Văn phòng không chỉ là nơi để làm việc, hơn thế nó còn là nơi bạn tạo ấn tượng đầu tiên với khách hàng. Để văn phòng trở nên ấn tượng, khoa học và hiệu quả hơn, bố trí văn phòng làm việc phù hợp là cách hiệu quả để đạt được mục tiêu đó. Cùng chúng tôi tìm hiểu mọi thứ về bố trí văn phòng làm việc trong bài viết này.
1. Bố trí văn phòng làm việc là gì? Tầm quan trọng của bố trí văn phòng
1.1. Bố trí văn phòng làm việc là gì?
Bố trí văn phòng làm việc là việc tổ chức, sắp xếp không gian và các nội thất, thiết bị văn phòng phù hợp với diện tích văn phòng, mang đến một không gian làm việc hiệu quả, khoa học. Hay theo một cách đơn giản, đó là quy hoạch có hệ thống không gian sàn có sẵn, là việc sắp xếp các phòng ban, máy móc, thiết bị, đồ đạc và cơ sở vật chất.
Theo đó, bố trí văn phòng gồm 2 công việc chính:
(1) Phân chia không gian thành các khu vực làm việc, chức năng phù hợp tính chất, quy mô doanh nghiệp
(2) Sắp xếp nội thất tổng thể và từng khu vực chức năng.
1.2. Tầm quan trọng của bố trí văn phòng làm việc hiệu quả
Bố trí văn phòng đóng vai trò quan trọng trong quá trình tạo nên một không gian làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp:
# Sử dụng hiệu quả không gian sàn có sẵn và công việc trôi chảy
Trong văn phòng, tất cả các khu vực không hoạt động độc lập mà có sự gắn kết chặt chẽ với nhau. Thông qua bố trí, việc phân bố không gian làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn, các phòng ban có sự liên kết với nhau dễ dàng trao đổi công việc. Các khu vực cũng được thiết kế phù hợp với chức năng của mình ví dụ, khu làm việc chung sẽ được đặt ở nơi có nhiều ánh sáng tự nhiên, thông thoáng và cách xa những không gian ồn ào như pantry hay giải trí…
# Mang lại sự hài lòng của nhân viên, tăng năng suất làm việc
Bố trí văn phòng hiệu quả thúc đẩy sự hài lòng của nhân viên thông qua việc họ được tiếp cận môi trường làm việc thuận tiện, dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ. Bố trí khoa học mang lại không gian giúp nhân viên tập trung vào công việc chính, loại bỏ những công việc không cần thiết, cung cấp các công cụ hỗ trợ để hướng đến thực hiện mục tiêu chung mà không bị phân tâm.
# Giúp cho việc sắp xếp công việc, nội thất khoa học hiệu quả
Thông qua kế hoạch và bản bố trí văn phòng chi tiết, mọi việc thực hiện dễ dàng, khoa học và nhanh chóng hơn. Bởi để tạo nên bản thiết kế cuối cùng, các kiến trúc sư phải trải qua quá trình đánh giá, nghiên cứu kỹ lưỡng để giúp mang lại một văn phòng theo đúng mong muốn của chủ đầu tư.
2. Các yếu tố quan trọng khi bố trí văn phòng làm việc
# Nguyên tắc bố trí văn phòng cơ bản
Nguyên tắc thiết kế bao gồm những quy định được đặt làm chuẩn để đánh giá và định hướng một dự án, nó đóng vai trò như la bàn cho thiết kế. Với nguyên tắc bố trí cơ bản, việc bố trí sẽ được tiết kiệm thời gian, tiết kiệm công sức, đảm bảo hiệu quả cần đạt được:
- Các nguyên tắc được đưa ra đã được kiểm nghiệm trên thực tế nên bớt được thời gian nghiên cứu và thử nghiệm trên thực tế
- Các nguyên tắc giúp các kiến trúc sư có cơ sở, căn cứ khoa học để thiết kế mặt bằng, phân chia không gian thay gì ước lượng theo cảm tính
- Các nguyên tắc tạo sự thống nhất về tỷ lệ, ký hiệu… giúp việc thiết kế và thi công đồng nhất.
