Cách bố trí văn phòng mở ĐẸP – HIỆN ĐẠI chi tiết từ A-Z

Cách bố trí văn phòng mở như thế nào để vừa đảm bảo tính thẩm mỹ, vừa tối ưu được công năng là điều mà bất cứ doanh nghiệp, công ty nào cũng quan tâm khi lựa chọn xu hướng thiết kế văn phòng này.

Trong bài viết này D+ Studio sẽ cung cấp cho bạn một số cách bố trí văn phòng theo mô hình không gian mở đẹp.

1. Khái niệm văn phòng mở là gì?

Văn phòng mở là cách bố trí văn phòng theo hướng loại bỏ tối đa số lượng các bức tường, vách ngăn cố định dùng để ngăn cách không gian, tăng diện tích không gian làm việc chung, giảm số lượng không gian riêng hay các phòng làm việc kín.

Điều này giúp cho không gian làm việc trở lên thoáng đãng, rộng rãi hơn.

Hiện nay, văn phòng mở đang là kiểu mô hình văn phòng được nhiều công ty, tập đoàn, tổ chức tại Việt Nam yêu thích lựa chọn.

Theo 1 thống kê, khoảng 70% văn phòng ở Mỹ đang được thiết kế theo dạng này và có rất ít công ty muốn quay trở lại kiểu văn phòng truyền thống với văn phòng và cửa đóng kín.

>> Xem thêm: Tầm quan trọng của bố trí văn phòng công ty

2. Các lưu ý trong bố trí văn phòng theo không gian mở

Trước khi chọn văn phòng bố trí theo không gian mở, bạn cần xem xét kỹ những lưu ý trong việc bố trí văn phòng mở sau đây:

2.1. Nghiên cứu phong cách thiết kế văn phòng mở

Văn phòng mở hiện nay có 2 phong cách thiết kế, bạn có thể lựa chọn 1 phong cách phù hợp nhất với định hướng phát triển của doanh nghiệp.

• Văn phòng mở hoàn toàn: Toàn bộ không gian là không gian làm việc chung, không có các bức tường, vách ngăn phân chia không gian kín nào. Mọi nhân viên trong công ty có thể nhìn thấy nhau khi làm việc.
• Văn phòng mở kết hợp không gian đóng: Ngoài không gian làm việc chung theo hướng mở thì văn phòng có một số không gian làm việc riêng được thiết kế kín. Thông thường, khu vực này chuyên biệt cho một số bộ phận hoặc những nhân viên cần sự tập trung cao, tính riêng tư và bảo mật khi làm việc như: phòng họp, bộ phận HR, bộ phận kế toán, telesale…

>> Xem thêm: 25 phong cách thiết kế văn phòng phổ biến nhất hiện nay

2.2. Xác định chức năng từng khu vực

Bạn nên xác định bộ phận phù hợp với không gian mở theo tính chất công việc. Hãy thử đặt ra các câu hỏi để biết được bộ phận nào, phòng ban nào phù hợp với phong cách này.

• Cần sáng tạo hay tập trung?
• Có cần sự riêng tư, bảo mật không?
• Có phù hợp để làm việc nhóm không?

Thông thường, các bộ phận làm việc sáng tạo, năng động rất phù hợp với không gian mở, có tính tương tác cao để làm việc nhóm.

Ngược lại, các bộ phận như: bán hàng, chăm sóc khách hàng lại cần sự tập trung, chuyên nghiệp, hay phải giao tiếp với khách hàng, nên không thích hợp với không gian làm việc mở, nên được ngăn cách riêng để tránh ảnh hưởng tới khu vực làm việc chung.

Các bộ phận như kế toán, nhân sự, pháp lý cần xử lí thông tin chi tiết, nhạy cảm, đòi hỏi sự riêng tư và bảo mật nên cũng không thích hợp với loại hình không gian mở này.

2.3. Cân nhắc thẩm mỹ, hình thức

Văn phòng phải được thiết kế thể hiện phong cách riêng và giá trị thẩm mỹ thì mới có thể tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên.

