03 lưu ý cần biết khi thiết kế văn phòng theo lĩnh vực

Thiết kế văn phòng theo lĩnh vực giúp tạo ra những không gian riêng biệt cả về thẩm mỹ và chức năng, giúp tối ưu trải nghiệm cho người dùng. Trong bài viết này, chúng tôi giúp bạn tổng hợp và phân loại các nhóm không gian làm việc, từ đó chỉ ra các đặc điểm đặc trưng của từng nhóm để có những phương án thiết kế tốt nhất. 

1. Sự cần thiết của việc thiết kế văn phòng theo từng lĩnh vực

Thiết kế văn phòng, không gian làm việc giúp tăng nhận diện về văn hoá, thương hiệu cho doanh nghiệp. Đồng thời, một không gian được đầu tư thiết kế còn mang lại những trải nghiệm tốt hơn cho người sử dụng – giúp kích thích sáng tạo, tăng năng suất làm việc. 

Đối với chúng tôi, mỗi không gian làm việc cần được thiết kế riêng để phù hợp với người dùng trực tiếp (nhu cầu, độ tuổi…) cũng như đặc trưng của ngành nghề mà họ đang làm việc. Mỗi lĩnh vực có những đặc điểm riêng, chúng ảnh hưởng tới việc thiết kế không gian làm việc:  

01- Thiết kế văn phòng theo lĩnh vực giúp để tối ưu công năng sử dụng cho từng doanh nghiệp, ngành nghề

Do khác nhau về ngành nghề nên nhu cầu sử dụng không gian của mỗi doanh nghiệp có sự khác biệt. 

#Khác nhau về mô hình văn phòng

Có nhiều mô hình văn phòng mà bạn có thể lựa chọn: văn phòng mở, văn phòng đóng, văn phòng truyền thống hay những mô hình văn phòng mới xuất hiện hiện nay như hybrid, agile, văn phòng ảo… Mỗi mô hình văn phòng có những đặc điểm khác nhau, phù hợp với tùy từng doanh nghiệp. 

Những doanh nghiệp trẻ, làm việc trong lĩnh vực sáng tạo (có thể là marketing agency, công nghệ, thời trang…) thường lựa chọn những không gian mở, linh hoạt, có tính tương tác và kích thích sáng tạo. Tuy nhiên, những công ty tài chính, ngân hàng sẽ phù hợp hơn với những không gian có tính riêng tư như mô hình văn phòng đóng để đảm bảo yếu tố bảo mật và những yêu cầu đặc thù của công việc.

#Khác nhau về phân chia chức năng không gian

Khác với các mô hình không gian làm việc trước đây, hiện nay ngoài không gian làm việc cá nhân, các văn phòng có nhiều không gian khác như: phòng họp, pantry, khu giải trí, canteen, showroom…. Tuỳ theo nhu cầu sử dụng mà không gian được phân chia thành các khu chức năng khác nhau. 

“Good Design is good business” – Thomas Waston Jr

Ví dụ, văn phòng HighCommerce gồm hai phần không gian chính: không gian làm việc cá nhân và không gian chức năng. Không gian làm việc chức năng được thiết kế mở và tối giản giúp người dùng có không gian tương tác. Những yếu tố sáng tạo được tập trung hơn vào phần không gian chức năng bao gồm phòng họp, phòng training, khu check in, pantry và khu giải trí. Đây là nơi người dùng có thể thư giãn, nghỉ ngơi, giúp cân bằng, giảm căng thẳng và kích thích sáng tạo. HighCommerce là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo, họ mong muốn không gian làm việc sẽ trở thành nơi truyền cảm hứng tới nhân viên của mình. 

Ở một dự án khác, thiết kế showroom văn phòng Aqua Handy, chúng tôi cần phân chia chức năng theo một cách khác. Đây là một văn phòng kết hợp cùng showroom bán hàng tại một không gian nhà ống. Vì vậy, toàn bộ không gian tầng một được đặt làm showroom, nơi trưng bày sản phẩm và tiếp đón khách hàng, tầng thứ hai là văn phòng làm việc. Hai không gian được bố trí độc lập, phù hợp với hiện trạng của mặt bằng, và hạn chế ảnh hưởng lẫn nhau. 

Vậy nên, thiết kế không gian làm việc cần điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với từng lĩnh vực, doanh nghiệp. Một văn phòng đơn thuần sẽ không cần một khu trưng bày sản phẩm hay studio để chụp hình. 

02 – Thiết kế văn phòng theo lĩnh vực giúp tăng nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau

Nhận diện thương hiệu hay đơn giản là “dấu hiệu” để nhận biết, phân biệt các doanh nghiệp với nhau, chúng thể hiện lĩnh vực hoạt động, cá tính, định vị… của một doanh nghiệp. Đối với từng ngành nghề, yếu tố nhận diện thương hiệu là khác nhau. 

