Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng (m2/người) mới nhất 2023

Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn phòng làm việc phù hợp với mức ngân sách của công ty mà vẫn đảm bảo một không gian làm việc thoải mái, hiệu quả cho nhân viên. Tuy nhiên, tiêu chuẩn này cũng có sự biến động theo thời gian để phù hợp với các phong cách thiết kế văn phòng khác nhau.

Hãy cùng DPLUS tìm hiểu các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng m2/người cập nhật mới nhất năm 2023.

1. Vì sao cần tính toán tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng?

Vai trò của tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng m2/người rất quan trọng trong thiết kế nội thất văn phòng.

Việc đề ra những tiêu chí về diện tích sẽ đem lại những lợi ích như sau:

• Tạo ra bản thiết kế chính xác nhất: Xác định đúng diện tích giúp kiến trúc sư dễ dàng hơn trong việc đưa ra bản thiết kế trên giấy chính xác nhất. Từng chi tiết được đưa ra hợp lý, hạn chế việc phải sửa chữa, đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công dự án.
• Tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí: Việc có tiêu chuẩn diện tích giống như kim chỉ nam giúp doanh nghiệp định hướng được diện tích sử dụng hợp lý cho từng không gian văn phòng. Nhờ vậy, tình trạng thừa chỗ, thiếu chỗ được hạn chế ở mức tối đa.
• Sử dụng văn phòng đúng mục đích, chức năng: Doanh nghiệp có thể dựa vào diện tích theo quy chuẩn để đề ra phương án bài trí các khu vực khác cho hợp lý. Cần xác định các không gian chính phụ, số lượng người để thiết kế tòa nhà văn phòng, cao ốc văn phòng cao tầng theo đúng chức năng của nó trong toàn bộ không gian.
• Đảm bảo không gian làm việc khoa học và tối ưu diện tích: Mỗi khu vực văn phòng khi được xây dựng với diện tích phù hợp sẽ đem lại nhiều lợi ích về công năng. Nhân viên có thể thoải mái sử dụng pantry để vui chơi, có chỗ ngồi thoải mái để làm việc, tự do di chuyển để trao đổi, nêu ý kiến khi sử dụng phòng họp.

2. Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng (m2/người) mới nhất năm 2023

2.1. Các mức tiêu chuẩn chung về diện tích thiết kế văn phòng (m2/người)

Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng (m2/người) chung tiêu chuẩn thiết kế văn phòng tcvnlà cách tính toán thông dụng nhất hiện nay khi thiết kế văn phòng hoặc thuê văn phòng.

Cách tính diện tích phòng làm việc có thể dựa vào 2 yếu tố chính:

• Số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng
• Mức diện tích trung bình cần có cho 1 nhân sự trong văn phòng.

Tiêu chuẩn này được chia thành 3 mức: trung bình – vừa đủ, tiết kiệm diện tích và chi phí, theo tiêu chuẩn.

Tùy vào nhu cầu và diện tích văn phòng mà mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 mức:.

• Mức diện tích văn phòng trung bình và vừa đủ: Trung bình 5 – 6m2/người. Đây là mức phổ biến mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng hiện nay.
• Mức tiết kiệm diện tích và chi phí: Trung bình 3 – 4m2/người. Mức này phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn kinh phí thuê văn phòng thấp hoặc mục đích sử dụng ngắn hạn.
• Mức tiêu chuẩn: Trung bình 7 – 10m2/người. Với mức diện tích này, mỗi nhân sự đều có chỗ ngồi thông thoáng, thoải mái, giúp thúc đẩy sự sáng tạo và di chuyển trao đổi, hội họp dễ dàng.

Tùy thuộc vào mục đích, chức năng và cách bố trí không gian văn phòng, văn hóa doanh nghiệp mà mỗi công ty có thiết kế diện tích văn phòng khác nhau mặc dù có thể cùng số lượng nhân sự.

>>> Xem thêm về tiêu chuẩn thiết kế văn phòng TCVN để nắm chắc hơn những tiêu chuẩn do Nhà nước quy định.

2.2. Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc đối với nhân viên

Tùy theo lĩnh vực kinh doanh, tính chất công việc của nhân viên trong công ty mà có thể có những tiêu chuẩn về diện tích văn phòng đối với chỗ ngồi nhân viên khác nhau theo m2.

Tất nhiên mỗi kiểu nhân viên sẽ có tiêu chuẩn diện tích văn phòng riêng tối thiểu va tối đa khác nhau.

Hãy cùng tham khảo bảng tiêu chuẩn về cách tính diện tích phòng làm việc, trụ sở phòng làm việc của nhân viên dưới đây:

Ví dụ: Thiết kế diện tích văn phòng cho tầm 7 – 8 người thì diện tích văn phòng tối ưu ở mức tối đa 40m2/người.

2.3. Tiêu chuẩn thiết kế diện tích phòng lãnh đạo, giám đốc

Phòng làm việc riêng của lãnh đạo (Leadership Worker) như quản lý, giám đốc, tổng giám đốc, CEO hoặc cao hơn, cần đảm bảo được sự riêng tư, thoải mái nhất.

Tuy nhiên, diện tích phòng giám đốc không được lớn hơn phòng làm việc chung của nhân viên, phòng họp để đảm bảo yếu tố cân bằng trong các bộ phận của doanh nghiệp.

Tham khảo tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc đối với lãnh đạo, giám đốc sau:

• Phòng tổng giám đốc, CEO: Tối đa 25m2/người.
• Phòng ban giám đốc, quản lý: 10 – 18,5m2/người.

Do thường chỉ có 1 người nên diện tích của phòng tổng giám đốc, ban giám đốc như trên là khá phù hợp.

Ngoài việc để bàn, ghế làm việc, phòng lãnh đạo còn bố trí thêm kệ đặt tài liệu, linh vật trang trí hoặc bể cá theo phong thủy với mục đích mang lại tài lộc, may mắn.

Bên cạnh đó, diện tích phòng lãnh đạo cũng cần dựa vào diện tích các phòng ban khác như: phòng làm việc chung, phòng kế toán, marketing, thiết kế,… để bố trí các phòng tương xứng và hài hòa nhất.

• Văn phòng công ty nhỏ: Diện tích của phòng lãnh đạo có thể nhỏ hơn tiêu chuẩn trên. Việc thiết kế văn phòng lãnh đạo theo hướng mở sẽ giúp tối ưu được diện tích hơn.
• Doanh nghiệp có diện tích lớn: Phòng giám đốc có thể lựa chọn mở hoặc đóng kín tùy ý thích theo tiêu chuẩn diện tích trên hoặc lớn hơn.

Tùy theo tính chất, mong muốn trong công việc mà không gian phòng lãnh đạo có thể thiết kế riêng kiểu truyền thống phòng kín hoặc không cần thiết.

Hiện nay, các kiến trúc sư khi thiết kế thi công văn phòng giám đốc đều có sự tính toán kỹ lưỡng, tận dụng diện tích tối đa theo đúng chuẩn diện tích m2/người.

Điều này giúp các doanh nghiệp có được văn phòng giám đốc sang trọng, thể hiện phong thái và uy quyền của người lãnh đạo.

2.4. Cách tính tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người) khác

Ngoài ra, còn có cách tính diện tích phòng làm việc khác cũng được áp dụng phổ biến. Đó là cách tính theo thể tích không gian văn phòng trung bình của mỗi người (m3), áp dụng chung và không phân chia theo cấp bậc và vị trí.

• Thể tích không gian trung bình: 10 – 11m3 không gian/mỗi người.

Như vậy, nếu văn phòng cao 3m, mỗi người sẽ có diện tích chỗ ngồi trung bình là 3,3 – 3,7m2/người.

Đối với các văn phòng có trần cao hơn thì diện tích trung bình sẽ nhỏ hơn.

Dựa theo cách tính này, chúng ta sẽ có Bảng tính toán không gian bàn làm việc tối thiểu cho các nhóm đối tượng sau:

Lưu ý: Khi áp dụng cách tính này cần chú ý đến cả kích thước của nội thất sẽ sử dụng như bàn ghế, tủ chứa đồ, tủ tài liệu, kệ giá…

2.5. Tiêu chuẩn thiết kế diện tích phòng họp

Tương tự các phòng ban khác, phòng họp cũng cần tính toán cẩn thận về diện tích và có tiêu chuẩn thiết kế diện tích phòng họp riêng nhằm đem đến công năng cũng như thẩm mỹ tối ưu.

Không gian phòng họp quá nhỏ sẽ tạo cảm giác chật hẹp, bí bách, ảnh hưởng đến không khí, chất lượng cuộc họp. Phòng họp quá rộng lại làm giảm sự tập trung của các thành viên trong cuộc họp và gây lãng phí.

