9 mô hình văn phòng hiện đại tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay

Có rất nhiều mô hình văn phòng hiện đại và tiện nghi đang được các doanh nghiệp, công ty, tập đoàn, cơ quan,… lựa chọn để mang đến một không gian làm việc tuyệt vời nhất cho ban lãnh đạo và nhân viên.

Vậy mô hình văn phòng làm việc hiện đại gồm những loại nào, đâu là loại hình thiết kế tốt nhất cho doanh nghiệp của mình? Hãy cùng D+ Studio tìm hiểu qua bài viết sau đây.

1. Mô hình văn phòng hiện đại

1.1. Khái niệm văn phòng hiện đại là gì?

Văn phòng hiện đại là không gian làm việc được thiết kế theo hướng hiện đại hóa, đảm bảo sự linh hoạt & tiện ích, phù hợp với các doanh nghiệp trong thời hiện đại.

Mô hình không gian văn phòng hiện đại sở hữu phương thức hoạt động mới, được tích hợp nhiều tính năng, công nghệ hiện đại, giúp cho doanh nghiệp có thể thúc đẩy năng suất làm việc và đem tới cho nhân viên môi trường làm việc lý tưởng nhất.

Văn phòng hiện đại có sự khác biệt hoàn toàn với văn phòng truyền thống.

Văn phòng truyền thống với thiết kế phong cách cũ hiện nay chỉ phù hợp với những công ty yêu cầu bảo mật, có sự cạnh tranh nội bộ cao, yêu cầu sự tương tác giữa các nhân viên thấp.

>> Xem ngay: So sánh văn phòng hiện đại và văn phòng truyền thống

1.2. Lợi ích và vai trò của văn phòng hiện đại

Văn phòng hiện đại ngày càng được lựa chọn nhiều bởi nó có vai trò và nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp cũng như nhân viên của doanh nghiệp đó.

Dưới đây là một số lợi ích chính của mô hình văn phòng này:

• Văn phòng hiện đại mang đến môi trường làm việc lý tưởng: Không gian thoáng mát, nội thất thông minh, các thiết bị công nghệ tối ưu,… tạo ra một nơi làm việc thoải mái cho nhân viên, giúp mọi người có thể phát huy tối đa năng lực của bản thân.
• Văn phòng hiện đại giúp khẳng định vị thế của doanh nghiệp: Văn phòng chính là bộ mặt của công ty, là hình ảnh của doanh nghiệp – một trong những yếu tố giúp khẳng định vị thế của công ty. Với cách bố trí lịch sự, hiện đại sẽ là điểm gây ấn tượng với khách hàng, đối tác khi ghé thăm. Họ có thể cảm nhận được sự chỉn chu, cẩn thận trong sắp xếp. Từ đó, cảm giác hạnh phúc và hài lòng sẽ tăng lên, giúp mối quan hệ hợp tác tiến triển tốt đẹp.
• Văn phòng hiện đại giúp nâng cao hiệu suất công việc: Việc ứng dụng khoa học công nghệ và các thiết bị nội thất hiện đại, thông minh như máy chiếu, tivi, máy tính, Wifi,… đều được trang bị đầy đủ giúp giúp nâng cao hiệu quả làm việc.
• Tăng tính kết nối giữa các nhân viên: Môi trường văn phòng hiện đại cho phép nhân viên có thể dễ dàng trao đổi, tương tác với nhau nhờ không gian làm việc chung rộng rãi. Các vấn đề về công việc sẽ nhanh chóng được giải quyết giúp đẩy mạnh năng suất lao động.
• Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm: Quá trình làm việc nhóm sẽ không bị cản trở bởi sự ngăn cách không gian cũng như thiếu trang thiết bị cần thiết. Các vấn đề chung về công việc đều nhận được ý kiến đóng góp từ mọi người, đem đến phương án cuối cùng tối ưu nhất, đảm bảo tính hiệu quả của công việc.

>> Tham khảo ngay 8 lợi ích của văn phòng hiện đại nổi bật nhất đối với doanh nghiệp

1.3. Kinh nghiệm lựa chọn mô hình văn phòng hiện đại phù hợp cho doanh nghiệp

Trước khi lựa chọn mô hình văn phòng hiện đại phù hợp nhất cho doanh nghiệp, công ty, tập đoàn, bạn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố sau:

