Văn phòng lý tưởng chắc hẳn là mục tiêu mà các doanh nghiệp luôn hướng đến. Nhưng liệu có một mẫu văn phòng làm việc lý tưởng nào cho toàn bộ doanh nghiệp không? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra những quan điểm về văn phòng lý tưởng và những tiêu chí để tìm văn phòng làm việc lý tưởng nhất cho doanh nghiệp mình.
1. Văn phòng lý tưởng là gì?
Theo Macarena Gea, một kiến trúc sư, một nhà thiết kế nội thất, không gian rộng rãi, sáng sủa, có không gian làm việc cá nhân và không gian làm việc nhóm với trần nhà cao và nội thất có thể thay đổi linh hoạt, cùng ánh sáng tự nhiên và ấm là không gian làm việc lý tưởng.
Còn với Manuel Zea, một kiến trúc sư và là chủ của Coworking Spain, nền tảng trực tuyến cung cấp các ưu đãi khác nhau về không gian làm việc chung ở Tây Ban Nha, một không gian làm việc lý tưởng phải có 3 điểm chính: đồ nội thất đa năng và có thể di chuyển, điều chỉnh; phù hợp với nhu cầu ở thời điểm hiện tại; có phòng họp riêng tư để suy nghĩ và phát triển các dự án và khu pantry thật rộng rãi – từ đó mọi ý tưởng và sự hợp tác được nảy sinh giữa các đồng nghiệp.
Theo Officefinder.pl – một công ty cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, văn phòng lý tưởng là nơi được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của nhân viên, nâng cao khả năng giao tiếp và năng suất của họ cũng như giúp tối ưu hoá chi phí bất động sản.
Theo quan điểm của chúng tôi, không có một không gian lý tưởng cụ thể nào dành cho tất cả các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, theo cách hiểu đơn giản, văn phòng lý tưởng là không gian được thiết kế dựa trên sự cân bằng giữa nhu cầu và chi phí. Trên thực tế, chi phí và việc đáp ứng nhu cầu luôn tỉ lệ thuận với nhau, nhu cầu càng nhiều, phức tạp và đa dạng thì chi phí cho mặt bằng, thiết kế không gian, đầu tư cơ sở vật chất cũng tăng theo. Vậy một văn phòng lý tưởng sẽ vừa đảm bảo công năng sử dụng của văn phòng vừa giúp tối ưu chi phí.
2. Tại sao cần xây dựng văn phòng làm việc lý tưởng?
Tại sao cần xây dựng văn phòng làm việc lý tưởng? Chúng tôi sẽ trả lời câu hỏi này thông qua những lợi ích mà văn phòng lý tưởng mang lại:
#Đối với doanh nghiệp:
Tùy tính chất, lĩnh vực hoạt động và mục đích kinh doanh của doanh nghiệp mà các văn phòng được thiết kế với những yếu tố phù hợp để đáp ứng những nhu cầu trong quá trình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ trong lĩnh vực cần yếu tố sáng tạo như ngành công nghệ, thiết kế, … thì không gian được thiết kế theo hướng mở, linh hoạt và ứng dụng công nghệ thông minh vào công việc. Điều này vừa mang lại nơi làm việc thúc đẩy hiệu quả công việc vừa thể hiện văn hoá doanh nghiệp.
Đặc biệt, văn phòng làm việc lý tưởng dựa trên việc cân bằng chi phí và nhu cầu, điều này giúp việc sở hữu không gian làm việc hiệu quả, ấn tượng không trở thành gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng năng suất công việc, kinh doanh có hiệu quả và thu hút, gây ấn tượng với nhân viên và khách hàng.
#Đối với con người:
Nhân sự – yếu tố con người là yếu tố quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tiến sĩ Tina Seelig đã viết trong cuốn sách của cô ấy rằng: Không gian là yếu tố quan trọng bởi nó truyền đạt rõ ràng những gì bạn nên làm và không nên làm. Nếu bạn sống và làm việc trong một môi trường đầy hứng khởi, tâm trí bạn sẽ được mở rộng với những ý tưởng mới mẻ, sáng tạo. Tuy nhiên, nếu môi trường tẻ nhạt và gò bó, khả năng sáng tạo và sức khỏe của bạn sẽ bị giảm sút.
