[Tư vấn] Cách bố trí văn phòng làm việc cơ quan đẹp, hiện đại

Việc bố trí văn phòng làm việc đẹp, khoa học sẽ đem đến cho nhân viên những trải nghiệm tích cực khi làm việc.

Lý do vì phòng làm việc chính là một nơi vô cùng quan trọng, ngôi nhà thứ hai của những người làm việc văn phòng.

D+ Studio sẽ gợi ý cho bạn cách tạo ra không gian làm việc tuyệt vời nhất, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, góp phần vào sự phát triển thành công của doanh nghiệp.

1. Tại sao cần tạo ra 1 văn phòng làm việc tốt nhất?

Một văn phòng làm việc tốt sẽ đem đến cho nhân viên một môi trường làm việc lý tưởng. Nhân viên sẽ được sử dụng những thiết bị tốt nhất hỗ trợ công việc, làm việc được thoải mái, được nghỉ ngơi và giải trí khi mệt mỏi.

Nhờ vậy, nhân viên không phải làm việc trong trạng thái căng thẳng nên hiệu suất lao động tăng lên, đem đến doanh thu tốt hơn cho công ty.

Bên cạnh đó, việc tạo ra văn phòng đẹp giúp doanh nghiệp ghi điểm dễ dàng hơn trong mắt khách hàng, đối tác.

Họ có thể đoán định được sự chuyên nghiệp, quy mô của công ty thông qua việc bài trí, thiết kế nội thất không gian văn phòng.

>> Xem chi tiết: Vai trò của không gian văn phòng với doanh nghiệp hiện đại

2. Thế nào là một văn phòng làm việc tốt?

Một văn phòng làm việc tốt phải được thiết kế phù hợp với nhu cầu, đặc thù công việc của doanh nghiệp và đảm bảo các yếu tố sau đây:

• Tạo sự thoải mái cho nhân viên trong công việc: Không gian làm việc được bố trí và phân chia khoa học, tạo thuận lợi trong việc di chuyển, trao đổi thông tin và xử lý các vấn đề trong công việc.
• Không gian chuyên nghiệp, thể hiện văn hóa doanh nghiệp: Đồ nội thất được sắp xếp tại những vị trí hợp lý, đảm bảo tính khoa học, tiện lợi. Đồng thời, màu sắc của chúng được vận dụng từ logo để thể hiện sự đồng bộ về thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp.
• Bố cục hài hòa phù hợp với diện tích không gian: Dựa trên diện tích tổng để phân chia các phòng ban hợp lý. Các phòng ban, bộ phận như: kế toán, telesales được tách riêng, phòng làm việc chung có diện tích lớn nhất, phòng giám đốc có thể ngăn riêng thông qua vách ngăn.
• Không gian thoáng mát, sạch sẽ, gọn gàng: Cây xanh được đưa vào để lọc không khí, tạo ra không gian thoáng mát. Bên cạnh đó, văn phòng luôn được dọn dẹp thường xuyên, cuối mỗi ngày làm việc nhằm giữ gìn vệ sinh, sự ngăn nắp.
• Tối ưu ánh sáng, thông gió, tránh ô nhiễm tiếng ồn: Văn phòng có hệ thống điều hòa, quạt thông gió, hút mùi hợp lý nhằm đảm bảo không khí sạch sẽ. Đồng thời, các cửa sổ lớn, mặt thoáng bằng kính cường lực cũng xuất hiện nhiều hơn để tối ưu ánh sáng tự nhiên, gió tự nhiên trong văn phòng.
• Đảm bảo tính thẩm mỹ: Tranh ảnh, tượng phong thủy… được đặt tại các vị trí hợp lý trong văn phòng đem đến sự tinh tế, trang nhã cho không gian. Bên cạnh đó, việc chọn màu nền văn phòng cũng cần tuân theo một số quy tắc phối màu trong mỹ thuật nhằm đảm bảo vẻ đẹp thẩm mỹ.
• Nội thất văn phòng hiện đại, phù hợp đặc thù công việc: Đồ nội thất được lựa chọn dựa trên đặc thù công việc của nhân viên. Do đó, những trang thiết bị này có thể hỗ trợ tối đa, giúp nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả.
• Truyền cảm hứng, động lực làm việc cho nhân viên: Các câu slogan, hình ảnh, tranh vẽ, tranh treo trên tường có tác dụng truyền cảm hứng và động lực làm việc cho nhân viên.
• Bố trí văn phòng theo nguyên tắc Ergonomics: Nguyên tắc Ergonomics trong thiết kế văn phòng được hiểu là sự áp dụng những nghiên cứu khoa học về kiến thức liên quan đến hình thái, kích thước, cơ thể con người để tạo ra những sản phẩm, thiết bị văn phòng hoàn thiện và phù hợp nhất.

