Tổng hợp các loại hình văn phòng ở nước ta hiện nay (2021)

Xu hướng thiết kế các loại hình văn phòng hiện nay phù hợp nhất dành cho doanh nghiệp năm 2021 như thế nào? Có bao nhiêu loại hình văn phòng hiện đại?

Trong bài viết hôm nay, kiến trúc DPLUS sẽ cung cấp một số thông tin cơ bản về văn phòng cũng như các loại hình văn phòng đang thịnh hành nhất ở nước ta hiện nay.

1. Văn phòng là gì?

Theo định nghĩa của Wikipedia: “Văn phòng hay công sở là khu vực hoặc một phòng trong đó mọi người làm việc cùng nhau, hoặc văn phòng là những tòa nhà, cao ốc văn phòng được thiết kế, bố trí để sử dụng hoặc cho thuê văn phòng cho những cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thực hiện các hoạt động liên quan đến văn phòng (như là giấy tờ, sổ sách, máy vi tính,…)“

Theo định nghĩa của DPLUS chi tiết hơn:

• Văn phòng là một khu vực, vị trí, địa điểm làm việc và có vị trí địa lý nhất định như 1 phòng, tòa nhà hoặc trụ sở của công ty, doanh nghiệp, trong đó mọi người sẽ làm việc cùng nhau.
• Văn phòng là nơi có bộ máy điều hành của cơ quan tổ chức, có vai trò thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý chăm lo đời sống đội ngũ nhân viên, đảm bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan tổ chức đó.
• Văn phòng cũng có thể chỉ là một phần của doanh nghiệp, thường gọi là văn phòng đại diện hoặc chi nhánh văn phòng.

Ngoài ra, có định nghĩa khác:

• Văn phòng có thể là nơi làm việc của một cá nhân (lãnh đạo, thủ trưởng) cũng có thể là trụ sở của cơ quan, đơn vị, dự án,… cho phép các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó đến làm việc hàng ngày.
• Văn phòng biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng…).

>> Xem thêm: Không gian văn phòng là gì? Đặc điểm và vai trò của văn phòng

2. Các loại hình văn phòng hiện nay ở nước ta

Văn phòng đóng vai trò rất quan trọng với sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiện nay, văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi làm việc mà còn góp phần thể hiện phong cách, hướng đi của doanh nghiệp.

Chính vì thế nên thiết kế nội thất văn phòng làm sao phù hợp với doanh nghiệp trong thời kỳ hiện đại rất được chú trọng đầu tư.

Tùy theo chức năng mà có thể phân chia văn phòng thành nhiều nhóm khác nhau. Hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp đang sử dụng các loại hình văn phòng sau đây.

2.1. Loại hình văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống là kiểu văn phòng thuộc quyền sở hữu và quản lý riêng của một doanh nghiệp. Đây là kiểu văn phòng không chia sẻ với doanh nghiệp khác, có địa chỉ cụ thể và rõ ràng.

Vì vậy nên doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên cũng như triển khai công việc một cách có hệ thống.

Các bộ phận trong văn phòng được phân chia cụ thể bằng các phòng hoặc vách ngăn, mang đến sự phân cấp rõ ràng trong doanh nghiệp, tạo nên văn hóa làm việc chuyên nghiệp.

Mô hình này đem lại khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và chính nhân viên làm việc trong không gian đó. Ưu điểm đầu tiên có thể kể đến là sự ổn định và lâu dài về mặt pháp lý cho văn phòng nhờ có địa chỉ riêng, quyền sở hữu riêng.

Loại hình văn phòng này giúp doanh nghiệp có thể tự do trang trí, sinh hoạt cũng như phát triển theo ý thích.

Văn phòng truyền thống đảm bảo sự riêng tư cũng như yên tĩnh cho nhân viên. Tuy nhiên sẽ phát sinh thêm các chi phí khác như phí dịch vụ, tiền điện nước, sửa chữa, …

Các phòng ban và nhân viên được phân cấp rõ ràng, dễ dàng để quản lý nhân viên và đem lại sự tập trung tối đa cho công việc. Không gian văn phòng truyền thống tối ưu quyền riêng tư của nhân viên và sự bảo mật thông tin.

Tuy nhiên, văn phòng truyền thống cũng có một số hạn chế như chi phí xây dựng ban đầu khá cao, chỉ phù hợp với những doanh nghiệp đã có nguồn tài chính vững mạnh.

