Xu hướng văn phòng “hybrid” và ưu nhược điểm

Như đã được giới thiệu qua trong bài viết và ebook về “Xu hướng thiết kế văn phòng 2021” gần đây, mô hình văn phòng làm việc “Hybrid” đã và đang trở thành xu hướng tại các công ty, không chỉ tại Việt Nam mà trên toàn thế giới.

Tại bài viết này, DPLUS sẽ chia sẻ với bạn cụ thể hơn về thuật ngữ “Hybrid” cũng những ưu và nhược điểm của mô hình văn phòng làm việc này.

Mô hình văn phòng làm việc Hybrid là gì? Xu hướng mô hình làm việc Hybrid hậu COVID-19

“Hybrid” được định nghĩa là một sự kết hợp của hai cá tính hoặc hai yếu tố khác nhau, tạo nên một nhận diện mới, một sự sáng tạo mới mẻ. Thuật ngữ “Hybrid” được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực công nghệ, kết hợp của các công cụ hoặc các nền tảng khác nhau, nhưng đến nay, lần đầu tiên Hybrid được sử dụng trong việc miêu tả về một mô hình văn phòng làm việc.

COVID-19 đã làm cả thế giới điêu đứng và tác động mạnh đến thói quen sử dụng không gian của con người. Mô hình làm việc Hybrid, theo BBC, đó là mô hình kết hợp giữa “làm việc từ xa hoặc tại nhà” với “làm việc tại văn phòng”. Hoặc đơn giản hơn, văn phòng hybrid là mô hình mà nhân viên sẽ có nhiều không gian tự do, thoải mái và linh động hơn để làm việc.

Anita Williams Woolley, người nghiên cứu hành vi và lý thuyết của tổ chức tại Đại học Carnegie Mellon, tin rằng việc các tổ chức đánh giá không gian của họ và xem xét lại mức đầu tư cho quy mô văn phòng là hợp lý. 

“Nếu bất cứ điều gì tôi muốn giữ, đó chính là phòng họp, có thể loại bỏ một số buồng nhỏ mà không ai thích và đầu tư vào không gian làm việc riêng cho từng người tại văn phòng.” – Anita Williams Woolley

Chúng ta đã trải qua rất nhiều những xu hướng thiết kế văn phòng khác nhau, từ văn phòng đóng đến văn phòng mở, vậy liệu văn phòng “Hybrid” có phải là một mô hình mới thực sự tốt hơn hai mô hình trước?

Nếu văn phòng đóng sử dụng nhiều vách ngăn-cửa, văn phòng mở không sử dụng vách ngăn hay hạn chế phòng riêng, thì “Hybrid” được thiết kế với phong cách “tự do”, tùy theo tính chất công việc và nhu cầu của người sử dụng. Có thể nói đây là mẫu văn phòng tối ưu hóa được trải nghiệm người dùng nhất so với mẫu văn phòng đóng hoặc mở.

Ưu và nhược điểm của văn phòng Hybrid

Hybrid không chỉ được DPLUS mà còn các thương hiệu, báo nổi tiếng trên thế giới như BBC dự đoán sẽ trở thành mô hình văn phòng làm việc của tương lai hậu COVID-19. Tuy nhiên, dù là phong cách văn phòng tối ưu riêng cho từng nhu cầu, nhưng Hybrid cũng không tránh được những hạn chế trong thiết kế văn phòng cho từng lĩnh vực.

Ưu điểm

• • Tăng năng suất và trải nghiệm: thiết kế không gian nhằm tăng sự tự do, tính riêng tư tùy thuộc vào nhu cầu, văn phòng “Hybrid” tạo ra một môi trường thoải mái và tự do như ở nhà, nhưng vẫn mang tính chất công việc nên hoàn toàn giúp tăng năng suất của công ty.
  • Hỗ trợ tăng nhận diện và tuyển dụng: văn phòng trở thành một trong những yếu tố được cân nhắc khi ứng tuyển vào một công ty. Với mô hình văn phòng tối đa hóa sự thoải mái nhưng vẫn tôn trọng riêng tư của từng cá nhân, các công ty, thương hiệu sẽ dễ dàng tuyển dụng và nuôi dưỡng nhân tài hơn.
  • Tăng tính linh hoạt và tính chất work-life balance: những văn phòng Hybrid thường được thiết kế để sử dụng tài nguyên linh hoạt nhất có thể, yếu tố công nghệ với các nền tảng internet được tận dụng tối đa. Chính vì vậy, dù không trực tiếp đến văn phòng nhưng nhân viên vẫn dễ dàng làm việc và tương tác với mọi người.

