Kinh nghiệm thiết kế văn phòng làm việc từ A tới Z
Văn phòng làm việc không chỉ là nơi để nhân viên phát triển, công ty hoạt động mà còn là một nhân chứng lớn lên cùng với hành trình phát triển của một thương hiệu/công ty. Nếu công ty của bạn đang có kế hoạch mở rộng, cải tạo hoặc thuê một địa điểm mới là không gian làm việc, bạn và công ty cần nắm được từng bước cũng như những kinh nghiệm cần lưu ý trong thiết kế văn phòng.
Kinh nghiệm thiết kế văn phòng 01: Hiểu rõ về nhu cầu và tính cách của công ty/thương hiệu
#1 Tính cách của công ty/thương hiệu
Theo Investopedia, văn hoá doanh nghiệp liên quan đến niềm tin và hành vi được xác định thông qua cách các thành viên và ban quản lý của công ty tương tác với nhau cũng như xử lý các hoạt động, giao dịch bên ngoài (với đối tác, khách hàng, etc.). Có thể thấy, văn hoá doanh nghiệp cũng như phong cách làm việc của một công ty như “tính cách” đại diện của công ty đó vậy. Bạn cần phải hiểu về doanh nghiệp của mình, nhân viên của mình để có thể định hình rõ rất về kiểu văn phòng bạn muốn thiết kế trong tương lai. Đọc thêm về thương hiệu và văn hoá doanh nghiệp trong thiết kế văn phòng để hiểu thêm về tác động hai chiều lẫn nhau của hai yếu tố này.
Kinh nghiệm thiết kế văn phòng đầu tiên đó là khai thác bộ câu hỏi sau để hiểu sâu về doanh nghiệp:
- Lĩnh vực công ty bạn là gì? Đòi hỏi sự nghiêm túc, chỉnh chu hay sự mới mẻ, năng động, sáng tạo
- Cách làm việc với các đối tác và khách hàng chính: nghiêm túc qua email, bảo mật cao hay gần gũi qua các app tin nhắn như Zalo, Whatsapp? Khách hàng là người nước ngoài hay Việt Nam?
- Công ty bạn có bao nhiên nhân viên? Phần lớn nhân viên đang ở độ tuổi nào?
- Cách các nhận viên hoặc các team trong công ty làm việc với nhau: trao đổi trực tiếp, tương tác nhiều hay chủ yếu qua email tin nhắn, ít tương tác?
- Tham khảo bộ phận nhân sự/công đoàn để nắm về các hoạt động truyền thông nội bộ: xu hướng thích hướng ngoại, hay tổ chức đầm ấm, nhỏ gọn tại công ty,…?
Trên là một số câu hỏi cơ bản để bạn có thể nắm được sơ qua về “tính cách” chung của công ty và phong cách làm việc điển hình của công ty mình. Tuy nhiên, với tuỳ từng công ty và đặc thù khác nhau, bộ câu hỏi khác thác cũng sẽ cần được triển khai sâu hơn hoặc rộng hơn tuỳ vào mức độ và nhu cầu muốn hiểu về văn hoá của doanh nghiệp.
#2 Nhu cầu sử dụng văn phòng làm việc
Trước khi bắt đầu thiết kế văn phòng, kinh nghiệm cho bạn là cần phải nắm rõ các nhu cầu thiết yếu, chính-phụ trong sử dụng văn phòng
- Tổng chỗ cần setup cho nhân sự hiện tại? Tương lai gần 3-5 năm, quy mô sẽ tăng thêm bao nhiêu người
- Cần bao nhiêu phòng họp? Có cần phòng họp online hay không?
- Tủ tài liệu hoặc tủ đồ cá nhân có cần thiết?
- Sử dụng pantry khô hay ướt?
- Phòng training hoặc sự kiện cho toàn bộ công ty?
Một số câu hỏi cơ bản, để bạn xác định được chính xác nhu cầu sử dụng, tránh việc lãng phí không gian, chi phí thiết kế vào những nhu cầu ít sử dụng tới. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ với DPLUS tại đây, để nhận được bộ câu hỏi khảo sát chi tiết về nhu cầu thiết kế văn phòng và tư vấn từ các chuyên gia kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế văn phòng.
Kinh nghiệm 02: Tham khảo thật nhiều các mẫu văn phòng và xác định phong cách thiết kế mong muốn
Nguyên lý thị giác được hiệu là các thói quen tự nhiên, phát triển và hình thành theo quá trình sống của con người. Vậy nên, nếu mắt người làm quen với những không gian đẹp, những thiết kế văn phòng đẹp, nguyên lý thị giác của bạn cũng sẽ được cải thiện và có xu hướng lựa chọn được những thiết kế đẹp hơn.