Văn phòng được sáng tạo, bố trí dựa trên những nhu cầu, mong muốn và cảm nhận của con người.

Vì vậy, tất cả các bộ phận, khu vực, nội thất… đều phát huy được công dụng to lớn giúp nhân viên thoải mái làm việc.

>> Xem thêm: 7 tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc hiện đại quan trọng

3. Tư vấn cách bố trí văn phòng làm việc hiện đại đẹp

3.1. Bố trí nội thất và thiết bị văn phòng phù hợp, khoa học

Nội thất và thiết bị văn phòng thường được lựa chọn dựa trên những tiêu chí khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo các yếu tố khoa học, tiện lợi và phù hợp với diện tích văn phòng.

+) Bàn làm việc

Một số gợi ý cho bạn về cách bố trí bàn làm việc văn phòng:

• Chất liệu: Thường làm bằng chất liệu gỗ công nghiệp, inox,… có độ bền và tuổi thọ sử dụng lâu dài.
• Kiểu dáng: Tùy vào diện tích không gian và số lượng người dùng và có thể lựa chọn các loại bàn như: bàn đơn, bàn đôi, bàn dài, bàn module,…
• Vị trí: Nên đặt tại vị trí sát tường hoặc dựa vào tường, để tạo thêm nhiều khoảng trống ở không gian phía trước. Đồng thời, có thể bố trí bàn làm việc tại vị trí có nhiều ánh sáng mặt trời tự nhiên, giúp nâng cao tinh thần làm việc và có lợi cho sức khỏe nhân viên.

+) Ghế ngồi làm việc

Ghế ngồi trong văn phòng nên được chọn theo tiêu chí sau:

• Phải có phần tựa lưng êm và cao vừa phải để phù hợp với cơ thể.
• Nên sử dụng ghế có chân di động giúp dễ dàng di chuyển và linh hoạt chỗ ngồi làm việc.
• Thường được sắp xếp đi kèm với bàn làm việc và có thể nép vào bàn khi không sử dụng. Điều này giúp cho quá trình di chuyển và sử dụng ghế được nhanh chóng và thuận tiện.

✅✅✅ Tham khảo: 30+ mẫu thiết kế văn phòng hiện đại đẹp được yêu thích hiện nay

+) Tủ tài liệu, tủ hồ sơ

Một số gợi ý về cách bố trí tủ tài liệu khoa học giúp tiết kiệm không gian:

• Màu sắc: Thường lựa chọn tương đồng với bàn làm việc để tạo ra sự đồng nhất trong không gian làm việc.
• Chất liệu: Thường được làm bằng sắt hoặc gỗ có sơn vecni để tránh mối mọt, ẩm mốc làm hỏng giấy tờ, công văn.
• Kích thước: Đảm bảo các khoang đủ lớn để bỏ vừa các bộ hồ sơ hoặc kẹp file. Vì thế kích thước tối thiểu của khoang để tài liệu được quy định chiều cao là 36cm, chiều sâu là 31cm.
• Kiểu dáng, vị trí đặt: Có thể dựa vào chiều cao để sắp xếp các tủ hồ sơ trong văn phòng.
  • Tủ hồ sơ sát trần: Thường đặt dựa vào tường, tăng giá trị thẩm mỹ và thuận lợi để cất hoặc lấy tài liệu.
  • Tủ tài liệu thấp: Thường đặt ở vị trí cạnh bàn làm việc, để đựng các tài liệu hay dùng và các tài liệu cá nhân, phục vụ tối ưu cho nhu cầu công việc.
  • Tủ tài liệu treo tường: Thường treo ở vị trí đối diện hoặc sau lưng bàn làm việc để dễ dàng lấy tài liệu.