Cần cân nhắc để lựa chọn nội thất, đồ trang trí dựa trên văn hóa, đặc thù, định hướng công ty và bố trí chúng ở những vị trí thích hợp, sao cho vừa có giá trị thẩm mỹ vừa có tính linh hoạt, tiện dụng cao, đảm bảo được tiêu chí mở.

Các thiết bị như máy chủ máy tính, internet, bộ phát wifi, máy in được đặt cạnh các ổ cắm dữ liệu và nguồn của công ty.

Nếu muốn giảm bớt không gian mở, bạn có thể tạo ra sự tách biệt bằng cách sử dụng bảng trắng có thể di chuyển hoặc các tấm vải trang trí đẹp mắt để tạo ra không gian riêng tư.

Đồ nội thất cũng có thể trở thành vật ngăn không gian. Hãy tận dụng các tủ đựng hồ sơ, tài liệu để tạo thành những bức tường ngăn cách một cách tinh tế và khéo léo.

2.4. Yếu tố năng suất làm việc

Bạn cần tính toán xem việc bố trí văn phòng theo mô hình văn phòng mở này ảnh hưởng đến năng suất làm việc ra sao của nhân viên, liệu có làm tăng năng suất làm việc không hay sẽ làm giảm năng suất.

Bởi vì yếu tố năng suất sẽ tác động trực tiếp tới sự tăng trưởng thành công của công ty.

>> Xem thêm: Các ưu điểm của văn phòng mở đối với doanh nghiệp

2.5. Kiểm soát tiếng ồn

Mặc dù có nhiều ưu điểm vượt trội, tuy nhiên 1 trong những hạn chế lớn nhất của không gian mở chính là tiếng ồn, điều này ảnh hưởng tới sự tập trung, giảm năng suất làm việc của nhân viên.

Theo khảo sát bởi các giáo sư tại Đại học Sydney, gần 50% những người làm việc trong không gian hoàn toàn mở và gần 60% những người làm việc trong những ô có tường phân cách thấp cảm thấy khó chịu với tiếng ồn.

Khi xác định lựa chọn thiết kế theo mô hình này, bạn cần tính toán tới vấn đề kiểm soát tiếng ồn, âm thanh nhiễu. Một số cách thiết kế có thể giúp bạn loại bỏ ảnh hưởng của âm thanh này:

• Tạo không gian đóng trong văn phòng mở: Thiết kế 1 số khu vực hỗ trợ là các phòng làm việc đóng kín để nhân viên sử dụng khi cần sự tập trung cho công việc. Các phòng họp nhỏ được bố trí ở những vị trí thích hợp, tạo thuận lợi cho việc họp hành hoặc làm việc nhóm.
• Dùng bảng và bề mặt mềm làm giảm ô nhiễm tiếng ồn: Bạn có thể sử dụng những tấm xốp mềm, vừa có thể trang trí cho không gian văn phòng, vừa giúp làm giảm tiếng ồn hiệu quả. Dùng bảng ngắn để thông báo cho các nhân viên khác biết khu vực này đã có người, họ sẽ nói chuyện nhỏ hơn vì phép lịch sự.
• Dùng tấm trần cách âm: Các tấm trần cách âm màu trắng sẽ giúp ngăn chặn sự lan truyền của tiếng ồn. Bạn có thể lắp trần cách âm thông qua hệ thống kệ đỡ nối liền trần nhà với các tấm cách âm.

2.6. Bảo mật và riêng tư

Văn phòng mở thường có tính bảo mật, riêng tư không cao, bạn phải chú ý đến điều này và tìm ra các giải pháp để khắc phục nó.

+) Đối với đồ vật: Để giữ an toàn, bạn có thể áp dụng theo các cách sau:

• Lưu giữ đồ vật ở một chỗ riêng có khóa trong khu vực không gian làm việc chung. Để đồ vật trong ngăn kéo bàn có khóa.
• Dùng các tủ hồ sơ vừa để cất giữ, đảm bảo an toàn cho các đồ vật.

+) Đối với hình ảnh và âm thanh: Để đảm bảo tính bảo mật, hãy áp dụng một trong những cách sau:

• Định vị màn hình bàn, máy tính và các nơi có thể di chuyển để giữ an toàn cho công việc.
• Thiết kế một khu vực riêng có ghế ngồi, có khả năng cách âm. Nhờ đó, nhân viên có thể rời khỏi bàn làm việc, tránh sự quan sát để thực hiện các cuộc gọi riêng tư.
• Thiết kế phòng họp riêng, 1 số phòng kín riêng để sử dụng cho các cuộc họp và làm không gian riêng tư khi cần.

