Thiết kế văn phòng là nhu cầu ngày một phổ biến của các doanh nghiệp bởi chúng ta đang thấy rõ ràng hơn về những ảnh hưởng của không gian làm việc tới chất lượng công việc và tâm lý của người làm việc.
Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp toàn bộ những thông tin cơ bản cần biết về thiết kế nội thất văn phòng. Mong rằng đây là những thông tin hữu ích giúp bạn có những chuẩn bị tốt nhất trước khi thiết kế không gian làm việc của mình.
1. Tìm hiểu về thiết kế văn phòng
1.1. Khái niệm
Theo định nghĩa của Wikipedia, thiết kế nội thất văn phòng là sự kết hợp giữa nghệ thuật và khoa học để nâng cao chất lượng nội thất của một không gian làm việc hay một toà nhà văn phòng, tạo ra một không gian nơi mọi người có thể thoải mái, tập trung, được chú trọng đến sức khỏe và tinh thần dựa trên các tiêu chuẩn thiết kế.
Đôi khi thiết kế nội thất bị nhầm lẫn với trang trí nội thất. Lựa chọn màu sắc, hoạ tiết… là một trong những đặc điểm của thiết kế nội thất nhưng không phải là tất cả. Nội thất của một văn phòng được là thiết kế khi cả hai yếu tố chức năng và thẩm mỹ được hoàn thiện.
Quá trình thiết kế được bắt đầu từ việc tìm hiểu và nghiên cứu khách hàng. Đây là bước đầu tiên và quan trọng trước khi tiến hành đến các bước thiết kế tiếp theo.+ Xác định được nhu cầu, đặc điểm của người sử dụng là cơ sở để đưa ra những giải pháp thiết kế phù hợp và có tính truyền cảm hứng nhất có thể.
Thiết kế mặt bằng là bước tiếp theo nhằm phân chia, bố trí không gian theo từng vị trí, chức năng nhất định. Đồng thời, thiết kế văn phòng phải chú ý đến các điều kiện về nhiệt độ, ánh sáng, công thái học, vật liệu… để mang lại sự tiện nghi và an toàn cho người dùng. Bên cạnh đó, ngoài các yêu cầu về chức năng, không gian được thiết kế cần đáp ứng được các yêu cầu về thẩm mỹ. Người thiết kế cần đưa ra concept, phong cách thiết kế phù hợp để thể hiện cũng như phù hợp với cá tính của doanh nghiệp.
Như vậy, thiết kế nội thất văn phòng không chỉ dừng lại ở việc trang trí để không gian có một diện mạo mới mà còn phải đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật và đảm bảo về mặt công năng sử dụng.
1.2. Các vấn đề chính về thiết kế nội thất văn phòng
#Thiết kế layout
Thiết kế layout hay thiết kế mặt bằng văn phòng là bước thiết kế đầu tiên sau khi nghiên cứu khách hàng và đưa ra định hướng thiết kế. Bố cục của một dự án là cách phân bổ không gian phù hợp với chức năng và vị trí của thiết bị, đồ nội thất, dù cố định hay di động trong không gian đang được thiết kế. Một sự phân bổ phù hợp giúp không gian trở nên có tổ chức, khoa học. Việc thiết kế layout là cần thiết, đặc biệt mới những không gian văn phòng mở, nơi mọi người được tự do kết nối và tương tác.
Để phát triển một bố cục tốt, nhà thiết kế nội thất phải xem xét các tiêu chuẩn về khả năng tiếp cận, lối thoát hiểm và kích thước tối thiểu cho các phòng. Cuốn sách “Dữ liệu kiến trúc” của Ernst Neufert, xuất bản vào năm 1936, có thể là một trong những nguồn tài liệu tham khảo về bố trí nội thất các kích thước của nhiều không gian khác nhau. Ngoài ra, nhu cầu của không gian và người sử dụng cũng là cơ sở quan trọng cho thiết kế mặt bằng linh động với từng tình huống khác nhau.