+) Vách ngăn văn phòng

Tùy thuộc vào tính chất và phong cách thiết kế văn phòng để lựa chọn kiểu vách ngăn phù hợp.

• Vách ngăn kín hoàn toàn: Phù hợp không gian cần sự riêng tư bảo mật như: phòng họp, phòng giám đốc, phòng kế toán.
• Vách lửng, vách ngăn di động: Vách ngăn giữa các bàn làm việc trong không gian chung nên sử dụng vách lửng hoặc vách ngăn di động để đảm bảo sự liên kết và dễ dàng trao đổi công việc giữa các bộ phận.

Chất liệu vách thường được làm bằng các loại vật liệu như: kính, panel, gỗ công nghiệp… phù hợp với phong cách thiết kế và mong muốn của doanh nghiệp.

Vách ngăn cần được lắp đặt cẩn thận bởi đội ngũ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng vách ngăn cũng như không làm ảnh hưởng đến không gian làm việc.

+) Thiết bị văn phòng máy tính, máy in, máy photocopy

Hiện nay, mẫu mã và giá thành của các máy móc thiết bị văn phòng rất đa dạng.

Nếu nhu cầu sử dụng nhiều và lớn, bạn nên lựa chọn các loại máy có công suất lớn và ngược lại.

Chú ý lựa chọn kích thước của máy tính, máy in phù hợp với không gian văn phòng và không chiếm quá nhiều diện tích.

Vị trí đặt:

• Máy tính cá nhân được đặt cố định tại bàn làm việc.
• Máy in và máy photocopy có thể để ở vị trí trung tâm giữa các bộ phận, phòng ban để có thể sử dụng chung nhằm tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

+) Đồ công nghệ như tivi, máy chiếu, màn hình kỹ thuật số

Lựa chọn đồ công nghệ trong công ty đầu tiên dựa vào yếu tố nhu cầu sử dụng, thứ hai dựa vào không gian và thứ ba là khả năng tài chính.

Đồ công nghệ chỉ được tối ưu công năng khi sử dụng đúng và đủ với mục đích như: máy in, máy chiếu, tivi…

• Đối với không gian diện tích nhỏ: Nên sử dụng loại thiết bị có kích thước vừa, phù hợp, tối ưu diện tích sử dụng.
• Không gian văn phòng lớn hơn: Lựa chọn thiết bị kỹ thuật số lớn hơn để mọi vị trí trong không gian đều có thể dễ dàng quan sát thông tin.

Các thiết bị công nghệ thường được bố trí trong các phòng họp, nhằm phục vụ cho việc trao đổi công việc được dễ dàng hơn.

Máy chiếu thường được kết nối với máy tính và điều khiển từ xa, mang đến nhiều thuận tiện cho công việc.

+) Ghế sofa và bàn trà

Lựa chọn sofa và bàn trà cần lưu ý:

• Kích thước: Phù hợp với tổng diện tích của văn phòng để tạo nên sự hài hòa trong không gian.
• Kiểu dáng: Những dạng bàn tròn bằng inox hoặc bàn chữ nhật bằng gỗ sẽ đem đến cho không gian sự sang trọng, trang nhã.
• Chất liệu: Ghế sofa nên lựa chọn chất liệu da hoặc đệm bọc vải nhung, dạ,… để đảm bảo sự sang trọng cho không gian, giúp doanh nghiệp thể hiện được sự tôn trọng khách hàng.
• Vị trí đặt: Ghế sofa thường là gần cửa ra vào, trung tâm hoăc gần cửa sổ tùy vào mục đích sử dụng. Có thể đặt những nội thất này tại văn phòng của giám đốc hoặc khu lễ tân để tiếp đón khách hàng.

>> Xem thêm: 20 cách bố trí văn phòng công ty đẹp – hiện đại – độc đáo

3.2. Trang trí văn phòng làm việc hiện đại, đẹp

Để văn phòng làm việc đẹp, hiện đại việc đưa những yếu tố decor vào không gian là điều cần thiết.