• Tác động tới nhân viên: Văn phòng là nơi nhân viên sinh hoạt ít nhất 8 tiếng/ngày và cống hiến mọi năng lượng, sức lực của mình để làm việc. Cần phải xem xét không gian và mô hình văn phòng có mang đến sự dễ chịu, thoải mái và thích thú để tiếp thêm năng lượng cho nhân viên hay không. Cách thiết kế và bày trí có tạo ra động lực và thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên hay không.
• Cân nhắc tài chính: Cần xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng vấn đề tài chính của công ty. Nếu điều kiện tài chính cho phép, bạn có thể áp dụng mô hình văn phòng hiện đại sở hữu đầy đủ các tiện ích và dịch vụ. Nếu tài chính thấp, có thể lựa chọn mô hình văn phòng tối giản hơn nhưng vẫn đảm bảo được những yêu cầu cần thiết.
• Quy mô công ty: Xem xét quy mô của công ty để lựa chọn mô hình văn phòng cho phù hợp. Quy mô công ty lớn thì bạn có thể tự do chọn những mô hình thiết kế từ đơn giản đến phức tạp. Nếu mô hình công ty nhỏ, bạn nên chọn những mô hình văn phòng thiết kế tối giản để tiết kiệm chi phí.
• Văn hóa, đặc thù công việc: Văn hóa và đặc thù công việc là một trong những yếu tố phải cân nhắc khi quyết định chọn mô hình văn phòng hiện đại. Công việc cần sự kết nối giữa các nhân viên hay công việc cần sự bảo mật. Từ đó, bạn hãy lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp với đặc thù của công việc.

2. 4 thiết kế văn phòng hiện đại phổ biến nhất hiện nay

Cơ bản, mô hình văn phòng hiện đại thường được hiểu theo 2 cách phân loại sau:

• Thiết kế văn phòng theo tiêu chí hiện đại: Doanh nghiệp, tổ chức có thể tự thiết kế hoặc thuê đơn vị thiết kế văn phòng.
• Mô hình văn phòng theo phong cách hiện đại: Thường là các không gian văn phòng mà doanh nghiệp đi thuê.

Chúng ta hãy cùng xem xét từng loại văn phòng làm việc chi tiết dưới đây.

2.1. Thiết kế văn phòng hiện đại kết hợp không gian thiên nhiên

Thuật ngữ Biophilia Design được sử dụng để mô tả về phong cách thiết kế đậm nét tình yêu cuộc sống, tình yêu sinh vật, thiên nhiên.

Hiện nay, thiết kế văn phòng hiện đại kết hợp thiết kế không gian thiên nhiên (Biophilia Office) hay văn phòng xanh, văn phòng thiên nhiên đang trở thành xu hướng văn phòng được nhiều doanh nghiệp yêu thích lựa chọn.

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc đưa cây cảnh vào văn phòng sẽ giúp làm giảm tới 37% cảm giác lo âu và căng thẳng. Nồng độ oxy tăng nhờ trồng cây xanh trong văn phòng cũng giúp ích cho khả năng tập trung, giảm sự mệt mỏi tinh thần của nhân viên.

Do đó, mô hình văn phòng thiên nhiên này giúp đem lại cho nhân viên khả năng sáng tạo, sự tập trung cao độ, năng suất làm việc tăng cao hơn.

2.2. Thiết kế văn phòng hiện đại kết hợp không gian mở

Mô hình văn phòng mở hiện đại là một ý tưởng thiết kế văn phòng sáng tạo đang được các doanh nghiệp lựa chọn rất nhiều.

Văn phòng mở sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm diện tích cho văn phòng, đồng thời tạo ra sự kết nối, tương tác giữa các nhân viên.

Đặc trưng của loại hình văn phòng này là giảm tối đa số lượng không gian riêng, giảm các bức tường, vách ngăn kín mà thay bằng vách ngăn kính, vách ngăn di động, tăng không gian chung,…

Từ đó sẽ tạo ra sự hài hòa, thống nhất cho không gian làm việc, kích thích sự liên thông kết nối khi làm việc trong cùng một văn phòng.

Dù vậy, văn phòng mở cũng tồn tại một số nhược điểm nhất định nên xu thế hiện tại các nhà thiết kế sử dụng giải pháp văn phòng mở kết hợp không gian đóng. Các không gian kín sẽ được sử dụng linh hoạt tại những khu vực, bộ phận cần sự riêng tư, yên tĩnh như: phòng họp, phòng giám đốc, phòng kế toán, phòng HR,… 

>> Xem ngay: 30+ mẫu thiết kế văn phòng hiện đại và tiện nghi cho doanh nghiệp

2.3. Thiết kế văn phòng hiện đại, năng động tận dụng sức mạnh công nghệ

Sự phát triển của công nghệ hiện đại giúp ích cho xã hội rất nhiều, đặc biệt trong những công việc liên quan đến liên lạc và dữ liệu đã phát sinh ra mô hình văn phòng hiện đại tận dụng các công nghệ tiên tiến, thông minh.

Trong tương lai, xu hướng văn phòng công nghệ tận dụng sức mạnh công nghệ, tạo ra cho văn phòng một diện mạo sang trọng, hiện đại theo hướng “công nghệ hóa” hoặc gần giống kiểu văn phòng điện tử, văn phòng không giấy tờ sẽ trở nên thịnh hành.