Nhược điểm

• • Khó kiểm soát và quản lý hơn: vì là mô hình làm việc tập trung đến sự tự do, thoải mái và trải nghiệm của nhân viên nên sẽ rất khó để kiểm soát cũng như quản lý chặt chẽ nhân viên trong khung giờ làm việc.

• • Khó ứng dụng: để ứng dụng được mô hình văn phòng Hybrid, công ty cần phải tạo được phong cách làm việc Hybrid và được lên kế hoạch một cách cân bằng giữa “sự tự do” và “tập trung làm việc”. Vì nếu không có một kế hoạch hợp lý, mô hình Hybrid sẽ không phát huy được hết công năng, tính linh hoạt, thoải mái sẽ dễ bị lạm dụng thay vì tính tương tác và năng suất trong công việc.

• • Bảo mật kém hơn: vì là mô hình làm việc cho phép nhân viên được tự do hơn, có thể thay đổi chỗ ngồi hoặc thậm chí thời gian làm việc…nên phần lớn làm việc dựa trên các nền tảng internet, điện toán đám mây. Chính vì vậy, bảo mật thông tin mạng trở nên kém hơn vì nhân viên có thể truy cập thông tin cả không phải ở văn phòng.

Có nên chuyển dịch sang văn phòng làm việc Hybrid?

Dựa vào ưu và nhược điểm được phân tích như trên, văn phòng Hybrid sẽ phù hợp với phần lớn các công ty trong các lĩnh vực ngành nghề đa dạng như:

• • Công nghệ: gia tăng không gian thoải mái khiến dân công nghệ năng suất hơn
  • Truyền thông/Quảng cáo: thiết kế đặc biệt của văn phòng hybrid sẽ giúp kích thích khả năng sáng tạo, linh hoạt và phù hợp với tính chất công việc của các công ty trong lĩnh vực này
  • Thiết kế: những công ty trong lĩnh vực thiết kế cái đẹp như thiết kế nội thất, kiến trúc, đồ họa, thời trang… đều cần được kích thích sáng tạo bởi những không gian mới mẻ, không gò bó hay nhàm chán. Văn phòng “Hybrid” là lựa chọn hợp lý để “thay đổi góc nhìn” trong những bản thiết kế

Ngoài ra, những lĩnh vực khác như du lịch, thời trang, mỹ phẩm, đồ gia dụng… đều có thể ứng dụng xu hướng văn phòng làm việc Hybrid  để gia tăng tính linh hoạt, năng suất và làm mới công ty cũng như trải nghiệm của nhân viên.

Tuy nhiên, Hybrid sẽ không phù hợp với một số lĩnh vực đòi hỏi sự nghiêm ngặt trong bảo mật thông tin, quy trình cũng như đề cao tính chất nghiêm túc trong công việc:

• • Các công ty/tập đoàn nhà nước/quân đội: những công ty này có văn hóa cũng như quy trình làm việc đặc thù riêng, theo quy định và tiêu chuẩn của quân đội, nhà nước,…chính vì vậy tính “tự do” của Hybrid sẽ không phù hợp ở một mức độ nhất định
  • Tài chính/Ngân hàng: lĩnh vực đòi hỏi sự bảo mật nghiêm ngặt liên quan đến các giao dịch cũng như người chịu trách nhiệm, chính vì vậy sẽ không phù hợp mới sự linh hoạt của Hybrid

Tổng Kết

Có thể thấy, văn phòng Hybrid có thể ứng dụng với phần lớn các công ty và lĩnh vực tại Việt Nam hay trên thế giới, chỉ trừ một số lĩnh vực với đặc thù riêng. Tuy nhiên, để ứng dụng được Hybrid trong thiết kế văn phòng, các công ty vẫn cần được tư vấn bởi chuyên gia để tránh đầu tư sai lệch gây tổn thất chi phí. Bạn có thể nghiên cứu thêm về văn phòng “Hybrid” hoặc liên hệ DPLUS nếu có thêm bất kỳ thắc mắc gì.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài này!

Please follow and like us: