Xuất hiện tại Việt Nam từ năm 2006, đến nay, văn phòng chia sẻ vẫn có sức hút rất lớn đối với các bạn trẻ và các doanh nghiệp. Văn phòng chia sẻ và coworking là hai khái niệm thường được cho là giống nhau. Tuy nhiên đây là hai mô hình văn phòng riêng và có sự khác biệt.
Vậy, nên văn phòng chia sẻ là gì và có những đặc điểm khác biệt nào so với coworking space?
1. Hiểu đúng về văn phòng chia sẻ
Theo Wikipedia, văn phòng chia sẻ là một khái niệm cho phép các công ty sở hữu hoặc quản lý một văn phòng có không gian văn phòng dư thừa có thể chia sẻ hoặc cho thuê các văn phòng cho các công ty nhỏ hơn đang tìm kiếm không gian làm việc linh hoạt.
Theo Office – Hub, không gian làm việc chia sẻ đề cập đến việc hai hoặc nhiều doanh nghiệp sử dụng chung một văn phòng cho thuê thương mại.
Như vậy, văn phòng chia sẻ là không gian làm việc lớn được cho nhiều doanh nghiệp thuê và sử dụng. Khi đó, nhiều doanh nghiệp sử dụng chung một văn phòng thương mại hay còn được gọi là văn phòng cho thuê.
Thuật ngữ “không gian văn phòng chia sẻ” thường được sử dụng khi người thuê văn phòng cho thuê tư nhân cho doanh nghiệp khác thuê không gian trống. Bằng cách này, cả hai bên sẽ có lợi khi chia nhỏ các hóa đơn, chi phí và tiền thuê mặt bằng.
Có thể thấy, từ khái niệm về văn phòng chia sẻ ở trên, shared office có những điểm tương đồng với coworking space, đều là những không gian làm việc dùng chung bời nhiều người. Đây là hai mô hình văn phòng không giống nhau nhưng có mối quan hệ với nhau. Shared office là một dạng dịch vụ thuộc Coworking space và cần lưu ý không phải văn phòng coworking nào cũng có dịch vụ này.
Trong phần thứ hai, chúng tôi sẽ chỉ ra những điểm tương đồng cũng như khác biệt của hai mô hình văn phòng này.
>> Xem thêm: Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng Coworking Space
2. Các đặc điểm của văn phòng chia sẻ và sự khác biệt với coworking space
#Đối tượng sử dụng
Văn phòng chia sẻ tphcm có xu hướng hướng tới các doanh nghiệp nhỏ, đã thành lập, khác với Coworking Space, mô hình phục vụ cho các doanh nhân một mình, dịch giả tự do và các doanh nghiệp khởi nghiệp.
Cả hai mô hình văn phòng này đều không phù hợp với các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn.
| Văn phòng chia sẻ | Coworking space |
| Các doanh nghiệp khởi nghiệp (Startup) | Các doanh nghiệp khởi nghiệp (Startup) |
| Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) | Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) |
| Các công ty muốn mở rộng kinh doanh | Các nhóm dự án |
| Các doanh nghiệp nước ngoài đặt văn phòng đại diện | Những người làm việc tự do (freelancer) |
#Tiện ích, cơ sở vật chất
Không gian làm việc chia sẻ cung cấp nhiều tiện nghi văn phòng truyền thống hơn để giúp các thành viên của họ điều hành công ty hàng ngày. Ví dụ, những không gian như vậy có thể cung cấp đầy đủ dịch vụ lễ tân, nhà bếp và nhiều loại thiết bị văn phòng hơn. Trong khi đó, Tại Coworking Space, bạn sẽ tìm thấy các tiện nghi như trà và cà phê miễn phí, bếp chung, kết nối Wifi, máy in và máy photocopy. Một số Coworking Space cũng sẽ bao gồm quyền sử dụng các phòng họp hoặc hội nghị và dịch vụ thư tín với một khoản phụ phí.
#Thời hạn hợp đồng
Văn phòng chia sẻ thường cho thuê các dãy phòng trong thời hạn 12 tháng – một số hoạt động linh hoạt hơn với thời hạn tối thiểu là một tháng. Coworking Space Hà Nội có xu hướng hoạt động trên cơ sở linh hoạt hơn. Các cá nhân và doanh nghiệp có thể thuê bàn làm việc nóng hoặc bàn chuyên dụng hàng ngày, mặc dù hầu hết các không gian đều giảm giá cho các thành viên nếu họ đăng ký thời hạn cố định, thường là từ ba đến sáu tháng.
Mỗi mô hình văn phòng đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau, tùy vào nhu cầu sử dụng của mỗi cá nhân hay tập thể để có những sự lựa chọn khác nhau.
3. Ưu nhược điểm của văn phòng chia sẻ đối với doanh nghiệp
Có rất nhiều lợi ích mà văn phòng chia sẻ mang đến cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng giống như bất cứ điều gì trong cuộc sống, sẽ có những ưu và khuyết điểm cần cân nhắc. Chúng tôi đã tổng hợp một số suy nghĩ và ý kiến của mình về những lợi ích và khuyết điểm mà không gian văn phòng chung có thể mang lại.
Ưu điểm
– Tính sẵn sàng
Một trong những ưu điểm chính của không gian văn phòng chia sẻ là rất thuận tiện để di chuyển đến. Hầu hết chúng đều đã có các tiện nghi cần thiết cho bạn, tất cả những gì bạn phải làm là chuyển đến. Bạn có thể trở lại làm việc ngay khi có thể.
– Chi phí thấp
Giữ chi phí càng thấp càng tốt là điều tối quan trọng đối với mọi cấp độ kinh doanh, đặc biệt là đối với các công ty khởi nghiệp. Bạn có thể giữ cho chi phí chung của mình ở mức thấp trong khi vẫn có thể tiếp cận với không gian văn phòng và tiện nghi truyền thống.
– Tự do và Linh hoạt
Khi cho thuê văn phòng chia sẻ, bạn không phải chịu các trách nhiệm và cam kết hợp đồng thuê dài hạn liên quan đến văn phòng thương mại. Hầu hết các thỏa thuận đều khá linh hoạt, họ có thể đề nghị bạn trả tiền thuê nhà hàng tháng.
Nhược điểm
– Bố cục và thiết kế
Hầu hết các không gian văn phòng chia sẻ là các tòa nhà được chia thành nhiều phần lớn cho mỗi công ty thuê. Điều này có thể có nghĩa là cách bố trí và thiết kế của không gian đôi khi buồn tẻ đối với một số người.
– Thiếu các tùy chọn tùy chỉnh
Do bố cục và thiết kế thực tế, bạn không thực sự có nhiều tùy chọn để thực sự tùy chỉnh không gian theo ý muốn của mình.
Vậy, liệu văn phòng chia sẻ và Coworking Space có quan hệ gì với nhau hay không? Thực tế, Từ những năm 80 90 đã tồn tại hai dạng mô hình này. Nó được thể hiện ở việc một văn phòng lớn với các buồng nhỏ ở trung tâm, được bao quanh bởi các văn phòng riêng biệt nhỏ hơn ở ngoại vị. Nếu như loại bỏ những bức tường ngăn cách các phòng thì chúng ta sẽ thấy những bàn làm việc được sắp xếp linh hoạt, tạo thành một không gian lớn. Đó chính là mối liên hệ của văn phòng chia sẻ và Coworking Space và hai văn phòng này có thể cùng tồn tại trong một không gian.
Trên đây là những thông tin về văn phòng chia sẻ như khái niệm, đặc điểm và lợi ích mà DPLUS chia sẻ. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại mô hình này.