#Lựa chọn đồ nội thất
Đồ nội thất có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình. Lựa chọn đồ nội thất phù hợp có thể giúp tối ưu công năng cũng như diện tích sử dụng cho không gian. Những đồ nội thất đa năng, linh hoạt được sử dụng ngày một nhiều trong các văn phòng. Ví dụ, thay vì phân chia không gian bằng tương hoặc vách thạch cao, chúng ta có thể thay thế bằng các vách ngăn di động để có thể linh hoạt thay đổi kích thước, cách phân chia khi cần. Thiết kế các bục ngồi lớn, có thể chứa đồ giúp tiết kiệm không gian. Thiết kế tích hợp, phần trong sử dụng như kho trữ đồ, phần ngoài thiết kế như một hệ tủ kệ văn phòng phẩm, in ấn…
Khi thiết kế văn phòng, đồ nội thất cần được tính toán trước khi đưa vào thi công để đảm bảo nhu cầu sử dụng mà không có dư thừa gây mất diện tích. Ngoài ra, đồ nội thất cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến thẩm mỹ của không gian. Do đó, khi lựa chọn ngoài công năng chúng ta cần chú ý đến thiết kế của chúng để phù hợp với tổng thể.
Cây xanh không được coi là đồ nội thất nhưng là một yếu tố quan trọng trong không gian văn phòng bởi có ảnh hưởng tích cực đến sức khoẻ và sự tập trung của con người. Cây xanh là “máy lọc không khí” tự nhiên, giúp duy trì không khí sách, duy trì độ ẩm và giúp hấp thụ các chất hoá học, các tia không tốt đối với sức khoẻ của con người. Văn phòng làm việc được khuyến khích mỗi 10m2 nên có một cây xanh.
#Sự thoải mái và thiết kế dựa theo công thái học
Sự thoải mái là điều cần thiết bởi thời gian làm việc tại văn phòng của chúng ta chiếm ⅓ thời gian một ngày. Đây là khoảng thời gian đòi hỏi sự tập trung cao độ, dễ dẫn đến căng thẳng nên một không gian làm việc thoải mái có thể hỗ trợ nhân viên văn phòng cải thiện tính trạng này. Sự thoải mái đến từ những thứ xung quanh, nằm trong chính không gian làm việc của bạn. Một văn phòng đẹp, một chỗ làm việc thoáng đãng có cây xanh và ánh sáng tự nhiên… cũng đủ để tạo nên sự thoải mái.
Và để tạo ra một không gian làm việc thoải mái, người thiết kế cần tính toán chi tiết, vị trí này nên sử dụng màu sắc gì, cường độ sáng bao nhiêu… Không gian làm việc cần sự tập trung nên sử dụng màu sắc trung tính, ánh sáng tự nhiên; không gian nghỉ ngơi cần sự thư giãn có thể sử dụng ánh sáng vàng, ấm hơn để tạo cảm giác dễ chịu; âm thanh phòng họp nên là bao nhiêu hz, sử dụng chất liệu gì để tiêu âm giảm ồn…
Sự thoải mái chỉ đơn giản là sự cảm nhận nhưng để tạo nên một cảm nhận tốt rất cần sự thấu hiểu, lắng nghe và kiến thức chuyên môn.
Đau lưng, đau mỏi vai gáy… là những vấn đề thường gặp của nhân viên văn phòng. Những triệu chứng này xuất hiện khi chúng ngồi làm việc sai tư thế hoặc ngồi quá lâu trong thời gian dài và không vận động. Các thiết kế ứng dụng công thái học ( Ergonomics) là giải pháp giúp giải quyết một phần của vấn đề này. Lựa chọn ghế ngồi phù hợp với các đặc điểm của cơ thể giúp việc ngồi làm việc trở nên thoải mái, tránh đau mỏi, từ đó nâng cao sức khoẻ và cải thiện sự tập trung.
2. Các yếu tố ảnh hưởng tới thiết kế nội thất văn phòng
2.1. Khách hàng
Khách hàng là người đưa ra “đề bài”, những yêu cầu và mong muốn dành cho dự án, vậy nên đây là nhân tố hàng đầu ảnh hưởng đến việc thiết kế văn phòng. Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng được thể hiện qua văn hoá, phong cách làm việc, cá tính và lĩnh vực hoạt động… Các đặc điểm này quy định đặc trưng riêng của từng dự án như concept, phong cách thiết kế…
>> Đọc thêm về các lưu ý khi thiết kế văn phòng theo lĩnh vực
Ví dụ, concept “blue core” phù hợp với văn phòng của công ty công nghệ với màu xanh chủ đạo, kết hợp cùng các họa tiết mang tính công nghệ. Văn phòng được thiết kế mở, không gian linh hoạt, ngoài không gian làm việc chung còn cá các điểm tương tác dành cho đội nhóm, các booth làm việc cá nhân. Không gian đa dạng, linh hoạt giúp nhân viên được làm việc tại các vị trí yêu thích, thoải mái nhất nhằm tăng năng suất, giảm căng thẳng.
Đối với tập đoàn lớn chúng tôi chọn thiết kế một văn phòng làm việc hiện đại và sang trọng. Từng doanh nghiệp nhỏ trực thuộc được bố trí các vị trí độ lập để có không gian riêng để làm việc. Bên cạnh những không gian cơ bản và cần thiết kế khu làm việc, pantry, sảnh… đối với một tập đoàn lớn cần chú trọng thiết kế các không gian chức năng khác như phòng khánh tiết, phòng giám đốc và phòng chủ tịch. Đây là phần không gian cao cấp, nơi đón tiếp khách hàng, đối tác và là nơi thể hiện được đẳng cấp, tầm cỡ của tập đoàn.
2.2. Hiện trạng không gian
Hiện trạng của không gian ảnh hưởng phần lớn đến cách bố trí, phân chia không gian chức năng. Qua quá trình khảo sát hiện trạng, các kiến trúc sư có thể đưa ra đánh giá về ưu nhược điểm của không gian để đưa ra hướng thiết kế phù hợp, làm nổi bật ưu điểm và tối ưu nhược điểm.
Dưới đây là hiện trạng của dự án HighCommerce, một dự án mà chúng tôi đã thực hiện trong năm 2021. Nhược điểm lớn nhất của không gian này là có nhiều hệ cột lớn khiến không gian bị chia nhỏ.
Với nhược điểm này, giải pháp được đưa ra là “biến nhược điểm thành điểm nhấn”. Những hệ cột lớn được tận dụng để tạo thành các box cây, cột rồng, vừa có tính thẩm mỹ, vừa giúp phân chưa tương đối không gian thành các phòng ban.
2.3. Các xu hướng thiết kế
Trong thiết kế nội thất, xu hướng không phải là những thay đổi riêng về mặt thẩm mỹ. Chúng ta không thể tạo ra những không gian làm việc chạy theo các “mode”, các xu hướng trong từng thời điểm. Xu hướng thiết kế nội thất phản ảnh những thay đổi trong cách thiết kế, đặc biệt là nhu cầu sử dụng và nhu cầu về cái đẹp của con người trong một khoảng thời gian.
Do đó, các xu hướng thiết kế có khả năng định hướng nhu cầu, tác động đến các thiết kế văn phòng. 2021, văn phòng được thiết kế nhằm hướng đến trải nghiệm của con người, tạo ra những không gian mà ở đó con người được cân bằng giữa công việc và thư giãn. Nhiều văn phòng được thiết kế linh hoạt, có cả không gian riêng tư và không gian cá nhân. Đến 2022, thiết kế văn phòng vẫn chú trọng đến con người nhưng quan tâm sâu hơn đến vấn đề sức khỏe thể chất và tinh thần. Mọi chi tiết trong thiết kế đều được tạo ra để con người vừa có trải nghiệm tốt vừa đảm bảo được sức khỏe. Vật liệu được lựa chọn kỹ lưỡng hơn, không gian làm việc được tiếp cận với thiên nhiên nhiều hơn…
Hay đơn giản hơn, 2021, vàng – xám là cặp màu của năm, biểu hiện cho sự lạc quan và khát vọng. Xám tối thượng, một màu sắc trung tính thể hiện sự ôn hòa, chắc chắn. Trong khi đó màu vàng sáng mang lại cảm giác về một sự tươi mới và tràn đầy hy vọng.
Năm 2022, Very Peri được lựa chọn là màu của năm, sắc xanh ấm áp nhất trong tất cả các mã màu xanh bởi đó là sự kết hợp giữa màu xanh (blue) và màu đỏ để tạo nên một màu xanh ánh tím mới lạ. Màu xanh thường biểu hiện cho sự lạc quan, tích cực và yên bình. Màu đỏ thể hiện sự vui vẻ, hạnh phúc và nhiệt huyết. Very Peri là một màu thứ cấp, được pha trộn từ những gam màu khác nhau để tạo nên một gam màu mới hoàn toàn, khuyến khích sự sáng tạo và học tập để chủ động nắm bắt những thay đổi nhanh chóng trên toàn cầu.
Mỗi năm một màu sắc, một xu hướng thiết kế, chúng biểu hiện cho những chuyển biến trong tư duy, cách cảm nhận và hy vọng của con người và những thay đổi của xã hội. Đó là hai năm mà cả thế giới phải chung sống với đại dịch Covid, cách mà con người đối diện đã có sự thay đổi. Cùng là lạc quan nhưng sự lạc quan đó đã chuyển từ hy vọng sang sự chủ động đón nhận và thích nghi.
Đối với thiết kế văn phòng cũng vậy, thay vì “tùy cơ ứng biến” chúng ta cần chủ động tạo ra những không gian làm việc có thể đáp ứng được những điều kiện khó khăn của thời dịch bệnh cũng như những biến đổi bất thường khác. Trong đó, câu chuyện về biến đổi khí hậu luôn là vấn đề nhức nhối. Các hoạt động thiết kế văn phòng, thiết kế tòa nhà cũng là một trong những nguyên nhân góp phần làm tăng nguy cơ ô nhiễm môi trường. Chính vì thế, thiết kế văn phòng xanh là xu hướng cần thiết để hạn chế những nguy hại mà ngành công nghiệp xây dựng tạo ra.
3. Các điểm cần chú ý dành cho doanh nghiệp khi thiết kế văn phòng
01 – Xác định nhu cầu, mong muốn của mình về không gian làm việc
Không gian làm việc là nơi đáp ứng nhu cầu sử dụng của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp của bạn, vậy nên một không gian làm việc lý tưởng nên được thiết kế để tối ưu và phù hợp với đối tượng và nhu cầu sử dụng của đối tượng.
Để xác định đúng nhu cầu cần hiểu rõ đặc điểm của nhân sự và mức độ sử dụng các không gian của công ty:
- Khả năng mở rộng: Cần bao nhiêu chỗ ngồi dành cho nhân viên để phù hợp với tốc độ phát triển của doanh nghiệp trong 3 – 5 năm tới?
- Độ tuổi của nhân sự: Nhân sự trong doanh nghiệp của bạn phần lớn thuộc độ tuổi bao nhiêu? Điều này quy định đến cá tính, văn hóa của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến thiết kế của văn phòng.
- Văn phòng của bạn cần có những không gian chức năng nào (phòng họp, khu training, pantry, nursing room…)
> Đọc thêm về kinh nghiệm thiết kế văn phòng từ a-z
02 – Lựa chọn đơn vị thiết kế phù hợp
#Có dịch vụ thiết kế và thi công văn phòng trọn gói
Các đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế và thi công trọn gói có trách nhiệm đảm bảo toàn bộ về chất lượng, tiến độ thực hiện dự án. Thay vì tự mình tìm kiếm và làm việc với nhiều đầu mối khác nhau (đơn vị thiết kế, đơn vị thi công, quản lý tòa nhà, đơn vị cung cấp vật tư…), bạn chỉ cần làm việc trực tiếp với một bên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của bạn cũng như đảm bảo quá trình làm việc được thống nhất và minh bạch.