Thiết kế nội thất văn phòng chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố nhận diện thương hiệu (màu sắc, slogan, logo, pattern…). Thiết kế lấy cảm hứng từ nhận diện và văn hoá của thương hiệu thường được ứng dụng nhiều trong các thiết kế hiện nay bởi những không gian được thiết kế theo cách này thường mang vẻ “unique” và đúng với cá tính của doanh nghiệp. 

Ví dụ về một dự án mà DPLUS đang thực hiện, đây là một văn phòng làm việc dành cho một công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh xe máy. Sử dụng màu đen – cam – đỏ (nhóm màu nhận diện thương hiệu) để tạo ra các điểm nhấn đặc sắc cho không gian. 

03 – Thiết kế văn phòng theo lĩnh vực yêu cầu khác nhau về tiêu chuẩn thẩm mỹ khi thiết kế văn phòng

Thẩm mỹ là một trong các tiêu chuẩn cần đạt khi thiết kế nội thất văn phòng. Một không gian đẹp mang lại cho người sử dụng những trải nghiệm tối ưu và tích cực hơn. Theo một báo cáo của CMI Workplace, thiết kế văn phòng có thể khiến nhân viên hạnh phúc hơn tới 33% khi làm việc. Khi con người cảm thấy hạnh phúc hơn ở nơi làm việc, rất có thể họ sẽ ít căng thẳng và lo lắng về công việc của mình. 

Tuy nhiên, ở mỗi lĩnh vực tiêu chuẩn này lại có những mức độ khác nhau. Sẽ không thể đồng nhất tính thẩm mỹ của một văn phòng thông thường với một showroom văn phòng hay một văn phòng nhà xưởng với một văn phòng thời trang. Mỗi ngành nghề yêu cầu khác nhau

2. Phân loại một số nhóm thiết kế văn phòng theo lĩnh vực 

Dựa theo mức độ tương tác, chúng tôi chia không gian làm việc thành một số nhóm phổ biến:

01 – Nhóm văn phòng riêng (dành cho một doanh nghiệp)

Nhóm không gian làm việc này phổ biến và quen thuộc nhất, được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu của nhân viên trong cùng một công ty và các hoạt động của doanh nghiệp. Văn phòng làm việc riêng được thiết kế nhằm phục vụ các nhu cầu cơ bản như làm việc, đào tạo, họp, nghỉ ngơi… 

Loại văn phòng này phù hợp với các doanh nghiệp lớn vì để có một không gian làm việc lý tưởng cần mức chi phí tương đối cao. Các văn phòng riêng thường là các văn phòng cho thuê, văn phòng tại các nhà máy, phân xưởng; một số ít khác là các toà nhà văn phòng của các tập đoàn lớn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tham khảo nhóm văn phòng thứ hai để có lựa chọn phù hợp hơn với ngân sách.    

02 – Nhóm văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ (share office, coworking space) là nhóm các văn phòng “dùng chung”, nơi các doanh nghiệp cùng chia sẻ không gian và các tiện ích khác. Nhóm văn phòng này được thiết kế để phục vụ nhiều đối tượng khác nhau, gồm doanh nghiệp và khách hàng cá nhân. Do đó, diện tích của các văn phòng chia sẻ thường lớn và đa dạng không gian để tối ưu nhất có thể nhu cầu của người sử dụng. 

Đây là giải pháp tối ưu, phù hợp hơn cả về chi phí và tiện nghi dành cho các doanh nghiệp SMEs, Start-up cũng như người thuê ngắn ngày. Chính vì vậy, ngày càng nhiều coworking, shared office được thiết kế và xây dựng, định hình một xu hướng sử dụng không gian làm việc mới. 

03 – Nhóm văn phòng giao dịch

Đây là nhóm văn phòng có tính tương tác cao giữa nhân viên và khách hàng – hai nhóm đối tượng chính sử dụng không gian. Do đó, nhóm văn phòng chia sẻ mang một số đặc điểm đặc trưng:

• Có hai phần không gian chính: không gian làm việc và không gian tương tác (phòng giao dịch, cửa hàng…)
• Đảm bảo được sự tối ưu cả về công năng và thẩm mỹ để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người sử dụng, đặc biệt là khách hàng. 

