Cách thiết kế mặt bằng văn phòng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến cách làm việc của mọi người. Để mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất, trước hết các doanh nghiệp nên chọn một dạng mặt bằng phù hợp với tính chất công việc, hình ảnh doanh nghiệp và tính chất người sử dụng của mình. Trong bài viết này, chúng tôi đưa ra 04 dạng thiết kế mặt bằng hay gặp và đánh giá ưu nhược điểm từng dạng.
1. Thiết kế mặt bằng văn phòng là gì?
Mặt bằng văn phòng (hình chiếu bằng) – thuật ngữ chỉ hình cắt bằng của không gian, nó giúp người xem hình dung được vị trí và độ lớn của từng không gian như khu lễ tân, làm việc, phòng họp… theo một tỉ lệ được quy ước.
Bản chất của mặt bằng là mặt cắt được cắt bởi mặt phẳng tưởng tượng song song với mặt phẳng sàn của văn phòng. Trong từng không gian, nó còn thể hiện vị trí, kích thước của nội thất, độ dày của tường, ban công cửa sổ, hệ thống đèn, đường điện…
Thiết kế mặt bằng văn phòng là việc phân chia không gian, sắp xếp, bố trí nội thất và các thiết bị khác hợp lý để mang lại hiệu quả sử dụng tốt nhất. Việc thiết kế mặt bằng được thể hiện cụ thể thông qua bản vẽ.
Cụ thể, thiết kế mặt bằng là bước thứ 3 trong quy trình 05 bước thiết kế văn phòng của DPLUS, gồm việc tính toán chi tiết vị trí đặt nội thất, vị trí lắp đèn, đường điện… Sau khi đánh giá ưu nhược điểm không gian, lên ý tưởng thiết kế và thiết kế 3D để hình dung không gian thì bản vẽ mặt bằng được lập ra để có cái nhìn chi tiết nhất về các yếu tố sẽ xuất hiện trong văn phòng.
2. Tại sao cần thiết kế mặt bằng văn phòng
Văn phòng là không gian làm việc có bố cục phức tạp, có nhiều chức năng khác nhau và được sử dụng bởi nhiều người dùng. Để có thể mang lại hiệu quả sử dụng và trải nghiệm tốt nhất, thiết kế mặt bằng được đặt ra trong quá trình tạo nên một văn phòng làm việc lý tưởng. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể mà việc thiết kế mặt bằng mang lại:
#Không gian được bố trí khoa học
Thông qua thiết kế mặt bằng, không gian được tính toán để phân chia vị trí phù hợp với từng chức năng. Ví dụ, khu vực lễ tân thường được đặt ở vị trí dễ tiếp cận ngay khi bước chân đến văn phòng; khu vực làm việc nên ưu tiên ở những vị trí ánh sáng thuận lợi như nơi có thể tiếp cận ánh sáng mặt trời… Sau khi phân chia, việc kết nối các không gian khoa học thể hiện qua thiết kế không gian di chuyển, đảm bảo giao thông trong văn phòng không bị tắc nghẽn.
Đồng thời, thiết kế mặt bằng mang lại sự khoa học trong bố trí vị trí văn phòng để phù hợp với sự tương tác. Các khu vực chức năng được bố trí để mang lại sự tiện lợi cho công việc và mọi người. Ví dụ, các phòng, ban có công việc cần sự tương tác thường xuyên thường ở những vị trí gần nhau… Trong mỗi không gian chức năng cụ thể, nguyên tắc bố trí nội thất được sắp xếp gọn gàng, tối giản, phù hợp chức năng để đảm bảo thực hiện công việc.
#Đảm bảo không gian được phân chia hợp lý mang lại hiệu quả cao
Thiết kế mặt bằng giúp phân chia diện tích cho từng không gian hợp lý, phù hợp với mục đích sử dụng. Thông qua phân tích các dữ kiện về hiện trạng dự án, quy mô doanh nghiệp, yêu cầu về số lượng khu vực chức năng, các kiến trúc sư sẽ mang thiết kế đảm bảo sự cân bằng các yếu tố trên.
Ví dụ, dự án Teemazing – tổng diện tích 240m2, quy mô nhân sự gần 50 người, diện tích không lớn nên mặt bằng văn phòng chỉ chia làm hai khu vực: khu vực làm việc chung và khu vực đa năng. Khu vực làm việc chung chiếm hơn 60% tổng diện tích, được bố trí để tiếp xúc với phần không gian có ánh sáng tự nhiên. 40% diện tích còn lại được bố trí ở phần khuất ánh sáng tự nhiên hơn và được sử dụng linh hoạt, đa năng với các mục đích bao gồm tiếp khách, training/tổ chức sự kiện…
#Mang đến một không gian phù hợp cho mỗi doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp đều có văn hóa, phong cách làm việc và nhu cầu sử dụng khác nhau, nên hình thức phân chia không gian của mỗi doanh nghiệp là không giống nhau. Trên cùng một diện tích mặt sàn, tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng mà cách thiết kế mặt bằng mang những đặc điểm riêng để phù hợp với doanh nghiệp.
Ví dụ: dự án văn phòng HighCommerce có tổng diện tích 820m2 với quy mô nhân sự 100 người. HighCommerce hướng đến một không gian sáng tạo, thoải mái và truyền cảm hứng nên không gian làm việc rất rộng và được thiết kế mở, minh bạch. Những khu vực chức năng khác cũng có diện tích lớn với đầy đủ tiện nghi. Bên cạnh văn hoá Hustle – Create – Transparency, phong cách làm việc OKR mang theo sự cần thiết của phòng check in, phòng training…
#Tạo sự thoải mái và thúc đẩy tinh thần làm việc
Một không gian được thiết kế dựa trên đặc điểm của doanh nghiệp chắc hẳn sẽ mang đến một không gian có những trải nghiệm độc đáo và thoải mái, vui vẻ. Cùng với bố trí khoa học, hệ thống ánh sáng tối ưu, văn phòng sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc của mọi người. Từ đó giúp tăng năng suất làm việc, đạt được hiệu quả mong muốn.
>> Xem thêm: Các cách bố trí nội thất văn phòng đẹp hiện đại
3. 04 dạng thiết kế mặt bằng văn phòng thường gặp và ưu nhược điểm của văn phòng tương ứng với từng dạng
Dựa vào các bố trí không gian và cách làm việc trong không gian, chúng tôi đưa ra 04 dạng thiết kế mặt bằng văn phòng thường được sử dụng trên thực tế:
#1. Dạng mặt bằng văn phòng truyền thống
Văn phòng truyền thống được thiết kế tập trung vào năng suất và sự tập trung, nó được sở hữu và quản lý riêng của một doanh nghiệp. Văn phòng được xây dựng theo hướng cố định với các khu vực kín phân cách nhau bởi tường hoặc vách ngăn. Các không gian riêng đó thường cho 1 người sử dụng, đó có thể các phòng riêng của quản lý cấp cao hoặc bàn làm việc riêng của nhân viên.
Đặc điểm của mặt bằng văn phòng truyền thống:
- Không gian được phân chia rõ ràng bao gồm khu vực chức năng riêng tư
- Kết cấu không gian truyền thống, thường chỉ bao gồm các không gian cơ bản như phòng làm việc gồm các dãy bàn làm việc, phòng giám đốc riêng…
Với thiết kế mặt bằng như vậy, chúng mang đến những ưu nhược điểm cho văn phòng truyền thống, cụ thể:
Ưu điểm:
- Mang tính ổn định trong văn phòng
- Có nhiều không gian riêng tư, bảo mật
- Có cấu trúc, phân cấp rõ ràng
Nhược điểm:
- Hạn chế trong việc tương tác, mở rộng mối quan hệ
- Thiếu sự linh hoạt trong công việc
#2. Dạng mặt bằng văn phòng mở
Văn phòng mở là kiểu văn phòng của một doanh nghiệp mà mọi người có thể cùng nhau sử dụng, không có phòng riêng, không có phòng kín. Ngược lại với văn phòng truyền thống, văn mở gần như sự xuất hiện của các vách ngăn vật lý rất hạn chế. Tại đây, mọi người có thể thoải mái tương tác, trao đổi với nhau.
Đặc điểm của mặt bằng văn phòng mở:
- Không gian làm việc chung không có sự phân chia quá rõ ràng hoặc chỉ sử dụng cách phân chia ước lệ bằng các thủ pháp thiết kế.
- Có các bốt/phòng nhỏ để tạo ra không gian riêng tư cần thiết cho người sử dụng
Những văn phòng sở hữu thiết kế mặt bằng thiết kế mở có những ưu điểm:
- Không gian được mở rộng, không bị chia nhỏ
- Thúc đẩy tương tác và trao đổi nhóm
- Kích thích sự sáng tạo
- Dễ dàng giám sát các hoạt động
Nhược điểm:
- Ít có không gian riêng tư và khả năng bảo mật tài liệu cũng hạn chế
- Số lượng nội thất cần chuẩn bị nhiều hơn số người sử dụng để mọi người có thể thoải mái di chuyển ở những khu vực khác nhau
Dễ dàng lây lan các bệnh truyền nhiễm
>> Xem thêm: +50 mẫu bố trí văn phòng đẹp
Bố trí phòng làm việc của giám đốc sang trọng
#3. Mặt bằng văn phòng theo nhóm
Văn phòng nhóm là sự kết hợp giữa thiết kế mặt bằng truyền thống và mở. Trong một không gian cố định có một nhóm lớn làm việc với nhau, ở đây, mọi người làm việc cùng với một nhóm người nhất định cùng một chuyên môn để hoàn thành công việc. Điều này giúp các cá nhân tập trung vào công việc và giao tiếp hiệu quả trong nhóm. Đây là mô hình tối ưu cho cả việc làm một mình và làm nhóm.
Đặc điểm của mặt bằng văn phòng nhóm:
- Mặt bằng phân chia thành các khu vực cộng tác riêng, ở đó là một không gian được thiết kế mở cho mọi người tự do sử dụng
- Không có các phòng họp riêng, bởi mỗi khu vực cộng tác là một phòng họp nhỏ
Ưu điểm của văn phòng sử dụng thiết kế mặt bằng nhóm:
- Vừa có không gian riêng tư mà vẫn có thể kết nối với mọi người
- Sở hữu môi trường làm việc lý tưởng
- Tối ưu năng suất làm việc
Nhược điểm:
- Tốn nhiều diện tích để sở hữu một văn phòng kết hợp như vậy
- Có phần giới hạn tương tác với tất cả mọi người trong công ty
#4. Dạng mặt bằng văn phòng chia sẻ (Coworking)
Văn phòng chia sẻ là nơi các doanh nghiệp vừa nhỏ, doanh nghiệp startup hay các freelance… cùng sử dụng chung một không gian làm việc, trên cùng một mặt sàn. Qua đó, mọi người cùng nhau làm việc, kết nối, giao lưu, chia sẻ nhiều kiến thức khác nhau. Với tính chất chia sẻ nên đa số không gian thiết kế mở để mọi người đều có thể tiếp cận các tiện ích mà Coworking cung cấp.
Văn phòng làm việc chung là một trong những đổi mới nơi làm việc trở thành xu hướng mới tại Việt Nam. Chúng cho phép bạn truy cập vào tất cả các khía cạnh của một văn phòng hiện đại mà bạn không cần phải tự mình tạo ra nó.
Mặt bằng văn phòng Coworking có điểm tương đồng như văn phòng mở nhưng được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp, nhiều người khác nhau.
Từ đó, chúng tôi đánh giá ưu nhược điểm của những văn phòng sở hữu thiết kế mặt bằng chia sẻ:
Ưu điểm:
- Không gian đa dạng, mang tính chia sẻ và có tính linh hoạt cao
- Sở hữu nhiều tiện ích được tích hợp trong một không gian
- Có nhiều loại không gian đa dạng…
Nhược điểm:
- Ít có không gian riêng tư
- Khó bảo mật thông tin
- Dễ mất tập trung
Trên là nội dung về tổng quát thiết kế mặt bằng văn phòng và phân tích từng loại mặt bằng văn phòng hay gặp. Hi vọng thông qua bài viết này, các doanh nghiệp có thể lựa chọn được dạng mặt bằng văn phòng phù hợp với mình. Nếu cần tư vấn hoặc có vấn đề thắc mắc xung quanh vấn đề này, các bạn hãy comment ở dưới/liên hệ với chúng tôi để nhận được đáp án nhé!