#Làm việc với quy trình làm việc rõ ràng và chuyên nghiệp
Quy trình làm việc một phần nào đó phản ảnh về cách làm việc của một doanh nghiệp, có đủ rõ ràng, logic và chuyên nghiệp hay không. Vì vậy đây là một tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị thiết kế văn phòng.
Mỗi công ty thiết kế sẽ có một quy trình làm việc khác nhau. Bạn có thể tham khảo một quy trình thiết kế và thi công trọn gói điển hình tại đây để hiểu rõ hơn về cách thức, thứ tự thực hiện công việc để dễ dàng hơn khi làm việc chung với các đơn vị thiết kế.
#Có mức giá phù hợp với ngân sách và nhu cầu thiết kế của bạn
Ngân sách là yếu tố ảnh hưởng phần nhiều đến quyết định lựa chọn đơn vị thiết kế của bạn. Bạn có thể đăng ký tư vấn miễn phí để được tư vấn và báo giá thiết kế đối với dự án của mình. Cần cân đối với mức báo giá với ngân sách của mình cũng như cân nhắc về chất lượng đề xuất với yêu cầu thiết kế của công ty bạn. Mỗi mức giá sẽ đáp ứng một mức chất lượng tương đương. Nhưng không gian làm việc sáng tạo, được thiết kế riêng thường có mức chi phí cao hơn so với những văn phòng làm việc được thiết kế cơ bản và sử dụng template có sẵn. Hãy hỏi rõ ràng về định hướng thiết kế trước khi lựa chọn.
03 – Xác định mô hình văn phòng mong muốn
Mô hình văn phòng là cơ sở để kiến trúc sư đưa ra các giải pháp về vận hành trong không gian làm việc. Mô hình thường được xác định dựa trên quy mô, đặc điểm của đối tượng sử dụng, cách làm việc, hoạt động… của doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Doanh nghiệp A là một công ty về công nghệ, nhân sự trẻ, mô hình văn phòng mở là một lựa chọn phù hợp để tăng tính tương tác khi làm việc.
- Doanh nghiệp B là một startup, nhân chưa chưa đông (khoảng từ 20-30 người) có thể sử dụng mô hình văn phòng coworking, mô hình văn phòng chia sẻ để giảm tối đa chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo đầy đủ về không gian, trang thiết bị cho công việc.
Càng ngày, càng có nhiều hơn những mô hình văn phòng để phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp. Có thể kể đến một số mô hình nổi bật như mô hình hiện đại, agile, hybrid…
Lựa chọn được một mô hình văn phòng và phong cách thiết kế là hai trong những bí quyết để thiết kế một không gian làm việc đẹp. Mô hình văn phòng là sự phù hợp với cách vận hành và hoạt động của doanh nghiệp. Trong khi đó, nếu phong cách ăn mặc sẽ thể hiện tính cách của bạn, tương tự vậy, phong cách thiết kế thể hiện cá tính của thương hiệu.
Có nhiều phong cách thiết kế để bạn có thể lựa chọn, mỗi phong cách có những đặc điểm khác nhau để phù hợp với mô hình và cá tính doanh nghiệp có bạn. Vậy nên, cần tìm hiểu và phân biệt các phong cách để lựa chọn ra phong cách mong muốn.
Trên đây là tất cả những gì bạn nên tìm hiểu trước khi quyết định thiết kế văn phòng. Cần hiểu đúng về khái niệm thiết kế văn phòng, những yếu tố ảnh hưởng tới thiết kế và tiêu chí lựa chọn đơn vị thiết kế phù hợp.