Chính vì vậy việc chăm sóc sức khỏe và tinh thần của nhân viên tại nơi làm việc là điều các doanh nghiệp quan tâm qua cách xây dựng những khu nghỉ ngơi, giải trí, sử dụng những nội thất phù hợp…
3. Các tiêu chí để tìm ra văn phòng lý tưởng
Để tìm ra văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp mình, các doanh nghiệp cần phân tích cụ thể và chi tiết 3 tiêu chí:
#01. Chi phí thiết kế và thi công văn phòng lý tưởng
Như đã đề cập phần trên văn phòng lý tưởng là văn phòng cân bằng được yếu tố chi phí – nhu cầu. 2 yếu tố này thường tỉ lệ thuận với nhau do đó, hãy cân nhắc ngân sách tối đa mà doanh nghiệp có thể chi ra cho hoạt động thiết kế văn phòng và nhu cầu về tính tiện ích, thẩm mỹ, công năng sử dụng của mình.
Chi phí thiết kế phụ thuộc vào quy mô, khả năng chi ngân sách như thế nào để sở hữu văn phòng lý tưởng với mình nhất. Mà các doanh nghiệp luôn mong muốn mình bỏ ra số tiền ít nhất và thu về hiệu quả nhiều nhất. Chính vì vậy, các doanh nghiệp tìm đến các công ty thiết kế để giúp chi phí đó được sử dụng một cách tối ưu.
#02. Công năng sử dụng
Một văn phòng lý tưởng không chỉ đáp ứng các nhu cầu hoạt động cơ bản của doanh nghiệp mà còn cung cấp những tiện ích khác:
- Cung cấp đầy đủ các nhu cầu cơ bản: Văn phòng được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, sắp xếp khoa học phòng họp, các phòng hội thảo và các không gian chung. Các doanh nghiệp ngày nay tập trung vào việc thiết kế không gian mở để tăng tương tác với mọi người hay thể hiện văn hoá transparency mà doanh nghiệp hướng đến.
- Đem lại sự thoải mái cho người sử dụng thông qua việc tối ưu, cải tiến các thành phần trong văn phòng như sử dụng nội thất thay đổi, điều chỉnh ánh sáng và nhiệt độ tại văn phòng phù hợp.
- Tối ưu năng suất công việc: Ứng dụng khoa học công nghệ giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn. Một văn phòng tối ưu hiệu quả và năng suất nếu được thiết kế cùng với công nghệ hiện đại.
- Thể hiện văn hoá, thương hiệu của doanh nghiệp: Thiết kế văn phòng cần dựa trên văn hoá và thương hiệu đặc trưng của mình. Văn hoá góp phần định hướng nên tính chất của văn phòng. Ngược lại, một văn phòng làm việc lý tưởng cũng giúp doanh nghiệp truyền đạt văn hoá công ty đến toàn bộ nhân viên và khách hàng.
#03. Tính thẩm mỹ của văn phòng làm việc lý tưởng
Trong quá trình thiết kế chúng ta không nên bỏ qua tính thẩm mỹ, nó đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nên văn phòng lý tưởng. Không gian làm việc đẹp giúp nhân viên cảm thấy hạnh phúc hơn: Một cuộc khảo sát cho thấy rằng, 90% người sử dụng cảm thấy hạnh phúc, làm việc tốt hơn trong một không gian được thiết kế đẹp. Mức độ hạnh phúc là chìa khóa giúp kinh doanh hiệu quả của doanh nghiệp, bởi nó giúp tăng năng suất làm việc và có được sự tin tưởng, cống hiến từ nhân viên.
Để đạt được tính thẩm mỹ, văn phòng cần đáp ứng các yêu cầu về bố cục trong không gian, có sự cân bằng màu sắc và ánh sáng, bên cạnh đó, độ sáng tạo, độc đáo cũng góp phần giúp cho văn phòng gây ấn tượng dễ hơn. Về màu sắc, văn phòng có thể sử dụng các nguyên tắc như 60-30-10 hay sử dụng phân chia màu chính – màu phụ để không gian không bị nhàm chán hoặc gây rối mắt người dùng
Trên đây là quan điểm của chúng tôi về văn phòng lý tưởng và các tiêu chí để tìm ra văn phòng làm việc lý tưởng. Nếu bạn có quan điểm gì khác hoặc cần tư vấn về vấn đề cụ thể trong bài hãy comment xuống phía dưới.
