Văn phòng thông minh là tên gọi để chỉ các văn phòng ứng dụng công nghệ hiện đại để giúp nhân viên làm việc nhanh hơn, tốt hơn và thông minh hơn. Chi tiết về khái niệm cũng như lợi ích và cách thiết kế văn phòng thông minh đã được chúng tôi trình bày ở bài viết trước. Trong bài viết này chúng tôi sẽ tập trung vào việc phân tích yếu tố “thông minh” trong thiết kế văn phòng thông minh. Yếu tố này cụ thể là gì và chúng gồm những gì?
1. Yếu tố “thông minh” trong thiết kế văn phòng thông minh
Đối với nhiều người, khi nhắc đến văn phòng thông minh chắc hẳn sẽ hình dung ra ngay một văn phòng được trang bị rất nhiều thiết bị và nội thất hiện đại. Nhưng đó có phải là toàn bộ những điều mà văn phòng thông minh có và ngược lại một văn phòng có nhiều thiết bị hiện đại đã tạo ra một văn phòng thông minh chưa?
Trên quan điểm của chúng tôi, khi thiết kế một văn phòng thông minh cần đảm bảo thể hiện 04 yếu tố thông minh gồm: thiết bị thông minh – tương tác thông minh – không gian thông minh – con người “thông minh”. Khi một văn phòng đáp ứng đủ 04 yếu tố này sẽ tạo ra một thiết kế văn phòng thông minh thực thụ.
1.1. Thiết bị thông minh
Với sự tiến bộ của công nghệ và sự chiếm lĩnh của Internet of Things (IoT), nhiều thiết bị và tiện ích văn phòng thông minh được ra đời. Chúng giúp người sử dụng nâng cao năng suất và tạo môi trường làm việc an toàn.
Thiết bị và tiện ích thông minh được các doanh nghiệp sử dụng có thể kể đến như Trợ lý văn phòng ảo, Smart Desk pro, màn hình thông minh, khóa thông minh, bộ điều nhiệt thông minh…
Trợ lý văn phòng thông minh (Smart Office Assistant) dựa trên trí tuệ nhân tạo để thực hiện các công việc. Sử dụng các thuật toán Machine Learning nâng cao, trợ lý văn phòng thông minh không chỉ đọc dữ liệu mà còn hiểu các dữ liệu. Từ đó, chúng giao các nhiệm vụ liên quan cần xử lý cho những người cụ thể và theo dõi tiến độ công việc.
Hệ thống chiếu sáng, điều chỉnh nhiệt độ thông minh cho phép nhân viên kiểm soát không gian làm việc của họ, thúc đẩy tinh thần và năng suất làm việc đồng thời giảm lượng điện năng tiêu thụ. Bằng các dữ liệu về sở thích, lịch làm việc của nhân viên, cảm biến phát hiện chuyển động, hoạt động và cảm biến môi trường xung quanh, các thiết bị sẽ điều chỉnh cài đặt đến mức tối ưu cho họ một cách tự động hoặc thông qua ứng dụng.
1.2. Tương tác thông minh
Thiết kế văn phòng thông minh giúp nơi làm việc được ứng dụng công nghệ cho phép tăng hiệu quả tương tác giữa người với người và người dùng với không gian.
#Tương tác giữa người với người
Các tiện ích trong văn phòng thông minh giúp tiết kiệm thời gian lên lịch họp, quản lý phòng họp, quản lý lịch, truy cập và chia sẻ dữ liệu đơn giản, hiệu quả hơn. Đồng thời giúp nhân viên kết nối tốt hơn với những người khác để chia sẻ ý tưởng hoặc cộng tác trong văn phòng và từ xa.
Việc trao đổi thông tin cũng được bảo mật hơn thông qua ứng dụng công nghệ phù hợp, đảm bảo các yếu tố nhanh, bảo mật, hiệu quả trong trao đổi.
#Tương tác giữa người dùng và không gian
Công nghệ cho phép kết nối giữa các thiết bị thông minh và người dùng, người dùng có thể thông qua giọng nói, cử chỉ, chuyển động hoặc thao tác trên thiết bị di động để điều chỉnh chúng. IoT đã giúp chúng ta có thể làm được điều đó, mọi dữ liệu, thiết bị được kết nối với nhau và được chia sẻ quyền đến các nhân viên thông qua ứng dụng thông minh hoặc trình duyệt web.
Trong tình hình dịch bệnh hiện nay, công nghệ đã góp phần không nhỏ giúp chúng ta hạn chế tương tác trực tiếp với các vật dụng sử dụng chung. Việc check in là một ví dụ điển hình: Thay thế check in bằng vân tay bằng check in bằng khuôn mặt và bằng mắt. Thay thế việc tiếp xúc trực tiếp trên cùng một thiết bị vẫn giúp đảm bảo mục đích ban đầu mà còn an toàn trong thời điểm hiện tại.
1.3. Thiết kế không gian văn phòng một cách thông minh
Thiết kế không gian văn phòng một cách thông minh có thể đạt được qua việc ứng dụng các công cụ thông minh trong thiết kế từ đó mang lại không gian sáng tạo truyền cảm hứng cho người dùng và phân bố không gian hiệu quả, khoa học cho văn phòng.