+) Cây xanh

Khi lựa chọn cây xanh cho văn phòng, cần chọn các loại cây sống tốt trong môi trường điều hòa và phòng kín, nhằm đảo bảo cây có thể phát triển tốt. Đồng thời, không nên chọn cây có kích thước quá lớn vì dễ gây cản trở tầm nhìn hoặc bất lợi trong công việc.

Cây xanh thường được trồng hoặc đặt trên bàn làm việc, tại các vị trí góc tường, giảm bớt sự đơn điệu trong không gian. Ngoài ra, có thể sử dụng hệ thống giàn treo cây xanh hoặc tường cây xanh đối với các vách ngăn hoặc cửa kính cứng nhắc.

Hệ thống cây xanh đa dạng, phong phú tùy chỉnh phù hợp với không gian.

+) Tranh ảnh, khẩu hiệu

Tranh ảnh treo tường nên chọn những hình ảnh mang màu sắc tươi sáng và phù hợp với không gian chung của văn phòng hoặc mang ý nghĩa phong thủy.

Khẩu hiệu slogan thường được in hẳn lên tường hoặc cửa với màu sắc và font chữ bắt mắt, sáng tạo. Các câu khẩu hiệu có thể là danh ngôn, câu cổ động hoặc quy định của công ty.

Tranh ảnh, khẩu hiệu trong văn phòng thường được đặt tại vị trí vừa với tầm mắt của tư thế ngồi do môi trường làm việc tại văn phòng đa số là ngồi.

+) Đèn chiếu sáng

Đối với văn phòng, nên lựa chọn các thiết bị chiếu sáng với ánh sáng trắng như đèn tuýp, đèn downlight… cung cấp ánh sáng dễ chịu và không bị lóa khi làm việc. Đồng thời, nên kết hợp với ánh sáng tự nhiên để đảm bảo không tiêu tốn quá nhiều điện năng văn phòng.

Về tiêu chuẩn lắp đặt, nên bố trí các dãy đèn song song với hướng nhìn và cửa để hạn chế phản xạ lóa mắt. Đối với các nguồn sáng dài, cần bố trí chiếu trực tiếp từ trần xuống. Với văn phòng có quạt treo tường, nên lắp ở độ cao 2.5m để tránh ánh sáng bị chia cắt khi quạt quay.

Hệ thống đèn chiếu sáng đa dạng kết hợp với ánh sáng tự nhiên qua cửa sổ, khiến không gian văn phòng trở nên ấm cúng và năng động hơn.

+) Kệ trang trí

Kệ trang trí lựa chọn phù hợp với tổng thể diện tích, nếu như văn phòng có diện tích hạn chế thì nên sử dụng kệ trang trí có kích thước nhỏ gọn và ngược lại. Chất liệu làm kệ trang trí khá đa dạng có thể kể đến như kim loại, gỗ, kính…

Kệ trang trí được bố trí tại các vị trí chạy dọc theo tường vừa gia tăng tính thẩm mỹ, vừa khiến cho không gian văn phòng trở nên gọn gàng và ngăn nắp hơn.

+) Màu sắc

Việc sử dụng và kết hợp các màu sắc trong không gian làm việc mang đến hiệu suất làm việc cao hơn cũng như thúc đẩy khả năng sáng tạo trong công việc của con người. Khi lựa chọn màu sắc cho văn phòng cần dựa vào quy tắc “60% màu chủ đạo, 30% màu trang trí và 10% màu điểm nhấn”.

Nên lựa chọn các màu sắc tự nhiên, nhẹ nhàng có tác dụng thúc đẩy tinh thần làm việc như đỏ, xanh da trời, trắng, vàng… Kết hợp hài hòa các màu sắc trong không gian với màu sắc của thiết bị nội thất, mang đến không gian làm việc đồng nhất, khoa học và thẩm mỹ cho văn phòng.

+) Cửa sổ và rèm

Hệ thống cửa sổ giúp không gian văn phòng đỡ chật chội, bí bách và tối ưu được ánh sáng tự nhiên vào môi trường làm việc. Hiện nay, trong các thiết kế thường sử dụng hệ thống cửa kính rộng lớn cho văn phòng nhằm mang lại ánh sáng tự nhiên tốt cho sức khỏe và tinh thần của nhân viên.