Các doanh nghiệp thiết kế phòng họp nên tham khảo bộ tiêu chuẩn phù hợp sau đây:

• Phòng họp 4 người: 7,5m2 – 8m2 là diện tích hợp lý.
• Phòng họp 8 người: 15m2.
• Phòng họp 12 người: 20m2.
• Phòng họp 20 người: 40m2.
• Phòng họp 100 người: 80m2 – 100m2.

Phòng họp cần được thiết kế tối ưu không gian, đảm bảo sự thông thoáng, dễ chịu nhất theo nhu cầu riêng của từng công ty.

Ngoài ra, bạn có thể thiết kế phòng họp theo phong cách mở để có thể cơi nới, gia tăng diện tích khi có thêm các thành viên khác. Trong trường hợp công ty không thường xuyên tổ chức các cuộc họp, bạn có thể thuê phòng họp theo giờ để tiết kiệm chi phí.

>> Tham khảo: 10 tiêu chuẩn thiết kế phòng họp hiện đại quan trọng nhất

2.6. Tiêu chuẩn diện tích quầy lễ tân, tiền sảnh

Diện tích khu vực quầy tiếp tân sẽ chiếm một khoảng diện tích không hề nhỏ, trung bình từ 10 – 20m2 tùy theo diện tích văn phòng lớn hay nhỏ.

Với những không gian sảnh lễ tân có diện tích vừa và nhỏ, doanh nghiệp cần cân nhắc thật kĩ khi quyết định lựa chọn quầy lễ tân để không chiếm quá nhiều diện tích của tiền sảnh.

Nếu không gian công ty lớn, việc thiết kế quầy lễ tân, khu tiền sảnh sẽ dễ dàng hơn nhưng cũng cần hài hòa với toàn bộ không gian nội thất văn phòng.

>> Xem thêm: 10 bí quyết thiết kế quầy lễ tân văn phòng đẹp & sang trọng

3. Cách xây dựng tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng đúng

3.1. Xác định chính xác từng diện tích không gian văn phòng

Không gian làm việc phải được thiết kế sao cho vừa có không gian làm việc riêng vừa có nhiều “trung tâm” cộng đồng để thúc đẩy sự hợp tác, trao đổi giữa các nhân viên.

Để xác định chính xác diện tích không gian làm việc, doanh nghiệp cần phải dựa vào nhiều yếu tố như:

• Mục đích, lĩnh vực, tính chất công việc kinh doanh: Mục đích, lĩnh vực, tính chất công việc khác nhau thì diện tích không gian làm việc cũng khác nhau:
  • Doanh nghiệp có nhiều phòng ban: Dành diện tích để bố trí vách ngăn.
  • Doanh nghiệp làm việc không thường xuyên, offline: Không cần thuê văn phòng quá lớn.
  • Công việc cần hoạt động teamwork nhiều: Không gian sinh hoạt chung cần dành nhiều diện tích để tạo sự rộng rãi, thoải mái.
  • Công việc chủ yếu ở hiện trường, thực hiện các cuộc họp, thăm quan tham vấn: Không gian làm việc nhỏ, không cần xây dựng rộng, tránh lãng phí.
  • Nhân viên văn phòng sử dụng khu vực làm việc riêng phần lớn thời gian trong ngày: Diện tích không gian làm việc rộng rãi, nhằm đảm bảo sự thoải mái.
  • Công việc cần tổ chức cuộc họp, thuyết trình riêng trong văn phòng hoặc cần sử dụng nhiều nguồn tài liệu để tư vấn, nghiên cứu, viết… hoặc cần sử dụng các thiết bị như máy in, fax, máy tính,… không gian làm việc có thể lớn hơn.
• Quy mô, chức năng hoạt động, cách bố trí, số lượng nhân sự các bộ phận: Số lượng nhân sự mỗi phòng ban, chức năng hoạt động ảnh hưởng nhiều đến việc bố trí diện tích hợp lý cho văn phòng.
• Khía cạnh văn hóa doanh nghiệp: Các khía cạnh văn hóa ảnh hưởng đến nhận thức của mỗi người về không gian làm việc
  • Người phương Tây có tính cá nhân cao, ảnh hưởng đến việc coi trọng không gian làm việc cá nhân và tính riêng tư cao, dẫn đến việc cần thiết kế không gian làm việc rộng và độc lập hơn. Người phương Đông như Việt Nam ít đề cao không gian làm việc cá nhân do văn hóa làng xã từ ngàn xưa tạo nên lối sống cộng đồng.
  • Tuy ở cùng một quốc gia nhưng cũng tùy vào văn hóa, cách tổ chức của từng công ty mà việc thiết kế diện tích văn phòng cũng khác biệt. Những công ty về truyền thông, marketing… thường đề cao văn hóa trao đổi, trò chuyện. Những công ty về luật pháp hay công ty nhà nước lại đề cao sự yên tĩnh, sự riêng tư.
• Chi phí tài chính: Doanh nghiệp có nguồn kinh phí hạn hẹp có thể thiết kế không gian làm việc có diện tích nhỏ hơn, tối ưu được góc chết để cơi nới được diện tích văn phòng. Những doanh nghiệp có kinh phí lớn có thể thiết kế văn phòng có diện tích lớn hơn, hoặc đầu tư vào decor để tạo hiệu ứng về không gian sâu rộng.