#Tính hài hòa
Hài hoà bố trí văn phòng thể hiện ở 02 khía cạnh: phân chia không gian hợp lý và bố trí nội thất trong mỗi không gian phù hợp. Các mẫu văn phòng làm việc hiện nay thường được chia thành các không gian có chức năng riêng như không gian làm việc, phòng họp, khu vực pantry, các phòng hoạt động nhóm… Tuỳ từng tính chất, yêu cầu của công ty mà các tỷ lệ thay đổi khác nhau cho hài hoà và cân bằng. Ví dụ, với một công ty yêu cầu một môi trường trẻ, sáng tạo, linh hoạt thì việc bố trí thiên theo tỉ lệ không gian làm việc cá nhân nhỏ hơn tỉ lệ các khu vực chức năng như pantry, khu giải trí, phòng sáng tạo và các khu vực này được thiết kế sao cho mọi người đều có thể tự do, dễ dàng sử dụng. DLS có diện tích hơn 500m2, với mong muốn có đủ không gian làm việc và không gian để giải trí, không gian được phân chia thành không gian làm việc cá nhân và các khu chức năng khác như pantry, khu giải trí, phòng họp, lối vào với tỉ lệ 60-40%. Sự hài hoà của phân chia không gian được thể hiện ở hiệu quả tỉ lệ 60-40 và cách tổ chức khu vực – khu vui chơi được thiết kế quay lưng lại khu làm việc để đảm bảo tính riêng tư nhưng vẫn đủ chức năng như yêu cầu của chủ đầu tư
Thứ hai, tính hài hoà thể hiện qua việc sắp xếp nội thất cho từng không gian trên. Trước hết việc bố trí được tuân theo nguyên tắc đúng – đủ, ít nhất cần có có những nội thất, thiết bị phù hợp với mục đích của khu vực. Ví dụ, với phòng chức năng brainstorm, các nội thất cũng được thiết kế sao cho kích thích sự sáng tạo: bảng lớn, bàn hoạt động nhóm, nhiều không gian trống kết hợp với sử dụng các màu sắc kích thích sáng tạo như màu đỏ… Còn đối với không gian làm việc cố định, các nội thất hướng đến sự bền vững, không có nhiều thay đổi, xáo trộn.
# Ánh sáng, không khí trong bố trí văn phòng làm việc
Ánh sáng và không khí là yếu tố góp phần tạo nên tính khoa học, hiệu quả cho bố trí văn phòng. Qua sự phân bố ánh sáng tự nhiên, các khu vực cũng được sắp xếp ở những vị trí phù hợp: khu vực làm việc ưu tiên ở những vị trí có lượng ánh sáng tự nhiên lớn, giáp cửa sổ; một số khu vực cần hạn chế độ chói, độ sáng như phòng thư giãn, pantry… Và cách chia không gian và các nội thất trong đó cũng cần đảm bảo luồng không khí thông thoáng, tạo những đường khí di chuyển khắp văn phòng, tăng trao đổi với bên ngoài để mang đến một không gian làm việc thoải mái.
Thiết kế ánh sáng và không khí trong văn phòng là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như tính thẩm mỹ cho văn phòng:
- Ánh sáng ảnh hưởng đến công thái học, tức là cách mọi người thực hiện tại nơi làm việc của họ. Trong điều kiện ánh sáng sáng, chất lượng tốt, mọi người có thể tập trung làm việc tốt hơn, trong khi ánh sáng mờ gây ra cảm giác mệt mỏi và đau đầu. Nguồn ánh sáng tốt cũng đã được quan sát để thúc đẩy tâm trạng và do đó, làm cho nhân viên hạnh phúc hơn.
- Không khí trong lành, thông thoáng giúp cải thiện sức khỏe, tăng sự trao đổi với môi trường, thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên. Một báo cáo cũng cho thấy số người vắng mặt ở những nơi làm việc có chất lượng không khí văn phòng trongs lành ít hơn 35%. Một nghiên cứu khác cho thấy những cải thiện hiệu suất của nhân viên này có thể tương đương với $ 6.500 doanh thu bổ sung cho mỗi nhân viên mỗi năm.
# Đồ nội thất
Việc thiết kế nội thất đưa vào không gian cũng là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc tạo nên một mẫu bố trí văn phòng làm việc khoa học, hiệu quả. Số lượng, kiểu dáng, độ lớn của nội thất sẽ ảnh hưởng nhiều đến việc tính toán diện tích từng không gian và thậm chí ảnh hưởng đến cả việc bố trí mặt bằng nữa. Đối với nội thất cần sắp xếp sao cho đảm bảo nhu cầu sử dụng cho mọi người, tối ưu chi phí và diện tích. Khi đó, một thiết kế nội thất chuyên nghiệp sẽ mang lại những hiệu quả ấn tượng cho doanh nghiệp:
- Một không gian sử dụng nội thất độc đáo, ấn tượng, phù hợp với doanh nghiệp sẽ giúp gây ấn tượng với khách hàng
- Không gian làm việc chuyên nghiệp giúp nhân viên tập trung, tăng năng suất và hiệu quả công việc.