Hệ thống cửa sổ cần được bố trí thêm rèm thông minh có thể điều khiển thủ công hoặc bằng máy. hệ thống rèm giúp cản bớt ánh sáng khi nắng quá chói, mang đến sự thoải mái, dễ chịu và tập trung cao độ cho công việc.

3.3. Bố trí văn phòng làm việc theo yếu tố phong thủy

Theo truyền thống của người Á Đông, kết hợp các yếu tố phong thủy hài hòa có thể mang đến vượng khí và tài lộc cho doanh nghiệp.

Bàn làm việc nên đặt ở vị trí trong cùng của phòng và phía trước bức tường, mang ý nghĩa có người nâng đỡ vững chắc phía sau, dựa trên quy tắc: phía trước rộng rãi, đằng sau kiên cố, bên trái cao lớn, bên phải thông thoáng.

Lựa chọn các loại tranh phong thủy phù hợp, mang đến may mắn và tài lộc cho doanh nghiệp.

Các loại cây cảnh văn phòng vừa có tác dụng thẩm mỹ, thanh lọc không khí, vừa mang nhiều ý nghĩa phong thủy khác nhau. Doanh nghiệp nên tham khảo và tìm hiểu những loại cây phù hợp để bố trí tại các vị trí trong văn phòng như trên bàn làm việc, góc phòng…

Nên có bàn thờ thần tài trong văn phòng để “cầu tài” cho công việc của doanh nghiệp ngày càng phát đạt và thăng tiến. Bàn thờ thần tài nên đặt ở vị trí thông thoáng, nơi mọi người có thể quan sát được. Phải đặt bàn thờ ở tầng 1 mang ý nghĩa “tiếp âm” và dựa lưng bàn thờ vào tường hoặc tủ cố định.

3.4. Bố trí văn phòng phù hợp theo không gian diện tích

3.4.1. Cách bố trí văn phòng làm việc nhỏ khoa học

Thông thường các mô hình văn phòng thường được lựa chọn đối với những không gian khiêm tốn có thể kể đến như văn phòng tối giản, văn phòng sáng tạo, văn phòng xanh…

Với diện tích nhỏ, doanh nghiệp nên lựa chọn các màu sắc nhẹ nhàng và tươi sáng như trắng, kem… cho không gian và thiết bị nội thất.

Sử dụng tông màu vàng trắng, mang đến hiệu ứng không gian rộng rãi và thông thoáng cho văn phòng.

3.4.2. Cách bố trí văn phòng làm việc vừa và lớn

Với diện tích vừa và lớn, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều mô hình văn phòng như mô hình văn phòng mở, mô hình văn phòng công nghiệp… dựa theo nhu cầu và lĩnh vực làm việc của doanh nghiệp đó.

Không gian mở có khả năng tạo mối liên kết giữa các nhân viên và bộ phận trong công ty. Đồng thời giúp nhân viên dễ dàng trong quá trình trao đổi và nắm bắt để xử lý các vấn đề trong công việc.

Nội thất văn phòng được sắp xếp gọn gàng và có quy tắc, mang đến sự thống nhất và chuyên nghiệp cho không gian làm việc.

Có thể sử dụng đa dạng các loại bàn ghế làm việc khác nhau trong cùng một không gian, mang ý nghĩa phân chia các phòng ban, bộ phận. Sử dụng các tấm ngăn lửng giữa các bàn làm việc để tạo nên sự riêng tư và tập trung cho công việc.

Một văn phòng hiện đại cần được thiết kế làm sao để đảm bảo kết nối từng bộ phận, từng không gian kiến trúc một cách xuyên suốt, thống nhất.

Vì vậy nên cách bố trí văn phòng làm việc hợp lý và khoa học là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng quan tâm nhằm xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và lý tưởng nhất.

Hy vọng qua bài viết tư vấn này sẽ giúp bạn tự tin khẳng định vị thế và đẳng cấp của công ty, tạo nên những giá trị cốt lõi cho chính doanh nghiệp của bạn.