Ngoài ra, không gian văn phòng truyền thống ngày càng trở nên lạc hậu, cũ kỹ, không theo kịp thời đại, khiến cho việc kết nối linh hoạt giữa các bộ phận trong công ty bị giảm đi đáng kể. Nếu muốn tái cơ cấu lại không gian kiến trúc, doanh nghiệp sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.

>> Xem thêm: Ưu điểm và nhược điểm của mô hình văn phòng truyền thống

2.2. Các loại hình văn phòng hiện đại ở nước ta

2.2.1. Văn phòng Agile

Văn phòng Agile là một mô hình văn phòng đảm bảo tính tự do và tùy chọn của nhân viên khi cần những không gian làm việc khác nhau cho những mục tiêu khác nhau. Thay tạo ra một không gian làm việc duy nhất dành cho tất cả mọi người, văn phòng Agile cho phép nhân viên xác định đâu là không gian phù hợp nhất để họ thực hiện công việc của mình. Điều này giúp nhân viên có thể hoàn thành công việc của mình dễ dàng hơn nhiều.

Agile mang đặc điểm của một văn phòng mở, linh hoạt, dành cho sự tương tác và kết nối. Nhiều không gian chức năng được thiết kế dành riêng cho những mục đích sử dụng khác nhau. Với đặc điểm như vậy, văn phòng Agile mang lại một không gian mở, tăng tương tác trong công việc, điều này kích thích sự sáng tạo, và giúp đạt hiệu quả cao trong công việc. 

Đây là một mô hình văn phòng mới, phù hợp với các doanh nghiệp trẻ, năng động và đòi hỏi sự sáng tạo trong công việc. Còn đối với những doanh nghiệp yêu cầu tính riêng tư, bảo mật cao như ngân hàng, tài chính… mô hình này chưa thực sự phù hợp. 

2.2.2. Văn phòng bền vững

Theo cách hiểu thông thường, văn phòng bền vững là những thiết kế hướng tới những giá trị bền vững, cụ thể là đảm bảo sự phát triển của môi trường tự nhiên trong bối cảnh nền kinh tế đang phát triển nhanh chóng. 

Đối với chúng tôi, một thiết kế văn phòng bền vững không chỉ hướng tới việc bảo vệ môi trường mà còn là sự phát triển và trải nghiệm của con người, những người sử dụng không gian đó. Giá trị con người luôn gắn liền với giá trị doanh nghiệp, vì thế đầu tư cho con người là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. 

Theo đó, văn phòng bền vững là một mô hình văn phòng vừa hướng tới những thiết kế bảo vệ môi trường, vừa đảm bảo sự trải nghiệm của con người trong không gian đó. 

2.2.3. Văn phòng chung Co-working space

Không gian làm việc chung Co-working space là mô hình cung cấp một nơi làm việc chung, trang thiết bị văn phòng, địa chỉ được chia sẻ với nhiều doanh nghiệp hoặc cá nhân khác nhau trong cùng một không gian.

Co-working xây dựng 1 văn phòng chung địa chỉ, chung không gian làm việc, chung các tiện ích văn phòng khác để có thể tối ưu các chi phí sử dụng văn phòng cho doanh nghiệp.

Với mô hình này, chi phí sử dụng văn phòng được giảm đi nhiều, nên rất phù hợp với cá nhân, nhân viên làm việc độc lập, hình thức startup, các công ty nhỏ, các doanh nghiệp đang trong quá trình xây dựng và phát triển.

Đồng thời, văn phòng chung xây dựng được một không gian mang tính liên kết giữa các doanh nghiệp, thuận lợi trong việc mở rộng mối quan hệ.

Hơn nữa, không gian Co-working cũng giúp các cá nhân làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Theo một khảo sát, có hơn 70% số người làm việc tại Co-working space cảm thấy sự sáng tạo tăng lên, và hơn 60% trong số đó nói rằng hiệu quả công việc được cải thiện.

Tuy nhiên, Co-working space cũng có hạn chế nhất định, đó là không gian văn phòng không tối ưu được quyền riêng tư và bí mật kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2.4. Văn phòng ảo Virtual Office

Mô hình văn phòng ảo Virtual Office được hiểu là hình thức văn phòng được mở ra để các doanh nghiệp thuê địa chỉ để đăng ký thành lập doanh nghiệp và cách thức liên lạc mà không cần diện tích thực tế.

