thành những không gian nhỏ khác nhau, người ta phải tốn thêm chi phí xây dựng các bức tường, vách ngăn, cửa bằng gạch, xi măng, gỗ, nhựa…
• Chi phí nội thất, trang thiết bị: Mỗi không gian văn phòng đều cần những đồ nội thất, trang thiết bị nhất định. Các phòng không thể dùng chung của nhau. Theo đó, tổng chi phí cho những khoản này cũng sẽ tăng lên theo số phòng ban được phân chia.

3.2. Tăng chi phí bảo dưỡng, vệ sinh

Đối với các chi phí bảo dưỡng, vệ sinh, doanh nghiệp cũng cần chi trả nhiều hơn so với những đơn vị sử dụng hình thức thuê chung mặt bằng.

• Chi phí bảo dưỡng, duy tu tăng: Thiết bị văn phòng ở mỗi căn phòng đều cần được bảo dưỡng, tu bổ để có thể vận hành tốt hơn. Vì có nhiều phòng nên có nhiều thiết bị dẫn đến việc duy tu, bảo dưỡng mất nhiều thời gian và chi phí hơn.
• Chi phí vệ sinh tốn kém: Cũng như trang thiết bị, mỗi căn phòng đều cần được vệ sinh thường xuyên trần nhà, vách tường, sàn nhà,… đến các đồ nội thất để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ cùng với bầu không khí trong lành. Vì thế, số phòng nhiều làm diện tích cần vệ sinh tăng, kéo theo thời gian, công sức, chi phí vệ sinh cũng tăng lên đáng kể.

3.3. Yêu cầu không gian văn phòng lớn hơn

Thiết kế văn phòng đóng thích hợp với diện tích không gian lớn, cụ thể như sau:

• Tốn không gian cho từng phòng ban, bộ phận: Văn phòng đóng không thể dùng chung một không gian cho nhiều phòng ban, bộ phận. Vì thế, văn phòng đóng cần nhiều không gian hơn kiểu văn phòng khác.
• Tốn diện tích tường, vách ngăn, nội thất: Tường, vách ngăn là không thể thiếu nhằm ngăn cách không gian này với không gian khác. Bên cạnh đó, mỗi không gian lại cần có đồ nội thất riêng để nhân viên sử dụng và phục vụ công việc. Do đó, văn phòng đóng cần tốn một khoảng không gian nhất định cho việc này.
• Tối đa số lượng nhân viên/ diện tích mặt bằng ít hơn: Khi sử dụng văn phòng đóng, không gian bị hạn chế do sự phân chia không gian. Mỗi không gian chỉ chứa được một lượng nhân viên nhất định, nên dễ xảy ra tình trạng khó sắp xếp chỗ ngồi nếu có nhân sự mới.

3.4. Hạn chế tương tác nhân viên

Trái với văn phòng mở, văn phòng đóng hạn chế tính tương tác giữa các nhân viên, cụ thể như sau:

• Hạn chế sự giao tiếp, trao đổi giữa nhân viên: Mỗi nhân viên đều làm việc trong không gian của mình và chỉ giao tiếp với nhau khi được yêu cầu. Điều này tạo nên khoảng cách giữa các nhân viên, giảm sự tương tác. Nếu muốn giao tiếp với nhân viên ở bộ phận khác, họ phải gặp mặt trực tiếp, tương đối tốn thời gian. Bên cạnh đó, các hoạt động tập thể ví dụ như tập thể dục giữa giờ, hay thông báo tin tức gì đó tới toàn công ty cũng sẽ bị hạn chế.
• Hạn chế hoạt động nhóm: Hoạt động nhóm cần có một không gian tập trung để nhiều nhân viên có thể tập hợp lại, lắng nghe và trình bày ý kiến. Nếu sử dụng văn phòng đóng, không gian riêng nhiều, nhỏ hẹp rất khó trong việc thực hiện các cuộc họp theo team.
• Tốn thời gian di chuyển, sắp xếp cuộc họp: Khi cần họp nhóm, họp phòng, họp nội bộ công ty, cần có người đứng ra thông báo, sắp xếp cuộc họp. Nhân viên cần sắp xếp thời gian để di chuyển đến phòng họp, tiêu tốn thời gian nhất định. Nếu đến muộn, bạn có thể bỏ qua rất nhiều thông tin hữu ích.
• Ít sự đoàn kết, thân mật giữa nhân viên: Trong văn phòng kín, các nhân viên ít có sự giao tiếp nên tình cảm đồng nghiệp khó được hình thành, bồi đắp gây nên tình trạng thiếu đoàn kết, thân mật giữa các nhân viên. Đôi khi điều này có thể gây ra việc không hiểu ý nhau, gây chậm trễ trong công việc.

