[Tư Vấn] Xây dựng văn phòng hiện đại & chuyên nghiệp từ A-Z

Xây dựng văn phòng hiện đại là nhu cầu tất yếu, một trong những yếu tố không thể thiếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Làm thế nào để xây dựng được một không gian văn phòng đẹp, tạo ra một mô hình văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp để phù hợp với thời đại công nghệ 4.0, hãy cùng D+ Studio khám phá qua bài viết sau đây.

1. Tổng quan về xây dựng văn phòng hiện đại

1.1. Xây dựng văn phòng hiện đại là gì?

Xây dựng văn phòng hiện đại là quá trình tạo nên một không gian làm việc tiện ích, phù hợp thỏa mãn các tiêu chí của một mô hình văn phòng hiện đại bao gồm: thiết kế nội thất văn phòng hiện đại và bố trí không gian kiến trúc hiện đại.

Bên cạnh việc đầu tư về thiết kế không gian làm việc đẹp, hiệu quả, xây dựng văn phòng hiện đại còn hướng đến việc xây dựng mô hình quản lý hiện đại, con người hiện đại,… hướng đến sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp nhằm thích ứng với cuộc cách mạng công nghệ 4.0.

1.2. Các mô hình văn phòng hiện đại phổ biến hiện nay

Mô hình văn phòng hiện đại đang là sự lựa chọn yêu thích của rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp, công ty, chi nhánh,.. đặc biệt là các công ty trong lĩnh vực khởi nghiệp hoặc mở thêm cơ sở kinh doanh.

Hiện nay trên thế giới có rất nhiều loại hình văn phòng theo phong cách hiện đại.

Tuy nhiên, chúng tôi nhận thấy có 9 mô hình văn phòng hiện đại đang được sử dụng phổ biến trong thiết kế, thường bắt gặp trong các tòa nhà văn phòng gồm có:

+) 05 thiết kế mô hình văn phòng hiện đại:

• Thiết kế văn phòng thiên nhiên Biophilic Design
• Thiết kế văn phòng hiện đại không gian mở
• Thiết kế văn phòng hiện đại, công nghệ hóa
• Thiết kế văn phòng hiện đại đa chức năng
• Thiết kế văn phòng xanh

+) 04 mô hình văn phòng thuê hiện đại:

• Mô hình văn phòng ảo Virtual Office
• Mô hình văn phòng chia sẻ Co-working Space Office
• Mô hình văn phòng trọn gói Serviced Office
• Mô hình văn phòng thông minh Smart Office

Trên thực tế, cách phân chia từng loại mô hình này sẽ có sự giao thoa và thay đổi do nhu cầu sử dụng các mô hình văn phòng này khá đa dạng và tùy theo từng nhà đầu tư.

Các đơn vị thiết kế văn phòng hiện nay cũng ngày càng nỗ lực hơn trong việc hỗ trợ doanh nghiệp để có được một giải pháp thiết kế văn phòng hiện đại phù hợp nhất.

>> Tham khảo chi tiết các mô hình văn phòng hiện đại trong thiết kế văn phòng

2. Vì sao phải xây dựng văn phòng hiện đại ngày nay?

Một văn phòng làm việc hiện đại, tiện nghi chính là sự lựa chọn ưu tiên, khi mà các mô hình văn phòng truyền thống không còn phù hợp với sự xuất hiện của các doanh nghiệp, tập đoàn, cơ quan, xí nghiệp hiện đại.

Với những ưu điểm nổi trội, vai trò của văn phòng hiện đại ngày càng quan trọng trong sự phát triển bền vững, tăng trưởng nhanh của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số lý do tại sao nhà đầu tư nên xây dựng mẫu văn phòng lý tưởng hiện đại.

2.1. Văn phòng hiện đại thể hiện vị thế và tầm vóc của doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có tầm nhìn và định hướng sẽ phát hiện ra nhu cầu của thị trường, sự thay đổi trong thị hiếu để điều chỉnh doanh nghiệp phát triển theo hướng thích ứng để tồn tại, phát triển.

Văn phòng hiện đại giúp thể hiện vị thế cũng như tầm vóc phát triển của doanh nghiệp, đón đầu xu thế của thời đại. Không chỉ đơn thuần là nơi làm việc mà nó còn có ý nghĩa quan trọng thể hiện phong cách và hướng đi của doanh nghiệp.

Sự đầu tư về chuyên môn, trang thiết bị cũng như đầu tư về thiết kế không gian văn phòng hiện đại chính là cơ sở để đánh giá vị thế, thể hiện sự nhạy bén của doanh nghiệp.

Xu hướng hiện đại hóa văn phòng đang rất phổ biến tại Việt Nam hiện nay. Nếu doanh nghiệp của bạn không theo kịp thì chắc chắn sẽ trở nên lạc hậu, thụt lùi so với những đơn vị khác.