Văn phòng ảo hoàn toàn được sự cho phép của Pháp luật Việt Nam. Mô hình này đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều tiện ích có thể hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh: đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện; nơi nhận thư, bưu phẩm; nơi tiếp khách sang trọng và lịch sự,…

Văn phòng ảo thường có địa chỉ cụ thể, nhưng lại không có diện tích thực, không có nhân viên làm việc ở địa chỉ đó.

Nó vẫn có thể tiếp nhận bưu kiện, văn bản; đôi khi có thể tiếp khách, tổ chức sự kiện, hội họp hay hỗ trợ khách hàng.

Trong trường hợp có công việc cần giải quyết hoặc cần gặp mặt thì khách hàng, đối tác sẽ đến trụ sở văn phòng chính của doanh nghiệp.

Loại hình văn phòng ảo thường không yêu cầu diện tích lớn, không cần đến các bộ phận như lễ tân, đón khách,… vì vậy tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp mà vẫn có thể xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Với nhiều lợi ích thiết thực, văn phòng ảo đã và đang dần khẳng định được vị thế trong nhịp làm việc hiện đại ngày nay.

>> Tham khảo 9 mô hình văn phòng hiện đại phổ biến và tối ưu nhất cho doanh nghiệp hiện nay

2.2.5. Căn hộ văn phòng Officetel

Officetel được hiểu là sự kết hợp của 2 từ tiếng Anh Office và Hotel – tích hợp linh hoạt cả không gian nhà ở và không gian làm việc trong cùng một không gian mà vẫn không gây ảnh hưởng đến quá trình làm việc.

Loại hình này có thể hiểu là văn phòng làm việc và vừa có thể nghỉ ngơi, cư trú qua đêm, giúp tối ưu công năng sử dụng của không gian cũng như tiết kiệm chi phí sử dụng trong điều kiện tài chính hạn chế.

Căn hộ chung cư Officetel là loại hình bất động sản khá phổ biến ở nước ta 5 – 10 năm trở lại đây, đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp mới khởi nghiệp, các công ty vừa và nhỏ.

2.2.6. Văn phòng xanh Biophilic Office

Văn phòng xanh hiện đang được đánh giá là xu hướng văn phòng trong tương lai.

Với việc khéo léo đưa thiên nhiên vào không gian văn phòng như sử dụng đồ nội thất thô mộc, bài trí cây xanh, nước, đá, gió,… nhằm tạo ra một không gian làm việc thân thiện và có lợi cho sức khỏe.

Mô hình văn phòng xanh Biophilic Office được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, yêu thích bởi sự tối ưu chi phí sử dụng điện cho các hệ thống điều hòa không khí và chiếu sáng.

Không chỉ vậy, mô hình này còn xây dựng được môi trường làm việc thân thiện tự nhiên, tốt cho sức khỏe, tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Xây dựng văn phòng xanh là một lựa chọn tối ưu được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng đầu tư tại Việt Nam.

2.2.7. Văn phòng thông minh Smart Office

Khi văn phòng truyền thống biểu hiện những mặt hạn chế, giải pháp văn phòng thông minh, tòa nhà thông minh hay văn phòng công nghệ đã ra đời.

Đây là xu hướng văn phòng thông minh, hiện đại thời đại công nghệ 4.0 giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên.

Hiểu một cách đúng đắn, Smart Office là nơi làm việc kỹ thuật số, công nghệ được sử dụng tối đa để làm cho môi trường làm việc trở nên thông minh hơn, tự động hóa các quy trình công việc và thích nghi với quy trình làm việc hiện đại của doanh nghiệp.

Khái niệm văn phòng thông minh đã tồn tại từ lâu, tuy nhiên chỉ đến khi công nghệ mới bùng nổ như: điện toán đám mây, Big Data, Internet of Things (IoT), Trí tuệ nhân tạo (AI)… thì Smart Office mới trở nên hiện thực hóa và phát triển nhanh chóng.

>> Tham khảo: 10 mẫu văn phòng công nghệ ấn tượng trên thế giới

Trên đây là các thông tin hữu ích về các loại hình văn phòng hiện nay, giúp doanh nghiệp có được sự lựa chọn thiết kế không gian văn phòng tối ưu, thích hợp với nhu cầu làm việc của mình.

DPLUS là một địa chỉ hàng đầu trong rất nhiều doanh nghiệp cung cấp giải pháp văn phòng hiện đại, chúng tôi luôn mang lại một mô hình văn phòng có thể đáp ứng đầy đủ tất cả nhu cầu hoạt động của một doanh nghiệp với chi phí tối ưu.