Tầm quan trọng và các tiêu chí khi thiết kế văn phòng đại diện
Thiết kế văn phòng đại diện luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm bởi nó là bộ mặt của doanh nghiệp tại nơi đặt văn phòng. Cũng giống như các mô hình văn phòng khác, thiết kế cần phải đảm bảo các yếu tố để có thể tạo nên một văn phòng độc đáo không kém phần hiện đại và tiện nghi.
Nằm trong series các bài về thiết kế văn phòng với các loại hình, ngành nghề cụ thể, DPLUS mang đến cho các bạn những góc nhìn chi tiết cũng như đưa ra các phương án làm thế nào để thiết kế văn phòng hiệu quả.
Sau thiết kế về văn phòng du lịch thì thiết kế văn phòng đại diện là bài thứ 2 trong series này:
1. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện được pháp luật quy định cụ thể trong luật Doanh nghiệp, theo đó: Văn phòng đại diện là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.” (Căn cứ khoản 2 điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020)
Doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.
Như vậy, văn phòng đại diện không tự mình thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời, phát sinh doanh thu, mà chỉ làm các hoạt động được cho phép như liên lạc, trao đổi hồ sơ, đẩy nhanh tiến độ dự án, trưng bày sản phẩm, chăm sóc khách hàng…
Có thể thấy, văn phòng đại diện là bộ mặt của doanh nghiệp tại một quốc gia, hay một tỉnh, địa phương, hình thành với mục đích cung cấp thông tin, trưng bày sản phẩm, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Vì vậy văn phòng đại diện có một số điểm đặc trưng sau đây:
– Tính hướng ngoại: Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện không nhằm để mở rộng quy mô kinh doanh mà hướng đến chăm sóc khách hàng, nên số lượng, tần suất khách hàng ghé thăm văn phòng là rất thường xuyên. Cùng đó doanh nghiệp có thể trưng bày sản phẩm tại văn phòng nên tính mở của văn phòng là cần thiết.
– Thể hiện văn hoá, bản sắc doanh nghiệp: Văn phòng đại diện được thành lập nên tại một đơn vị hành chính có cơ hội tăng số lượng khách hàng mà trên thực tế các nơi này doanh nghiệp thường ít có sức ảnh hưởng hoặc chưa tạo dựng được thương hiệu tại đây do đó văn phòng đại diện cần thể hiện một cách đặc sắc và nổi bật hình ảnh của doanh nghiệp mình để tạo ra nhiều cơ hội mở rộng quy mô ở đây hơn.
– Số lượng nhân viên làm việc không nhiều: Do không cần tổ chức hoạt động kinh doanh nên số lượng nhân viên làm việc ở văn phòng đại diện không nhiều. Tuỳ vào tính chất từng khu vực hay định hướng trong thị trường đó mà doanh nghiệp lựa chọn các mô hình văn phòng khác nhau để thiết kế.
– Đối tượng sử dụng. Văn phòng đại diện có xu hướng được các nhà đầu tư nước ngoài sử dụng trong các lĩnh vực như tìm nguồn cung ứng sản phẩm, kiểm tra chất lượng và các hoạt động liên lạc chung giữa Trụ sở chính và các Văn phòng đại diện ở nước ngoài. Ở Việt Nam có rất nhiều văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài có thể kể đến như: Văn phòng đại diện Unilever, văn phòng đại diện của Apple… Ngoài ra mô hình văn phòng đại diện cũng được các doanh nghiệp trong nước ưa chuộng khi muốn mở rộng sức ảnh hưởng tại các tỉnh thành khác mà chưa muốn mở chi nhánh hay công xưởng sản xuất tại đây.
2. Tầm quan trọng của thiết kế văn phòng đại diện
Đối với bất kỳ văn phòng nào cũng đều cần thiết kế văn phòng, với những đặc điểm riêng của mình thì việc thiết kế văn phòng đại diện là một điều vô cùng quan trọng và cần thiết:
– Mang đến cho doanh nghiệp một diện mạo thu hút và chuyên nghiệp
Là nơi trưng bày sản phẩm, tiếp đón, chăm sóc khách hàng nên việc tạo dựng một hình ảnh thu hút, ấn tượng và chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Thiết kế văn phòng sẽ mang lại cho bạn một diện mạo với màu sắc, ánh sáng, nội thất… phù hợp với mong muốn đó.
– Thể hiện được văn hoá, thương hiệu, bản sắc của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của văn hoá và thương hiệu là điều các doanh nghiệp không thể phủ nhận. Nó không chỉ tác động đến chiến lược kinh doanh mà còn tác động đến hành vi, tâm lý của khách hàng và cả nhân viên nữa. Nên một thiết kế thể hiện được màu sắc doanh nghiệp trong đó sẽ để lại ấn tượng sâu sắc và tăng độ nhận diện thương hiệu nhất là trong thị trường mà doanh nghiệp mới đặt văn phòng đại diện.
– Tạo dựng niềm tin đối với khách hàng.
Chắc chắn rồi, một văn phòng đẹp, chuyên nghiệp hiện đại sẽ góp phần tạo được niềm tin với khách hàng. Cùng không gian trưng bày sản phẩm độc đáo, tiện lợi sẽ thúc đẩy mong muốn trao đổi hàng hoá với doanh nghiệp, mang lại cơ hội mở rộng thị trường cho doanh nghiệp.
3. 03 tiêu chí quan trọng để thiết kế văn phòng đại diện
Tính thẩm mỹ
Tính thẩm mỹ là yếu tố cần quan tâm hàng đầu khi thiết kế một văn phòng đại diện. Mọi người đều có xu hướng ấn tượng và thích cái đẹp, khách hàng cũng sẽ đánh giá doanh nghiệp dựa trên ấn tượng, đặc biệt là ấn tượng đầu tiên khi tiếp xúc với văn phòng. Theo Solvvy, 24% khách hàng – những người có ấn tượng đầu tiên tốt có khả năng sẽ trung thành trong tối đa 2 năm và 87% sẽ kể cho người khác về những trải nghiệm tốt mà họ đã có.
Bên cạnh đó, thiết kế có thể kết hợp giữa văn hoá doanh nghiệp và bản sắc văn hóa vùng miền đó. Đây là điều cần lưu ý quan trọng vì dù cho văn phòng bạn có đẹp, ấn tượng bao nhiêu mà vô tình phản ánh sai hay phạm vào điều cấm kỵ trong tín ngưỡng, tập quán của họ là bạn đã hoàn toàn thất bại trong việc mong muốn mở rộng thị trường tại đây rồi.
Nội thất và bố trí văn phòng.
Vì số lượng nhân viên làm việc ở đây nhỏ hơn nhiều số lượng khách hàng ghé thăm nên việc thiết kế nội thất và bố trí trong không gian văn phòng cũng cần chú ý đem lại trải nghiệm tốt nhất cho người sử dụng.
- Các khu vực lễ tân, tiếp khách được coi là trọng tâm trong thiết kế văn phòng và cần được thiết kế hiện đại, chuyên nghiệp. Khi khách hàng được đón tiếp bằng sự trang trọng, thân thiện họ cảm thấy bản thân được tôn trọng, từ đó tạo được thiện cảm và ấn tượng tốt với khách hàng đồng thời gợi được sự tò mò và mong muốn tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ trong khách hàng.
- Các khu vực như chỗ để xe, khu vực vệ sinh cá nhân, hay chỗ ngồi cho những người ghé thăm cần được thiết kế phù hợp và tiện nghi nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
- Khu vực làm việc của nhân viên tuy không lớn nhưng cũng cần tối ưu để tạo cảm hứng làm việc và tăng hiệu quả làm việc với không gian làm việc và không gian nghỉ ngơi, giải trí tiện nghi, thoải mái.
Lựa chọn mô hình thiết kế văn phòng đại diện phù hợp.
Tuỳ vào thị trường và mục tiêu phát triển tại đó của doanh nghiệp cùng với yếu tố địa lý, thời tiết, con người tại đây, doanh nghiệp lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp để tối ưu nhất các yếu tố về chi phí, sự phù hợp và thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của mình.
Đối với các doanh nghiệp xác định đây là thị trường tiềm năng và mong muốn đây là nơi mình sẽ hoạt động lâu dài cần tạo ấn tượng về sự nghiêm túc đầu tư của mình có thể lựa chọn các mô hình như văn phòng Biophilic, văn phòng bền vững, hay văn phòng Agile…
Đối với các doanh nghiệp muốn vào thị trường tìm hiểu, hay chỉ cần thành lập văn phòng đại diện để đăng ký kinh doanh tại khu vực này thì thiết kế văn phòng đại diện có diện tích không quá lớn với tổng mức đồng tư tối ưu có thể lựa chọn mô hình văn phòng Virtual hay dạng Officetel.
4. 03 thiết kế văn phòng đại diện điển hình.
Là một văn phòng đại diện nơi trưng bày sản phẩm, AquaHandy mang đến một diện mạo thống nhất từ màu văn phòng đến kể câu chuyện của doanh nghiệp. Màu sắc chủ đạo là màu trắng tinh khiết, với cách trang trí trên tường là sự phân bố nguồn nước, mang đến thông điệp hãy bào vệ và sử dụng hiệu quả nguồn nước.
Sunhouse – một thương hiệu lâu đời của người Việt, xây dựng cho mình một hình ảnh sang trọng, tinh tế nhưng không mất đi hương vị truyền thống của người Việt. Trong văn phòng trưng bày sản phẩm của mình, doanh nghiệp sử dụng khối hộp liên kết với nhau tạo không gian ấm cúng của gia đình cùng điểm nhấn là màu đỏ kết hợp cùng tone màu neutral như trắng, xám, gỗ để không gian toát lên vẻ sáng sủa và ấm áp.
#3. Văn phòng đại diện của Unilever tại Việt Nam
Việc sử dụng mô hình văn phòng Agile vào thiết kế văn phòng đại diện, Unilever tại Việt Nam là một trong những văn phòng đại diện đẹp và rất ấn tượng. Không gian mở, linh hoạt, hiện đại cùng các khu nghỉ ngơi được bài trí hiện đại mang lại một không gian chuyên nghiệp tại nơi đây.
Như vậy để thiết kế một văn phòng đại diện đẹp và chuyên nghiệp cần đáp ứng đủ các tiêu chí nhất định. Nếu cần làm rõ hơn các tiêu chí hoặc tư vấn để có thiết kế chuyên nghiệp hãy comment hoặc liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn chuyên sâu.