Điều này giúp tăng hiệu quả xử lý công việc, hiệu quả về mặt quản lý. Mọi dữ liệu đều được lưu trên máy tính giúp giảm thiểu tối đa lượng giấy tờ cho văn phòng.

Không gian làm việc sẽ được thiết kế linh hoạt và được trang bị các thiết bị nội thất văn phòng, máy móc hiện đại như: máy tính để bàn, máy in, máy chiếu, thiết bị quét vân tay, wifi, robot, trí tuệ nhân tạo, phần mềm quản lý điện tử, hệ thống cảm biến, app di động…

>>>> Xem ngay: 14 xu hướng thiết kế văn phòng hiện đại phổ biến trong tương lai

2.4. Thiết kế văn phòng hiện đại đa chức năng

Văn phòng hiện đại đa chức năng là văn phòng chú trọng mang đến nhiều tiện ích cho nhân viên để giải trí và nâng cao sức khỏe thay vì chỉ tập trung vào môi trường làm việc. Đây cũng là mô hình văn phòng làm việc ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Mục đích của văn phòng đa chức năng là tối ưu không gian, diện tích cũng như tiết kiệm chi phí về xây dựng, mua sắm nội thất cho doanh nghiệp.

Sự đa năng cũng mang đến cho nhân viên những tiện ích tốt, chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên, giúp nhân viên có một môi trường làm việc thoải mái, tiện nghi.

Với tiêu chí này, văn phòng đa năng thường có một số điểm đặc trưng như:

• Sử dụng đồ nội thất đa năng, gọn gàng, tinh tế: bàn ghế gấp, xoay,…
• Nội thất ưu tiên tính sáng tạo, thông minh.
• Một căn phòng, một không gian có thể dùng cho nhiều mục đích một cách linh hoạt, nhanh chóng.
• Kết hợp không gian phụ trợ: giải trí, tự do, thư giãn,…

3. 5 mô hình văn phòng hiện đại phổ biến nhất hiện nay

3.1. Mô hình văn phòng ảo

Mô hình văn phòng ảo (Virtual Office) là hình thức văn phòng được mở ra để cho các công ty thuê địa chỉ và thông tin liên lạc chứ không cần diện tích văn phòng thực tế.

Nó cho phép người dùng sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh, số fax hoặc đón khách hàng quan trọng, còn thực tế nhân viên các công ty này không làm việc ở đây.

Đặc điểm của văn phòng ảo có thể nhận thấy:

• Nhân viên không nhất thiết phải đến làm việc tại văn phòng, họ có thể làm việc ở bất cứ nơi nào, miễn đảm bảo được công việc được bàn giao. Điều này giúp các công ty có thể tiết kiệm chi phí đầu tư nội thất, trang thiết bị máy móc…
• Cung cấp cho các doanh nghiệp mới, doanh nghiệp nhỏ có nguồn chi phí hạn hẹp nhưng vẫn mong muốn có một văn phòng đại diện lịch sự để xây dựng hình ảnh của công ty.
• Nhân viên tập trung làm những công việc quan trọng, đúng chuyên môn. Các công việc khác như: lễ tân, tiếp đón khách hàng, kê khai thuế thu nhập,… đều có thể sử dụng dịch vụ từ chủ đầu tư.
• Mô hình văn phòng ảo là hợp pháp, được quy định rõ trong Điều 43, Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2014.

3.2. Mô hình văn phòng chia sẻ

Phá vỡ sự chia cắt gần như mang tính bắt buộc của văn phòng mang tính truyền thống, không gian văn phòng chia sẻ đang ngày càng trở lên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn.

Mô hình văn phòng chia sẻ (Co-working Space hay Shared Office) là mô hình văn phòng được hình thành với 2 yếu tố chính là cộng đồng và tiện ích. Nơi đây cho phép nhiều công ty, tổ chức cùng sở hữu chung một văn phòng làm việc.

Mọi người trong cùng văn phòng sẽ chia sẻ không gian, tiện ích, tuy ngồi chung một văn phòng nhưng sẽ tự làm những công việc riêng của công ty, tổ chức mình.

