Thiết kế văn phòng giao dịch là thiết kế không gian “giao tiếp” giữa khách hàng và doanh nghiệp vậy nên cần thể hiện được sự thân thiện, lịch sự và chuyên nghiệp. Điều quan trọng nhất trước khi thiết kế văn phòng giao dịch là phải tuân theo các tiêu chuẩn và những lưu ý để đem lại một thiết kế tối ưu không gian vì nó đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin của khách hàng với doanh nghiệp.
1. Hiểu đúng về văn phòng giao dịch và mục đích của thiết kế văn phòng giao dịch
Văn phòng giao dịch là nơi tiến hành các giao dịch của doanh nghiệp với khách hàng. Khác với văn phòng đại diện, văn phòng giao dịch có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính hay còn gọi là các chi nhánh.
Theo nghiên cứu của CARAVAN Omnibus Surveys từ ORC International, ngay cả khi các ứng dụng ngân hàng di động đang ngày một phổ biến, 88% người tiêu dùng vẫn cảm thấy họ vẫn cần một địa điểm thực để thực hiện giao dịch của mình. Do đó, một văn phòng giao dịch vật lý vẫn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ngân hàng…
Mục đích của thiết kế văn phòng giao dịch
- Tạo không gian giao dịch chuyên nghiệp: Không gian giao dịch chuyên nghiệp mang đến giá trị bền vững và tạo dựng niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp
- Tạo không gian tương tác thoải mái, thân thiện giữa nhân viên và khách hàng.Một thiết kế không gian tối ưu rút ngắn khoảng cách với khách hàng tăng sự giao tiếp, giúp họ cảm thấy thoải mái thì từ đó các giao dịch sẽ diễn ra suôn sẻ.
- Thúc đẩy thành công: Sự thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào mức độ hài lòng của khách hàng. Trong khi đó, một không gian mang đến trải nghiệm tốt sẽ tác động tích cực đến sự hài lòng đó.
“A happy customer is a customer for life”
-sưu tầm-
2. Những lưu ý khi thiết kế văn phòng giao dịch không nên bỏ qua?
Hai khu vực không thể thiếu cho một văn phòng giao dịch là thiết kế khu vực quầy giao dịch và khu vực chờ. Dưới đây là một số lưu ý khi thiết kế hai khu vực này khi thiết kế văn phòng giao dịch
2.1. Thiết kế khu vực quầy giao dịch
Thiết kế văn phòng giao dịch không chỉ là thiết kế một không gian làm việc mà còn là thiết kế trải nghiệm cho nhân viên và khách hàng. Do đó, cần nhiều hơn sự sáng tạo cho không gian làm việc này.
Có nhiều cách thiết kế khu quầy giao dịch, ở đây chúng tôi tạm chia thành hai loại: phương pháp thiết kế truyền thống và phương pháp thiết kế sáng tạo.
01- Phương pháp thiết kế khu vực quầy giao dịch truyền thống
- Có vách ngăn bằng kính:
Các văn phòng giao dịch được ngăn cách bằng các vách kính đảm bảo việc cá nhân hóa không gian làm việc và bảo mật hơn cho khách hàng khi giao dịch.
- Đánh số thứ tự trên quầy: Số thứ tự trên từng quầy để việc giao dịch diễn ra nhanh chóng và theo đúng trình tự, vì khi lấy số họ chỉ cần chờ đến lượt của mình và thực hiện giao dịch tại quầy đúng số thứ tự.
02- Phương pháp thiết kế khu vực quầy giao dịch sáng tạo
#Bố trí theo từng bục tách biệt
Thay vì sử dụng các dãy bàn thẳng tắp được phân ô thì có thể thiết kế các booth giao dịch, một trải nghiệm mới lạ cho cả nhân viên và khách hàng khi có thể đứng để trao đổi, tư vấn. Thiết kế độc đáo này phá bỏ nguyên tắc truyền thống để mang lại trải nghiệm mới nhưng vẫn đảm bảo sự riêng tư cho các giao dịch bằng việc giữ một khoảng cách tiêu chuẩn giữa các booth.
#Ứng dụng environmental graphic design
Thiết kế đồ họa môi trường hay còn gọi là Environmental Graphic Design (EGD) giúp kết nối con người với không gian bằng những thiết kế đồ họa để tạo ra một không gian sống động.
Có nhiều phương pháp thiết kế EGD có thể ứng dụng trong thiết kế không gian làm việc. Đối với văn phòng giao dịch cũng vậy, có thể ứng dụng Wayfinding Systems (Hệ thống chỉ dẫn đường) giúp xác định vị trí và hướng đi các lối của văn phòng giao dịch để khách hàng tìm kiếm. Hoặc sử dụng Placemaking and identity để cung cấp thông tin, giúp người dùng phân biệt các địa điểm với nhau và nhận biết dễ dàng hơn.
#Ứng dụng công nghệ
Một lựa chọn khác cho thiết kế văn phòng giao dịch là sử dụng các thiết kế công nghệ tiên tiến thay thế cho con người. Có nhiều điểm giao dịch không người hoặc giao dịch từ xa được ứng dụng nhiều tại Việt Nam và trên thế giới. Đây là giải pháp phù hợp trong giai đoạn phát triển của công nghệ 4.0 và sự bùng phát của dịch bệnh Covid-19.
2.2. Thiết kế khu vực chờ
Các văn phòng giao dịch thường đón tiếp một lượng lớn khách hàng mỗi ngày, thậm chí có những khung “giờ cao điểm”. Vậy làm như thế nào để khách hàng của bạn cảm thấy thoải mái, hài lòng dù phải chờ đợi?
Dĩ nhiên, việc chờ đợi là điều khó tránh nên cách tốt nhất mà chúng ta có thể làm là khiến cho thời gian chờ của khách hàng trở nên vui vẻ và thoải mái hơn. Thiết kế khu chờ là giải pháp cần thiết để giải quyết vấn đề này.
Cần lưu ý một số điểm sau khi thiết kế khu vực chờ của khách hàng để mang lại trải nghiệm tốt nhất:
01- Bố trí tại vị trí dễ dàng quan sát
Khu vực hàng ghế chờ có thể được đặt tại vị trí thuận tiện đi lại để khách hàng có thể nghe gọi tên và quan sát để không bị quá lượt của mình. Điều này phụ thuộc vào thiết kế layout văn phòng giao dịch đảm bảo tính khoa học, cách sắp xếp và trình bày các thiết kế được cân nhắc kỹ lưỡng để tăng trải nghiệm của khách hàng.
02- Thiết kế tạo sự thoải mái:
Các băng ghế chờ truyền thống nhàm chán và cũng như khiến cho văn phòng làm việc trở nên tẻ nhạt, thiết kế ghế ngồi cứng không thoải mái cho khách hàng. Các văn phòng giao dịch có thể ứng dụng đa dạng loại ghế để khách hàng có thể lựa chọn: những chiếc ghế sofa êm ái, thiết kế độc đáo để tránh sự mệt mỏi, những chiếc ghế armchair và bàn trà nhỏ thương mang lại cảm giác thư giãn…
Thậm chí có thể tích hợp khu vực chờ cùng quán cafe để khách hàng có thể vừa thư giãn.
03- Thiết kế không gian riêng tư
Thiết kế khu vực chờ để đảm bảo sự riêng tư với các vách ngăn, kệ trang trí hoặc tường kính hoặc bố trí giữ khoảng cách giữa những ghế chờ. Khách hàng sẽ cảm thấy thoải mái và có thể ngồi chờ đợi mà không ảnh hưởng quá nhiều bởi tiếng ồn xung quanh.
2.3. Thiết kế hệ thống chiếu sáng
– Khu giao dịch:
Khu giao dịch nên sử dụng ánh sáng tập trung với cường độ từ 600 – 700 lux giúp kích thích sự tỉnh táo và nâng cao khả năng tập trung của người dùng. Những loại đèn chiếu sáng tập trung chuyên dụng thường có quang thông cao và góc chiếu hẹp hơn đèn chiếu sáng tổng thể để tập trung vào những điểm cố định gây hấp dẫn thị giác.
– Khu chờ ánh sáng:
Khu vực chờ phải mang đến sự thoải mái, thư giãn nên ánh sáng cần có độ lan tỏa, nhẹ nhàng hơn. Nhiệt độ màu thường được sử dụng cho khu vực này dao động từ 2700K đến 4000K, cường độ ánh sáng từ 300 – 500 lux để giảm sự căng thẳng thị giác khi khách hàng ngồi nghỉ ngơi.
3. Các mẫu thiết kế văn phòng giao dịch
01- Văn phong giao dịch ING Direct, Belgium
ING Direct là ngân hàng được thiết kế lấy ý tưởng từ chính không gian trong ngôi nhà mang lại cảm giác gần gũi, thoải mái cho khách hàng và nhân viên khi trải nghiệm. Không gian được thiết kế cân bằng giữa tính kỹ thuật số và cá nhân hóa.
Erik Van Den Eynden, Giám đốc điều hành của ING cho biết: “Văn phòng giao dịch của ING được thiết kế để khách hàng cảm thấy như đang ở nhà để khách hàng có thể trò chuyện với nhân viên ngân hàng một cách thoải mái. ”.
02- Văn phòng giao dịch của BTPM Bank, Indonesia
Ngân hàng BTPN đã ra mắt Trung tâm Jenius Mobius mới của mình tại Jakarta, Indonesia. Đây là một chi nhánh của ngân hàng ứng dụng tối ưu kỹ thuật số. Thiết kế mang tính hiện đại đặc trưng công nghệ với màu xanh tượng trưng cho tương lai. Ngân hàng được sử dụng hoàn toàn bằng các ứng dụng công nghệ kỹ thuật số giúp rút ngắn thời gian thực hiện giao dịch tại ngân hàng.
03- Văn phòng giao dịch của Lloyds Bank, Anh
Ngân hàng Lloyds được thiết kế như một cửa hàng cafe có diện tích khổng lồ 15.000 feet. Tại đây khách hàng có thể trải nghiệm một không gian đột phá kết hợp concept một quán cafe cho khách hàng nghỉ ngơi và thưởng thức các món nước trong quá trình đợi giao dịch.
Thiết kế văn phòng giao dịch cần đảm bảo những lưu ý để thực hiện một cách hiệu quả. So với thiết kế văn phòng du lịch hay thiết kế văn phòng công nghệ hiện đại, văn phòng giao dịch cần chú trọng vào thiết kế khu vực giao dịch và khu vực chờ để tối ưu hiệu quả làm việc. DPLUS mong rằng những thông tin trên đây sẽ giúp ích cho thiết kế văn phòng của bạn.
