Thiết kế văn phòng trong nhà xưởng rất quan trọng vì đây là nơi điều phối các hoạt động của quá trình sản xuất để đạt được hiệu quả tối đa và đảm bảo cho sự phát triển bền vững của công ty.
Nếu bạn đang cân nhắc giữa việc có nên thiết kế văn phòng trong nhà xưởng hay không thì hãy tham khảo bài viết dưới đây của DPLUS để biết được ưu nhược điểm và những lưu ý khi thiết kế mô hình văn phòng này.
1. Tại sao nên thiết kế văn phòng trong nhà xưởng?
Kết hợp thiết kế văn phòng trong nhà máy và khu vực xưởng sản xuất là giải pháp tối ưu để kết nối bộ phận vận hành sản xuất và bộ phận văn phòng của công ty. Giải pháp này mang lại nhiều lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp.
Dưới đây là một số ưu nhược điểm văn phòng trong nhà máy mà chúng tôi tổng hợp được dựa trên những đặc điểm nổi bật của mô hình văn phòng này.
#Ưu điểm
01-Tận dụng không gian sẵn có
Khác với thiết kế công ty du lịch, thiết kế văn phòng công nghệ, thiết kế văn phòng luật sư, văn phòng thiết kế thời trang,… Thiết kế văn phòng nhà máy có những không gian mà nhân viên văn phòng và công nhân nhà máy có thể sử dụng chung mục đích như không gian phụ trợ, căn tin, khu vực tập trung, hệ thống kỹ thuật, hệ thống quản lý,… Không phải tách làm hai khu vực riêng, gây lãng phí diện tích và chi phí.
Với thiết kế kết hợp giữa bộ phận sản xuất và bộ phận văn phòng có thể sử dụng chung hệ thống hay khu vực có chung mục đích sẽ làm giảm thiểu đáng kể diện tích xây dựng và quy mô nhà xưởng.
02-Giảm chi phí
Khi kết hợp văn phòng cùng với khu sản xuất trong cùng một khuôn viên, doanh nghiệp tiết kiệm được các khoản chi phí không cần thiết:
- Cắt giảm chi phí đi lại, vận chuyển giữa nhà máy và văn phòng. Khi hai bộ phận này cách xa nhau doanh nghiệp sẽ cần thêm một khoản chi phí dành cho các bộ nhận viên đi lại giữa hai khu vực nếu có công việc cần hoặc phí vận chuyển hồ sơ giấy tờ.
- Thiết kế văn phòng trong nhà máy giúp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng cho doanh nghiệp.
Đây là những khoản chi phí không thực sự cần thiết và có thể cắt giảm nếu doanh nghiệp chọn thiết kế văn phòng trong nhà xưởng.
03-Tăng hiệu quả công việc
Nhà xưởng là nơi sản xuất, lưu kho, trong khi đó văn phòng là nơi lưu giữ thông tin, thực hiện các công việc điều phối sản xuất. Vì vậy, việc xây dựng hai bộ phận này trong một khu vực sẽ giúp quá trình trao đổi diễn ra nhanh chóng vì tính chất công việc cần đảm bảo tỉ mỉ từng khâu nếu sai một chi tiết nhỏ có thể ảnh hưởng đến cả một lô hàng. Sự trao đổi kịp thời, nhanh chóng để điều chỉnh những vấn đề, sự cố trong quá trình làm việc về kỹ thuật khi cần thiết để đảm bảo đơn hàng được thực hiện đúng thời gian.
Đồng thời nhân viên không cần di chuyển xa để thảo luận mà có thể thực hiện tại cùng khu vực, tiết kiệm thời gian đi lại. Các bộ phận có thể nhanh chóng điều chỉnh sai sót và giải đáp thắc mắc khi cần thiết. Các quá trình được thực hiện đồng bộ, dễ dàng hơn, bộ phận quản lý cũng thuận tiện theo dõi tiến độ công việc để tăng hiệu quả hoạt động.
#Nhược điểm
01-Tiếng ồn, bụi trong không khí
Ngoài những lợi ích trên thì thiết kế văn phòng nhà máy còn gặp những hạn chế từ tiếng ồn, bụi bẩn trong không khí gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên văn phòng. Tiếng ồn và bụi tới sức khỏe và hành vi của con người theo nhiều cách khác nhau, như mất ngủ, khó chịu, huyết áp cao, bệnh tim. Theo bác sĩ Philip Harber, giáo sư Y tế công cộng tại Đại học Arizona, cho biết cả hai yếu tố ô nhiễm không khí và ô nhiễm tiếng ồn đóng vai trò quan trọng trong vấn đề sức khỏe. Điều này ảnh hưởng lớn đến môi trường làm việc an toàn cho nhân viên.
02-Không gian làm việc bí bách
Các khu công nghiệp và nhà máy được mọi người biết đến là nơi có không gian làm việc nhàm chán bao quanh bởi các tấm tôn hay container. Mỗi nhân viên đều làm việc tại văn phòng trung bình 8 tiếng một ngày, vì vậy không gian làm việc ảnh hưởng rất lớn đến năng suất làm việc và tinh thần của nhân viên đặc biệt là trong các khu công nghiệp. Các đơn vị thiết kế cần sáng tạo và phá vỡ những quy tắc nhà máy thông thường để mang đến những thiết kế độc đáo, tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên và làm họ quên đi không gian bí bách của các nhà máy sản xuất.