3.2. Xác định diện tích đồ nội thất, thiết bị văn phòng

Diện tích văn phòng bao gồm cả diện tích chứa nội thất văn phòng và thiết bị máy móc như bàn, ghế, kệ tủ, giá sách, máy in, máy photocopy,…

Để xây dựng tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng đúng, bạn cũng cần xác định diện tích đồ nội thất, thiết bị văn phòng.

• Đồ nội thất văn phòng: Đồ nội thất văn phòng cũng có những tiêu chuẩn thiết kế riêng, phù hợp với không gian văn phòng.
  • Ở Việt Nam, chiều cao của bàn làm việc có 4 quy cách là 700mm, 720mm, 740mm, 760mm. Chiều cao mặt ghế có 3 quy cách là 400mm, 420mm, 440mm. Khi lựa chọn bàn ghế cần đồng bộ với nhau. Khoảng cách từ bàn làm việc đến ghế làm việc là 280 – 320mm.
  • Chiều cao không gian dưới gầm bàn tối thiểu là 580mm. Chiều rộng không gian dưới gầm bàn tối thiểu là 520mm. Tiêu chuẩn này được đề ra nhằm giúp cho nhân viên có thể để chân thoải mái khi làm việc.
  • Ngoài ra, đồ nội thất còn có tủ đựng tài liệu, tủ đựng cá nhân,… với nhiều kích cỡ khác nhau. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý kỹ về thông số kỹ thuật của nội thất trước khi mua. Hãy cần nhắc đến vị trí đặt, diện tích cần để đảm bảo nội thất phù hợp với văn phòng.
• Thiết bị văn phòng: Máy chiếu, loa đài, máy in, máy photocopy,… có nhiều kích cỡ khác nhau cũng là yếu tố cần quan tâm khi tính đến sự tương thích về diện tích văn phòng.
  • Máy chiếu, loa đài, hệ thống mic,… là những thiết bị có thể gắn tường hoặc treo trên cao. Doanh nghiệp nên lựa chọn cách này để tiết kiệm diện tích.
  • Những thiết bị như máy in, máy photocopy nên lựa chọn sản phẩm tích hợp và đặt ở góc của khu văn phòng chung. Cách này vừa giúp giải quyết góc chết tăng tính thẩm mỹ, vừa giúp tiết kiệm diện tích trong văn phòng.

Có thể thấy nhiều văn phòng diện tích rộng rãi nhưng do đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng chiếm diện tích lớn, ảnh hưởng đến không gian làm việc chung.

Vì thế, để tối ưu không gian làm việc, các doanh nghiệp nên sử dụng nội thất, trang thiết bị nhỏ gọn và sắp xếp khoa học.

3.3. Không gian đóng hay mở, có vách ngăn cách hay không?

Ngoài thời gian trao đổi, tương tác trực tiếp khi làm việc, mỗi nhân viên đều cần có không gian làm việc riêng để tăng độ tập trung hơn.

Vì vậy, khi xác định diện tích không gian làm việc, các doanh nghiệp cần tính toán đến việc lựa chọn không gian đóng hay mở, tính chất riêng tư của không gian làm việc.

Thực tế hiện nay ít có văn phòng mở hoàn toàn hoặc đóng hoàn toàn, mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn kiểu văn phòng đóng và mở có sự kết hợp với nhau. Trong 1 văn phòng vẫn có không gian cần sự riêng tư nhưng cũng có không gian chung.

Doanh nghiệp cần tính đến phần diện tích dư ra để làm vách ngăn, hệ thống lối đi chia tách không gian khác nhau.

3.4. Đảm bảo diện tích phù hợp tiêu chuẩn về ánh sáng, thông gió

Hệ thống đèn chiếu sáng thường chiếm diện tích trên cao hoặc diện tích mặt thoáng nên không quá gây khó khăn trong thiết kế.