2.2. Văn phòng hiện đại thể hiện phong cách và văn hóa của doanh nghiệp

Văn phòng hiện đại thường có thiết kế độc đáo, sáng tạo, sử dụng trang thiết bị đồ nội thất thông minh, sang trọng, tinh tế, màu sắc và kiểu dáng đặc trưng sẽ làm nổi bật được thương hiệu của doanh nghiệp.

Đồng thời, cách trang trí, sắp đặt không gian sẽ thể hiện văn hóa doanh nghiệp, phong cách riêng, nét văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp trong thiết kế không gian,… góp phần mang lại sự đẳng cấp, chuyên nghiệp cho công ty.

Doanh nghiệp có thể tùy ý sáng tạo, lựa chọn nội thất, ý tưởng và phong cách thiết kế sao cho hài hòa mà vẫn đảm bảo yếu tố hiện đại.

Ví dụ:

• Nếu doanh nghiệp hướng đến phong cách trẻ trung, sáng tạo, mới mẻ thì không gian thiết kế, đồ nội thất văn phòng cũng cần sự độc đáo, năng động với những gam màu sắc, hình khối nổi bật.
• Nếu doanh nghiệp hướng đến văn hóa xanh thân thiện với môi trường thì không gian thiết kế sẽ lấy màu xanh và các yếu tố thiên nhiên làm chủ đạo, bố trí cây xanh, đồ nội thất mang kiểu dáng nguyên bản, thô mộc, vật liệu sử dụng thân thiện với môi trường, trang thiết bị tiết kiệm năng lượng,…
• Bạn muốn tạo nên một không gian văn phòng độc đáo, sáng tạo khác biệt thì bạn sẽ cần tới những gam màu sắc táo bạo, phong cách bài trí nội thất mới mẻ cùng cách thiết kế không gian tự do, phóng khoáng.

2.3. Văn phòng hiện đại thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp

Văn phòng làm việc là nền tảng quan trọng hàng đầu của mỗi doanh nghiệp, tổ chức.

Một mô hình văn phòng hiện đại sẽ thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp nhờ vào thiết kế tối ưu hóa quá trình làm việc của nhân viên:

• Thiết kế không gian làm việc hiện đại.
• Thiết kế nội thất văn phòng hiện đại, thông minh.

Không chỉ bàn ghế văn phòng, tủ tài liệu, các vách ngăn, không gian phụ trợ cho tới những món đồ trên bàn làm việc,… tất cả đều hướng tới phục vụ các nhu cầu về sống, làm việc tốt nhất, tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất giúp nhân viên hoàn thành tốt công việc.

Văn phòng làm việc hiện đại không chỉ là nơi làm việc, mà còn là nơi thư giãn, nghỉ ngơi của mỗi nhân viên. Điều này khơi nguồn sự sáng tạo, cảm hứng làm việc, tăng năng suất làm việc, thúc đẩy tiến trình công việc hiệu quả hơn.

Các không gian mở, có sự gắn kết với thiên nhiên nhằm mang lại cảm giác thư thái cho nhân viên, giúp công ty luôn tràn đầy năng lượng, là động lực để doanh nghiệp ngày càng mở rộng và phát triển bền vững hơn.

>> Tham khảo: 8 lợi ích của văn phòng hiện đại đối với doanh nghiệp

2.4. Văn phòng hiện đại thể hiện sự chuyên nghiệp

Khi lựa chọn xây dựng kiểu văn phòng làm việc hiện đại, điều này thể hiện rằng doanh nghiệp của bạn luôn đi đầu xu thế, thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp nhất.

Văn phòng hiện đại nâng tầm giá trị, gây ấn tượng trong mắt khách hàng, đối tác cũng như trong vai trò nhà tuyển dụng, khiến họ tin tưởng vào dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp.

Từ đó, khách hàng có đánh giá tốt về doanh nghiệp, gia tăng cơ hội hợp tác trong tương lai.

2.5. Văn phòng hiện đại là xu thế tất yếu trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0

Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 là thời đại ứng dụng công nghệ sinh học (nông nghiệp, thủy sản, y dược, chế biến thực phẩm, bảo vệ môi trường, năng lượng tái tạo, hóa học, vật liệu), kỹ thuật số (trí tuệ nhân tạo AI, Big Data) và vật lý (robot thế hệ mới, máy in 3D, xe tự lái, các vật liệu mới, công nghệ nano).

Trước bối cảnh toàn cầu hóa 4.0, mô hình văn phòng hiện đại ứng dụng công nghệ tiên tiến, thông minh vào xử lý công việc văn phòng chính là sự lựa chọn hợp lý nhất.

Bởi nếu vẫn giữ nguyên những mẫu văn phòng truyền thống kiểu cũ, lỗi thời sẽ làm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên, giảm tăng trưởng của doanh nghiệp.

