Xây dựng văn phòng lý tưởng là mong muốn, cũng là yêu cầu của nhiều khách hàng của chúng tôi. Như thế nào là lý tưởng lại thật khó để định nghĩa chính xác bởi nó phụ thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Liệu rằng có một khái niệm cụ thể nào hay không và làm thế nào để lý tưởng hoá không gian làm việc của từng doanh nghiệp?
1. Văn phòng lý tưởng là gì?
Bất cứ doanh nghiệp nào khi đầu tư cho thiết kế văn phòng đều mong muốn có được một không gian đủ tốt cho nhân viên của mình. Đủ tốt tức không gian đó phải đáp ứng nhiều nhất có thể nhu cầu sử dụng và mang lại sự thoải mái cho người dùng.
Trên thực tế, nhu cầu sử dụng của con người ngày càng đa dạng, ngoài đáp ứng những nhu cầu cơ bản để làm việc, chúng ta còn cần những không gian giúp bản thân thoải mái và được truyền cảm hứng.
Tuy nhiên, việc đáp ứng nhu cầu và chi phí luôn tỉ lệ thuận. Một văn phòng vừa đảm bảo công năng sử dụng, vừa tối ưu được mức chi phí có lẽ là một văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp.
Do đó, theo quan điểm của chúng tôi, xây dựng văn phòng lý tưởng là việc đưa ra phương án để cân bằng giữa nhu cầu và chi phí
2. Xây dựng văn phòng lý tưởng cho từng doanh nghiệp
Người dùng và các doanh nghiệp yêu cầu ngày càng cao về công năng của không gian làm việc. Không gian không chỉ đáp ứng được công năng sử dụng mà còn là nơi giúp kích thích sáng tạo, tăng năng suất làm việc. Hơn thế nữa, không gian làm việc còn là phương tiện truyền thông văn hoá, thương hiệu của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đầu tư một mức chi phí đủ để đáp ứng toàn bộ những yêu cầu kể trên. Tuỳ vào thực trạng của từng doanh nghiệp, chúng ta nên có những định hướng, giải pháp phù hợp để thiết kế được những văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp.
2.1. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ
Với những doanh nghiệp SMEs hay startup, khi quy mô nhân sự còn nhỏ và mức ngân sách đầu tư cho văn phòng chưa lớn nên tập trung đến tối ưu công năng sử dụng. So với việc tạo ra một không gian có thể truyền thông được về thương hiệu thì chúng ta nên ưu tiên cho công năng để đảm bảo nhân viên có được sự tiện nghi, thoải mái trong quá trình làm việc. Trong giai đoạn này các doanh nghiệp nên đầu tư thiết kế tập trung đến con người. Bạn có thể tham khảo thêm 07 mẫu văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay.
01 – Thiết kế văn phòng riêng
Chúng tôi đã có một vài dự án cùng thực hiện với các doanh nghiệp startup. Magezon là một Startup công nghệ, một doanh nghiệp không quá lớn. Họ tìm đến chúng tôi vào thời điểm cả thế giới chao đảo vì dịch COVID-19. Thời điểm này cả nền kinh tế đều khó khăn thế nhưng họ vẫn quyết định đầu tư cho thiết kế văn phòng bởi việc thay đổi văn phòng đã ảnh hưởng đến năng suất công việc.
Với dự án này, chúng tôi muốn không gian sử dụng đa năng và linh hoạt. Một “công viên mini” được thiết kế để tăng trải nghiệm cho người dùng bao gồm đầy đủ: không gian làm việc và không gian chức năng.
Khu chức năng với thiết kế nhằm linh hoạt phục vụ cho nhiều hoạt động khác nhau. Đây có thể là không gian cho những sự kiện nội bộ hoặc không gian nghỉ ngơi cho nhân viên… Với những đồ nội thất với chức năng 2 trong 1, 3 trong 1… sẽ là giải pháp tối ưu về chi phí.
Thay vì sử dụng vách ngăn chia nhỏ không gian, chúng tôi sử dụng thủ pháp layering để phân chia không gian. Với những không gian nhỏ, đây sẽ là cách mở rộng không gian và tiết kiệm chi phí.
Khu làm việc được thiết kế để đáp ứng những nhu cầu làm việc cơ bản của một văn phòng, được nhấn bởi typography.
Thiết kế của Magezon cũng là một mẫu văn phòng mà bạn có thể tham khảo. Một không gian đảm bảo đầy đủ không chỉ nhu cầu sử dụng cơ bản mà còn tạo ra một văn phòng với nhiều trải nghiệm mặc dù diện tích không quá lớn.