3.5. Ảnh hưởng thị lực nhân viên

Điều này có vẻ trái ngược với lợi ích về sức khỏe ở trên. Tuy nhiên, văn phòng đóng có sự phân chia không gian nên không khí lưu thông không tốt.

Nhiều phòng ban ở vị trí khuất, không có cửa sổ, tồn tại góc chết nên phải sử dụng nhiều ánh sáng nhân tạo, điều này không tốt cho thị lực.

3.6. Hạn chế trong quản lý nhân viên

Mặc dù văn phòng đóng tạo ra không gian làm việc không ồn ào, rất lý tưởng cho nhân viên, song lại gây khó khăn cho quản lý.

• Khó giám sát nhân viên: Việc giám sát nhân viên khó khăn và kém hiệu quả do quản lý mất nhiều thời gian để di chuyển sang phòng nhân viên mới có thể biết chính xác nhân viên làm gì.
• Nhân viên dễ lười biếng, làm việc riêng: Vì nhân viên có không gian làm việc riêng, dễ phát sinh suy nghĩ không có ai kiểm tra, giám sát nên trở nên lười biếng, không chủ động làm việc.

3.7. Hạn chế khả năng tái cấu trúc văn phòng

Văn phòng đóng gây khó khăn nhất định nếu bạn muốn thay đổi cấu trúc phòng ban, cơi nới, mở rộng hay bố trí lại thiết kế, cải tạo văn phòng.

• Khó thay đổi bố trí, thiết kế: Nguyên nhân của việc khó thay đổi thiết kế đến từ sự phân chia không gian đã được cố định.
• Tốn kém khi cần nâng cấp, mở rộng: Muốn mở rộng, nâng cấp phải cơi nới, phá bỏ bức tường, vách ngăn để chia lại không gian.
• Số chức năng của không gian ít: Phòng được cố định sẵn. Mỗi phòng hầu như chỉ thực hiện một chức năng nhất định như: phòng làm việc, phòng họp, phòng gặp đối tác,…

3.8. Giảm sức mạnh wifi

Kết nối wifi không ổn định cũng là một trong những tác nhân khiến công việc của nhân viên khó thực hiện đúng hạn. Điều này là do wifi hay bị chặn bởi tường, vách ngăn nên sóng yếu hơn so với không gian thoáng đãng.

Muốn khắc phục điều này, công ty phải lắp thêm các cục phát wifi tại mỗi phòng ban, khiến chi phí tăng lên.

4. Các lưu ý quan trọng khi thiết kế văn phòng đóng chuyên nghiệp

Mô hình văn phòng đóng có những ưu điểm nhưng cũng tồn tại các khuyết điểm nhất định.

Nếu xác định lựa chọn không gian văn phòng làm việc đóng, bạn vẫn có cơ hội tạo nên một không gian hoàn hảo, khác biệt nhờ chú ý những yếu tố sau khi thiết kế:

• Chú ý hình ảnh, thương hiệu công ty: Hình ảnh, thương hiệu công ty phải được làm nổi bật, thể hiện rõ ở mỗi không gian trong văn phòng.
• Tối ưu theo công năng, mục đích từng khu vực, bộ phận: Sự phân chia không gian phải hợp lý, phù hợp với đặc thù, tính chất công việc tại từng khu vực, bộ phận.
• Tối ưu thiết kế chiếu sáng, điều hòa không khí: Kiến trúc sư phải tính toán sao cho vừa tận dụng được ánh sáng thiên nhiên, vừa hỗ trợ thêm ánh sáng nhân tạo một cách tốt nhất. Khi lắp đặt điều hòa, thông gió, cần bố trí vào vị trí thích hợp sao cho cả căn phòng đều được hưởng nguồn không khí đó, đồng thời tính toán lắp đặt ít điều hòa nhất có thể mà vẫn đảm bảo được chức năng sử dụng.
• Tận dụng tối đa diện tích: Mỗi một không gian riêng cần được tính toán sao cho có thể sử dụng hết diện tích. Tránh trường hợp bỏ thừa, gây lãng phí diện tích.
• Tối đa số chức năng không gian: Để tiết kiệm diện tích, tránh việc phân chia không gian riêng quá nhiều, bạn có thể linh hoạt thiết kế nhiều chức năng trong cùng một không gian. Ví dụ: phòng tiếp tân và đón tiếp khách có thể ngăn đôi một không gian, phòng họp có thể kết hợp với phòng sinh hoạt tập thể.
• Đảm bảo sự liên thông: Tuy là văn phòng kín nhưng giữa các phòng, các bộ phận nên có sự liên thông, kết nối với nhau để việc liên lạc, di chuyển được dễ dàng bằng hệ thống cửa kính, ngăn ô thấp.