2.7. Tương tác giữa nhân viên

Văn phòng mở giúp các nhân viên có thể tương tác, trao đổi với nhau dễ dàng hơn.

Khi sử dụng loại văn phòng này, bạn cần lưu ý đến cách mà các nhóm nhân viên tương tác với nhau, chia sẻ thông tin và thực hiện nhiệm vụ sao cho không quá ồn ào.

• Đối với nhóm làm việc sáng tạo, thay đổi nhanh, cần bố trí không gian có tính linh hoạt. Hãy kết hợp các bảng và tủ hồ sơ tạo thành văn phòng đa năng. Bàn được sử dụng cho một hoặc nhiều nhân viên, khi cần có thể cấu hình và sắp xếp lại cho phù hợp.
• Sử dụng các khối “pod” tường thấp, đủ dùng cho khoảng 2 – 3 nhân viên để xác định các khu vực làm việc riêng lẻ nhưng vẫn khuyến khích tính hợp tác.
• Tạo ra các không gian kín để tăng cảm giác yên tĩnh, thuận tiện hơn trong việc chia sẻ thông tin có tính chất nhạy cảm trong các cuộc họp.

2.8. Đảm bảo sự liên thông trong không gian

Bạn cần chú ý đảm bảo sự liên thông về mặt không gian trong cùng một văn phòng.

• Sử dụng kính không màu để ngăn cách: Kính không màu vừa có tác dụng ngăn cách không gian nhưng vẫn đảm bảo nhân viên có thể dễ dàng quan sát nhau, trao đổi với nhau khi cần.
• Sử dụng cửa sổ lớn: Cửa sổ lớn tạo cảm giác không gian thông thoáng và mở rộng hơn. Bên cạnh đó, thông qua các cửa sổ tự tạo trong không gian văn phòng, bạn có thể ngăn cách các bộ phận với nhau, đồng thời không hạn chế khả năng giao tiếp của nhân viên.

2.9. Tối ưu hóa không gian chung, không gian cá nhân

Một điều cần chú ý là dù không gian được thiết kế theo hướng mở nhưng bạn cũng không nên gộp tất cả các không gian với nhau.

Lời khuyên của chúng tôi là bạn hãy cố gắng tối ưu hóa không gian chung, không gian cá nhân, tạo thuận lợi cho nhân viên sử dụng.

• Tạo thêm không gian phụ trợ như: phòng hội nghị riêng, phòng pantry, phòng kín riêng, phòng nghỉ ngơi…
• Bố trí, sắp xếp trang thiết bị, đồ nội thất cho gọn gàng, linh hoạt nhằm tối đa hóa diện tích sử dụng.
• Tận dụng nguồn ánh sáng, gió tự nhiên, kết hợp đưa các yếu tố thiên nhiên như cây xanh vào để tạo ra không gian thoáng đãng, trong lành.

3. Cách bố trí văn phòng mở đẹp & hiện đại 2019

Cách bố trí văn phòng mở sao cho phù hợp với văn hóa doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ vẫn là câu hỏi chưa được giải đáp triệt để.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn – thiết kế văn phòng, D+ Studio xin gửi đến bạn một số cách bố trí văn phòng mở đẹp và hiện đại.

3.1. Bố trí văn phòng mở kết hợp không gian đóng

Giải pháp thiết kế “đóng trong mở” nhằm khắc phục các nhược điểm của kiểu văn phòng mở, được chúng tôi ưu tiên chọn lựa để tư vấn cho khách hàng:

• Sử dụng ít bức tường, vách ngăn kín và dùng các dãy bàn làm việc dài theo dạng module.
• Để đảm bảo sự riêng tư mà vẫn liên kết với không gian bên ngoài, sử dụng vách kính, kệ cây xanh, thảm trải sàn để phân tách thành không gian riêng.
• Tách riêng 1 số phòng ban cần kín như: kế toán, nội dung, chăm sóc khách hàng, bán hàng, nhân sự… để đảm bảo sự tập trung, tính riêng tư và bảo mật. Sử dụng cửa kính trượt và  thiết kế các phòng theo kiểu chữ L để cung cấp không gian riêng nhưng vẫn tạo sự rộng mở.

