Như chúng ta đã biết, không gian làm việc giúp kích thích sáng tạo và tăng năng suất làm việc. Vậy nên, việc đầu tư thiết kế văn phòng làm việc mang tính sáng tạo là điều cần thiết để có những ảnh hưởng tích cực đến con người và hiệu quả công việc. 57% người lao động trên thế giới đồng ý rằng không gian làm việc ảnh hương đến năng suất làm việc của họ, theo Workinmind.org
Tuy nhiên, chi phí để đầu tư cho một không gian như vậy còn là vấn đề băn khoăn của nhiều người. Trong bài viết này chúng tôi đưa ra một vài gợi ý về cách phân bổ chi phí thiết kế văn phòng làm việc sáng tạo.
1. Những loại chi phí cần có để thiết kế văn phòng sáng tạo
Hiện nay, theo khảo sát của DPLUS, chi phí thiết kế văn phòng chi tiết trung bình dao động từ 500,000 – 800,000 đồng/m². Tuy nhiên, để thiết kế hoàn thiện một không gian làm việc sáng tạo thì mức chi phí này có thể tăng lên 1,5 – 2 lần so với mức trung bình, tùy thuộc vào mức độ “sáng tạo” mà chủ đầu tư yêu cầu.
Những khác biệt nào giữa thiết kế một văn phòng tiêu chuẩn và một văn phòng sáng tạo dẫn đến mức chênh lệch về giá cả như vậy?
1.1. Chi phí thiết kế
Một văn phòng cơ bản thường gồm bàn ghế, tủ, vách ngăn, hệ đèn… phục vụ cho mục đích làm việc cơ bản. Một không gian sáng tạo lại được đòi hỏi nhiều hơn thế để hướng tới tối ưu trải nghiệm của người dùng.
#Thiết kế 3D
Thiết kế 3D của một văn phòng sáng tạo nhất định không thể hời hợt, không thể áp dụng những template có sẵn, đã dùng cho rất nhiều văn phòng khác trước đó. Kết quả của sự sáng tạo phải trả về một không gian có cá tính, thể hiện được văn hoá, phong cách của doanh nghiệp.
Trước khi thực hiện dự án, DPLUS luôn nghiên cứu kỹ lưỡng về khách hàng của mình để tìm ra cá tính thật sự của doanh nghiệp. Chính trong những điều “của doanh nghiệp” đó có nguồn cảm hứng để chúng tôi tạo ra những thiết kế “unique” và sáng tạo.
Không gian làm việc sáng tạo đòi hỏi nhiều từ kỹ năng của người thiết kế, phải liên tục brainstorm cùng nhau để đưa ra những ý tưởng táo bạo nhất. Do đó, chi phí thiết kế một văn phòng sáng tạo thường cao hơn so với văn phòng thông thường do đầu tư nhiều hơn cho chất xám.
#Thiết kế 2D
Đối với các dự án sử dụng template, việc phân tích kỹ thuật dễ dàng hơn rất nhiều hoặc đã có sẵn. Nhưng, đối với một văn phòng sáng tạo, không gian được điều chỉnh để trở nên “độc nhất”, tương đương với việc thiết kế 2D sẽ cần chi tiết, tỉ mỉ và chính xác.
Ví dụ, tại dự án DLS, chúng tôi sử dụng những tấm nhựa mica dày 10mm, phủ film màu xanh để đồng màu với màu trần, ở cạnh trên có hệ thống đèn led. Đây là chi tiết đặc biệt, vừa mang tính sáng tạo vừa là điểm nhấn, giúp giảm sự chú ý của người dùng vào hệ thống đường ống trên trần và tập trung vào sự khác biệt giữa hai bên hệ trần trong cùng một không gian. Với chi tiết sáng tạo như vậy, thiết kế 2D cần chính xác, các thông số càng cụ thể càng thuận lợi cho thi công và dự toán chi phí.
1.2. Chi phí thi công
Để cá tính hoá một không gian chúng ta cần những thiết kế 3D, 2D đắt giá và thi công đòi hỏi sự sắc nét, sát với 3D nhất có thể. Vậy nên các yếu tố ảnh hưởng báo giá thiết kế nội thất văn phòng cũng là một phần đáng kể trong tổng ngân sách.
- Chi phí đồ nội thất – nguyên vật liệu: Những không gian sáng tạo có nhiều chi tiết độc đáo, đôi khi cần đặt thiết kế riêng, thậm chí một số chi tiết cần đặt hàng từ nước ngoài nên chi phí vật liệu và thi công đều tăng. Ngoài ra, thời gian chờ đợi thực hiện cũng như vận chuyển từ nước ngoài cũng đẩy chi phí lên cao hơn. Một số vật liệu, đồ nội thất thường được nhập khẩu từ nước ngoài: thảm, gỗ bần…
- Chi phí nhân công: Các dự án văn phòng sáng tạo đòi hỏi nhiều hơn ở một kỹ sư xây dựng, giám sát thi công, không chỉ về tay nghề mà còn khả năng nghiên cứu, tìm hiểu kỹ thuật thi công đối với những vật liệu, đồ nội thất được thiết kế riêng.