Đây là nhóm văn phòng chỉ chung cho các phòng giao dịch, các showroom văn phòng, các cửa hàng. Mỗi không gian cần được thiết kế linh hoạt, phù hợp theo đặc điểm của từng lĩnh vực, ngành nghề. Một văn phòng giao dịch của ngân hàng cần sự riêng tư để đảm bảo các yêu cầu bảo mật, trong khi thiết kế văn phòng của một doanh nghiệp bất động sản cần “khoe” nhiều nhất có thể những thiết kế, mô hình… nên cần những không gian đủ rộng và mở. Hay thiết kế của một cửa hàng văn phòng phẩm không thể áp dụng cho văn phòng thiết kế thời trang bởi khác nhau về tính sáng tạo, mặt hàng trưng bày. Thiết kế cần có sự chuyên biệt hoá, không nên xây dựng một template để áp dụng cho mọi không gian. Sẽ thế nào nếu mẫu thiết kế của những văn phòng trên được ứng dụng cho thiết kế phòng khám nha khoa, bệnh viện nhi…?

3. Cách thiết kế văn phòng theo lĩnh vực phù hợp với từng nhóm không gian làm việc 

01 – Bước 1: Tìm hiểu về khách hàng

Giống như quá trình viết một bài văn, tìm hiểu về khách hàng là bước đầu giúp đơn vị thiết kế phân tích đề bài, xác định đối tượng để tránh “lạc đề”. Không gian cần thiết kế đúng nhu cầu sử dụng cũng như yêu cầu cụ thể của người dùng. 

Vậy, những vấn đề nào liên quan đến khách hàng mà một đơn vị thiết kế nên tìm hiểu và quan tâm? 

• Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của chủ đầu tư: Như đã nói ở phần đầu của bài viết, nghề nghiệp quy định nhu cầu, đặc điểm của một doanh nghiệp. Mỗi ngành nghề có những nhu cầu khác nhau và để tối ưu nhất người thiết kế cần nắm vững những khác biệt đó trước khi thiết kế. 
• Xác định các yếu tố nhận diện thương hiệu và văn hoá của doanh nghiệp vì không gian làm việc là một trong những phương tiện hữu hiệu giúp truyền tải văn hoá đến nhân viên và giúp tăng nhận diện thương hiệu. 
• Xác định đối tượng sử dụng không gian: xác định các đặc điểm về nhân khẩu học của người dùng (độ tuổi, giới tính…) để thiết kế những không gian phù hợp, thoả mãn được dùng bởi mỗi độ tuổi, nhu cầu sử dụng không gian có sự thay đổi. 
• Xác định nhu cầu của khách hàng: ngoài những đặc điểm có thể nhìn được, hãy lắng nghe thêm những mong muốn cụ thể của khách hàng để thiết kế được những không gian tối ưu nhất. 

02 – Bước 2: Xác định các yếu tố quan trọng để thiết kế

Sau khi tìm hiểu về khách hàng, có rất nhiều thông tin mà đơn vị thiết kế có thể thu thập được, không phải mọi dữ liệu đều có thể sử dụng vào thiết kế nên cần có sự chọn lọc. Xác định các yếu tố quan trọng là bước cần thiết giúp người thiết kế đưa ra được các “keyword”, giúp thông tin truyền tải quan thiết kế được tập trung và thống nhất.

Tiếp tục với ví dụ về dự án HighCommerce trong phần một. HighCommerce là một doanh nghiệp trẻ, nơi tập hợp những con người từ 20-30 tuổi, năng động và nhiệt huyết. Văn hoá của họ là “Hustle – Creative – Transparency”. Đề bài của chúng tôi là thiết kế và thi công một không gian làm việc sáng tạo.

Các keyword mà DPLUS đưa ra cho dự án này là: hustle, creative, transparent (đúng với tinh thần chung của chủ đầu tư). Chúng tôi chọn concept “Vietnamese Transparent Box” được thiết kế bằng cách kết hợp giữa phòng cách thiết kế hiện đại cùng đương đại, cân bằng giữa yếu tố văn hoá truyền thống và hiện đại để tạo ra một không gian làm việc sáng tạo và độc đáo.

Bạn có thể theo dõi cụ thể về quá trình chúng tôi thực hiện dự án này qua cuối ebook: “Thiết kế không gian làm việc sáng tạo – HighCommerce”

03 – Bước 3: Tiến hành thiết kế

Dựa trên cơ sở các thông tin được thu thập và phân loại, các kiến trúc sư bắt đầu thực hiện những bước thiết kế đầu tiên, từ sketch, 3D, 2D cho tới những giai đoạn chỉnh sửa theo yêu cầu của khách hàng. 

Bạn có thể tham khảo một quy trình thiết kế trọn gói để nắm rõ được các giai đoạn cần thực hiện và các lưu ý quan trọng khi thiết kế văn phòng. 