02 – Sử dụng coworking
Theo một nghiên cứu của Emergent Research, nhu cầu sử dụng văn phòng coworking tăng 24.2% một năm. Với những đặc điểm phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, coworking được xem là một trong những lựa chọn giúp tối ưu chi phí vận hành của doanh nghiệp.
Nhiều coworking đã và đang được đầu tư thiết kế để tăng trải nghiệm của khách hàng. Coworking là cộng đồng thu nhỏ, nơi có những con người từ nhiều lĩnh vực cùng làm việc, tương tác, chia sẻ và tìm kiếm những người đồng hành. Đối với người sử dụng, đây là mô hình văn phòng lý tưởng để có những mối quan hệ mới trong công việc, đồng thời cũng là nơi mang lại trải nghiệm làm việc mới mẻ, tự do.
Chính vì thế, văn phòng coworking là một lựa chọn đáng cân nhắc dành cho các doanh nghiệp SMEs và Startup.
2.2. Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn
Với những doanh nghiệp “lớn” cả về quy mô và mức đầu tư, yêu cầu về thiết kế không gian làm việc cũng nhiều hơn. Tiêu chuẩn về một thiết kế văn phòng lý tưởng cũng kèm theo nhiều yêu cầu, tiêu chí khác nhau. Bằng kinh nghiệm thiết kế của mình, chúng tôi nhận thấy rằng một văn phòng lý tưởng dành cho các doanh nghiệp lớn thường bao gồm 03 tiêu chí sau:
01 – Thiết kế tăng trải nghiệm người dùng
Nhằm tạo ra một không gian lý tưởng cho người sử dụng, văn phòng hiện nay không chỉ là một nơi lui đến và làm việc mà còn là một không gian đa chức năng. Nghiên cứu, lắng nghe nhu cầu của người sử dụng để đưa vào văn phòng những không gian chức năng như pantry, khu giải trí, phone booth… thậm chí là khu nghỉ trưa, khu hút thuốc cho nhân viên. Tối ưu cả những nhu cầu nhỏ để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người sử dụng. Văn phòng chỉ trở thành lý tưởng khi có thể đáp ứng được nhu cầu và nâng cao trải nghiệm của chính người sử dụng không gian đó.
02 – Thiết kế giúp tăng nhận diện thương hiệu và truyền thông về văn hoá doanh nghiệp
Nhận diện thương hiệu luôn đóng vai trò quan trọng đối với một doanh nghiệp. Bộ nhận diện thương hiệu giúp người dùng nhận biết và phân biệt doanh nghiệp của bạn với những đơn vị khác, giúp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Theo DPLUS, không gian làm việc là phương tiện giúp truyền tải hiệu quả văn hoá và thương hiệu của doanh nghiệp đến nhân viên, khách hàng… Chính vì thế, chúng tôi sử dụng chính bộ nhận diện thương hiệu, văn hoá của doanh nghiệp làm chất liệu cho ý tưởng và cảm hứng thiết kế.
Đầu tư cho thiết kế văn phòng đồng thời cũng là đầu tư cho việc tăng nhận diện thương hiệu. Xây dựng văn phòng lý tưởng không chỉ tạo nên một không gian mà còn tạo nên một thương hiệu. Đây là một trong những tiêu chí đánh giá văn phòng lý tưởng hiện nay.
03 – Phân bổ chi phí khoa học để thiết kế hiệu quả và đảm bảo ngân sách
Nhu cầu nhiều hơn đồng nghĩa với mức chi phí cũng sẽ tăng. Vì vậy cần phân bổ chi phí một cách khoa học để đảm bảo nguồn ngân sách mà vẫn có một thiết kế đúng yêu cầu.
Chúng ta không nên thiết kế dàn trải, không gian càng rộng càng cần lựa chọn điểm nhấn. Tiêu chí để đánh giá văn phòng lý tưởng tùy vào nhu cầu mà ưu tiên chi phí cho những không gian cần thiết.
- Những công ty hoạt động trong các ngành nghề cần sự sáng tạo thì nên tập trung vào không gian chức năng để người dùng được thư giãn và truyền cảm hứng để kích thích sáng tạo.
- Nếu công ty của bạn hoạt động trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng…nên lựa chọn đầu tư cho khu làm việc cá nhân để nhân viên thoải mái nhất khi ngồi làm việc.
Kết luận
Đối với mỗi mô hình doanh nghiệp sẽ có những định hướng, phương pháp khác nhau để xây dựng văn phòng lý tưởng. Nhưng dù là mô hình doanh nghiệp nào thì văn phòng lý tưởng luôn cần đáp ứng được nhu cầu sử dụng và tối ưu chi phí đầu tư.