Yếu tố ánh sáng và hệ thống điều hòa, quạt thông gió không thể thiếu trong mỗi văn phòng.

Hệ thống chiếu sáng thường là các thiết bị cấp sáng như đèn tuýp, downlight,… hay ánh sáng tự nhiên từ các cửa sổ lớn.

Do đó, doanh nghiệp cần để diện tích trên cao để lắp đặt bóng đèn, đồng thời xây dựng hệ thống cửa sổ, mặt thoáng lớn để đảm bảo tối ưu ánh sáng tự nhiên.

Hệ thống thông gió thường được bố trí trên cao bao gồm điều hòa, hệ thống hút khí, hút mùi. Phần này ít ảnh hưởng đến diện tích mặt đất của doanh nghiệp nhưng cần bố trí diện tích trên cao hợp lý, tránh trường hợp các mạch điện, thiết bị vướng víu với nhau.

3.5. Đảm bảo diện tích thiết kế theo tiêu chuẩn an toàn

Tiêu chuẩn diện tích thiết kế văn phòng cũng cần thiết để đảm bảo sự an toàn, nhằm giúp nhân viên được làm việc trong môi trường tốt nhất.

Để đảm bảo điều này, ngoài không gian làm việc, văn phòng cần có lối đi thoát hiểm, hệ thống cảnh báo, thiết bị phòng cháy, chữa cháy…

Tất cả những yếu tố phụ trợ này cũng chiếm một phần diện tích văn phòng.

Vì vậy, khi xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng, doanh nghiệp cần chú ý đến tiêu chuẩn an toàn.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, khu cầu thang thoát hiểm có thể để 1 chiếc. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, cầu thang thoát hiểm nên để 2 chiếc ở 2 hướng khác nhau của văn phòng.

4. Lưu ý khi thiết kế văn phòng đạt tiêu chuẩn diện tích

Để thiết kế văn phòng đạt tiêu chuẩn diện tích, các doanh nghiệp cần chú ý hoặc trao đổi cẩn thận với đơn vị thiết kế một số vấn đề sau:

• Liệt kê đầy đủ các không gian cần thiết và dự tính nhu cầu sử dụng.
• Phân chia hợp lý giữa khu làm việc chung của nhân viên và phòng làm việc riêng của lãnh đạo, quản lý.
• Chú ý đến hình thức làm việc của nhân viên cũng như đặc trưng công việc cần chỗ ngồi rộng rãi hay vừa đủ.
• Chú ý xây dựng khu vực giải trí cho nhân viên nhằm giúp tái tạo sức lao động.
• Cần có không gian trống để tiện cho việc di chuyển hay thay đổi không gian khác dễ dàng hơn theo mong muốn.

Dưới đây là một số câu hỏi mà doanh nghiệp có thể đặt ra khi thiết kế văn phòng như:

• Tổng số nhân viên làm chính thức trong giờ hành chính là bao nhiêu? Bao nhiêu người làm vị trí cố định? Bao nhiêu vị trí linh hoạt?
• Đội ngũ ban lãnh đạo gồm bao nhiêu người? Có cần phải thiết kế phòng riêng hay không?
• Công ty có thường xuyên họp không, có cần bố trí phòng họp riêng hay chỉ cần bố trí bàn họp tại không gian chung là đủ?
• Không gian làm việc thiết kế theo không gian mở hay phân chia ngăn, không gian đóng?
• Có khách hàng, đối tác thường xuyên tới văn phòng hay không? Có cần khu tiếp tân không?
• Đặc điểm ngành nghề công việc có cần sự yên tĩnh và tiêu chuẩn về âm thanh hay không?
• Nhân viên có tủ đựng đồ đạc, tài liệu riêng tại khu vực làm việc hay có khu vực chung?
• Doanh nghiệp có cần không gian riêng để làm phòng tiếp khách không?
• Không gian làm việc của phòng ban có cần sự riêng tư hay không?
• Nhân viên có cần cá nhân hóa không gian làm việc của họ không?
• Có cần tận dụng ánh sáng tự nhiên không hay ưu tiên ánh sáng nhân tạo nhiều hơn?
• Có cần bố trí một vài không gian nghỉ ngơi, thư giãn không?

Có thể thấy việc phân chia không gian làm việc theo tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng rất quan trọng nhưng không hề đơn giản. Để có phương án thiết kế hợp lý, doanh nghiệp nên nhờ sự tư vấn và hỗ trợ của đơn vị thiết kế văn phòng chuyên nghiệp.

Please follow and like us: