Văn phòng mở: 7 điều doanh nghiệp CẦN BIẾT trước khi chọn

Văn phòng mở là loại hình văn phòng làm việc hiện đại, đang được áp dụng phổ biến tại Việt Nam hiện nay. Chính vì nó còn khá mới lạ nên nhiều người còn chưa biết thông tin về loại văn phòng này.

Trong bài viết này, D+ Studio sẽ giới thiệu đến bạn các thông tin cơ bản về văn phòng bố trí mở và một số mẫu thiết kế văn phòng mở được yêu thích năm 2020.

1. Tổng quan về văn phòng mở

1.1. Văn phòng mở là gì?

Văn phòng mở là kiểu văn phòng được bố trí, thiết kế kiểu “không gian mở” (Open Plan Office) nhằm phá vỡ sự ngăn cách không gian bên trong và bên ngoài, ít có sự phân chia các không gian kín riêng.

Thay vào đó, các kiến trúc sư sẽ loại bỏ tối đa các bức tường xây cố định, vách ngăn kín, màn chắn, cửa ra vào ngăn cách từng phòng ban, từng bộ phận.

Không gian bố trí mở và là nơi tập trung làm việc của nhiều người từ nhiều phòng ban, bộ phận. Nó rộng rãi, thông thoáng và mang lại sự thoải mái hơn cho nhân viên so với kiểu văn phòng truyền thống đóng kín.

>> Tham khảo: Khái niệm và đặc điểm của văn phòng mở chi tiết

1.2. Các loại văn phòng làm việc phổ biến khác hiện nay

Văn phòng mở chỉ là 1 loại văn phòng được phân loại dựa trên cách sắp xếp, bố trí về mặt không gian.

Ngoài ra, hiện nay có rất nhiều kiểu thiết kế văn phòng hoặc mô hình văn phòng làm việc khác mà bạn có thể tham khảo:

• Văn phòng truyền thống
• Văn phòng kín
• Văn phòng riêng
• Văn phòng chia sẻ
• Văn phòng xanh
• Văn phòng ảo
• Văn phòng thông minh

2. Ý tưởng dẫn tới sự ra đời của văn phòng mở

Ý tưởng đầu tiên về mô hình văn phòng mở ra đời vào năm 1939, khi kiến trúc sư Frank Lloyd Wright đưa ra quan điểm cần phải hạn chế sự phân cách giữa các không gian làm việc.

Ông cho rằng, không gian truyền thống bị đóng hộp khiến con người ta cảm thấy bức bối, nó giống như chủ nghĩa phát xít cực đoan và thiết kế văn phòng cần hướng tới sự rộng mở, linh hoạt để giải phóng con người.

Frank Lloyd Wright đã thiết kế trụ sở chính Johnson Wax, văn phòng chính của SC Johnson & Son mà không có bất kỳ sự phân vùng không gian riêng nào. Tất cả được phân chia bằng các cột trắng mỏng, tủ hồ sơ và những chiếc bàn hình bầu dục.

Đây chính là mô hình không gian văn phòng bố trí mở đầu tiên trên thế giới và cho tới nay, số lượng các văn phòng làm việc mở đã tăng mạnh khắp toàn cầu.

Ngày nay, xu hướng văn phòng mở ngày càng phát triển và trở thành một trong những kiểu văn phòng được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp, tổ chức.

3.  Một số ưu điểm của văn phòng mở so với văn phòng đóng truyền thống

Văn phòng không gian mở đem đến những ưu điểm nổi bật khi so sánh với kiểu văn phòng đóng kín đề cao sự riêng tư như sau:

• Tiết kiệm chi phí thiết kế, xây dựng do loại bỏ, giảm bớt các vách ngăn, tường, cửa…
• Tiết kiệm chi phí mua sắm nội thất, trang thiết bị văn phòng như điều hòa, đèn điện, máy in, đồ trang trí, văn phòng phẩm.
• Dễ dàng nâng cấp, mở rộng khi cần thiết.
• Không gian thông thoáng, tối ưu ánh sáng, không khí tự nhiên.
• Tăng tính tương tác giữa nhân viên. Nhân viên dễ dàng giao lưu, trao đổi thông tin.
• Xử lý công việc linh hoạt. Rút ngắn thời gian di chuyển giữa các nhân viên, bộ phận hay phòng ban.
• …

Trên đây chỉ là 1 số ưu điểm nhất định của loại hình văn phòng này. Vẫn còn khá nhiều ưu điểm của văn phòng mở đem lại cho doanh nghiệp và nhân viên.

Để hiểu rõ hơn các ưu điểm và nhược điểm của văn phòng mở so với văn phòng đóng, mời bạn tham khảo: 15 điểm khác biệt giữa văn phòng đóng và văn phòng mở

4. Một số cách bố trí văn phòng không gian mở đẹp của D+ Studio

Dưới đây là một số kinh nghiệm của D+ Studio trong việc bố trí không gian mở:

• Bố trí phòng giám đốc, lãnh đạo theo không gian mở: Phòng giám đốc, bộ phận quản lý trong công ty nếu được bố trí theo không gian mở sẽ giúp giám sát các hoạt động của nhân viên tốt hơn. Vị trí có thể được bố trí cùng khu vực không gian với nhân viên nhưng nên ở vị trí cao nhất và bao quát được nhân viên. Việc thiết kế nội thất, trang thiết bị trong phòng lãnh đạo đảm bảo yếu tố tinh tế, hiện đại, gọn gàng.
• Bố trí phòng họp theo hướng mở: Phòng họp được thiết kế mở sẽ giúp các nhân viên trao đổi, tương tác với nhau dễ dàng hơn, từ đó giúp các cuộc thảo luận sôi nổi, thu hoạch được nhiều ý tưởng thú vị. Tuy nhiên, khu vực họp này nên đảm bảo yên tĩnh và tạo sự kết nối với bên ngoài. Bạn có thể sử dụng các vách ngăn kính để đảm bảo yếu tố liên thông giữa phòng họp với không gian bên ngoài mà vẫn duy trì sự yên tĩnh, bảo mật.
• Bố trí phòng làm việc mở của nhân viên: Phòng làm việc chung của nhân viên được thiết kế theo hướng mở sẽ giúp tạo ra sự gắn kết tương đối giữa mọi người. Đây sẽ là khu vực làm việc chung rộng rãi, thoáng đãng, các nhân viên có thể nhìn thấy nhau. Nên sắp xếp các bộ phận liên quan gần nhau để tạo sự linh hoạt, tiện dụng trong công việc.
• Bố trí không gian phụ trợ theo hướng mở: Các không gian phụ trợ như: hành lang, ban công, khu giải trí, pantry, phòng ăn, khu tiếp khách, quầy lễ tân… có thể được thiết kế mở nhằm đem đến cảm giác thông thoáng, thoải mái nhất, đảm bảo kết nối với không gian bên ngoài.

Tùy vào từng điều kiện không gian, chi phí đầu tư cũng như mô hình hoạt động của doanh nghiệp mà sẽ lựa chọn cách thiết kế văn phòng khác nhau.

Đồng thời cách bố trí không gian văn phòng còn phụ thuộc rất lớn vào sự phân chia nhân sự, phòng ban theo chức năng và văn hóa doanh nghiệp.

>> Bạn có thể tham khảo bài viết tư vấn cách bố trí văn phòng mở để hiểu chi tiết hơn.

5. Văn phòng mở phù hợp với công ty, doanh nghiệp, bộ phận nào?

Ưu điểm của văn phòng mở là đề cao tính tương tác, tinh thần hợp tác, làm việc nhóm để tăng hiệu quả làm việc đồng thời cũng làm giảm đáng kể diện tích và chi phí văn phòng.

Kiểu thiết kế này được cho là rất phù hợp với những công việc cần đến sự sáng tạo, khi cảm hứng, ý tưởng, kế hoạch dễ dàng lan truyền tới mọi thành viên.

Bạn có thể tham khảo 1 số loại hình doanh nghiệp khá phù hợp khi chọn lựa kiểu thiết kế này dựa trên thực trạng ứng dụng không gian mở tại Việt Nam và trên thế giới:

• Văn phòng diện tích vừa và nhỏ, công ty muốn tiết kiệm chi phí mặt bằng.
• Công ty làm việc trong lĩnh vực năng động, sáng tạo như IT, agency, truyền thông, startup…
• Công ty hướng đến yếu tố mới lạ, năng động, hiện đại thay vì truyền thống cũ kỹ.
• Bộ phận “động” trong công ty như: marketing, kinh doanh, sáng tạo…

6. Xu hướng và thực trạng văn phòng mở hiện nay

6.1. Thực trạng văn phòng mở trên thế giới và tại Việt Nam

Hiện nay, mô hình văn phòng làm việc theo hướng không gian mở vẫn đang chiếm số lượng lớn trong các kiểu không gian văn phòng làm việc hiện đại, trở thành 1 trào lưu thiết kế của thế giới.

Theo thống kê thì tại Mỹ, văn phòng mở đang chiếm tới 70% không gian làm việc, ngay cả các tập đoàn lớn như Google, Yahoo, Goldman Sách, eBay… cũng áp dụng rất nhiều kiểu văn phòng này.

Tại Việt Nam cũng đã du nhập loại hình văn phòng này trong những năm gần đây, đa số các trụ sở doanh nghiệp, công ty mới mở đều lựa chọn theo xu hướng này.

6.2. Một số nghiên cứu về tính hiệu quả của văn phòng làm việc mở

Mặc dù văn phòng mở đang là xu hướng rất thịnh hành hiện nay, tuy nhiên nó cũng không hẳn đem tới nhiều tác dụng tích cực.

Dưới đây là 1 số nghiên cứu có cả tích cực lẫn hạn chế xoay quanh mô hình văn phòng này.

+) Nghiên cứu tích cực:

• Nghiên cứu bởi Đại học Arizona dựa trên dữ liệu từ 231 nhân viên văn phòng: Họ được đeo cảm biến đo chuyển động và nhịp tim trong 3 ngày. Kết quả là, các nhân viên làm việc trong không gian mở năng động hơn 32% so với những người ở trong phòng làm việc riêng và cao hơn 20% so với những người làm trong các không gian truyền thống.
• Tạp chí Occupational & Environmental Medicine: Nhân viên làm việc trong văn phòng mở ít bị stress hơn, năng động hơn nhân viên làm việc trong văn phòng đóng.

+) Nghiên cứu hạn chế:

• Chuyên gia tại Harvard: Nhân viên làm việc ở văn phòng mở có xu hướng ít cộng tác hoặc tương tác với đồng nghiệp hơn người làm việc ở các văn phòng đóng.
• Nghiên cứu bởi các chuyên gia từ Trung tâm nghiên cứu Dịch vụ thuộc Đại học Karlstad, Thụy Điển: Kiểu văn phòng này khiến con người dễ mất tập trung, không thoải mái và khó xây dựng quan hệ với đồng nghiệp hơn.

6.3. Xu hướng áp dụng mô hình văn phòng mở hiện nay

Hiện nay, các mô hình văn phòng truyền thống, văn phòng đóng đã và đang thay đổi tại Việt Nam, văn phòng mở đang dần trở thành xu hướng không gian làm việc năng động, tiện lợi.

Để khắc phục các nhược điểm của không gian mở, các kiến trúc sư đã đưa ra giải pháp giúp cân bằng không gian chung và không gian riêng. Họ áp dụng kiểu thiết kế văn phòng hỗn hợp, kết hợp cả văn phòng đóng và văn phòng mở.

Theo cách thiết kế này, các không gian riêng tư cần sự tập trung, bảo mật sẽ được bố trí kiểu đóng bằng các vách ngăn kính kín, nhưng vẫn đảm bảo yếu tố liên thông trong toàn bộ không gian.

7. Nên lựa chọn văn phòng mở hay văn phòng đóng?

Dù vậy, bên cạnh các ưu điểm nổi trội, mô hình văn phòng mở cũng tồn tại một số hạn chế, nhược điểm như: tiếng ồn, không riêng tư, ít bảo mật… Vì thế, không phải công ty nào cũng có thể lựa chọn thiết kế kiểu văn phòng này ngay lập tức.

Để quyết định lựa chọn không gian đóng hay mở, bạn cần cân nhắc một số yếu tố sau:

• Văn hóa công ty: Công ty đề cao tính sáng tạo, sự năng động, tươi trẻ, thân thiện, cởi mở thì nên chọn kiểu không gian mở. Còn nếu công ty đề cao tính ổn định, truyền thống, sự nề nếp, quy củ thì nên chọn văn phòng đóng.
• Đặc thù công việc: Dựa vào tính chất công việc như yêu cầu sự tương tác nhiều, sáng tạo, tập trung, cần sự riêng tư, bảo mật hay không?
• Quy mô công ty: Đây cũng là yếu tố bạn cần cân nhắc như số lượng nhân sự, phòng ban, bộ phận, tình hình tài chính…trước khi lựa chọn kiểu văn phòng.
• Yếu tố tự nhiên: Đây là mô hình không gian làm việc tận dụng rất tốt các yếu tố tự nhiên như ánh sáng, không khí, nguồn gió… đem tới môi trường thoáng đãng, trong lành. Nếu bạn thấy đó là điều không cần thiết, có thể dùng hệ thống chiếu sáng nhân tạo, điều hòa thay thế thì có thể dùng kiểu văn phòng đóng.

>> Tham khảo: Tư vấn nên chọn thiết kế theo mô hình văn phòng mở không?

8. Một số mẫu thiết kế văn phòng mở đẹp 2022

Sau đây là một số mẫu thiết kế văn phòng mở đẹp năm 2020 do D+ Studio thiết kế mà bạn có thể tham khảo:

+) Mẫu 1: Văn phòng mở của CMC Office

+) Mẫu 2: Văn phòng D+ Studio thiết kế theo xu hướng mở

+) Mẫu 3: Phòng làm việc mở của G Group

+) Mẫu 4: Mô hình văn phòng của Toong được thiết kế mở bởi D+ Studio

+) Mẫu 5: Mô hình văn phòng của SEONGON thiết kế bởi D+ Studio

+) Mẫu 6: Mô hình văn phòng của Goo thiết kế bởi D+ Studio

+) Mẫu 7: Phòng kinh doanh được thiết kế theo hướng mở tại ECOLAND

>>XEM THÊM 10+ Mẫu thiết kế văn phòng mở hiện đại – đẹp – sáng tạo nhất hiện nay

Trên đây là tất cả thông tin về văn phòng mở mà bạn nên biết trước khi cân nhắc lựa chọn kiểu văn phòng làm việc này.

Tại D+ Studio, chúng tôi hiểu rằng văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là ngôi nhà thứ hai của mỗi người. Chúng tôi cố gắng hiểu mong muốn của khách hàng, từ đó kiến tạo nên mô hình văn phòng phù hợp nhất với văn hóa doanh nghiệp.

Với hơn 5 năm kinh nghiệm và đã thực hiện hàng trăm dự án trong lĩnh vực thiết kế – thi công văn phòng, D+ Studio luôn cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng với những mẫu văn phòng tuyệt vời, phục vụ công việc tốt nhất mà chi phí tiết kiệm nhất.

Không đơn giản là không gian làm việc, chúng tôi hướng đến giá trị bền vững, quan tâm đến cảm xúc khách hàng để đem đến một thiết kế văn phòng hiện đại ĐẸP – SÁNG TẠO thích hợp với doanh nghiệp.

Công ty cổ phần đầu tư kiến trúc D+ Việt Nam

• Địa chỉ: Tầng 4, sảnh B, tòa nhà AZ Sky Tower, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
• Hotline: 024.6650.6633
• Email: info@dplusvn.com
• Website: https://dplusvn.com/

Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được những thông tin hữu ích từ đội ngũ kiến trúc sư giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm, có sức sáng tạo cao và luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trên thế giới.