Chất lượng của công trình sẽ tỉ lệ thuận với mức đầu tư của bạn, cả về thời gian và ngân sách.
“If you think good design is expensive, you should look at the cost of bad design” – Raft Speth –
2. Cách phân bổ chi phí thiết kế văn phòng sáng tạo
Với cùng một diện tích và mức đầu tư, có rất nhiều cách để thiết kế một không gian sáng tạo. Phong cách, concept bạn lựa chọn để thiết kế không gian sẽ quyết định đến cách phân bổ ngân sách. Bạn có thể tham khảo thêm về các so sánh chi phí thiết kế của các loại văn phòng dành cho văn phòng mà chúng tôi đã tổng hợp.
Chúng tôi đề xuất hai cách phân bổ mà theo chúng tôi sẽ phù hợp với một không gian có yếu tố sáng tạo, và tùy với nhu cầu của từng chủ đầu tư.
#1 Ưu tiên cho không gian chức năng
Những khu chức năng dành cho việc thư giãn, nghỉ ngơi ngày một được quan tâm đầu tư tại các doanh nghiệp bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc và hiệu quả công việc của nhân viên.
- 60% chí phí: tập trung thiết kế và thi công khu vực chức năng (chức năng nghỉ ngơi thư giãn và chức năng làm việc nhóm/hoạt động nhóm như phòng họp, phòng training)
- 40% chi phí: tập trung thiết kế và thi công, tối ưu khu vực làm việc cá nhân của nhân viên
Với cách phân bổ chi phí như thế này, chúng ta đang lựa chọn ưu tiên những điểm sáng tạo tại các không gian chức năng, tập trung thể hiện sự sáng tạo tại các hot spot giúp kích thích và refresh nhân viên theo từng thời điểm trong một ngày làm việc. Các diện tường, kính được thiết kế graphic nhằm tăng sự tương tác và trải nghiệm của người dùng.
Tại một số văn phòng sáng tạo hiện nay có thêm khu giải trí (entertainment area) dành cho các hoạt động thư giãn ngoài giờ làm nên thường được kết hợp cùng pantry tạo nên ‘khu vực sáng tạo”. Hoặc tại một vài dự án khác khu giải trí sẽ tách riêng để tạo nên một không gian đóng, riêng tư, không gây ảnh hưởng đến xung quanh trong tổng thể của một văn phòng mở.
#2 Ưu tiên cho không gian làm việc cá nhân
Ngược lại với cách phân bổ ở trên, thiết kế văn phòng ưu tiên chi phí cho không gian làm việc cá nhân (60%) tức đang đầu tư vào sự thoải mái cho nhân viên. Vậy nên với cách phân bổ này, phần lớn chi phí sẽ được đầu tư cho đồ nội thất như bàn, ghế, tủ… Có thể chọn loại ghế tốt hơn để nhân viên của bạn có thể ngồi dễ chịu suốt 8 tiếng mỗi ngày. Hoặc, mới mẻ hơn bạn có thể đầu tư vào những chiếc bàn có thể nâng hạ linh động, điều chỉnh theo độ cao mà bạn mong muốn.
Đầu tư cho không làm việc cá nhân không có nghĩa bỏ qua mọi không gian sáng tạo cần thiết. Phần không gian sáng tạo được giảm và chỉ được đầu tư tại một số điểm không gian nhất định, tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng (40%).
Có thể sáng tạo khu vực pantry để tập trung vào sự thư giãn. Ví dụ, trong các thiết kế văn phòng sáng tạo, pantry thường được đặt tách biệt với khu làm việc để người dùng cảm thấy thật thư giãn. Đây là không gian dành cho sự nghỉ ngơi nên được thiết kế tạo cảm giác thoải mái như đang không ở văn phòng. Màu sắc sử dụng thường tươi sáng, đa dạng, kết hợp với các chi tiết graphic tạo sự mới mẻ so với khu làm việc để giúp thư giãn và kích thích sự sáng tạo.
Chi phí thiết kế văn phòng sáng tạo cao hơn mức trung bình của một văn phòng thông thường. Tuy nhiên, đây cũng được xem như một khoản đầu tư vào con người, cụ thể là trải nghiệm tại không gian làm việc. Vậy nên, thiết kế văn phòng sáng tạo là một khoản đầu tư mang tính lâu dài và bền vững khi không gian tác động trực tiếp đến năng suất công việc.
*Số liệu trên các biểu đồ chỉ biểu thị tỉ lệ tương đối giữa các yếu tố