Tại bước này, sau khi hoàn thành kinh nghiệm thiết kế số #01, bạn cần tham khảo thật nhiều các mẫu, phong cách, mô hình thiết kế văn phòng để có thể chọn ra được phong cách bạn thích và phù hợp với nhu cầu cũng như “tính cách” của công ty như đã phân tích ở trên
- Tổng hợp 30+ mẫu thiết kế văn phòng hiện đại
- 25 phong cách thiết kế được yêu thích (2021)
- Top 09 mô hình văn phòng hiện đại
- 50+ mẫu bố trí văn phòng làm việc đẹp
Tuy nhiên, do có quá nhiều mẫu cũng như mô hình hoặc phong cách thiết kế, bạn nên tránh việc tham lam khi muốn quá nhiều cho một không gian văn phòng làm việc. Kinh nghiệm mà DPLUS chia sẻ với bạn đó là lựa chọn tối đa 02 phong cách cho một văn phòng, 1 chính một phụ để có thể tối ưu được vẻ đẹp của từng phong cách cũng như mẫu thiết kế văn phòng. Trong trường hợp không biết phong cách cần thiết kế là gì, bạn có thể chọn ảnh mẫu và gửi tới DPLUS để được phân tích cũng như tư vấn phong cách mẫu phù hợp.
Kinh nghiệm 03: Tìm đơn vị có chuyên môn và xây dựng ngân sách phù hợp
Điều đầu tiên, bạn không thể tự thiết kế văn phòng, trừ khi công ty của bạn vốn có nền tảng là công ty thiết kế về nội thất, kiến trúc, không gian.
Thiết kế văn phòng khác với thiết kế nhà ở, đòi hỏi kinh nghiệm cũng như kiến thức về kỹ thuật, vật liệu cũng như công năng của từng phân khu trong không gian. Kinh nghiệm thiết kế văn phòng được tích luỹ sau nhiều công trình tương tự, từ thiết kế không gian họp, không gian làm việc cá nhân, sảnh, thiết kế ánh sáng phù hợp cho tới việc thiết kế các hệ thống đường điện/mạng,… DPLUS đã từng gặp rất nhiều khách hàng sau khi tự mình thiết kế và bố trí không gian, trang trí không gian, đã tìm đến chúng tôi với yêu cầu cải tạo. Lúc này, không gian vốn đã bị can thiệp trước đó, không được tối ưu và sử dụng đúng sẽ dẫn tới tình trạng khấu hao nhanh, việc cải tạo lại đôi khi sẽ tốn nhiều chi phí hơn thiết kế mới nguyên bản ban đầu.
Chính vì vậy, kinh nghiệm số 03 cho việc thiết kế văn phòng đó là không nên tự mình thiết kế. Hãy tìm đến sự tư vấn của chuyên gia trong lĩnh vực, bạn yên tâm tư vấn luôn là một dịch vụ gia tăng không mất phí tại DPLUS.
Ngân sách để thiết kế văn phòng không khó để tìm hiểu. Hiện nay, trên thị trường mức chi phí thiết kế thường được tính theo diện tích mét vuông, mức giá trải rộng từ 100.000VNĐ/m2 tới 800.000VNĐ/m2 cũng có. Mức chi phí sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, phong cách và chi tiết bạn muốn thiết kế văn phòng đã được xác định ở trên. Có rất nhiều sự lựa chọn để bạn có thể cân nhắc:
- Chuyên gia sáng tạo và thiết kế văn phòng: đây là thường là các thương hiệu, công ty có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực thiết kế văn phòng, như tại DPLUS, chúng tôi đã có hơn 6 năm kinh nghiệm chuyên môn về thiết kế văn phòng từ văn phòng một mặt sàn tới nhiều tầng. Với các đơn vị như này, mức chi phí thiết kế thường rơi vào 400.000VNĐ/m2 tới 800.000VNĐ/m2.
- Đơn vị thiết kế nội thất và kiến trúc: các đơn vị này thường làm trong lĩnh vực thiết kế nội thất và kiến trúc, có thể thiết kế đa dạng các lĩnh vực từ nhà dân tới nhà hàng, tuy nhiên, chính vì không chuyên sâu vào hạng mục văn phòng, nên kinh nghiệm thiết kế văn phòng cũng sẽ ít hơn. Mức giá thường rơi vào khoảng 250.000VNĐ/m2-35.000VNĐ/m2
- Freelancer: freelancer thường là một kiến trúc sư, hoặc một nhóm các kiến trúc sư làm việc tự do, nhận dự án tự do để thực hiện. Thiết kế văn phòng thường là một dự án có diện tích lớn và liên quan tới nhiều tác vụ xung quanh như Phòng Cháy Chữa Cháy, chủ đầu tư tòa nhà,… đòi hỏi kinh nghiệm và chuyên môn cao về thiết kế văn phòng cũng như một nhóm đông để xử lý cùng lúc nhiều tác vụ. Tuyển freelancer có thể sẽ phù hợp nếu văn phòng của bạn nhỏ và thiên về bố trí, thiết kế mặt bằng thay vì tổng thể. Với dịch vụ thiết kế freelancer, sẽ tuỳ vào kinh nghiệm và chất lượng của freelancer mà có các mức giá khác nhau, công ty bạn có thể tìm hiểu và cân nhắc.
Tổng kết
Vậy nên, khi có nhu cầu thiết kế văn phòng, bạn cần tìm hiểu và tích lũy cho mình nguồn kiến thức và kinh nghiệm nhất định để tránh trường hợp tiền mất tật mang. Chủ đầu tư cần hiểu rõ về nhu cầu, xếp hạng ưu tiên nhu cầu và sau đó xác định về mẫu thiết kế mình muốn triển khai. Dịch vụ tư vấn hiện tại đều FREE tại các công ty thiết kế nội thất, kiến trúc, nên hãy tận dụng dịch vụ miễn phí đó để nhận được sự tư vấn từ những kiến trúc sư có chuyên môn cao.