Thứ nhất, ứng dụng công nghệ trong thiết kế văn phòng
Công nghệ được sinh ra giúp con người làm việc nhanh, hiệu quả hơn. Trong thiết kế không gian văn phòng, các nhà thiết kế có thể thông qua phần mềm lập kế hoạch không gian. Qua AI, tích hợp dữ liệu và phân tích dự toán, nó giúp việc thiết kế đạt được những yêu cầu và mục đích mà doanh nghiệp đặt ra một cách nhanh, hiệu quả nhất.
Ứng dụng các thiết bị với độ chính xác cao giúp tính chính xác và có thể đồng bộ dữ liệu để tạo ra những thiết kế sát với thực tế.
Thứ hai, phân bố không gian thông minh
Với mục đích tạo ra một không gian sáng tạo, ứng dụng công nghệ, không gian trong văn phòng có xu hướng thiết kế mở và đề cao tính linh hoạt. Có ý kiến cho rằng “Văn phòng thông minh nhất có thể không có văn phòng nào cả”, điều này có thể hiểu văn phòng thông minh hạn chế các vách ngăn, phân chia vật lý không gian làm việc để tăng tính tương tác giữa mọi người, thúc đẩy tinh thần hợp tác. Tuy nhiên, đối với thiết kế văn phòng thông minh ngoài thiết kế mở như vậy cũng cần đến những không gian riêng tư như phòng họp hay các khu vực chức năng hoặc không gian riêng cho mỗi cá nhân.
Tại văn phòng thông minh, nhân viên có thể làm việc cá nhân hoặc theo nhóm bao gồm những khu vực khác nhau của văn phòng cho phép nhân viên lựa chọn môi trường nào phù hợp nhất với các nhiệm vụ hoặc dự án của mình. Khác với văn phòng Agile, tại văn phòng thông minh mọi người có thể thông qua ứng dụng hẹn lịch trước để tránh tình trạng chồng chéo và giúp tối ưu hoá không gian văn phòng.
1.4. Con người thông minh
Thiết kế văn phòng thông minh vốn là việc kết hợp không gian văn phòng với công nghệ. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là văn phòng thông minh lấy công nghệ làm trung tâm, đó phải là yếu tố con người. Các công cụ thông minh trên đều hỗ trợ cho con người thực hiện công việc một cách sáng tạo và hiệu quả. Con người thông minh ở đây hiểu là những người cập nhật công nghệ, biết cách áp dụng chúng trong tương tác với mọi người và trong quá trình làm việc.
2. Mẫu thiết kế văn phòng thông minh nổi bật
#1. Tòa nhà thông minh The Edge, Amsterdam Hà Lan
Được mệnh danh là tòa nhà thông minh nhất thế giới, The Edge thiết kế gắn liền công nghệ tiên tiến và hiện đại nhất:
Thiết bị thông minh: Tòa nhà The Edge mang đến thiết kế văn phòng bền vững và cung cấp các tiện ích công nghệ như hot desking, thiết bị điều chỉnh ánh sáng, nhiệt độ, màn hình led đa dụng…
Tương tác thông minh: The Edge liên kết mọi người và tối ưu lịch trình qua trợ lý ảo trên ứng dụng điện thoại. Qua đây, mọi người dễ dàng đặt lịch họp, làm việc, được trợ giúp trong các công việc hàng ngày đơn cử như dừng đỗ xe, điều chỉnh ánh sáng, nhiệt độ…
Không gian thông minh: Trong The Edge, nhân viên chủ động chọn không gian làm việc theo mong muốn hoặc phù hợp với công việc của mình. Đó có thể là không gian làm việc chung, phòng tập trung hay ở các “trạm làm việc” ngoài trời hay bên cửa sổ tràn ngập ánh sáng do phần ngoài tòa nhà được bao phủ bởi kính trong suốt.
Con người thông minh: Tòa nhà thiết kế lấy con người làm trung tâm, các công cụ khác hỗ trợ cho người sử dụng hiệu quả. Việc ứng dụng công nghệ giúp họ điều chỉnh môi trường tốt nhất cho công việc của mình.
#2. Văn phòng thông minh Carlo Ratti Associati, Italy
Văn phòng Carlo Ratti Associates sử dụng một hệ thống cảm biến để giám sát nhân viên khi họ di chuyển xung quanh trụ sở. Công nghệ sử dụng một loạt các cảm biến được kết nối Wi-Fi để giám sát môi trường và thu thập các tập hợp dữ liệu, sau đó sử dụng thông tin để gửi hướng dẫn đến các sản phẩm và dịch vụ trong tòa nhà.
Gần đây hơn, văn phòng của Ratti đã được ứng dụng “ghế sofa Internet of Things đầu tiên trên thế giới” của chính ông- một hệ thống ghế mô-đun thông minh có thể được điều chỉnh bằng ứng dụng hoặc cử chỉ tay thành các cấu hình khác nhau. Hệ thống quản lý tòa nhà (BMS) có thể ra lệnh cho đèn tắt nếu phòng trống và sưởi ấm phòng họp ngay trước khi có người.
Thiết kế văn phòng thông minh đang và sẽ trở thành xu hướng văn phòng trên tòa cầu khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang bùng nổ và nhu cầu tối ưu hóa trải nghiệm ngày một lớn. Các yếu tố thông minh cần được doanh nghiệp và các đơn vị thiết kế kế xác định và đáp ứng đủ để mang lại một văn phòng hiệu quả và tối ưu trải nghiệm người sử dụng nhất.
