Văn phòng Coworking Space đang phát triển và thay đổi cách người lao động hiện đại tương tác với công việc. Hiện có khoảng 17.000 không gian làm việc chung trên toàn thế giới (coworkingresources.org) cùng với đó là những lợi ích đi kèm của văn phòng Coworking Space là lí do mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình này. Vì thế, hãy cùng DPLUS tìm hiểu những ưu và nhược điểm của văn phòng Coworking Space để có thể lựa chọn cho mô hình văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
1. Những gì bạn cần biết về văn phòng Coworking Space?
Coworking Space là mô hình được thiết kế để chia sẻ không gian chung giữa các doanh nghiệp. Đây là nơi cung cấp cơ sở, dịch vụ và địa điểm trong cùng một không gian cho các tổ chức hoặc các cá nhân chung để giao lưu, phát triển cộng đồng doanh nghiệp. Việc chia sẻ cơ sở hạ tầng giúp giảm chi phí vận hành văn phòng của các thành viên trong cộng đồng. Khác với không gian làm việc văn phòng thông thường vì những người trong văn phòng Coworking Space không nhất thiết phải làm việc cho cùng một công ty.
Đây là một trong những xu hướng văn phòng phát triển tại Việt Nam trong những năm gần đây vì sự bùng nổ lớn của nhu cầu thuê văn phòng tại các thành phố lớn. Văn phòng Coworking Space là giải pháp về không gian làm việc phù hợp cho cộng đồng các công ty khởi nghiệp, SMEs, freelancers trên thị trường Việt Nam.
Đối tượng sử dụng không gian làm việc chung Coworking space:
- Các công ty SMEs, Startup (Các doanh nghiệp vừa và nhỏ): Coworking space là một hình thức văn phòng phù hợp đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tối ưu chi phí thuê và đảm bảo khu vực văn phòng nhưng vẫn muốn có một địa điểm kinh doanh chuyên nghiệp và hiện đại.
- Freelancers (Những người làm việc tự do): Các freelancer cần một khu vực làm việc thoải mái, đầy đủ tiện ích, yên tĩnh và tạo được nhiều cảm hứng. Họ thường lựa chọn khu vực làm việc trong thời gian ngắn, thay đổi linh hoạt theo công việc của khách hàng và không tốn quá nhiều chi phí.
2. Ưu nhược điểm của loại hình văn phòng Coworking Space?
Theo báo cáo của CBRE năm 2018, số lượng đơn vị vận hành Coworking Space tại Việt Nam lên tới 40 công ty, cung cấp cho thị trường 50 địa điểm với diện tích sàn 30.000 m2. Với tốc độ tăng trưởng nhanh chóng thì mô hình Coworking Space cũng có những ưu và nhược điểm so với các mô hình văn phòng khác trên thị trường.
#Ưu điểm:
01- Tăng cơ hội kết nối:
Khi những người làm việc trong cùng một ngành hoặc lĩnh vực trong cùng một không gian, bạn sẽ mở ra những cơ hội tiềm năng để xây dựng mối quan hệ bền chặt và phát triển mối quan hệ lâu dài với những đối tác, đồng nghiệp, bạn bè mới.
Theo nghiên cứu từ cuộc khảo sát các thành viên làm việc trong văn phòng Coworking Space của GCUC và Jacob Sayles, 80% cho biết họ thường tìm đến các thành viên trong văn phòng để được giúp đỡ hoặc hướng dẫn, 84% cho biết họ gắn bó và có động lực hơn khi làm việc trong không gian chung.
Điều này chứng tỏ khả năng kết nối công việc giữa những thành viên trong văn phòng chia sẻ giúp ích rất nhiều cho công việc và là cơ hội tiềm năng để họ mở ra những mối quan hệ mới.
02- Tăng ý thức trách nhiệm trong cộng đồng:
Ý thức cộng đồng lại là phần nhận thức về các giá trị chung mà mọi người có trách nhiệm tuân thủ, hướng đến một môi trường văn minh phát triển. Những người có cùng chí hướng và cùng lĩnh vực làm chung một không gian làm việc sẽ sẵn sàng học hỏi, giúp đỡ nhau thành công trong công việc. Đồng thời, khuyến khích tăng tương tác xã hội với những người có cùng chí hướng, những người có thể đang làm việc trong cùng lĩnh vực từ đó thúc đẩy sự sáng tạo và tăng khả năng học hỏi cho công việc.