>> Xem thêm: 10+ mẫu thiết kế văn phòng mở hiện đại đẹp và sáng tạo

3.2. Bố trí nội thất, trang thiết bị hiện đại

Trang thiết bị, đồ nội thất văn phòng mở được sử dụng ưu tiên yếu tố hiện đại nhưng vẫn đảm bảo được bố trí phù hợp với không gian, đem lại sự tiện lợi tối đa cho người dùng.

• Sử dụng bàn làm việc dạng module: Đây là kiểu bàn làm việc chung hình dáng dài, dùng cho 4 – 6 người, giúp tiết kiệm diện tích tối đa. Bạn nên sử dụng bàn có màu sắc khác nhau để phân biệt các bộ phận. Một cách khác, bạn hãy bố trí bàn thành dãy dài liên tiếp và dùng số, bảng hiệu hoặc màu sắc, hình dáng để đánh dấu, phân biệt các bộ phận.
• Bố trí khoa học hệ thống chiếu sáng, điều hòa: Sử dụng ánh sáng, không khí, nguồn gió tự nhiên thông qua hệ thống cửa sổ, cửa chính và những khoảng trống. Nên bố trí sao cho góc làm việc nào cũng có ánh sáng và không khí tự nhiên, giảm tối đa các góc chết.
• Sắp xếp khoa học thiết bị văn phòng: Máy in, máy photo, tủ hồ sơ… tất cả phải được bố trí sao cho thuận tiện nhất và ai cũng có thể sử dụng được mà không gây ảnh hưởng tới người khác.
• Giảm thiểu tủ đựng đồ, tủ lưu trữ: Sử dụng các module tủ di động để lưu trữ hồ sơ đồng thời dễ dàng di chuyển để tạo ra các không gian khác nhau cho cuộc họp, buổi thuyết trình.
• Sắp xếp máy tính, dây điện, sổ sách hợp lý và tối giản: Máy tính, sổ sách cần được bố trí, sắp xếp gọn gàng, đẹp mắt, có trình tự và đảm bảo sự thống nhất. Các dây điện, dây mạng nên được giấu hoặc đi ngầm tạo không gian làm việc khoa học, gọn gàng, bắt mắt, giúp làm việc hiệu quả hơn.

3.2. Bố trí phòng giám đốc, lãnh đạo theo không gian mở

Văn phòng làm việc của giám đốc, đội ngũ lãnh đạo là không gian mà mọi người cho rằng cần phải thiết kế theo phong cách đóng kín, tách biệt.

Tuy nhiên, trên thực tế, bạn vẫn có thể thiết kế chúng theo phong cách mở hiện đại và tối ưu nhất.

• Vị trí: Có thể được bố trí cùng không gian với khu vực nhân viên nhưng phải ở chỗ thoáng đãng, cao nhất để có thể nhìn bao quát nhân viên, điều hành công việc một cách dễ dàng, thuận lợi.
• Yêu cầu: Bàn làm việc, nội thất của khu vực giám đốc, quản lý nên có kiểu dáng khác biệt, trang trọng để giúp phân biệt dễ dàng so với khu vực nhân viên.

>> Xem thêm: Cách thiết kế phòng giám đốc đẹp, hiện đại và sang trọng

3.3. Bố trí phòng họp theo xu hướng mở

Phòng họp theo xu hướng mở có thể tăng tính tương tác giữa các cá nhân với nhau, góp phần phát huy tối đa sự sáng tạo của từng người.

• Yêu cầu: Vừa tạo được sự kết nối với không gian bên ngoài, vừa đảm bảo yên tĩnh, riêng tư khi cần thiết, tạo sự thông thoáng nhưng vẫn tập trung được và thông tin cuộc họp không bị tiết lộ ra bên ngoài.
• Đặc điểm: Phòng họp có thể bao quanh bởi vách kính để tạo sự liên thông với không gian bên ngoài, tạo sự tinh tế nhưng vẫn đảm bảo yếu tố kín. Bạn nên sử dụng các loại trần giúp giảm phản xạ âm thanh và tiếng vang trong phòng họp để kiểm soát âm thanh.

3.4. Bố trí khu vực làm việc không gian mở

Không gian làm việc của nhân viên là bài toán thiết kế khiến nhiều người cảm thấy “đau đầu”.

Việc tạo ra sự kết nối giữa không gian cũng như vẫn đảm bảo tính riêng tư của các bộ phận là điều không dễ giải quyết.

• Vị trí: Phòng làm việc không gian mở của nhân viên được bố trí ở khu vực chung, các bộ phận, nhóm có liên quan nên được bố trí ở gần nhau để có sự liên kết và có thể trao đổi thông tin qua lại nhanh chóng.
• Đặc điểm: Bàn ghế làm việc đa dạng tạo phân tách giữa các bộ phận. Bàn của nhân viên có thể dùng chung một loại nhưng mỗi bộ phận nên dùng bàn có màu sắc, hình dáng khác nhau để dễ phân biệt, tránh sự nhàm chán trong thiết kế.

3.5. Bố trí không gian phụ trợ theo xu hướng mở

Các không gian phụ trợ như khu vực giải trí, khu vực phòng bếp, phòng pantry, khu vực tiếp khách, khu lễ tân,… cần có sự tách biệt nhưng vẫn đảm bảo kết nối với không gian bên ngoài bằng cách sử dụng hệ thống các vách ngăn kính một cách hợp lý.

3.6. Bố trí không gian làm việc đa chức năng

Không gian làm việc đa chức năng nghĩa là nó không chỉ là phòng làm việc hay phòng họp thông thường, mà có thể được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau.

Điều này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm diện tích, tối ưu chi phí thiết kế, mua sắm nội thất…

Thiết kế văn phòng làm việc mở theo hướng đa năng thường ưu tiên dùng các đồ nội thất thông minh, thiết kế hiện đại, gọn gàng, tiện dụng.

Hãy sắp xếp nội thất linh hoạt để sao cho khi cần họp hành nhanh, một khu vực làm việc chung cũng có thể sử dụng ngay được.

Để xác định các phần của không gian đa chức năng đó, bạn có thể dùng màu sắc. Các nhân viên sẽ theo đó mà sử dụng khoảng không gian phù hợp với mục đích của mình, tránh gây nhầm lẫn.

3.7. Bố trí không gian xanh trong văn phòng mở

Không gian văn phòng xanh đang là xu hướng thiết kế đẹp, sáng tạo được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam lựa chọn hiện nay.

Trong văn phòng mở, bạn có thể mang đến không gian xanh thông qua hệ thống cây xanh, hoa lá, thác nước nhân tạo, đồ vật trang trí…

Có thể tạo thêm sự mới lạ bằng cách thiết kế “phủ xanh” các bức tường bằng các loại cây dây leo hoặc hình thành một “khu vườn” cây xanh nhỏ trong văn phòng.

Đây chắc chắn là xu hướng trang trí văn phòng trong tương lai hướng đến việc tạo ra môi trường làm việc thoáng đãng, trong lành.

>> Xem ngay 14 lợi ích của văn phòng xanh đem lại cho doanh nghiệp

4. Một số cách bố trí văn phòng mở đẹp do D+ Studio thực hiện

D+ Studio xin gửi đến bạn một số cách bố trí văn phòng không gian mở đẹp do chúng tôi thực hiện và được khách hàng phản hồi tích cực.

>> Mẫu bố trí văn phòng mở tại dự án Toong

>> Thiết kế văn phòng mở tại TAJ Media

>> Cách bố trí văn phòng mở của Sakura

>> Gam màu trầm được sử dụng trong thiết kế văn phòng mở

>> Bố trí không gian phụ trợ theo hướng mở tại SEONGON

Phong cách văn phòng có ảnh hưởng rất lớn tới văn hóa doanh nghiệp cũng như năng suất làm việc của nhân viên.

Hy vọng rằng, bài chia sẻ trên đây giúp bạn tham khảo được cách bố trí văn phòng mở đẹp và phù hợp nhất cho công ty của mình.