# Không gian xanh
Trong một nghiên cứu được thực hiện bởi Trung tâm Sức khỏe và Môi trường Toàn cầu Harvard, các đối tượng đã được kiểm tra về phản ứng với khủng hoảng, sử dụng thông tin và chiến lược trong môi trường làm việc thông thường và môi trường xanh. Kết quả cho thấy điểm cao hơn 97% cho phản ứng khủng hoảng, cao hơn 172% cho việc sử dụng thông tin và cao hơn 183% cho chiến lược trong môi trường xanh so với môi trường thông thường.
Trong báo cáo năm 2015 từ Human Spaces , những người lao động tiếp xúc với cây xanh trong cuộc sống làm việc hàng ngày của họ cho biết mức độ hạnh phúc cao hơn 15%, năng suất cao hơn 6% và sáng tạo hơn 15%.
Vì vậy, không phải tự nhiên mà văn phòng xanh trở thành xu hướng cho những thiết kế ngày nay. Nó mang lại những giá trị bền vững cho doanh nghiệp và góp phần bảo vệ môi trường. Đặt trong bố trí văn phòng, không gian xanh có thể sử dụng là nơi nghỉ ngơi, thư giãn cho nhân viên. Các yếu tố như cây xanh có thể sử dụng như những bức phân cách không gian tự nhiên, hay làm vật mang tính decor mang đến sự mới mẻ, năng lượng cho văn phòng. Đồng thời, không gian xanh tạo sự kết nối con người với thiên nhiên và mang đến dòng chảy tự nhiên khắp văn phòng.
>> Xem thêm: Cách bố trí phòng làm việc của giám đốc đẹp, sang trọng & hợp phong thủy
3. Quy trình bố trí văn phòng làm việc
Bố trí văn phòng cần được lưu ý thiết kế hợp lý để mang lại hiệu quả tốt nhất, phù hợp với không gian và với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Dưới đây là 05 bước trong quy trình bố trí văn phòng làm việc mà DPLUS đã và đang sử dụng:
Bước 1: Đánh giá mặt sàn chi tiết
Một bản thiết kế về tổng không gian hiện có, cùng quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi đưa ra những đánh giá chi tiết về hiện trạng của công trình đặc biệt quan tâm đến những nhược điểm cần khắc phục ví dụ cột nhà ở vị trí không thuận tiện, không gian được phân chia chưa phù hợp…
Bước 2. Nghiên cứu và xác định nhu cầu sử dụng, quy mô của doanh nghiệp
Việc đánh giá được thực hiện với bên doanh nghiệp để thu thập số liệu về số lượng nhân viên, văn hoá doanh nghiệp, số khu chức năng cần sử dụng, nội thất như thế nào… Từ việc dựa trên số lượng nhân viên, máy móc, thiết bị, đồ đạc đó chúng tôi có thể nắm được chi tiết về đối tượng sẽ sử dụng không gian này.
Bước 3. Lựa chọn mô hình bố trí phù hợp
Sau khi thu thập những thông tin, chúng tôi cùng bàn bạc với doanh nghiệp để đưa ra hình thức bố trí phù hợp nhất. Các hình thức bố trí văn phòng làm việc phổ biến như bố trí mở, kết hợp, làm nhóm… được ưa chuộng sử dụng hiện nay, tuy nhiên phải đánh giá chúng dựa trên tình hình doanh nghiệp và sự nhất trí của họ để đưa ra kết quả cuối cùng.
Bước 4. Thiết kế chi tiết bố cục văn phòng làm việc
Các bước trên được xem là bước thu thập dữ liệu để đưa ra ý tưởng, cách thiết kế hiệu quả. Trải qua quá trình thiết kế – chỉnh sửa, bản cuối cùng sẽ là kết quả để chúng ta tạo nên một văn phòng khoa học, phù hợp cho doanh nghiệp đó.
Bước 5. Chỉnh sửa và hoàn thiện thiết kế
Trước khi có bản thiết kế cuối cùng, kiến trúc sư cần thống nhất với khách hàng về thiết kế layout. Khách hàng sẽ đưa ra nhận xét, đánh giá phù hợp với nhu cầu sử dụng. Cân đối giữa các tiêu chuẩn thiết kế và nhu cầu của người sử dụng, các kiến trúc sư tiếp tục điều chỉnh để đưa ra bản thiết kế layout hoàn thiện nhất.
Trên đây là những điều chia sẻ xung quanh về việc bố trí văn phòng làm việc, để tạo nên một văn phòng đẹp, hiệu quả và làm thỏa mãn người dùng quả thực không dễ, nó phải trải qua nhiều bước, nhiều quá trình khác nhau. Nếu bạn cần sự tư vấn, hỗ trợ khi cần bố trí văn phòng hãy liên hệ chúng tôi – những kiến trúc sư trẻ, nhiệt huyết và chuyên nghiệp sẵn sàng hỗ trợ bạn.