Mô hình văn phòng chia sẻ mang đến một văn phòng tiện nghi với những đặc điểm nổi bật như:

• Đối tượng mục tiêu là các công ty nhỏ khoảng 3 – 5 người. Bên cạnh đó, các freelancer hay các công ty start-up cũng có thể lựa chọn văn phòng chia sẻ làm trụ sở hoạt động.
• Chi phí mà chủ đầu tư sẽ thu không dựa vào diện tích thuê mặt bằng mà dựa vào gói dịch vụ mà công ty bạn sử dụng. Một số gói dịch vụ nổi bật có thể kể đến là: phòng riêng, ghế ngồi cố định theo tháng hay thậm chí là combo theo ngày (có thể từ 5 – 7 ngày).
• Các doanh nghiệp, công ty, cá nhân sẽ sử dụng chung một số các tiện ích như máy in, máy photocopy, nhà bếp, khu vực nghỉ trưa,… 
• Tính kết nối cộng đồng tại văn phòng chia sẻ được đẩy lên mức cao hơn so với các mô hình khác. Tại đây, nhiều đơn vị sử dụng chung mặt bằng, do đó, họ sẽ thường xuyên trao đổi, liên lạc cùng nhau. Tính liên kết giữa mỗi cá nhân cũng vì vậy mà được nâng cao rõ rệt.

3.3. Mô hình văn phòng hiện đại trọn gói

Khác với văn phòng chia sẻ, mô hình văn phòng trọn gói (Serviced Office) lại mang đến một dịch vụ không gian văn phòng nhỏ nhưng riêng biệt, tích hợp đầy đủ các tiện ích văn phòng trong cùng một không gian

Văn phòng trọn gói là dịch vụ cung cấp diện tích văn phòng đi kèm với các dịch vụ tiện ích cần thiết cho một văn phòng thực thụ, với 1 số đặc điểm sau:

• Cung cấp tất cả các dịch vụ phụ trợ cho doanh nghiệp như: tìm văn phòng phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, thi công lắp đặt nội thất và quản lý văn phòng.
• Thường là những văn phòng có diện tích nhỏ nhưng vẫn có đầy đủ phòng họp, phòng tiếp khách, khu vực lễ tân.

3.4. Mô hình văn phòng xanh

Cả ngày trong văn phòng chỉ có bàn ghế, giấy tờ và máy móc sẽ khiến cho nhân viên cảm thấy mệt mỏi và khó chịu. Vì vậy, mô hình văn phòng xanh xuất hiện để giảm bớt phần nào vấn đề đó.

Mô hình văn phòng xanh (Green Office) là mô hình văn phòng khá tương đồng với kiểu thiết kế văn phòng thiên nhiên Biophilic, được bài trí gần gũi với thiên nhiên.

Các vật dụng, nội thất sử dụng trong văn phòng đều là những vật dụng sáng tạo, tiện lợi, mang hơi hướng của thiên nhiên, tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu cho mọi người trong văn phòng.

Một số đặc điểm nổi bật về văn phòng xanh dễ thấy nhất là:

• Xu hướng lựa chọn hệ thống kính cách nhiệt, nhằm đảm bảo đón được ánh sáng tự nhiên đồng thời không làm mất nhiệt trong văn phòng.
• Bố trí hệ thống cây xanh được đưa vào trong văn phòng một cách tinh tế, đặt ở những vị trí như khu vực cửa sổ, cửa ra vào hay sử dụng hệ thống cây leo phủ kín các bức tường.
• Nhân viên ứng dụng văn hóa xanh: hạn chế rác thải, đi nhẹ, nói khẽ, trao đổi một cách văn mình, tiết kiệm điện, tiết kiệm nước,…
• Chú trọng sử dụng các thiết bị được sản xuất từ những vật liệu an toàn và thân thiện với môi trường, có khả năng tái chế.

>> Tham khảo: 20 hình ảnh văn phòng đẹp & ấn tượng do D+ Studio thực hiện

3.5. Mô hình văn phòng thông minh

Trên thế giới, Smart Office không phải là một khái niệm mới, nhưng ở Việt Nam mô hình văn phòng này mới chỉ được du nhập vài năm gần đây.

Văn phòng thông minh là mô hình văn phòng đa chức năng với một số đặc điểm sau đây:

• Nhân viên vừa có thể làm việc, lại vừa có thể sử dụng để nghỉ ngơi qua đêm. Nơi đây cũng chính là nơi mà doanh nghiệp sử dụng địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh.
• Thường đặt tại những chung cư có vị trí đắc địa của thành phố, điều này không chỉ giúp quảng bá thương hiệu của công ty mà còn giúp nhân viên có thể đi lại một cách thuận tiện và nhanh chóng. Đem lại cho nhân viên công ty một cuộc sống văn phòng thuận lợi và tiện nghi. Tòa nhà mới sẽ có rất nhiều hàng quán, siêu thị… phục vụ cho mọi nhu cầu của các nhân viên văn phòng.
• Mô hình kết hợp văn phòng và căn hộ nên sau thời gian làm việc, chủ của văn phòng cũng có thể sử dụng nó như một căn hộ để sinh hoạt hàng ngày.

Trên đây là các mô hình văn phòng hiện đại phổ biến nhất trên thế giới và tại Việt Nam. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có sự lựa chọn phù hợp để áp dụng vào không gian văn phòng của doanh nghiệp mình.