3. Giải pháp xây dựng văn phòng hiện đại gồm những gì?

3.1. Xây dựng không gian làm việc hiện đại

Không gian văn phòng chính là yếu tố quan trọng, là bộ mặt của 1 doanh nghiệp, đồng thời phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác. Để xây dựng không gian làm việc hiện đại, bạn nên lưu ý các yếu tố sau:

• Chọn mô hình không gian hiện đại phù hợp: Dựa theo đặc điểm của mô hình, tính chất công việc, bạn có thể lựa chọn kiểu văn phòng không gian mở, không gian xanh hay không gian động linh hoạt,…
• Thiết kế không gian làm việc chung và không gian phụ trợ khoa học: Không gian làm việc chung giữ vai trò chính và có xu hướng thiết kế theo hướng mở. Các không gian phụ trợ như phòng họp, bếp ăn, khu giải trí, tập luyện thể dục thể thao, hành lang, cầu thang,… cũng cần bố trí một cách hài hòa, có sự kết nối với không gian chung.
• Sử dụng nội thất văn phòng, thiết bị hiện đại, tiện nghi, thông minh: Văn phòng hiện đại chú trọng tới việc dùng đồ nội thất, thiết bị hiện đại, tiên tiến nhất. Chúng được sắp xếp khoa học, hợp lý, tiện dụng, linh hoạt cho người sử dụng.
• Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý, xử lý công việc văn phòng: Xây dựng môi trường làm việc hiện đại theo hướng công nghệ hóa, tận dụng sức mạnh công nghệ điện tử, áp dụng các công nghệ tiên tiến như công nghệ thông tin, trí tuệ nhân tạo, công nghệ ảo, các phần mềm quản lý điện tử vào trong quản lý, điều hành. Điều này giúp tăng hiệu quả xử lý và quản lý công việc, nâng cao chất lượng công việc.
• Trang trí, thẩm mỹ thể hiện phong cách thương hiệu doanh nghiệp: Các thiết kế văn phòng hiện đại chú trọng tới việc làm nổi bật được thương hiệu của công ty như: logo, vật trang trí, màu sắc và hình học thể hiện đậm nét giá trị, văn hóa công ty.
• Sắp xếp nội thất văn phòng linh hoạt: Nội thất văn phòng (bàn, ghế làm việc, giá sách, tủ đồ,… ) hướng tới sự tối giản, linh hoạt, dễ tháo rời, di chuyển và được sắp xếp hợp lý để giúp văn phòng được tối ưu diện tích, hài hòa với tổng thể chung trong cả không gian.

3.2. Xây dựng con người hiện đại

Con người là yếu tố quan trọng nhất tạo nên văn hóa và phong cách của doanh nghiệp. Vì thế, khi xây dựng văn phòng hiện đại, văn hóa doanh nghiệp, cần phải chú trọng nâng cao yếu tố con người hiện đại.

Xây dựng con người hiện đại thiên về hướng đào tạo, tuyển dụng nguồn nhân lực để phát triển nhân viên hiện đại và nhà quản lý hiện đại:

• Nhân viên hiện đại: Nhân viên có chuyên môn tốt, cầu thị, chăm học hỏi, kiến thức, chuyên môn vững vàng. Tác phong, phong thái nhanh nhẹn, ứng xử tốt, thành thạo vi tính, công nghệ, tiếng Anh.
• Nhà quản lý hiện đại: Người lãnh đạo nên có kỹ năng quản lý, hoạch định, điều hành doanh nghiệp, đưa ra những chính sách chiến lược và định hướng phát triển công ty. Có kỹ năng lãnh đạo, dám nhận trách nhiệm, đương đầu với những thử thách và chấp nhận thay đổi.

3.3. Xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện đại

Bên cạnh đó, xây dựng văn phòng hiện đại còn gắn liền với việc thiết lập một hệ thống quản trị doanh nghiệp theo hướng hiện đại, tiên tiến, góp phần đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

Chúng tôi đưa ra ví dụ về 3 mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại đã và đang được áp dụng thành công ở nhiều tập đoàn tại Mỹ và châu Âu mà bạn có thể tham khảo:

• Mô hình quản trị Holacracy
• Mô hình quản trị 7S của McKinsey
• Mô hình 8 Bước của Kotter

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, các hình thức văn phòng làm việc hiện đại liên tục ra đời với rất nhiều ưu điểm, nhằm đáp ứng tốt nhu cầu thực tiễn về không gian làm việc. Xây dựng văn phòng hiện đại cũng là yêu cầu cần thiết của mỗi doanh nghiệp trong thời đại ngày nay nhằm đem tới cho nhân viên môi trường làm việc chuyên nghiệp nhất.