2. 03 lưu ý khi thiết kế văn phòng trong nhà xưởng:
Thiết kế văn phòng trong nhà xưởng có nhiều ưu điểm, mang lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, những nhược điểm kể trên cũng ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả công việc cũng như sức khoẻ của nhân viên. Vì vậy cần nắm rõ một vài lưu ý khi thiết kế văn phòng trong những nhà máy, khu công nghiệp.
#Thiết kế bền vững (Sustainable design):
Năm 1972 tại Stockholm Hội nghị Liên Hiệp Quốc về môi trường đã đề xuất một khái niệm là “phát triển tôn trọng môi sinh” (eco-development). Đây là sự lồng ghép một quá trình sản xuất với bảo toàn tài nguyên và nâng cao chất lượng môi trường”. Hội đồng Công trình Xanh Hoa Kỳ ước tính rằng, trung bình, các công trình xanh giảm tiêu thụ năng lượng 30%, lượng khí thải carbon xuống 35%, tiêu thụ nước từ 30% đến 50% và chi phí chất thải từ 50% đến 90%.
Văn phòng nhà máy không chỉ thiết kế bền vững về độ bền của vật liệu mà còn mang đến những giá trị môi trường và con người trong dự án. Thông thường, văn phòng nhà máy cần đáp ứng được các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc:
- Vật liệu thân thiện:
Khi thiết kế một văn phòng bền vững, chúng ta nên tìm kiếm các vật liệu không độc hại, thân thiện với môi trường, độ bền cao và có thể tái sử dụng.
Ví dụ: Sử dụng sơn ít hợp chất hữu cơ dễ bay hơi (VOC), bàn làm việc bằng kính tái chế, giá sách thay cho tường hoặc vách ngăn bằng cây xanh hoặc gạch thảm. Điều này giúp cho nhân viên làm việc thoải mái và cảm thấy có trách nhiệm với môi trường hơn khi làm việc trong một nhà máy khiến họ thấy bí bách khó chịu.
- Chất lượng không khí và thông gió cho văn phòng:
Những văn phòng đạt chất lượng hiệu quả khi có nồng độ CO2, VOC và các chất ô nhiễm khác thấp, cũng như tỷ lệ thông gió cao. Nhân viên làm việc trong một văn phòng xanh, thông thoáng tăng 101% năng suất. Đặc biệt là trong các nhà xưởng thường có nhiều bụi mịn trong không khí tác động xấu đến sức khỏe của nhân viên khi phải tiếp xúc hàng ngày. Vì vậy cần đảm bảo chất lượng không khí cho văn phòng bằng những điều hoà, máy lọc không khí… hoặc tách riêng khu làm việc và khu sản xuất để đảm bảo chất lượng không khí tốt nhất cho nhân viên.
- Ánh sáng:
Tận dụng ánh sáng tự nhiên và kỹ thuật chiếu sáng như hấp thụ năng lượng mặt trời, tường kính, bề mặt phản chiếu và thiết bị che nắng (để giảm ánh nắng trực tiếp, chói mắt và nhiệt độ). Sử dụng đèn LED chiếu sáng và cảm biến quang từ 100 – 200 lux để tiết kiệm điện và bảo vệ thị giác cho nhân viên
#Sử dụng vật liệu chống ồn:
Tiếng ồn từ máy móc, thiết bị và con người tại nhà xưởng là nguyên nhân chính gây ra tiếng ồn, làm mất mất tập trung và ảnh hưởng tới 66% hiệu suất công việc của nhân viên. Theo Thông tư 24/2016/TT-BYT trong mọi thời điểm làm việc, mức áp âm cực đại phải đảm bảo không vượt quá 115 dBA trong văn phòng.
Vì vậy, đơn vị thiết kế cần lưu ý đến vật liệu cách âm và tiêu âm để giảm tiếng ồn và tạo không gian yên tĩnh để làm việc. Một số vật liệu có thể cách âm hiệu quả để lọc tiếng ồn và ngăn các bước sóng có tần số cao để ốp tường như:
- Cao su non
- Bông thủy tinh
- Bông khoáng
- Thạch cao
- Gỗ tiêu âm
Nhà máy Domino sử dụng gỗ tiêu âm để lọc âm thanh và tiếng vang trong quá trình sản xuất
Nhiệm vụ của tiêu âm là việc xử lý âm thanh bên trong phòng bằng các vật liệu hấp thụ âm thanh phù hợp để cho chất lượng âm thanh trong phòng tốt hơn, trong và rõ nét hơn. Bên cạnh đó giảm tình trạng âm thanh trong phòng bị ù, vang, và không còn những âm thanh làm dội lại. Các vật liệu tiêu âm thường được sử dụng là gốc tiêu âm, tấm tiêu âm sonic, tấm tiêu âm len gỗ, mút tiêu âm, mút tán âm…
Trần nhà và tường cũng được được thiết kế bởi các vật liệu tiêu âm, cách nhiệt và có độ dày 5cm để đảm bảo về mặt âm học kiến trúc.
Trần nhà được thiết kế dạng phẳng cùng với gỗ tiêu âm để lọc tiếng ồn.
Thiết kế văn phòng trong nhà xưởng cần phải lưu ý những vấn đề trên để đem đến không gian làm việc hiệu quả cho công việc. Doanh nghiệp cần phải cân nhắc các nguyên tắc để tối ưu không gian văn phòng để nhân viên không phải khó chịu khi làm việc bên trong một nhà xưởng.