Thiết kế là quá trình trao đổi thông tin qua lại một cách rành mạch và thống nhất giữa hai bên – chủ đầu tư và đơn vị thiết kế. Vì vậy, mọi thông tin cần cần được trao đổi rõ ràng và chính xác để quá trình thực hiện công việc được suôn sẻ nhất. 

4. Lưu ý khi thiết kế nội thất theo lĩnh vực

01 – Lưu ý khi thiết kế văn phòng riêng dành cho một doanh nghiệp

Trước hết, các thiết kế cần đảm bảo các chức năng cơ bản của một văn phòng về diện tích sử dụng, đồ nội thất, ánh sáng… Trong xu hướng thiết kế nội thất văn phòng những năm gần đây, thiết kế văn phòng không dừng lại ở việc cung cấp một không gian để làm việc mà còn là một không gian để trải nghiệm. Nhiều doanh nghiệp hiện nay mong muốn được thiết kế những không gian làm việc lý tưởng để mang lại trải nghiệm tốt nhất dành cho nhân viên của mình. 

Trước hết, một không gian văn phòng cần đáp ứng những nhu cầu cơ bản nhất như đủ không gian làm việc, có phòng họp, đầy đủ các trang thiết bị văn phòng (máy in, tủ kệ…). Để trở thành một không gian làm việc lý tưởng, văn phòng cần được thiết kế nhằm tăng tính trải nghiệm cho người dùng. Ví dụ

02 – Lưu ý khi thiết kế nhóm văn phòng chia sẻ

• Phân chia chức năng không gian, phân luồng giao thông thuận tiện:

Đối với các không gian như văn phòng chia sẻ, coworking  space, khi thiết kế cần đặc biệt chú ý đến layout (thiết kế mặt bằng) để tiện cho người dùng di chuyển và sử dụng các tiện ích bởi đây là các không gian dùng chung. 

Ảnh mặt bằng Toong CW

Không gian gồm hai phần tách biệt:

• Khu 1 gồm: văn phòng, phòng họp lớn và khu dành cho cá nhân 
• Khu 2 gồm: các phòng studio, phòng họp nhỏ

Từng phần không gian được kết nối với nhau bởi một “hành lang xoắn”, lấy ý tưởng từ đạo của nước – mềm mại và linh hoạt để mô phỏng lại sự uyển chuyển của dòng sông Sài Gòn đồng thời kết nối các phần không gian của Toong Coworking. 

• Thiết kế những không gian linh hoạt:

Cần thiết kế linh hoạt để sử dụng cho nhiều mục đích, để tối ưu công năng, đáp ứng được đa dạng nhu cầu sử dụng của cá nhân cũng như doanh nghiệp trong cùng khoảng thời gian. 

Ví dụ: Có nhiều không gian làm việc khác nhau để người dùng thoải mái lựa chọn nơi làm việc tốt nhất cho bản thân. Phòng training có thể linh hoạt thay đổi kích thước để phù hợp với quy mô của từng doanh nghiệp. 

03 – Lưu ý khi thiết kế nhóm văn phòng giao dịch

• Phân bổ không gian

Cũng như không gian làm việc chung, các văn phòng giao dịch cần phân bổ không gian khoa học để hài hoà giữa khu làm việc cá nhân với khu trưng bày sản phẩm, đón tiếp khách hàng… Với diện tích hiện có, bạn muốn phân chia thành bao nhiêu phần với tỷ lệ bao nhiêu? Mọi số liệu nên được tính toán hợp lý để trong quá sử dụng hạn chế được nhiều nhất những bất tiện không đáng có. 

• Đảm bảo riêng tư cho không gian làm việc

Khi tích hợp các không gian giao tiếp với không gian làm việc cần đảm bảo sự riêng tư để không ảnh hưởng đến sự tập trung, hiệu quả công việc. Nếu bạn có một văn phòng nhà ống, không gian tương tác nên được đặt ở ngay tầng 1, các tầng phía trên nên dành cho không gian làm việc cá nhân. Hoặc sử dụng các biện pháp cách âm, các biện pháp phân chia không gian để tạo sự riêng tư thay vì thiết kế không gian mở giữa hai khu vực này. 

• Thiết kế trải nghiệm tại các điểm tương tác

Điểm tương tác là không gian giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng, do đó cần mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Có thể ứng dụng các thiết kế môi trường hoặc đồ hoạ môi trường để không gian không đơn điệu mà độc đáo hơn. 

Thiết kế văn phòng theo lĩnh vực là quá trình làm việc linh hoạt và sáng tạo để tạo nên những không gian phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. Sự phù hợp được thể hiện qua các yếu tố về thẩm mỹ, công năng, sự phù hợp với văn hoá và ngành nghề của doanh nghiệp. Một không gian được thiết kế nên tạo cảm giác thoải mái và tận hưởng trong chính không gian đó.