03- Tiết kiệm chi phí:
Bằng cách chia sẻ những tiện ích chung với các công ty khác như:
- Tiện nghi văn phòng như bàn ghế, nội thất, điện nước, internet,…
- Dịch vụ lễ tân, dịch vụ bảo vệ, dịch vụ giữ xe, …
- Trang thiết bị văn phòng như máy in, máy scan, máy photocopy, máy vi tính,…
Doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập có ngân sách eo hẹp có thể tránh được phí dịch vụ và cắt giảm nhiều chi phí khi vận hành văn phòng thông thường.
04- Tính linh hoạt:
Hầu hết các văn phòng Coworking tại Hà Nội và văn phòng chia sẻ TP. Hồ Chí Minh không yêu cầu bạn phải cam kết hợp đồng dài hạn khi làm việc. Thay vào đó, các freelancer và các công ty khởi nghiệp có thể tận dụng các hợp đồng thuê ngắn hạn và thay đổi quy mô làm việc linh hoạt cho phù hợp với tính chất công việc.
Văn phòng Coworking Space hiện nay cũng đảm bảo các không gian chức năng của một văn phòng truyền thống để đảm bảo nhân viên vừa có không gian làm việc chung và không gian riêng tư như: khu vực pantry, phòng họp, …
05- Tăng năng suất:
Khi làm chung môi trường làm việc với những người năng động, bạn sẽ có động lực để tăng năng suất làm việc. Đây là không gian làm việc chung, chính vì thế bạn có thể trao đổi và học hỏi kinh nghiệm từ những người khác. Những điều bạn chưa biết hoặc chưa hiểu thì có thể hỏi những người đang làm việc chung không gian sẽ giúp năng suất làm việc của bạn hiệu quả hơn và học hỏi thêm nhiều điều mới.
06- Khả năng mở rộng:
Các địa điểm làm việc chung có thể dễ dàng mở rộng quy mô hoặc giảm quy mô lực lượng lao động tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh. Nếu bạn tăng số lượng nhân viên, bạn không cần thay đổi địa điểm mới, bạn có thể thuê thêm mặt bằng. Trong trường hợp bạn muốn thu nhỏ quy mô, bạn có thể thực hiện điều đó một cách dễ dàng bằng các thuê văn phòng có diện tích nhỏ hơn.
#Nhược điểm:
01- Thiếu không gian riêng tư:
Nhược điểm lớn nhất của văn phòng Coworking Space là thiếu các không gian riêng tư. Điều này tìm ẩn rủi ro là mọi người có thể dễ dàng nhìn thấy những gì bạn hoạt động trên máy tính và nghe các cuộc trò chuyện khi làm việc bao gồm cả những thông tin mật của doanh nghiệp. Đây có thể là một trở ngại trong việc tổ chức các cuộc thảo luận liên quan đến kế hoạch kinh doanh trong các văn phòng Coworking Space. Vì vậy bạn cần phải cẩn thận trong các buổi họp với các thành viên trong nhóm và cần tìm phòng họp riêng cho mọi cuộc thảo luận.
02- Khó bảo mật thông tin:
Khi làm việc trong văn phòng Coworking Space, việc bảo mật thông tin khó đảm bảo trong một môi trường làm việc chung giữa nhiều đối tượng. Bởi bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có một vài thông tin bí mật để cạnh tranh cùng đối thủ, yêu cầu về bảo mật thông tin là điều cần được đặt lên hàng đầu. Nhưng tại Coworking Space lại có nhiều khách cùng thuê với hàng trăm mối liên hệ chặt chẽ, buộc doanh nghiệp thuê phải cẩn thận hơn hết trong việc bảo mật thông tin.
03- Không gian mở dễ gây mất tập trung:
Với rất nhiều người làm việc trong một không gian và thực hiện các hoạt động khác nhau cùng một lúc, mọi người có thể dễ dàng bị phân tâm khi tập trung vào công việc. Lưu ý khi thiết kế Coworking Space với việc bố trí các bàn làm việc chung, không gian mở nên xung quanh khu vực làm việc có nhiều tiếng ồn và náo động khiến bạn khó tập trung.
Trên đây là các ưu điểm và nhược điểm của văn phòng Coworking Space mà DPLUS cung cấp cho bạn. Đây là sự lựa chọn phù hợp cho các freelancer, công ty khởi nghiệp hoặc những người làm việc từ xa có cảm giác cộng đồng khi làm việc với nhiều cơ hội lựa chọn. Cách tốt nhất để xác định các có nên thuê văn phòng coworking space hay không là cần biết tiêu chí cần biết khi thiết kế văn phòng cho thuê hoặc đến xem trực tiếp để đánh giá sự phù hợp của mô hình văn phòng này đối với bạn hoặc công ty.