5. Một số giải pháp khắc phục khuyết điểm của văn phòng đóng

Những ưu nhược điểm của văn phòng đóng trên đây khiến cho doanh nghiệp, công ty vẫn còn băn khoăn không biết có nên lựa chọn giải pháp văn phòng thiết kế kín hay không?

Ngoài việc lựa chọn thiết kế theo mô hình văn phòng đóng kín, doanh nghiệp có thể tìm đến những giải pháp văn phòng hiện đại khác.

Nhằm đem đến cho doanh nghiệp các giải pháp không gian văn phòng tốt nhất, đem lại cảm hứng làm việc cho nhân viên, tăng hiệu suất công việc, D+ Studio xin đưa ra một số giải pháp khắc phục các nhược điểm của văn phòng đóng như sau.

5.1. Văn phòng mở

Văn phòng mở là 1 trong những mô hình văn phòng hiện đại, với đặc trưng là ít có sự phân chia không gian, một không gian có thể sử dụng chung cho nhiều nhân viên, bộ phận khác nhau.

Một số ưu điểm của văn phòng mở như: tối ưu diện tích, tối ưu thời gian thiết kế và thi công, chi phí. Các nhân viên không phải làm việc trong một khu vực cố định mà có thể đi lại, tương tác, trao đổi công việc để mang lại hiệu quả tốt nhất. Nhờ đó, mối quan hệ đồng nghiệp cũng được cải thiện.

Thiết kế văn phòng không gian mở đòi hỏi không gian phải phù hợp với quan điểm thẩm mỹ, khơi gợi được hứng thú làm việc của nhiều người.

Các kiến trúc sư cần thiết kế sao cho văn phòng vừa đẹp, vừa tiện dụng, tạo không gian làm việc thoải mái, gây ấn tượng mà vẫn đảm bảo tính riêng tư, cá nhân.

>> Xem thêm: Ưu điểm của thiết kế văn phòng mở là gì?

5.2. Văn phòng hỗn hợp – giải pháp đóng trong không gian mở

Văn phòng hỗn hợp là kiểu văn phòng kết hợp giữa văn phòng đóng và văn phòng mở. Kiểu văn phòng này có sự kết hợp linh hoạt, cân bằng giữa khu vực đóng và phần mở sao cho phù hợp nhất với từng công ty.

Giải pháp này khắc phục được những nhược điểm vốn có của kiểu văn phòng mở như: tiếng ồn, thiếu không gian riêng tư,… trong khi phát huy tối đa các ưu điểm của 2 mô hình văn phòngđóng & mở trong 1.

Văn phòng hỗn hợp cần có sự linh hoạt trong thiết kế, tính toán hợp lý sao cho phù hợp với từng công ty, đặc điểm, chức năng của từng bộ phận.

5.3. Văn phòng xanh – thiết kế được yêu thích hiện nay

Văn phòng xanh là xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại,có sự hòa hợp các yếu tố thiên nhiên, trong đó màu xanh cây cối là màu chủ đạo của căn phòng.

Cây cối, hoa cỏ được dùng để trang trí văn phòng, tối ưu ánh sáng tự nhiên, thông gió. Điều này giúp cho không gian làm việc trở nên thoáng đãng, nhân viên được hòa mình vào thiên nhiên, thư giãn, giải tỏa căng thẳng trong những lúc làm việc mệt mỏi và được tiếp thêm năng lượng.

Khi thiết kế văn phòng xanh, yếu tố cây cối cũng như sự hài hòa các yếu tố thiên nhiên khác phải được tính toán cẩn thận, sao cho phù hợp với từng không gian từ màu sắc, kiểu dáng đến vị trí và mang tính thẩm mỹ cao.

>> Tham khảo: Các lợi ích của văn phòng xanh – Xu hướng văn phòng của tương lai

5.4. Văn phòng thông minh

Văn phòng thông minh là kiểu văn phòng đa chức năng kết hợp giữa văn phòng làm việc và căn hộ, ứng dụng những công nghệ thông minh vào không gian làm việc.

Tại văn phòng thông minh, các nhân viên có thể vừa làm việc vừa ở lại qua đêm.

Để tạo lập được văn phòng thông minh, bạn cần tìm được những địa điểm phù hợp, cho thuê văn phòng thông minh và nhờ tư vấn kỹ lưỡng của các kiến trúc sư giàu kinh nghiệm.

Trên đây là các ưu nhược điểm của văn phòng đóng, văn phòng riêng – một mô hình không gian văn phòng phổ biến trên thế giới và tại Việt Nam. Bạn có thể dựa trên nhu cầu, mô hình kinh doanh của doanh nghiệp hay một vài các yếu tố khác để quyết định có nên lựa chọn văn phòng đóng hay không